新時代人事檔案電子化問題及解決方案

馬清芝（河南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）

■ 前言

人事檔案記錄著個人的信息、品行、政治面貌、學(xué)歷等能說明個人綜合素質(zhì)的內(nèi)容，對單位或個人都有重要的作用和價值。人事檔案是單位招納人才的重要參考，是管理人才的重要依據(jù)；人事檔案是個人辦理入職、醫(yī)保、護照等相關(guān)事務(wù)的重要證明。員工的綜合能力影響著單位的發(fā)展，科學(xué)有效的管理人事檔案有利于招納和管理人才。

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展和社會工作方式的改變，人事檔案管理模式也在不斷創(chuàng)新。大多數(shù)單位開始選擇電子化管理，利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、人工智能、數(shù)字化等電子技術(shù)改革人事檔案管理，使人事檔案能最大化地發(fā)揮服務(wù)功能。電子人事檔案在便捷性、儲存能力、安全性、管理難度等問題上比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更有優(yōu)越性。但是，目前市場上的電子檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各客戶端搭載的程序也不同，很難將人事檔案靈活運用，無法和傳統(tǒng)人事檔案建立良好的連接,處在初級階段的人事檔案電子化還有諸多弊端要解決，需要對人事檔案電子化問題進行深入探討。

■ 人事檔案電子化面臨的主要問題

（一）電子化設(shè)備不足

我國人事檔案管理現(xiàn)階段的電子化程度不明顯，原因是電子化設(shè)備投入不足。構(gòu)建全面的人事檔案電子化，需要有高端的設(shè)備和先進的技術(shù)，這些投入對單位有著一定的挑戰(zhàn)。

在高端設(shè)備方面，主要是關(guān)于檔案管理的硬件設(shè)施和軟件開發(fā)，相關(guān)的硬件設(shè)施要能夠運行、處理和儲存大量的人事檔案信息。儲存設(shè)備影響著檔案管理的效率，如果儲存設(shè)備與信息量不匹配，會影響人事檔案的功能性，在管理人員或員工查看時出現(xiàn)無響應(yīng)或路徑狹窄的情況,不能滿足正常使用的需求。對于軟件的要求主要是能夠多客戶端查看，在保留原有檔案的功能外，創(chuàng)新更有效的檔案管理流程，更重要的是安全性，防止泄露單位及員工的隱私信息。在管理和調(diào)動檔案時，人事檔案信息要加密處理和設(shè)定權(quán)限，讓一些不法分子無可乘之機。

在先進技術(shù)方面，云計算、云端儲存、大數(shù)據(jù)、人工智能、人臉識別等先進技術(shù)若能應(yīng)用在人事檔案管理上，將使檔案管理更智能、便捷。但是，這提高了對相關(guān)從業(yè)者的要求，必須確保管理人員操作無誤差，否則無法保證準(zhǔn)確性。

（二）缺乏專項管理制度支撐

人事檔案電子化管理的制度是上層建筑，是具體實施的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是相關(guān)人員在管理檔案時的參照。人事檔案電子化需要與之相符的管理制度，目前的電子化管理處在初級階段，管理制度的制定還有許多不完善的地方。盡管有些單位對人事檔案管理制度進行了更新，但也只是部分內(nèi)容，管理人員在具體實施時可能沒有完全按照要求。制定與先進技術(shù)相匹配的人事檔案管理制度，有利于電子化改革。

（三）電子化服務(wù)性有待提高

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要發(fā)揮其招聘員工、勞動關(guān)系的轉(zhuǎn)調(diào)和工資福利管理的功能，人事檔案的作用未得到完全開發(fā)。電子人事檔案的建設(shè)更全面地開發(fā)了資源規(guī)劃、績效管理和人才培養(yǎng)的功能。人事檔案管理部門可以在網(wǎng)絡(luò)上通過數(shù)據(jù)分析建立個性化的培養(yǎng)計劃，對單位的人才資源進行整合，讓員工在擅長的崗位上發(fā)揮才能。電子人事檔案能建立與員工間的聯(lián)系，員工直接在客戶端可以查看個人信息，充分發(fā)揮了電子檔案的雙向服務(wù)性。

■ 新時代提升人事檔案電子化管理的工作方案

（一）強化人事檔案管理人員建設(shè)

抓好管理人員的隊伍建設(shè)，提升人事檔案電子化管理水平，一般從提升管理人員的認(rèn)知和綜合素質(zhì)兩個方面做起。電子化建設(shè)提高了單位人事檔案管理水平，對管理人員的要求也有所提高。首先，讓管理人員認(rèn)識到電子檔案的重要性和作用，提升自己的責(zé)任感，才能有效發(fā)揮電子檔案的功能，單位上級部門應(yīng)該對管理人員進行相應(yīng)的監(jiān)督；其次，在招聘管理人員時要考核其綜合素質(zhì)是否能達到電子化管理的要求，在工作中不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)手段，深入推進人事檔案電子化。

（二）確保人事檔案的信息完整和使用

電子化人事檔案管理的信息來源復(fù)雜多樣，管理人員需要從收集到的人事信息里面辨別真實有效的信息，同時要多渠道收集，保證人事檔案的完整和真實。在得到有效的資料后，及時上傳和輸入電子系統(tǒng)內(nèi)，并對不同類的人事檔案進行歸納和保存，必要時，借助先進的設(shè)備對多媒體材料進行處理，如圖片、影音材料。在單位的正常發(fā)展中，員工的人事檔案信息會發(fā)生變動，管理人員要及時更新信息，確保檔案的時效性。只有將電子化管理和人員做好融合，才能真正提高人事檔案管理的能力和水平。

（三）提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法不能使檔案得到充分利用，由于調(diào)用不方便和安全得不到保障，檔案大部分時間放置在檔案室內(nèi)。在單位的經(jīng)歷和榮譽沒有和檔案柜里的人事檔案做到融合，降低了檔案的利用率和員工的積極性。人事檔案要和員工在單位的表現(xiàn)相結(jié)合，增加員工的活躍度和積極性，提高檔案的利用率。在建立電子檔案時，將檔案與員工的職能部門連接起來，所有事項均在一個系統(tǒng)中體現(xiàn)，員工可通過人事檔案系統(tǒng)辦理申請事項或受到獎懲。同時，電子人事檔案要保證每一個操作的安全性。

■ 新時代人事檔案電子化管理的創(chuàng)新思路

（一）做好人事檔案電子化的上層建筑

做好人事檔案電子化的上層建筑，有助于電子檔案在具體實施和操作時的順暢及高效。從國家層面上講，制定合理的制度和改革方向，促進單位對人事檔案管理的重視；提倡開發(fā)項目，幫助電子人事檔案的設(shè)計和開發(fā)。從社會層面上講，人事檔案電子化節(jié)約了自然資源和人力資源，減少了紙張浪費，但需要培養(yǎng)更高技能的人才。從單位角度看，人事檔案的電子化管理提高了工作效率,降低了單位支出，能充分利用單位的現(xiàn)有人才，更重視員工和單位的發(fā)展。這些舉措推進了人事檔案的電子化管理，單位能積極響應(yīng)號召進行電子化建設(shè)。

（二）利用好云存儲和云服務(wù)

云儲存和云服務(wù)給人事檔案電子化管理提供了新舉措。對于大數(shù)量多種類的人事檔案管理，云端儲存和服務(wù)給單位減少了儲存器的支出，也能體會到云服務(wù)先進技術(shù)帶來的優(yōu)勢。單位可以制定符合其管理模式的云儲存服務(wù)器，個性化定制管理。云服務(wù)能夠協(xié)同單位提高檔案的開發(fā)和利用，提供了更科學(xué)、多元的服務(wù)，增強檔案的交互性。同時，人事檔案的安全也得到了保障，云服務(wù)有更強大的安全防范系統(tǒng)，能阻擋黑客和病毒的入侵，僅給予單位部分的查看和管理權(quán)限，在不影響信息安全的情況下進行適當(dāng)?shù)墓芾怼?/p>

（三）建立完善的應(yīng)急災(zāi)害機制

人事檔案中儲存著員工的重要信息，且只有一份。對可能出現(xiàn)的災(zāi)害有效預(yù)防，減少損失，單位要制定相應(yīng)的預(yù)防機制。所有的設(shè)備和材料要預(yù)防自然災(zāi)害，如火災(zāi)、水災(zāi)、危險物品腐蝕等；也要制定相關(guān)人員的管理和懲罰機制，防止人為損壞。必要時，要進行人事檔案備份，進行全面的風(fēng)險管控。

（四）持續(xù)優(yōu)化

人事檔案的電子化管理也要與時俱。隨著時代發(fā)展，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)和制度，保持先進性，是單位長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。落后的檔案管理不利于單位開展相關(guān)工作，不能有效配合其他部門完成任務(wù)。因此，不斷完善和優(yōu)化人事檔案電子化管理，及時更新老舊設(shè)備是單位長期發(fā)展的必要條件。

■ 總結(jié)

人事檔案的管理水平影響著單位的人才構(gòu)成和其他事項處理，人才是單位向前發(fā)展的基礎(chǔ)，人事檔案電子化能更科學(xué)有效地幫助單位考核、管理和培養(yǎng)人才，全面提升單位的工作效率和管理水平。人事檔案管理電子化對單位的發(fā)展起到了保障作用，促進了單位的智能化管理。