關(guān)于事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化研究與探索

趙映靈

摘要：近年來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)逐漸成熟，被越來越廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)。與此同時(shí)，信息化管理技術(shù)為各大企業(yè)、事業(yè)單位提高內(nèi)部控制管理水平、優(yōu)化資源配置、提高資產(chǎn)利用率提供了新思路。事業(yè)單位實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理不僅可以保障國(guó)有資產(chǎn)保值增值，還可以促進(jìn)事業(yè)單位整體管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提高。但是在實(shí)際資產(chǎn)管理過程中，會(huì)因?yàn)楦鞣N因素的制約，導(dǎo)致事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)并不如意。本文對(duì)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化水平建設(shè)過程中的難點(diǎn)進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)完善措施。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理;信息化管理;事業(yè)單位;公益一類

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，國(guó)家對(duì)事業(yè)單位固定資產(chǎn)的完整性、安全性、有效使用率都提出了較高要求，尤其是當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，如何把信息化技術(shù)手段應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理過程中，是各單位資產(chǎn)管理工作的重中之重。另外，固定資產(chǎn)管理不僅是現(xiàn)有事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)、維持單位社會(huì)公共服務(wù)職能的基本要求。事業(yè)單位采用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，可以有效解決固定資產(chǎn)管理難題，使單位更規(guī)范、更有效地進(jìn)行固定資產(chǎn)管理工作，既節(jié)約了大量資金，也為事業(yè)單位工作的順利開展及單位長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了重要后勤保障。

一、信息化系統(tǒng)建設(shè)在事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中的作用

固定資產(chǎn)是事業(yè)單位行使社會(huì)職能的重要物資保障，在事業(yè)單位資產(chǎn)管理中占據(jù)著重要地位。利用信息化系統(tǒng)軟件進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，可以極大地提高固定資產(chǎn)管理效率，且降低出錯(cuò)率。資產(chǎn)管理人員可利用信息化軟件把控單位總體資產(chǎn)使用狀況，安排固定的人員進(jìn)行資產(chǎn)管理，合理進(jìn)行調(diào)度、分配，有效提高資產(chǎn)使用率，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理工作逐漸規(guī)范和科學(xué)化。信息化建設(shè)是未來社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵手段，事業(yè)單位也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，強(qiáng)化單位固定資產(chǎn)信息化管理在單位資產(chǎn)管理過程中的重要作用。

二、事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理中的難點(diǎn)

（一）信息化資產(chǎn)管理制度較為局限

當(dāng)前階段，雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)形成了一套內(nèi)部資產(chǎn)管理制度，并且在實(shí)際管理過程中不斷進(jìn)行優(yōu)化和完善。但是從事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理制度來看，仍然不可避免地存在著些許問題，比如固定資產(chǎn)管理制度較為局限，制度制定時(shí)僅僅依靠國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)政策和制度文件，并沒有站在信息化時(shí)代發(fā)展高度，分析當(dāng)前本單位固定資產(chǎn)管理的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，并針對(duì)性地制定資產(chǎn)管理制度文件。以至于事業(yè)單位在固定資產(chǎn)信息化建設(shè)及管理過程中，缺乏行之有效的制度作為依據(jù)，在一定程度上制約了資產(chǎn)管理制度的完善。所以說單純地推進(jìn)信息化建設(shè)，卻忽略與事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況之間的結(jié)合，所制定的管理制度體系和實(shí)際單位需求并不匹配，或者僅僅只局限于傳統(tǒng)的模式完善固定資產(chǎn)管理制度，而放棄先進(jìn)的信息化管理模式，都會(huì)影響單位固定資產(chǎn)管理效率和質(zhì)量[1]。

（二）固定資產(chǎn)信息化管理水平低

事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理水平低，導(dǎo)致信息化功能不完善，無法滿足當(dāng)前單位資產(chǎn)管理需求，使單位固定資產(chǎn)管理水平無法快速得到提升。信息化系統(tǒng)的建設(shè)需要投入大量資金、人力、物力，很多單位年度預(yù)算有限，投資信息化建設(shè)的資金有限，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)建設(shè)功能少，未與OA系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等建立自動(dòng)數(shù)據(jù)接口，各部門數(shù)據(jù)信息傳遞仍然依靠傳統(tǒng)的人工方式統(tǒng)計(jì)、錄入，部門間存在信息孤島，單位固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)多擔(dān)當(dāng)著電子版記錄信息和簡(jiǎn)單的查詢工作，并不足以體現(xiàn)多功能信息化作用。

（三）資產(chǎn)管理人員信息化水平不足

信息化系統(tǒng)操作人員的能力，是決定信息化管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素，但是事業(yè)單位資產(chǎn)管理人員一般都是非計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對(duì)于信息化系統(tǒng)硬件及軟件的使用、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等專業(yè)性強(qiáng)的IT產(chǎn)品并不熟悉，無法獨(dú)立完成信息化操作過程。有些工作人員雖然具有一定的信息化知識(shí)基礎(chǔ)，但是對(duì)單位固定資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)方面知識(shí)政策不了解，也無法很好地適應(yīng)固定資產(chǎn)信息化管理工作。再加上很多事業(yè)單位職工崗前培訓(xùn)不到位，固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)沒有發(fā)揮應(yīng)有的效能，無法推進(jìn)信息化管理工作，最終不僅無法提高資產(chǎn)管理效率，還造成了其他工作人員的反感和抵觸心理，不利于事業(yè)單位后續(xù)日常工作的順利開展。

（四）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)用戶分配不足，權(quán)限分配不合理

有些規(guī)模較大的事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)僅有一個(gè)賬號(hào)，但是實(shí)際工作需求量大，會(huì)導(dǎo)致使用該系統(tǒng)的人數(shù)有多個(gè)，就會(huì)造成以下幾種后果：一是多人使用一個(gè)系統(tǒng)賬號(hào)，最后數(shù)據(jù)出錯(cuò)或校驗(yàn)時(shí)責(zé)任追究不到真正操作人;二是信息化系統(tǒng)使用人員權(quán)限分配不合理，部分操作人員可能因?yàn)槟芰υ?，也可能因?yàn)槁殬I(yè)道德原因，不能正確使用系統(tǒng)權(quán)限，導(dǎo)致系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)存在差錯(cuò)[2]。

三、完善事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理的措施

（一）完善固定資產(chǎn)信息化管理制度

健全的固定資產(chǎn)管理制度是事業(yè)單位開展資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)保障。在健全事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理制度時(shí)，單位資產(chǎn)管理人員應(yīng)該從信息化角度，詳細(xì)分析和解讀現(xiàn)有信息化管理規(guī)章制度，并結(jié)合單位實(shí)際情況，確定固定資產(chǎn)采購(gòu)、記錄賬簿、維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)廢流程等環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在制定制度時(shí)著重強(qiáng)調(diào)這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，以固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管控為主，借鑒其他類似單位成功有效的管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合單位實(shí)際情況，秉承著“控制具體目標(biāo)、突出重點(diǎn)業(yè)務(wù)、明確控制對(duì)策、業(yè)務(wù)閉環(huán)管理”的目標(biāo)原則，不斷進(jìn)行固定資產(chǎn)信息化管理制度的完善、修訂，健全固定資產(chǎn)信息化管理制度體系，形成一套行之有效的，適合于單位實(shí)際發(fā)展情況的固定資產(chǎn)管理制度，并匯編成冊(cè)，下發(fā)各部門嚴(yán)格執(zhí)行。另外在固定資產(chǎn)信息化建設(shè)過程中，要明確信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)久的工程，在不同時(shí)期、不同的單位需求、不同環(huán)節(jié)過程中，事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化建設(shè)方式方法均不相同，面臨的問題也不盡相同。事業(yè)單位應(yīng)該秉承著動(dòng)態(tài)管理原則，靈活調(diào)整資產(chǎn)管理流程，實(shí)時(shí)追蹤單位固定資產(chǎn)信息化管理實(shí)際運(yùn)行情況，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，形成全過程閉環(huán)監(jiān)督管控模式，從而不斷優(yōu)化單位固定資產(chǎn)信息化管理制度。

（二）健全固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)

首先，從單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)角度出發(fā)，制定信息化管理建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)，并結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展方向和未來前景，分別制定短期目標(biāo)、中長(zhǎng)期目標(biāo)，并以此為依據(jù)，制定合適的信息化建設(shè)方案，再細(xì)化固定資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，確定固定資產(chǎn)信息化建設(shè)投資目標(biāo)，做好資金預(yù)算管理，也可以爭(zhēng)取政府、財(cái)政補(bǔ)貼。其次，依據(jù)資金預(yù)算，引入市面上適宜單位的固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)系統(tǒng)軟件，升級(jí)現(xiàn)有系統(tǒng)功能。單位也可以邀請(qǐng)專業(yè)的軟件開發(fā)商，參考當(dāng)前單位資產(chǎn)管理需求、流程設(shè)定等情況，在現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行程序優(yōu)化。最后，強(qiáng)化信息安全管理。事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)有些是處于公開、透明狀態(tài)，如果有不法分子利用黑客技術(shù)入侵單位內(nèi)部局域網(wǎng)，就會(huì)導(dǎo)致單位信息數(shù)據(jù)泄露。信息安全不僅僅局限于單位外部人員入侵，還有可能是因?yàn)閱挝粌?nèi)部人員職業(yè)道德原因所引起，利用職務(wù)之便、系統(tǒng)漏洞，隨意篡改數(shù)據(jù)。所以要保障單位信息化數(shù)據(jù)的安全就要加強(qiáng)信息安全管理。一方面可強(qiáng)化防御，穩(wěn)固防火墻、木馬病毒反制程序抵御外部惡意入侵。另一方面加強(qiáng)對(duì)員工信息安全意識(shí)的培養(yǎng)，落實(shí)權(quán)限管理和責(zé)任管理，規(guī)范職工工作行為，并結(jié)合單位內(nèi)控管理流程進(jìn)行有效監(jiān)督，為單位數(shù)據(jù)安全提供保障。

（三）提高資產(chǎn)管理人員信息化技術(shù)水平

事業(yè)單位應(yīng)該大力提升固定資產(chǎn)管理相關(guān)工作人員的信息化管理水平，單位財(cái)務(wù)管理部門或人事管理部門，可以聘請(qǐng)外部專家為單位內(nèi)部職工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)或?qū)ｎ}講座，把固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程和信息化軟件操作課程相結(jié)合，進(jìn)行講授，也可以錄制視頻課件，制作簡(jiǎn)單易懂的圖文教程，讓固定資產(chǎn)管理人員可以參照課件獨(dú)立進(jìn)行信息化系統(tǒng)操作。單位財(cái)務(wù)管理部門或人事管理部門，可以為員工查詢相關(guān)培訓(xùn)專家的聯(lián)系方式、郵箱，并建立交流微信群或者QQ群，方便專家與各單位資產(chǎn)管理人員進(jìn)行線上交流、答疑解惑。資產(chǎn)管理人員培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括信息化軟件使用、固定資產(chǎn)管理制度，還要涉及辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全、系統(tǒng)維護(hù)等方面知識(shí)，培訓(xùn)人員也不僅僅局限于固定資產(chǎn)管理人員，可擴(kuò)大至全體工作人員，為職工提供更多學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理信息化水平的提高。培訓(xùn)后期還要對(duì)職工進(jìn)行定期考核，檢驗(yàn)并鞏固培訓(xùn)學(xué)習(xí)效果，制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施激勵(lì)職工，促進(jìn)職工形成自覺主動(dòng)學(xué)習(xí)的良好氛圍[3]。

（四）合理設(shè)置資產(chǎn)管理系統(tǒng)權(quán)限

信息化的建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)文件資源共享是信息交流、傳遞的必要手段，對(duì)于固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)來說，要實(shí)現(xiàn)多用戶、多任務(wù)環(huán)境下的文件資源共享是主要目的。首先，要確定事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理資源的需求情況，明確訪問固定資產(chǎn)資源人員對(duì)資源訪問的需求量以及最大訪問人數(shù)需求，為不同固定資產(chǎn)資源設(shè)置目錄，并為其標(biāo)明訪問者及權(quán)限，根據(jù)固定資產(chǎn)資源訪問者設(shè)計(jì)不同的用戶賬號(hào)，根據(jù)共同訪問需求設(shè)計(jì)固定的組賬號(hào);其次，創(chuàng)建共同訪問資源的組賬號(hào)，讓幾個(gè)使用信息系統(tǒng)的人員可以同時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，并留下訪問記錄;最后，為使用者設(shè)置訪問權(quán)限，配置訪問咨詢服務(wù)，便于使用者清晰個(gè)人使用權(quán)限，明確其職責(zé)范圍[4]。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理，雖然是單位資產(chǎn)管理極其重要的一部分，但是仍然存在著些許問題，短時(shí)間內(nèi)加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息化管理，可能會(huì)對(duì)單位當(dāng)前項(xiàng)目資金安排造成一定影響，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，有助于減少固定資產(chǎn)的流失，強(qiáng)化單位預(yù)算管理，提升其資金管理水平等，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。對(duì)于部分固定資產(chǎn)信息化管理過程中的問題，依次提出了完善固定資產(chǎn)信息化管理制度、健全固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)、提高資產(chǎn)管理人員信息化技術(shù)水平、合理設(shè)置資產(chǎn)管理系統(tǒng)權(quán)限等完善措施，希望可以為事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化建設(shè)步入良性軌道提供可參考意見。

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