分類管理模式在辦公室檔案工作中的運(yùn)用

文/湖南省衡陽市衡南縣文旅廣體局 羅梁

在所有的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜而瑣碎的工作。一般來說，企業(yè)每天的工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、文檔、圖表、收據(jù)等，這些都屬于辦公室檔案的收集與管理的內(nèi)容。這些資料都是在企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)活動(dòng)中自然產(chǎn)生出來的信息資源，是未經(jīng)過任何加工和潤色的原始資料，往往代表了一個(gè)企業(yè)真實(shí)的運(yùn)行狀態(tài)。因此，對(duì)這些資料進(jìn)行有效地收集、分析和總結(jié)，能夠覺察到該單位隱藏在數(shù)據(jù)背后的真實(shí)運(yùn)行狀況以及未來的發(fā)展方向。基于此，我們不難看出，檔案的收集和管理工作，對(duì)于企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義。

一、建立辦公室檔案的重要性

（一）有利于保護(hù)重要資料。企業(yè)需要存檔的往往是相對(duì)重要的資料，所以，辦公室檔案的建立是一項(xiàng)需要慎重并且保密性極強(qiáng)的工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)以前瞻性的眼光，正確看待自己的本職工作，通過科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行分析與管理，為企業(yè)各項(xiàng)資源的合理分配提供準(zhǔn)確的信息支持。在對(duì)檔案的管理過程中，要努力加強(qiáng)自己的專業(yè)技能和職業(yè)道德，做好機(jī)密檔案的保護(hù)工作，以便于切實(shí)發(fā)揮出檔案資料在管理決策方面應(yīng)有的作用，為省市各級(jí)企業(yè)、事業(yè)單位的安全運(yùn)營與穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的依據(jù)。

（二）為企業(yè)發(fā)展提供可靠參考。在企業(yè)日常的生產(chǎn)活動(dòng)過程中，任何一項(xiàng)管理工作從開始到結(jié)束都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息。檔案管理人員需要對(duì)這些隨機(jī)產(chǎn)生的信息進(jìn)行篩選、收集、整合，進(jìn)行分類存儲(chǔ)并長期妥善保管。這樣在企業(yè)日后開展類似活動(dòng)時(shí)，可以從檔案庫中查閱到具體的數(shù)據(jù)，并以此為基礎(chǔ)，與當(dāng)前的活動(dòng)預(yù)案進(jìn)行對(duì)比，從而作出正確決策。

二、辦公室資料分類建檔的具體要求

企業(yè)的日常管理工作通常比較龐雜，每日所產(chǎn)生的信息類型也各有不同。所以，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，是一種非常實(shí)用的管理手段。首先，要建立一套完整的管理體系，再按照體系標(biāo)準(zhǔn)來分門別類地建設(shè)辦公室檔案。其次，檔案管理人員要充分了解自己的工作性質(zhì)，在建檔的過程中要恪守崗位職責(zé)，保護(hù)檔案資料的安全和完整。

（一）根據(jù)不同部門進(jìn)行檔案分類。檔案管理員要根據(jù)不同部門、不同任務(wù)和不同職責(zé)來對(duì)需要存檔的資料進(jìn)行細(xì)致分類，科學(xué)挑選重要檔案資料并合理進(jìn)行存儲(chǔ)與管理。如果單位原有的工作人員發(fā)生了崗位變動(dòng)，檔案管理部門應(yīng)該在第一時(shí)間對(duì)舊的檔案信息進(jìn)行更新，并做好備注，重新歸檔。

（二）根據(jù)資料的機(jī)密程度進(jìn)行檔案分類。根據(jù)信息資料的重要程度，管理員可以把資料分成機(jī)密、重要、普通三個(gè)等級(jí)，分別進(jìn)行歸檔管理。在建檔和存檔的過程中，管理員不得私自進(jìn)行內(nèi)容的修改與刪減，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)或音視頻資料的原件進(jìn)行歸檔保存。在建立檔案的過程中，如果發(fā)現(xiàn)有不完整的資料，必須及時(shí)把資料補(bǔ)全。遇到字跡潦草或者紙質(zhì)材料模糊不清的情況，要先復(fù)制原始資料，然后再將復(fù)印件和資料原件一同存儲(chǔ)，以確保檔案資料的完整性。同時(shí)要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)正確使用檔案資料用紙，同時(shí)嚴(yán)格按照規(guī)定格式填寫檔案資料，以保證檔案能夠按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂、保存。

（三）根據(jù)資料完整程度進(jìn)行分類管理。如果在一個(gè)檔案卷宗中包含有多個(gè)分支文件，管理員要先分析分支文件的獨(dú)有價(jià)值，并且同時(shí)進(jìn)行關(guān)聯(lián)與整合，以方便日后查閱。另外，當(dāng)需要存檔的資料破損時(shí)，要先對(duì)破損部位進(jìn)行修補(bǔ)，以保持資料紙張的完整性，如果紙張比較大，也可以折疊保存。

三、檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理員工作責(zé)任心不強(qiáng)。由于部分企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，往往將其等同于文書抄寫、保存等簡單的工作，沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)未來發(fā)展的重要意義，從而導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理員對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)工作沒有熱情，不能夠全心全意投入，缺乏對(duì)工作的責(zé)任心，效率低下，致使檔案管理工作的開展與企業(yè)的發(fā)展需求不能夠達(dá)到完全一致。

（二）檔案管理員專業(yè)能力不足。目前，我國缺乏專業(yè)的辦公室檔案管理人才，企業(yè)內(nèi)部對(duì)于現(xiàn)有的管理人員崗前培訓(xùn)考核不夠嚴(yán)格，有些單位甚至沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就安排管理員直接上崗，致使其對(duì)檔案管理工作缺乏深入的了解，專業(yè)知識(shí)根本達(dá)不到崗位的實(shí)際需求，不能夠正確進(jìn)行檔案的分類管理操作，從而導(dǎo)致管理效率低下。除此之外，目前還有相當(dāng)一部分企業(yè)對(duì)檔案管理部門的界限劃定模糊不清，沒有專職的管理人員，對(duì)資料的歸檔工作往往不夠細(xì)致，存儲(chǔ)的信息完整度和精準(zhǔn)度都不夠高。在這些企業(yè)里面，檔案部門就像一個(gè)存放文件的倉庫，管理人員往往也是形同虛設(shè)，并沒有實(shí)際的管理權(quán)限。

（三）檔案管理設(shè)施不夠完善。由于資金分配不夠合理，目前我市多數(shù)單位的檔案室設(shè)施不夠完備，這無疑會(huì)給資料保存工作帶來極大阻礙。為此，各市級(jí)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案室建設(shè)的投資力度，為檔案管理提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。

四、分類管理的應(yīng)用策略

（一）科學(xué)建立分類管理體系。分類管理，顧名思義，就是將產(chǎn)生的檔案資料按照項(xiàng)目的不同進(jìn)行分類存放。這就要求檔案管理人員首先能夠了解企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行的全部過程。只有親自去參與調(diào)查了解，才能夠有效地收集資料和及時(shí)更新檔案內(nèi)容。因此，管理員在項(xiàng)目開始之前，就應(yīng)該著手進(jìn)行資料的搜集工作；在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，再源源不斷地對(duì)原有資料進(jìn)行更新和完善；最后將所有信息資料整理成文件并且分類進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。同時(shí)對(duì)重要資料要做好備份并妥善保存，以方便日后企業(yè)管理層需要參考數(shù)據(jù)時(shí)能夠隨時(shí)進(jìn)行調(diào)閱。

（二）根據(jù)資料內(nèi)容劃分檔案類別。一般來說，我市目前對(duì)于檔案的分類都是依據(jù)管理內(nèi)容來進(jìn)行劃分，再依據(jù)劃分的種類，分別對(duì)不同的資料進(jìn)行整合。對(duì)于資料存儲(chǔ)日期的設(shè)置，要根據(jù)其內(nèi)容的重要程度來確定。一般的工作總結(jié)、工作計(jì)劃等普通類型的文件，其保存期多數(shù)為十年。而其他資料則可根據(jù)企業(yè)的自身需求來選擇延長或者是縮短期限。對(duì)于已經(jīng)到了保存期限的文件，應(yīng)該集中進(jìn)行銷毀處理，以保證文件內(nèi)容不會(huì)意外泄露。

（三）制定健全的檔案管理制度。眾所周知，一個(gè)企業(yè)的檔案是其生產(chǎn)過程和經(jīng)營活動(dòng)的表現(xiàn)，這些資料往往能夠反映出企業(yè)內(nèi)部的核心建構(gòu)、工作流程以及工作方法。同時(shí)也有企業(yè)的財(cái)務(wù)收支、進(jìn)貨和銷售渠道、產(chǎn)品營銷策略及發(fā)展方向等商業(yè)機(jī)密。這些資料一旦泄露，將會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)造成不可估量的損害。為此，我市各企事業(yè)單位一定要從思想上真正重視起來，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育工作，使他們明白自身工作的重要意義和職責(zé)所在。要建立健全一套完善的檔案管理制度，并設(shè)置執(zhí)行監(jiān)督部門，對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。要保證檔案管理人員能夠認(rèn)真履行職責(zé)，恪守規(guī)章制度，對(duì)于檔案資料進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉、蟲蛀、破損等問題，要及時(shí)進(jìn)行妥善處理。對(duì)于資料的出入手續(xù)要嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，絕不徇私舞弊。對(duì)于資料借閱人員的借閱權(quán)限要認(rèn)真檢查核對(duì)，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)超越權(quán)限的要求要勇于拒絕，以確保歸檔文件的安全性和完整性。

五、結(jié)語

綜上所述，分類管理是提高檔案資料收集效率與保存效果的一種有效手段。在具體的管理過程中，檔案管理者需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)工作中的各項(xiàng)具體環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)處理。要以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度把檔案管理工作做好、做細(xì)、做精。要真正發(fā)揮出檔案管理在企業(yè)運(yùn)行中的重要作用，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。