新媒體時(shí)代提高高校行政秘書工作效率的方法探究

夏璐

摘? 要：在高校體系內(nèi)，行政秘書往往肩負(fù)著多重職責(zé)，需要做好上傳下達(dá)、高效執(zhí)行院系領(lǐng)導(dǎo)決策、人事招聘培訓(xùn)職稱評(píng)選、資產(chǎn)管理等工作，工作內(nèi)容瑣碎繁雜，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介溝通工作方式已經(jīng)捉襟見肘。新媒體的發(fā)展在給行政秘書工作提出新挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為提高其工作效率提供了更多機(jī)會(huì)。本文就如何借助新媒體工具提升行政秘書的工作效率進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：新媒體;行政秘書;工作效率

中圖分類號(hào)：C93-03? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? 文章編號(hào)：1673-7164（2021）14-0140-03

高校行政秘書工作比較繁雜，常常湮沒于日常行政事務(wù)中，缺少時(shí)間來思考如何提升自身能力和自我職業(yè)的發(fā)展。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，高校行政秘書要正確面對(duì)新媒體環(huán)境帶來的機(jī)遇，積極應(yīng)對(duì)其中的挑戰(zhàn)，更要通過深入了解新媒體的發(fā)展，將其充分應(yīng)用到工作中，提高自身的工作效率。

一、高校行政秘書的工作職責(zé)

高校行政秘書工作內(nèi)容較為多樣，不僅要做好上傳下達(dá)的溝通，也要高效完成領(lǐng)導(dǎo)者的各項(xiàng)決策，為廣大師生服務(wù)。主要工作內(nèi)容有以下幾方面：與學(xué)校人事處對(duì)接，負(fù)責(zé)教職工的考勤、招聘、職稱申報(bào)、教師資格證申報(bào)、教師頂崗實(shí)踐、教師外出學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、教職工年度考核、人事檔案歸檔等工作;與信息技術(shù)裝備部、后勤處對(duì)接，負(fù)責(zé)制定辦公設(shè)備添置計(jì)劃、申報(bào)購(gòu)買、辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取、固定資產(chǎn)的等級(jí)、維護(hù)等工作;接收并傳達(dá)校辦、人事處、后勤處等各行政管理部門的文件、通知，各種信函的收轉(zhuǎn)、傳閱;報(bào)紙雜志、圖書資料的征訂、保管、借閱及歸檔;負(fù)責(zé)開具介紹信和各類證明、學(xué)院公章的保管和使用;學(xué)院日常派車;學(xué)院行政會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議記錄、會(huì)議室、資料室等的管理。

二、行政秘書工作效率低下的原因探究

（一）行政秘書待遇普遍不高

行政秘書崗位在高校主要扮演輔助角色，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成上傳下達(dá)及各職能部門之間溝通工作、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)決策等，因此高校管理者往往對(duì)行政秘書的工作性質(zhì)不夠重視，大多數(shù)教師及學(xué)生也對(duì)行政秘書的工作不夠認(rèn)同和尊重。隨著高校發(fā)展教育改革分配制度不斷向教學(xué)一線傾斜，高校更重視專任教師隊(duì)伍建設(shè)，行政秘書與教師隊(duì)伍待遇相差較大 [1]。其次，行政秘書收入來源比較單一。由于崗位性質(zhì)，行政秘書多是做一些事務(wù)性的日常工作，相較教師缺少一部分如科研項(xiàng)目、指導(dǎo)畢業(yè)論文、指導(dǎo)學(xué)生實(shí)習(xí)等收入渠道，進(jìn)一步拉大了收入差距。尤其是隨著我國(guó)高校人才引進(jìn)的飛速發(fā)展，國(guó)內(nèi)高校招聘門檻逐年提高，行政秘書崗位也向著高學(xué)歷層次發(fā)展，在同等學(xué)歷層次下由于崗位工作內(nèi)容不同，導(dǎo)致待遇相差較大。這些都會(huì)影響行政秘書的工作積極性，很容易使其產(chǎn)生倦怠心理，進(jìn)而影響工作效率與質(zhì)量。

（二）行政秘書的職業(yè)發(fā)展有較大的局限性

行政秘書的事務(wù)性工作繁多，工作內(nèi)容往往不能像教師一樣，通過一定時(shí)間的研究獲得相應(yīng)可見的成果?，嵥榉倍嗟娜粘Ｊ聞?wù)導(dǎo)致行政秘書缺少充足的時(shí)間提升科研水平并改進(jìn)工作方法。部分高校對(duì)行政秘書工作不夠重視，在對(duì)行政秘書崗位的設(shè)定上缺少相應(yīng)的崗位晉升體系，對(duì)該崗位的職業(yè)發(fā)展沒有明確的規(guī)劃引導(dǎo)，使得很多人會(huì)對(duì)自己的崗位進(jìn)行重新評(píng)估與審視，這也造成該崗位的流動(dòng)性大，進(jìn)而影響高校整體的工作效率和執(zhí)行力 [2]。

（三）缺少相應(yīng)的培訓(xùn)體系，工作憑借經(jīng)驗(yàn)

行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教師、學(xué)生溝通的橋梁，對(duì)接高校多個(gè)職能部門，是保證高校順暢運(yùn)行的潤(rùn)滑劑，但并沒有像專業(yè)教研室、輔導(dǎo)員工作室這樣針對(duì)某一類崗位進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)、交流、培訓(xùn)的平臺(tái)。大多數(shù)行政秘書憑自學(xué)和經(jīng)驗(yàn)完成工作，新人需要較長(zhǎng)的摸索適應(yīng)時(shí)間，在不斷地學(xué)習(xí)碰壁中完成工作，一方面造成了很多不必要的加班情況，另一方面也降低了工作效率。

三、新媒體的發(fā)展對(duì)行政秘書的工作挑戰(zhàn)

（一）提供了靈活陌生的工作方式

在高校傳統(tǒng)工作模式中，行政秘書通常通過QQ文件、Office辦公軟件等傳達(dá)文件和工作方案，這種形式不僅增加了和各位教師的距離感 [3]，而且因?yàn)槲淖直磉_(dá)不足可能會(huì)產(chǎn)生因個(gè)人理解不同導(dǎo)致的誤差，實(shí)際工作效率并不高。隨著新媒體的發(fā)展，要摒棄以往傳統(tǒng)但熟悉的工作方式，重新學(xué)習(xí)運(yùn)用新媒體平臺(tái)，這給工作繁忙、時(shí)間緊張的高校行政秘書提出了新的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也提升了其工作的靈活性。

（二）對(duì)工作主動(dòng)性提出更高要求

隨著移動(dòng)通信技術(shù)的成熟，微信、QQ、微博等移動(dòng)社交軟件逐漸成為人們溝通的主要途徑，這些溝通途徑在為信息交流帶來便利的同時(shí)，給人際交往能力帶來了明顯的挑戰(zhàn) [4]。很多教師長(zhǎng)期面對(duì)學(xué)生上課，語言表達(dá)能力都非常好，邏輯清晰語言明確，但在網(wǎng)絡(luò)虛擬時(shí)代，教學(xué)溝通有了明顯的難度，尤其是一些不熟悉軟件使用的老教授。另外，基于新媒體的發(fā)展，行政秘書的工作有了更豐富的資源和平臺(tái)。對(duì)工作瑣碎、壓力較大的行政秘書來說，他們需要花費(fèi)大量的時(shí)間重新學(xué)習(xí)新媒體軟件編輯和推廣方法，這就要求行政秘書必須提高工作主動(dòng)性，在虛擬和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)層面開展相關(guān)管理和引導(dǎo)工作。

四、借助新媒體工具提升工作效率的路徑

行政秘書可借助新媒體方式，優(yōu)化教職工考勤、請(qǐng)假等步驟，拋棄煩瑣的紙質(zhì)化辦公，減少教職工的時(shí)間成本，簡(jiǎn)化表格匯總等煩瑣步驟，提高工作效率。

（一）充分運(yùn)用線上文檔

以往的行政工作都伴隨著無數(shù)的材料收集、整理、檢查、匯總等步驟，經(jīng)常由于每個(gè)人的理解不同而修改重復(fù)，既浪費(fèi)了教師遞交材料的交通成本和時(shí)間成本，又加大了行政秘書的工作煩瑣程度，致使工作效率低下。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，行政秘書可通過充分學(xué)習(xí)，借助新媒體手段使工作更加靈活，更加省時(shí)省力。例如，可在辦公中引入騰訊文檔等在線編輯文檔，教師們可以自行線上填報(bào)信息，有問題也可以線上及時(shí)修改，為行政秘書省去匯總信息的時(shí)間。

（二）高校信息化門戶平臺(tái)的高效利用

隨著信息化互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，很多高校已經(jīng)陸陸續(xù)續(xù)建立了信息化門戶平臺(tái)，門戶上集成了OA信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)手機(jī)報(bào)賬系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購(gòu)管理系統(tǒng)、數(shù)字圖書館系統(tǒng)等模塊，基本涵蓋了行政秘書工作的主要內(nèi)容，所以行政秘書可以充分借助信息化門戶平臺(tái)完成工作。

行政秘書可以利用碎片化的時(shí)間學(xué)習(xí)使用信息化系統(tǒng)的操作方式，還可以學(xué)習(xí)制作短視頻并上傳云端、開放下載等方式，共享需要傳閱的文件或操作規(guī)范，搭建本院自己的微視頻共享平臺(tái)。這樣不僅可以提高高校行政管理秘書的工作效率，而且增加了其工作的趣味性，增進(jìn)了和教師學(xué)生的情感交流 [5]。行政秘書還可以充分運(yùn)用OA系統(tǒng)，例如有很多文件需要申請(qǐng)?jiān)合殿I(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布，通過OA系統(tǒng)可以線上申請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)一鍵審核簽字，省去了在各個(gè)會(huì)議間隙找尋領(lǐng)導(dǎo)簽字的時(shí)間，提高了執(zhí)行效率。

（三）運(yùn)用微信小程序提高人事管理工作效率

對(duì)行政秘書來說，日常教職員工考勤管理和工作會(huì)議簽到等都隨著院系不斷地發(fā)展、教職員工隊(duì)伍不斷地?cái)U(kuò)大，需要花費(fèi)大量的時(shí)間去一一對(duì)應(yīng)，往往在開完全體教職工大會(huì)后，需要一下午時(shí)間處理人員考勤、辦理請(qǐng)假等事宜?；谛旅襟w技術(shù)的發(fā)展，行政秘書可以充分借助微信小程序的線上簽到功能，提高工作效率。

微信小程序線上簽到功能非常強(qiáng)大，可以在簽到的同時(shí)定位，杜絕以往會(huì)議代簽的情況;也可以設(shè)置一定頻率的多次簽到，如每半小時(shí)掃碼定位，可避免以往教職工開會(huì)簽完到就走的問題，提高工作會(huì)議效果;更可以定時(shí)定位考察教師是否按時(shí)到崗，杜絕因個(gè)人原因上課遲到的問題，省去了院系和教務(wù)處去教室實(shí)地查課的工作，有突發(fā)事件也可以及時(shí)反應(yīng)處理，更好地提高課堂質(zhì)量。

（四）運(yùn)用公眾號(hào)傳達(dá)操作流程

人事管理工作中，涉及很多經(jīng)常更新的政策通知，例如醫(yī)保報(bào)銷、生育報(bào)銷、個(gè)人工資退稅、人事考勤管理辦法等。行政秘書需要及時(shí)地傳達(dá)并解釋這些政策方法和操作流程，但往往因?yàn)榱鞒虩┈崳枰ㄙM(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間去一一解釋。運(yùn)用微信公眾號(hào)的平臺(tái)，行政秘書可將文件和報(bào)銷流程等做成推文或者圖片上傳，簡(jiǎn)單明了，有需要的老師可以隨時(shí)查閱。寒暑假期間，也可以通過上傳推文到公眾號(hào)達(dá)到宣傳的目的，例如，行政秘書可將正確七步洗手方法、可以有效消毒的日常可用化學(xué)用品科普、近期院系動(dòng)態(tài)等，用流行的方式傳播，使教職員工可以利用碎片化時(shí)間學(xué)習(xí)到有效知識(shí)。

五、結(jié)語

高校行政秘書工作事無巨細(xì)，是高校領(lǐng)導(dǎo)決策的有效執(zhí)行者，是高校管理者和教師、學(xué)生工作溝通的橋梁，應(yīng)充分抓住新媒體發(fā)展給予的機(jī)遇，正視新媒體發(fā)展提出的挑戰(zhàn)，發(fā)揮積極的工作能動(dòng)性，主動(dòng)學(xué)習(xí)掌握前沿的工作方法，充分運(yùn)用微信、QQ、短視頻、線上編輯文檔、信息門戶系統(tǒng)等新媒體手段提高自身工作效率，進(jìn)一步從煩瑣的日常事務(wù)中解放出來，積極探索行政秘書的工作可能性和發(fā)展之道，更為高校系統(tǒng)的暢通運(yùn)作做出自身應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 范翠. 高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作之淺析[J]. 中小企業(yè)管理與科技，2011（05）.

[3] 張中華. 新媒體時(shí)期高職院校輔導(dǎo)員工作新思路[J]. 信息技術(shù)，2020（36）.

[4] 周探偉，劉向榮，張宇，等. 新媒體環(huán)境下高校輔導(dǎo)員媒介素養(yǎng)提升策略研究[J]. 文化創(chuàng)新比較研究，2019（16）.

[5] 倪喜琴，鄒修建. 信息化管理系統(tǒng)在高職院校中的應(yīng)用——以行政秘書工作為例[J]. 現(xiàn)代信息技術(shù)，2020（04）.

（薦稿人：?jiǎn)嘻愞保瑥V州工商學(xué)院副教授）

（責(zé)任編輯：劉宇凡）