信息技術(shù)在基層疾控中心檔案管理中的應(yīng)用

徐娜

（淄博市桓臺縣疾病預(yù)防控制中心，山東 淄博 256400）

引言：對基層疾控中心的檔案資料進(jìn)行有效管理，則能夠為相關(guān)疾病的防控提供可靠的參考資料，尤其是傳染性疾病，通過參考相關(guān)檔案資料能夠了解該種疾病的特點、感染原因等，以此制定出更好的防控方案。而在疾控中心檔案管理工作中存在不少問題，導(dǎo)致該工作難以順利開展，在這種情況下，相關(guān)單位則需要針對其中的問題，采用有效的措施解決相關(guān)問題，還要將信息技術(shù)應(yīng)用其中，以此改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作模式，借此提高基層疾控中心檔案管理的效率及質(zhì)量。

一、信息技術(shù)在基層疾控中心檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)管理觀念比較落后

當(dāng)前，在基層疾控中心的檔案管理工作中，有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠保障疾病預(yù)防控制資料信息的準(zhǔn)確性以及完整性。不過，就實際情況來看，部分基層疾控中心并沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，對于檔案管理工作的重視度較低，而且對于信息技術(shù)的應(yīng)用更是缺乏相應(yīng)的認(rèn)識。也因此，在開展檔案管理工作時，一些地區(qū)的基層疾控中心還在使用傳統(tǒng)的管理模式，這就影響到檔案的歸檔率、完整性，在以往的檔案管理工作中，不少管理人員只是對相關(guān)檔案進(jìn)行收納，并沒有針對不同傳染病檔案的內(nèi)容、特點，對其進(jìn)行科學(xué)的篩選以及整理，從而導(dǎo)致檔案存放混亂，在對檔案進(jìn)行查詢以及調(diào)取時，很難快速查找到所需的檔案資料，大大影響了檔案管理工作的高效性。由于一些疾控中心深受傳統(tǒng)落后管理思想的影響，再加上對檔案管理重視度較低，就使得信息技術(shù)得不到有效的應(yīng)用，同時還要對檔案管理的信息化建設(shè)造成較大的阻礙[1]。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施缺乏完善性

不少基層疾控中心在開展檔案管理工作時，并沒有將基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作落實到位，信息技術(shù)的應(yīng)用也沒有相應(yīng)的信息設(shè)備作為支撐，即使存在信息化設(shè)備，但是部分基層疾控中心的檔案管理人員，對信息設(shè)備的應(yīng)用還停留在表層，很多檔案管理工作的落實還是采用人工操作方式，導(dǎo)致信息化的檔案管理工作模式難以有效構(gòu)建。另外，有些基層疾控中心雖然配備了相應(yīng)的信息設(shè)備，比如，計算機、掃描儀等等，卻沒有利用信息技術(shù)建立相應(yīng)的信息平臺，使得檔案收集以及整理工作還是由相關(guān)工作人員執(zhí)行，這樣則對檔案管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生較大的影響，致使信息技術(shù)在檔案管理工作中難以得到充分的應(yīng)用。在具體的檔案管理工作中，一些先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用率還是比較低，比如，視頻、音頻的錄入，檔案掃描等等，這樣不僅無法實現(xiàn)檔案的電子化管理，還會降低檔案管理信息化建設(shè)的全面性[2]。

（三）信息化管理機制不夠健全

若想將信息技術(shù)有效應(yīng)用到檔案管理工作中，相關(guān)基層疾控中心不僅需要準(zhǔn)備相應(yīng)的信息設(shè)備，提高自身的信息化意識，還需要對原有的檔案管理機制予以完善，使其能夠與信息化的檔案管理模式相配套，進(jìn)一步實現(xiàn)對信息化檔案管理工作的科學(xué)指導(dǎo)。不過，就實際情況來看，一些基層疾控中心雖然開展了檔案管理的信息化建設(shè)工作，但是，并沒有對傳統(tǒng)的檔案管理機制進(jìn)行完善，導(dǎo)致原有的檔案管理機制無法指導(dǎo)當(dāng)下的信息化檔案管理工作，從而影響到檔案管理工作的有序性及規(guī)范性，致使檔案管理工作的效率及質(zhì)量受到不良影響。另外，由于缺乏管理機制的約束以及規(guī)范，使得一些檔案管理人員的工作行為存在不規(guī)范現(xiàn)象，這樣則會產(chǎn)生信息化檔案管理漏洞，以至于影響到檔案的安全性與完整性，降低檔案管理的有效性[3]。

二、信息技術(shù)在基層疾控中心檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）有利于提高檔案管理的效率

基層疾控中心在運行過程中，會產(chǎn)生大量的信息資料，相關(guān)檔案管理工作人員需要將這些信息資料進(jìn)行收集、整理以及歸檔，在這一過程中，檔案管理人員的工作量比較大，而且還有可能因為人工操作出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象，影響到檔案資料的完整性。若是將信息技術(shù)有效應(yīng)用到檔案管理中，則能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的信息化管理，提高檔案數(shù)據(jù)信息的安全性以及完整性，也在較大程度上提高了管理人員的工作效率[4]。

（二）有助于保障檔案的安全性

在利用信息技術(shù)對基層疾控中心的檔案資料進(jìn)行管理時，能夠提高檔案資料的私密性，可以借助標(biāo)引、關(guān)鍵詞等檢索方式，免去檔案室的翻查以及人工整理工作，與此同時，還能夠?qū)σ恍┲匾獧n案進(jìn)行加密處理，限制相關(guān)用戶的權(quán)限，只允許有權(quán)限的用戶登錄并對加密檔案資料進(jìn)行查看，大大保障了相關(guān)檔案資料的安全性[5]。另外，對于疾控檔案而言，其是在特定的條件、環(huán)境中，經(jīng)由檔案管理人員長時間的收集、整理后形成的，也因此，紙質(zhì)的檔案資料很容易受到破壞，若是不加以注意，則會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)受損問題，從而影響到檔案資料的完整度。若是在檔案管理中使用信息技術(shù)，就能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，并利用信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行備份，以此降低檔案資料受損的記錄，同時也能保障原始數(shù)據(jù)的完整性。

三、信息技術(shù)在基層疾控中心檔案管理中應(yīng)用的有效措施

（一）改善傳統(tǒng)的檔案管理理念

部分基層疾控中心在開展檔案管理工作時，還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)及人工管控方式，導(dǎo)致檔案資料的查找、傳遞等工作效率難以提升，存在這種情況的主要原因，則是因為傳統(tǒng)管理思想的影響。面對這種情況下，相關(guān)基層疾控中心則應(yīng)該加強對信息技術(shù)的了解，并認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的積極作用，借此更新其傳統(tǒng)管理思想，進(jìn)而提高信息技術(shù)及信息化檔案管理工作模式的重視，將信息技術(shù)有效應(yīng)用到檔案管理工作中。與此同時，相關(guān)疾控中心還應(yīng)該加大對信息化檔案管理的宣傳力度，促使檔案管理人員能夠及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，提高其自身的信息化管理意識，使其能夠積極參與檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用效果的提升[6]。

（二）做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

就以往基層疾控中心檔案管理的實際情況來看，紙質(zhì)的檔案材料比較多，而且隨著時間的推移，部分檔案資料會因為一些原因出現(xiàn)丟失、殘缺等情況，導(dǎo)致其沒有被完整的留存下來，這樣也會對檔案資料的查閱造成一定的影響。因此，相關(guān)疾控中心需要利用信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)化的信息，以此實現(xiàn)對檔案資料的長遠(yuǎn)保存[7]。不過，在應(yīng)用信息技術(shù)時，還需要準(zhǔn)備相應(yīng)的信息設(shè)備，為信息技術(shù)的應(yīng)用提供充足的載體，借此提高信息技術(shù)應(yīng)用的有效性?；诖耍部刂行膽?yīng)該加大相應(yīng)的投資力度，采購信息化檔案管理所需的信息設(shè)備，確保軟硬件設(shè)備的充足性。比如，可以引進(jìn)印制設(shè)備，利用該設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息的形式，并將其拷貝到計算機系統(tǒng)之中，有效保存檔案資料。

（三）合理完善檔案管理機制

基層疾控中心在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)時，還需要對原有的檔案管理機制進(jìn)行科學(xué)完善，使其更加適應(yīng)信息化檔案管理工作的實際需求，借此提高信息化檔案工作的規(guī)范性及有效性。基于此，基層疾控中心需要結(jié)合信息化檔案管理工作的具體情況，制定出相應(yīng)的管理規(guī)范條例，規(guī)定檔案錄入時間、錄入標(biāo)準(zhǔn)等等，要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理規(guī)范條例，做好檔案信息的錄入以及整理工作，比如，在制定規(guī)范條例時，需要針對檔案信息目錄的錄入格式予以嚴(yán)格規(guī)定，要求檔案管理人員按照固定的格式對檔案信息進(jìn)行錄入，以防出現(xiàn)格式的混亂，無法查詢到檔案信息的情況。另外，建立責(zé)任管理機制。疾控中心需要設(shè)立相應(yīng)的檔案管理崗位，明確不同管理崗位的職責(zé)以及權(quán)限，該崗位的工作人員要做好份內(nèi)工作，同時還要設(shè)立監(jiān)察機制，定期對信息化檔案管理工作的落實情況進(jìn)行檢查，若是發(fā)現(xiàn)工作落實不到位的情況，則要對相關(guān)負(fù)責(zé)人予以一定的懲罰，借此提高管理人員的工作積極性。此外，建立培訓(xùn)以及考核機制，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠在培訓(xùn)過程中，掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，提高自身的信息設(shè)備操作技能，并對其進(jìn)行考核，對于考核不合格的人員，則要使其繼續(xù)接受培訓(xùn)，直至考核合格為止，這樣也有利于提高檔案管理的信息化水平。

（四）構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)

疾控中心還需要利用信息技術(shù)，建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案資料的收集、整理以及保存。疾控中心可以利用信息技術(shù)，將檔案管理新系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相連，同時要分出多個子系統(tǒng)，借此將檔案管理部門與疾控中心的各部門連接起來，這樣也便于收集相應(yīng)的檔案資料，各部門可以利用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案資料的上傳，大大提高了檔案信息收集的效率。接著則要利用信息系統(tǒng)，對檔案資料進(jìn)行分類整理，結(jié)合相應(yīng)的管理條例，對檔案資料的目錄格式進(jìn)行規(guī)范。另外，在建立信息管理系統(tǒng)時，還要加強安全防護(hù)，通過建立防火墻、安裝殺毒軟件、密鑰登錄等多種方式，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性[8]。

總結(jié)

在基層疾控中心檔案管理工作中，有效應(yīng)用信息技術(shù)，則能減少檔案管理中的漏洞，改善其管理流程，保障檔案資料的完整性與安全性。因此，相關(guān)單位應(yīng)該提高對信息技術(shù)的重視程度，并且要結(jié)合檔案管理的實際情況，對信息技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，使其能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出積極作用。