關(guān)于信息化時代下文書與檔案管理工作一體化的思考

張媛

摘要：長期以來，很多單位對文書與檔案管理工作的重要性缺乏足夠認識，而且二者一直是兩個獨立的工作，導(dǎo)致文書與檔案管理工作出現(xiàn)了很多問題。隨著社會不斷發(fā)展、信息化時代下辦公自動化程度越來越高，提高文書與檔案管理工作的效率和作用，將兩個工作一體化就顯得尤為必要。本文主要對當(dāng)前文書與檔案管理工作中存在的問題進行分析，并指出文書與檔案管理工作一體化的優(yōu)勢所在，力求提升文書與檔案管理工作水平，更好地推動單位的健康持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化：文書：檔案管理：一體化

一、文書與檔案管理工作的概述

文書工作是單位管理過程中的重要環(huán)節(jié)，它與領(lǐng)導(dǎo)決策和下級貫徹執(zhí)行緊密相連，具有準(zhǔn)確性、時效性、政治性、服務(wù)性的特點。文書工作既體現(xiàn)單位的工作面貌和作風(fēng)，又影響單位的工作效率和質(zhì)量。而檔案作為文書的產(chǎn)物，是文件處理完畢后整理歸檔具有保存價值的部分，具有更強的保密性。檔案管理工作的基礎(chǔ)是文書工作，文書工作的延續(xù)是檔案管理工作，兩者相互制約，相互聯(lián)系。在歷史上，文書和檔案幾乎同時出現(xiàn)，在較長時期里，兩者是密不可分并由同一人員管理。后來為了區(qū)分文書和檔案管理工作才形成了不同的制度，成為了兩種工作。

二、文書與檔案管理工作一體化的可行性

當(dāng)今社會正處于高速發(fā)展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案都是信息的載體，文書記錄的是當(dāng)今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統(tǒng)一成一個整體，才能更好地提供服務(wù)。從古至今，文書和檔案工作經(jīng)歷了分分合合?！胺帧绷疃咝纬闪霜毩⒌墓ぷ飨到y(tǒng)，完善了各自的制度、工作內(nèi)容，但降低了相關(guān)管理人員的綜合能力，文書人員在工作中缺乏檔案意識，而檔案人員往往也不會考慮文書的工作，不利于文書和檔案工作之間的銜接，長此以往會阻礙文書及檔案管理工作的開展?！昂稀辈皇呛唵蔚膶蓚€系統(tǒng)加在一起，而是把兩個系統(tǒng)合起來發(fā)揮出1+1>2的效果。在信息化時代的大環(huán)境下，從文書和檔案工作的全過程管理出發(fā)，在理順文書處理和歸檔管理關(guān)系的基礎(chǔ)上，提高辦公自動化程度，充分利用文書處理取得的結(jié)果，簡化文件整理歸檔工作，從而實現(xiàn)文件從文書流程向檔案管理流程的無縫流轉(zhuǎn)，大大提高工作效率。界限的逐漸淡化，才能將二者的工作更加緊密有效的結(jié)合起來，才能真正實現(xiàn)文書與檔案管理一體化。經(jīng)歷過“分”，才能認清二者的區(qū)別；“合”則使得二者相互協(xié)調(diào)，取長補短。

三、文書與檔案管理工作的問題分析

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到文書及檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，認為只是做點文字編輯及象征性地收集保存部分資料的工作。

2.綜合素質(zhì)不足。由于文書、檔案工作長期以來的各自獨立運行，工作人員僅僅只具備了文書或者檔案管理的基礎(chǔ)素質(zhì)，一體化思路不明確，而計算機及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)知識的匱乏，導(dǎo)致人員綜合素質(zhì)較低，責(zé)任意識、執(zhí)行力較低。

3.管理制度不夠健全。單位各部門之間的協(xié)調(diào)和溝通力度不夠，各部門人員的文書、檔案意識淡薄，沒有掌握基礎(chǔ)的文書、檔案知識，沒有移交據(jù)有歸檔價值的文件資料，對文書及檔案管理工作的重要性缺乏正確認識。

而文書與檔案管理工作一體化是改變現(xiàn)有問題的有效途徑。

四、解決文書與檔案管理工作問題的建議

1.提高單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。明確文書及檔案管理工作的重要性和實現(xiàn)二者一體化的積極意義，摒棄傳統(tǒng)的文書及檔案管理方法，創(chuàng)新管理理念，為文書及檔案管理工作投入適當(dāng)?shù)娜肆?、財力和物力，為文書與檔案管理工作一體化提供技術(shù)支撐，推動二者逐步一體化、信息化，才能提高管理水平和工作效率，才能日益凸顯文書與檔案管理工作的重要性。

2.建立健全完善相關(guān)管理制度。認真制定有較強操作性和實用性的制度，滿足文書與檔案管理工作一體化的需要，為具體的工作提供標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)，才能做到有法可依、有章可循，才能把文書及檔案工作做好。加強宣傳工作，提升文書及檔案意識，充分認識文書及檔案管理工作的重要性，規(guī)范文書及檔案工作流程中各個環(huán)節(jié)所涉及人員的工作，比如在審核文件資料的過程中，要嚴格紙張的大小、字體及格式等要求，確保其規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。

3.提高人員的素質(zhì)。引進具有文書及檔案管理專業(yè)背景的人員，提高整體水平；加強相關(guān)人員的在職培訓(xùn)，掌握最新的知識和專業(yè)技能以及必要的計算機及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，充分利用計算機多媒體技術(shù)輔助管理，比如根據(jù)文書及檔案的重要性、保密性及保管期限的長短，建立并備份必要的電子檔案，并且實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)的物理隔離，確保重要資料不丟失、不被篡改、便于查閱及安全長久保存。強化管理理念，提高綜合水平，保證文書與檔案管理一體化工作的質(zhì)量，適應(yīng)新的要求。

4.調(diào)動人員積極性。定期對文書及檔案管理工作進行評價、監(jiān)督和考核，執(zhí)行各項獎懲激勵機制，充分調(diào)動相關(guān)人員的主觀能動性和工作積極性。通過文書與檔案工作一體化的管理，不斷提高工作效率和質(zhì)量，加強部門之間的合作與交流，實現(xiàn)文書及檔案信息的共享，提高文書及檔案管理工作的精度，提升文書及檔案信息服務(wù)的速度與質(zhì)量。

五、結(jié)語

任何事物都會隨著社會的發(fā)展而不斷改變，這是現(xiàn)代社會的發(fā)展規(guī)律。信息化時代的到來為文書及檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇，文書、檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。作為記錄和反映單位綜合運營情況和歷史發(fā)展進程的文書及檔案管理部門，也應(yīng)當(dāng)緊跟時代的潮流，認識到信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性，不斷采取科學(xué)合理的管理模式，將其充分應(yīng)用到文書及檔案管理工作中，提高人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平，把文書及檔案管理工作水平和工作質(zhì)量提升到一個新的高度。