研究事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

翟偉峰

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，電子技術(shù)已廣發(fā)應(yīng)用于我國各個(gè)領(lǐng)域，尤其是檔案管理領(lǐng)域，更需要以電子技術(shù)應(yīng)用為自身發(fā)展提供更多可能性[1]。我國事業(yè)單位的檔案管理工作，需要順應(yīng)新時(shí)代要求，積極構(gòu)建與發(fā)展電子檔案管理模式，采取措施解決現(xiàn)有管理問題，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展[2]。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

在事業(yè)單位中，為了可以使電子檔案管理工作的順利開展，從而制定更加完善的檔案管理模式，才能夠有效地提高電子檔案管理質(zhì)量。在實(shí)踐管理過程，要求工作人員應(yīng)該全方位掌握電子檔案管理方式內(nèi)容及要求，通過不斷優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制，以確保事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量與管理效率得以提高[3]。

1事業(yè)單位實(shí)行電子檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)及意義

事業(yè)單位檔案管理工作本身就具有繁瑣性，復(fù)雜性等特點(diǎn)。要求從事檔案管理工作的相關(guān)人員，必須具有良好的管理技能以及職業(yè)素質(zhì)，只有對(duì)日常檔案管理工作認(rèn)真及負(fù)責(zé)，才可以提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。然而實(shí)際情況是，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以紙質(zhì)文件為主。再將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)，不僅加大了工作人員的工作量，同時(shí)也容易出現(xiàn)人工管理失誤問題。隨著科技的不斷發(fā)展，電子檔案管理的方式也在廣泛的推廣及應(yīng)用。檔案管理工作不需要太多的人力就可以實(shí)現(xiàn)檔案整合與歸類等流程。同時(shí)，檔案資料以電子化形式就可以長期保存，不需要再放到專門的檔案管理室中進(jìn)行保存。電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把事業(yè)單位里的主要檔案信息全部錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里面，可以迅速處理檔案信息內(nèi)容，之后再根據(jù)不同類型匯總出來。相比傳統(tǒng)管理來講，效果更好，同時(shí)也減少了人工管理失誤的問題。由此可看出，事業(yè)單位方面應(yīng)該加大力度采取電子檔案管理方式。

2事業(yè)單位電子檔案管理的問題

2.1檔案管理工作被忽視

目前，部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還處于初級(jí)階段。不能夠正確的認(rèn)識(shí)檔案管理與電子管理，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是整理檔案工作，使資料使用工作更加復(fù)雜。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的忽視，也會(huì)影響到管理工作人的積極性，不利于開展檔案工作創(chuàng)新。由于工作人員的工作態(tài)度消極，不能夠正確的認(rèn)識(shí)與利用電子檔案管理信息，不僅影響了工作效率，同時(shí)也增加了事業(yè)單位檔案管理的工作難度。

2.2電子檔案管理程度較低

在新時(shí)期，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子技術(shù)也隨著不斷的發(fā)展，事業(yè)單位可應(yīng)用電子技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建設(shè)電子檔案管理工作模式，從而提高檔案管理水平.但是部分事業(yè)單位仍然存在電子檔案管理水平較低的問題，甚至有些單位還在使用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，不僅耗費(fèi)人力、物力，也不能提高檔案管理的工作效率。即使有些事業(yè)單位引入了電子技術(shù)。但是電子檔案管理依然受到很多因素影響，例如工作人員的信息素質(zhì)不強(qiáng)、電子技術(shù)利用較低、領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)不夠，依然無法發(fā)揮電子技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致事業(yè)單位電子檔案管理水平難以提升。

2.3信息安全缺少保障

科技給人們帶來便利的同時(shí)，也會(huì)給人們帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位應(yīng)用電子技術(shù)來進(jìn)行檔案管理時(shí)，必然也會(huì)面對(duì)一些信息安全問題，因此，事業(yè)單位需要重視電子檔案管理的信息安全問題。同時(shí)，檔案信息在通過移動(dòng)硬盤等載體在進(jìn)行轉(zhuǎn)移與儲(chǔ)存的過程中，都會(huì)面臨一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)。還有一些網(wǎng)絡(luò)黑客的問題，也會(huì)使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

2.4檔案管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位中的檔案管理人員，普遍存在專業(yè)素質(zhì)不高的問題，大多數(shù)人員都缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，甚至有一部分人員在工作之前都沒有接觸過檔案管理的培訓(xùn)，不能夠有效進(jìn)行管理檔案。另一方面，對(duì)電子檔案管理工作的重視度也不高，導(dǎo)致工作上不認(rèn)真、仔細(xì)，失誤率上升，從而降低了檔案管理的工作效率，使電子檔案管理不能充分發(fā)揮自身管理優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)重阻礙了電子檔案管理工作的開展。

3事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理途徑的優(yōu)化分析

3.1重視檔案管理工作

為了推動(dòng)電子檔案管理的全面發(fā)展，事業(yè)單位就應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的重視度。明確掌握檔案管理工作的意義，以確保各項(xiàng)檔案管理工作可以順利開展。事業(yè)單位需要對(duì)相關(guān)的管理人員，進(jìn)行電子檔案管理的工作宣導(dǎo)，使其意識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，引起全員的重視，有利于管理人員提出建設(shè)性的意見，從而完善電子檔案管理模式的構(gòu)建。

3.2提升電子檔案管理水平。

電子檔案管理已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，因此我國事業(yè)單位需要利用電子技術(shù)優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理模式，從而提升自身的電子管理水平[4]。針對(duì)單位當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，嚴(yán)格按照管理原則進(jìn)行全方位優(yōu)化處理，以確保各項(xiàng)管理工作有章可循。在日常檔案管理工作中，要引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，使電子檔案管理工作更加優(yōu)化，有效地改善電子檔案管理的工作效率，提升事業(yè)單位電子檔案管理的質(zhì)量，從而使事業(yè)單位檔案管理水平得到顯著的提升。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

可以采用多樣化的方法去加強(qiáng)檔案管理人員的工作能力，從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)。在招聘新的檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該選擇經(jīng)驗(yàn)豐富以及專業(yè)知識(shí)都比較強(qiáng)的人，并且在電子檔案管理水平上也要符合實(shí)際的需要。對(duì)于單位里的檔案管理人員，單位可以請(qǐng)專業(yè)人士為員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保每一位工作人員都具備獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技能。同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核力度，可根據(jù)檔案管理人員的資質(zhì)能力表現(xiàn)以及日常工作表現(xiàn)情況進(jìn)行合理的考核。必要時(shí)也可以采取一些激勵(lì)的方式，提高管理人員的主動(dòng)性，進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案的管理，可以更好地為事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作時(shí)，提供有效的檔案服務(wù)。

3.4加強(qiáng)信息安全防護(hù)

檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)硬件使用安全以及單位網(wǎng)絡(luò)使用安全的高度重視。硬件方面，要嚴(yán)格監(jiān)控服務(wù)器的使用以及機(jī)房的環(huán)境，在維護(hù)檢查期間，一旦發(fā)現(xiàn)線路老化的問題，一定要及時(shí)處理，防止對(duì)服務(wù)器造成不利的影響。定期的對(duì)服務(wù)器進(jìn)行檢查與維護(hù)，要把檔案資源得以優(yōu)化。另外，對(duì)于檔案管理使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備，要做安全性的檢查工作。讓專業(yè)的技術(shù)人員定期掃描計(jì)算機(jī)，可以盡早知道計(jì)算機(jī)是否感染病毒，有無安全漏洞，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的處理，進(jìn)一步提高電子檔案系統(tǒng)的安全水平。

4結(jié)束

綜上所述，分析現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理問題，采取一些措施，例如：提升電子管理水平、重視檔案管理工作、加信息安全防護(hù)、增強(qiáng)管理人員素質(zhì)等，完善電子檔案管理工作模式，從而促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]李易.如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J].傳播力研究，2018，2（12）：188-18