突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作模式初探

王小雨 張偉一 朱 亮

淮安市第一人民醫(yī)院 江蘇淮安 223300

根據(jù)我國(guó)《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例(2003)》，突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生、造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p壞的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件，包括傳染性疾病、食物中毒、有毒有害物質(zhì)污染、突發(fā)自然災(zāi)害、意外事故等多種類(lèi)型。突發(fā)公共衛(wèi)生事件聚集有者突發(fā)性、危險(xiǎn)性、社會(huì)性的特征，其發(fā)生不可預(yù)測(cè)且會(huì)對(duì)人民群眾生命與健康以及社會(huì)穩(wěn)定與發(fā)展造成巨大的傷害。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的管理中，相關(guān)檔案資料有著重要的應(yīng)用價(jià)值，檔案管理工作必須要引起重視和關(guān)注[1]。

1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容、類(lèi)型復(fù)雜

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的內(nèi)容包括了相關(guān)事件全過(guò)程的全部資料和文件，在內(nèi)容上涵蓋了相關(guān)政策以及有關(guān)部門(mén)文件、事件應(yīng)急處理方案、處理技術(shù)、事件現(xiàn)場(chǎng)工作以及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的信息資料等，在內(nèi)容載體上則涉及到紙質(zhì)檔案、實(shí)物、多媒體文件等多種類(lèi)型，如文件、報(bào)表、證書(shū)以及電子文檔、音視頻資料等。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案在內(nèi)容及載體上呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣、多元化的特點(diǎn)[2]。

1.2 檔案工作非程序化

由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生難以預(yù)測(cè)，因此相關(guān)檔案工作的開(kāi)展也同樣具有著突發(fā)性的特征。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作的開(kāi)展通常會(huì)以相關(guān)事件的發(fā)生作為主要起點(diǎn)，同時(shí)需要在工作過(guò)程中結(jié)合突發(fā)事件的影響范圍、危害程度等方面對(duì)工作方法、方向進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，相關(guān)管理人員所處的工作環(huán)境、條件也是復(fù)雜多變的，在整個(gè)檔案工作開(kāi)展中有著較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，多數(shù)情況下無(wú)法按照傳統(tǒng)檔案管理程序進(jìn)行，檔案管理的方法、環(huán)節(jié)、流程都表現(xiàn)出非程序化的特點(diǎn)，使得管理難度較大。

1.3 檔案專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，人員要求高

突發(fā)公共衛(wèi)生事件與一般的臨床醫(yī)療工作不同，為了全面、科學(xué)的對(duì)相關(guān)事件進(jìn)行描述和記錄，其除了涉及醫(yī)療急救專(zhuān)業(yè)知識(shí)以外還涉及到社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域，在檔案內(nèi)容上有著更高的專(zhuān)業(yè)性，再加上檔案內(nèi)容及載體復(fù)雜多樣，管理工作非程序化特點(diǎn)突出，使得相關(guān)管理人員也必須有著多方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和較高的管理水平，能夠?qū)?fù)雜的突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行有效梳理、判斷，科學(xué)、高效收集整理檔案，落實(shí)相關(guān)檔案管理、決策服務(wù)工作[3]。

1.4 檔案資源開(kāi)發(fā)利用的局限性

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案涉及醫(yī)療衛(wèi)生、安全措施、核心技術(shù)等較敏感的文字內(nèi)容，而檔案內(nèi)容還包括專(zhuān)利技術(shù)或不能被公開(kāi)甚至是涉密的材料。因此，國(guó)家、省、市等各級(jí)層面，通過(guò)傳媒公開(kāi)的相關(guān)信息是有限制的：只有不涉密的內(nèi)容才能被公開(kāi)，凡涉及技術(shù)保護(hù)、安全范疇等問(wèn)題，必須做好相應(yīng)的保密工作，一定要處理好公開(kāi)與保密的關(guān)系。作為檔案保管人員，在提供利用事件的檔案文字內(nèi)容時(shí)，必須遵守檔案保密規(guī)定，嚴(yán)格審查借閱者的身份、類(lèi)別及閱檔范圍[4]。

2 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是對(duì)相關(guān)事件全過(guò)程的記錄和反映，相關(guān)資料和文件的收集、整理以及有效管理對(duì)于事件的應(yīng)對(duì)處理以及后續(xù)管理環(huán)節(jié)都有著重要的參考價(jià)值，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開(kāi)展有著重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

2.1 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件宣傳教育開(kāi)展提供全面詳細(xì)的參考資料

鑒于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的突發(fā)性和不可預(yù)見(jiàn)性，除了事件發(fā)生后的應(yīng)急處理以外，日常對(duì)醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校等單位以及人民群眾開(kāi)展宣傳教育，提高其對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的認(rèn)識(shí)、防范意識(shí)、自我保護(hù)能力、急救自救能力等工作也是降低相關(guān)事件發(fā)生幾率，減少事件危害的重要環(huán)節(jié)之一[5]。通過(guò)加強(qiáng)事件檔案管理工作，對(duì)以往真實(shí)發(fā)生的事件信息進(jìn)行收集、整理、編研，可以為相關(guān)宣傳教育工作的開(kāi)展提供良好的參考資料，利用事件的真實(shí)性來(lái)增強(qiáng)對(duì)各單位和人民群眾的教育效果，提高其防范意識(shí)并能夠正確對(duì)待相關(guān)事件，提高其應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件的能力。此外，即使是在公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，相關(guān)檔案管理工作的開(kāi)展也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)當(dāng)前事件發(fā)展情況、處理進(jìn)程等資料的快速有效處理，進(jìn)而將相關(guān)信息向廣大群眾進(jìn)行公布，并有針對(duì)性的開(kāi)展事件中的宣傳教育，避免出現(xiàn)群體恐慌，保障相關(guān)處理措施的順利執(zhí)行和群眾良好配合[6]。

2.2 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理應(yīng)對(duì)方案制定提供科學(xué)的決策支持

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，核心目標(biāo)就是及時(shí)制定應(yīng)對(duì)方案對(duì)事件進(jìn)行有效處理并將其造成的損失降到最低，這對(duì)于相關(guān)單位部門(mén)的決策效率、質(zhì)量有著非常高的要求。而通過(guò)落實(shí)、強(qiáng)化突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，可以從以往發(fā)生過(guò)的類(lèi)型事件中總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，找出事件根源，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前事件現(xiàn)有資料信息的整理實(shí)現(xiàn)對(duì)事件發(fā)展形勢(shì)的有效預(yù)測(cè)，進(jìn)而為相關(guān)決策的科學(xué)性、全面性提供有力保障，保證事件應(yīng)對(duì)方案的制定能夠精準(zhǔn)的命中事件根源，同時(shí)全面控制可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)事件的高效、高質(zhì)量解決[7]。

2.3 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)處理成果檢驗(yàn)提供全面的數(shù)據(jù)支撐

通過(guò)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作對(duì)相關(guān)事件處理的全過(guò)程進(jìn)行有效記錄和資料整理，可以為事件處理過(guò)程中相關(guān)單位監(jiān)督監(jiān)控事件處理工作以及對(duì)事件處理完成后事件應(yīng)對(duì)工作成果的檢驗(yàn)提供有力的數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)單位通過(guò)整理突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)資料信息，從中找出本次事件中反映出的管理、技術(shù)等方面的不足，總結(jié)事件中出現(xiàn)的良好經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)和方法，可以推動(dòng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)防、醫(yī)學(xué)科研等多個(gè)領(lǐng)域的研究發(fā)展。

2.4 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)處理渠道建立完善的預(yù)警防御系統(tǒng)

通過(guò)“新型冠狀病毒肺炎疫情”事件，讓公眾對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件有了更新的認(rèn)識(shí)，從公共衛(wèi)生角度來(lái)看，新型冠狀病毒肺炎疫情突發(fā)事件突顯了我國(guó)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)警的管理機(jī)制和處理能力等方面的薄弱環(huán)節(jié)：信息渠道閉塞、數(shù)據(jù)利用不全面、反應(yīng)能力滯后、應(yīng)急措施不及時(shí)等。突發(fā)公共衛(wèi)生事件一經(jīng)爆發(fā)必將危害極大，對(duì)衛(wèi)生防御體系的建立必定是嚴(yán)峻的考驗(yàn)。針對(duì)隨時(shí)可能發(fā)生的突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，衛(wèi)生防疫部門(mén)在逐漸完善和加強(qiáng)應(yīng)對(duì)衛(wèi)生突發(fā)事件的預(yù)警系統(tǒng)建設(shè)。所謂預(yù)警防御系統(tǒng)，顧名思義就是一種集事前的預(yù)防和事后的處理于一體的保障體系。完善的檔案管理系統(tǒng)，特別是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的完善，也是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。利用檔案工作的完備，必將使事后處理能力體系更加鞏固，因而可反復(fù)利用于下一次的突發(fā)事件的預(yù)警系統(tǒng)。使得往復(fù)循環(huán)形成一種良性循環(huán)的格局趨勢(shì)[8]。

3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在的問(wèn)題

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理對(duì)于多個(gè)方面的工作開(kāi)展都有著重要的作用和價(jià)值，不過(guò)在實(shí)際管理工作的開(kāi)展中，由于受到事件本身突發(fā)性、社會(huì)性特點(diǎn)以及檔案工作復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性、非程序性等因素的影響，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中還存在著一些問(wèn)題對(duì)檔案作用價(jià)值的發(fā)揮造成了一定的影響。

3.1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理力度和質(zhì)量不足

當(dāng)前在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的具體執(zhí)行和落實(shí)中還存在著一些的困難和阻力，導(dǎo)致相關(guān)工作的質(zhì)量、效率較差，其主要體現(xiàn)為：①不重視檔案管理工作開(kāi)展。由于大多突發(fā)公共衛(wèi)生事件性質(zhì)緊急，相關(guān)工作關(guān)注點(diǎn)主要集中在宣傳教育、應(yīng)急處理等執(zhí)行性工作上而忽視了檔案工作在相關(guān)工作中的重要作用，從而導(dǎo)致檔案工作開(kāi)展缺乏重視和支持[9]。②缺乏良好管理規(guī)范和機(jī)制。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的非程序性特點(diǎn)使得相關(guān)工作開(kāi)展難以建立統(tǒng)一的流程，在相關(guān)管理規(guī)范和機(jī)制的制定上也不夠具體、有效，導(dǎo)致了檔案管理工作開(kāi)展存在著盲目性、不規(guī)范等問(wèn)題。③檔案管理水平有待提高。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案內(nèi)容及載體復(fù)雜多樣，專(zhuān)業(yè)性要求較高，然而當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員大多進(jìn)對(duì)常規(guī)檔案管理較為熟悉，其能力水平無(wú)法滿(mǎn)足突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案管理需要。

3.2 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理信息化建設(shè)落后

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的突發(fā)性和不可預(yù)見(jiàn)性使得檔案管理工作對(duì)于工作效率以及檔案內(nèi)容時(shí)效性有著較高的要求。例如，在疫情防治工作中，對(duì)于患者、疑似患者的及時(shí)隔離收治、流行病學(xué)分析工作需要及時(shí)獲取相關(guān)資料信息作為支持，檔案資料的便捷、快速共享交流對(duì)于區(qū)域化防疫網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也有著重要推動(dòng)作用。只有保障檔案工作的良好效率，保證檔案時(shí)效性才能夠?yàn)橥话l(fā)公共衛(wèi)生事件的及時(shí)、高效處理提供有力保障[10]。當(dāng)前信息化數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作效率的提高提供了良好的技術(shù)支持和發(fā)展方向，然而部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)上還相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案工作效率受到了一定影響。

3.3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編研工作落實(shí)不到位

多數(shù)醫(yī)院當(dāng)前在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中僅重視對(duì)于相關(guān)資料、文件的收集和整理，對(duì)于檔案資料的實(shí)際利用卻相對(duì)較少。檔案編研是指對(duì)檔案資料進(jìn)行匯編和研究，通過(guò)對(duì)原始檔案進(jìn)行加工而獲得二次、三次或多次文獻(xiàn)的過(guò)程。通過(guò)編研工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料中有價(jià)值信息的有效提取和整理，為相關(guān)工作開(kāi)展提供支持，充分體現(xiàn)檔案價(jià)值。然而當(dāng)前部分醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作落實(shí)不到位，相關(guān)工作開(kāi)展流于形式或者編研方法傳統(tǒng)、陳舊，導(dǎo)致編研成果難以發(fā)揮其真正價(jià)值。

3.4 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作提前介入力度不夠

提前介入到突發(fā)性公共衛(wèi)生事件中去，往往發(fā)生突然，發(fā)展迅速，事態(tài)的發(fā)生，發(fā)展過(guò)程中常有許多不確定因素出現(xiàn)；由于突發(fā)性公共衛(wèi)生事件檔案中形成的科學(xué)經(jīng)驗(yàn)和規(guī)范做法可以指導(dǎo)往后的突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理，使得檔案管理人員在第一時(shí)間介入突發(fā)公共衛(wèi)生事件成為必要和可能。突發(fā)公共衛(wèi)生事件中形成的檔案資料是珍貴的信息資源和財(cái)富。檔案管理部門(mén)要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的高度責(zé)任感和使命感，提早介入到突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理中去，堅(jiān)持積極出擊，及時(shí)跟進(jìn)，深度介入，主動(dòng)參與，使突發(fā)性公共衛(wèi)生事件檔案建設(shè)得以準(zhǔn)確性和科學(xué)性，這是檔案管理者建立突發(fā)性公共衛(wèi)生事件檔案體系的重要環(huán)節(jié)[11]。

4 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作模式的優(yōu)化對(duì)策

4.1 完善突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，全面優(yōu)化提升檔案工作質(zhì)量

首先，醫(yī)院要提高對(duì)相關(guān)檔案工作的重視程度，明確在突發(fā)公共衛(wèi)生事件事前預(yù)防、事中應(yīng)對(duì)、事后總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)中檔案資料的應(yīng)用，將檔案分析總結(jié)作為相關(guān)工作開(kāi)展的固定環(huán)節(jié)，提高相關(guān)檔案工作在突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)中的地位體現(xiàn)。其次，醫(yī)院對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作相關(guān)機(jī)制、體系進(jìn)行完善，通過(guò)總結(jié)以往相關(guān)事件發(fā)生發(fā)展特點(diǎn)，制定出檔案統(tǒng)籌管理機(jī)制和上層框架，明確檔案管理主要內(nèi)容和方向，對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件事前、事中、事后的全過(guò)程檔案管理模式、流程實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)事件具體情況進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，針對(duì)具體執(zhí)行環(huán)節(jié)則要提出詳細(xì)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。最后，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案人員能力水平的教育培訓(xùn)，全面提高其在檔案管理以及臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、社會(huì)學(xué)、信息技術(shù)等多個(gè)方面的知識(shí)能力掌握，使其能夠更好的應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性特征，滿(mǎn)足檔案管理工作需要[12]。

4.2 結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理需要，以信息化推動(dòng)檔案工作效率

醫(yī)院要加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在常規(guī)檔案管理基礎(chǔ)上針對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)處理建立起相應(yīng)、高效的檔案信息化管理體系。例如，通過(guò)建立醫(yī)院內(nèi)檔案信息化管理平臺(tái)，提高科室檔案資料提交上傳效率，使醫(yī)院可以及時(shí)獲取檔案資料并針對(duì)相關(guān)事件制定應(yīng)對(duì)策略、協(xié)調(diào)各部門(mén)；通過(guò)建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件下向公眾開(kāi)放的檔案平臺(tái)，使學(xué)校、社區(qū)等單位或人民群眾可以通過(guò)該平臺(tái)及時(shí)向醫(yī)院反映相關(guān)事件現(xiàn)狀或自身出現(xiàn)的不適癥狀等，幫助醫(yī)院更好及時(shí)獲取事件信息，更好開(kāi)展公共衛(wèi)生管理；通過(guò)加強(qiáng)區(qū)域內(nèi)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門(mén)的檔案資料共享，實(shí)現(xiàn)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理上的協(xié)同協(xié)調(diào)和更廣范圍的事件監(jiān)控管理，快速進(jìn)行技術(shù)共享等[13]。

4.3 加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編研，充分發(fā)揮檔案資料利用價(jià)值

醫(yī)院要重視對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的編研工作，對(duì)相關(guān)檔案資料的信息價(jià)值進(jìn)行深入挖掘。例如，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，醫(yī)院要通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行整理分析，在梳理檔案資料的過(guò)程中理清事件應(yīng)對(duì)思路，明確當(dāng)事件應(yīng)對(duì)處理各項(xiàng)工作的需要，制作客觀(guān)、全面的檔案編研資料交給相關(guān)部門(mén)、人員進(jìn)行使用，同時(shí)向廣大群眾進(jìn)行公布，幫助其了解事件，安撫群眾，避免出現(xiàn)恐慌，保障事件應(yīng)對(duì)措施的順利執(zhí)行和群眾良好配合。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件日常預(yù)防和事后總結(jié)中，通過(guò)整理相關(guān)檔案資料，充分發(fā)揮其史料價(jià)值，開(kāi)發(fā)其中所蘊(yùn)含的信息資源，總結(jié)反映以往突發(fā)公共衛(wèi)生事件的成果、經(jīng)驗(yàn)以及問(wèn)題、不足。此外，在具體的檔案編研工作開(kāi)展中，醫(yī)院要積極創(chuàng)新編研理念，結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)防應(yīng)對(duì)需要以及社會(huì)、民生的需求對(duì)編研領(lǐng)域不斷拓展，豐富編研形式，積極運(yùn)用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)提高編研成果的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，最大程度提高檔案編研成果價(jià)值。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開(kāi)展能夠全面記錄事件全過(guò)程并從相關(guān)資料文件中整理出有價(jià)值信息，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供良好的參考與支持，對(duì)于預(yù)防和高效處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件、禿頂我國(guó)公共衛(wèi)生管理事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。針對(duì)當(dāng)前相關(guān)檔案工作中存在的一些問(wèn)題，醫(yī)院及相關(guān)單位要積極采取有效措施，提高檔案管理質(zhì)效，為檔案資料價(jià)值發(fā)揮提供有力保障。