數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

文/德州市自然資源局不動(dòng)產(chǎn)登記中心 張鈺

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作直接關(guān)系到權(quán)益人的財(cái)產(chǎn)安全，傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作中，人工管理的方式導(dǎo)致檔案管理中不可避免地存在各種問(wèn)題，影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。而在當(dāng)前時(shí)代背景下，數(shù)字化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用，極大地促進(jìn)了行業(yè)的變革。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方式，這樣既能夠提高檔案管理工作的實(shí)效性，也能夠不斷發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的利用價(jià)值。

一、傳統(tǒng)管理方式下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的問(wèn)題和不足

（一）檔案管理工作中資料收集難度相對(duì)較大。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的過(guò)程中，檔案信息收集是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)和前提，要想實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行收集。由于不動(dòng)產(chǎn)登記與管理機(jī)構(gòu)由多個(gè)部門負(fù)責(zé)不同的管理部分。在管理工作中，由于各個(gè)部門之間缺乏有效的配合與聯(lián)系，導(dǎo)致部門之間架構(gòu)混亂、權(quán)責(zé)界限不明，這導(dǎo)致檔案資料收集以及檔案管理工作中存在較大的難度。

（二）不動(dòng)產(chǎn)檔案資料歸檔整理不夠及時(shí)。在施行不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記之后，在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)，每天都在產(chǎn)生大量的檔案資料。在檔案管理工作的過(guò)程中，只有針對(duì)這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔，這樣才能實(shí)現(xiàn)高效管理。但實(shí)際上，由于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作人員缺乏相應(yīng)的意識(shí)和觀念，從而導(dǎo)致檔案管理的過(guò)程中，檔案信息的真實(shí)性和時(shí)效性難以得到保障，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的信息歸檔和分類也受到較大影響。最終導(dǎo)致大量的檔案信息積壓，為后續(xù)的管理和利用帶來(lái)了極大的困擾。除此之外，由于檔案管理工作人員缺乏較強(qiáng)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，在檔案信息歸檔與管理過(guò)程中缺乏處理問(wèn)題的能力，也影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)緩慢。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作中。首先應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展要點(diǎn)，立足當(dāng)下時(shí)代特征，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)。但由于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理登記的歷史跨度相對(duì)較長(zhǎng)，且涉及檔案信息門類較多、數(shù)量巨大，加之相關(guān)部門的資金投入力度以及其他方面的投入力度不足，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中數(shù)字化和信息化建設(shè)十分緩慢，也影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的高效高質(zhì)開(kāi)展。

二、數(shù)字化技術(shù)下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)

（一）數(shù)字化技術(shù)下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的目標(biāo)。

首先，數(shù)字化技術(shù)下的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，通過(guò)集中控制不動(dòng)產(chǎn)資料的電子版本，實(shí)現(xiàn)信息資料的共享。其次，借助數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)具有靈活性和可操作性，能夠結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的需要，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展需求。最后，搭建數(shù)字化技術(shù)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，能夠?yàn)闄n案管理工作人員提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，能夠快速滿足不同的檔案管理需要。

（二）數(shù)字化技術(shù)下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)。進(jìn)行數(shù)字化的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的歷史潮流。建設(shè)數(shù)字化的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)在于更好地避免傳統(tǒng)方式下檔案管理中可能存在的一系列問(wèn)題，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作能夠更好地推動(dòng)各項(xiàng)資源的調(diào)配，也能夠更好地維護(hù)權(quán)益人的權(quán)益。在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，通過(guò)對(duì)數(shù)字技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用，能夠?qū)n案管理工作模式的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性地改進(jìn)，有利于轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的傳統(tǒng)工作方式方法，有效避免檔案管理工作中存在的漏洞和缺陷，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作更深層次的應(yīng)用價(jià)值。

三、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用及其流程

（一）掃描不動(dòng)產(chǎn)檔案資料。1.資料掃描。在進(jìn)行數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，首先，要針對(duì)紙質(zhì)的材料進(jìn)行電子化掃描，這樣才能更好地進(jìn)行數(shù)字化管理。其次，在掃描不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的過(guò)程中糾正文件中可能存在的偏差，保證錄入的電子資料能夠滿足閱讀習(xí)慣。最后，在不動(dòng)產(chǎn)檔案資料整理的過(guò)程中，如果出現(xiàn)檔案信息缺失的情況，要對(duì)原有的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)救，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資料能夠被完整掃描。除此之外，在完成每一套不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的電子化掃描之后，應(yīng)該對(duì)掃描之后的電子信息進(jìn)行核對(duì)，確保掃描或錄入的信息完整。2.糾正錯(cuò)誤圖像。在完成紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)檔案資料掃描件后，還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息資料中存在的錯(cuò)誤圖像，對(duì)這些圖像進(jìn)行糾正，確保檔案信息的真實(shí)性。在掃描工作中，還要確保影像資料的清晰度，以及檔案信息內(nèi)容的清晰度，能夠辨識(shí)到每一幅照片的細(xì)節(jié)，如果掃描的紙質(zhì)資料信息并非原件，則應(yīng)當(dāng)對(duì)其清晰度進(jìn)行進(jìn)一步的處理。

（二）分類管理檔案資料。傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，主要依靠手工操作的方式對(duì)不同的檔案信息類型進(jìn)行分類，在分類之后進(jìn)行管理，這樣的管理模式在實(shí)效性和管理效率等各個(gè)方面均有不足。在數(shù)字化技術(shù)下進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案資料管理的過(guò)程中，始終要依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況作為依據(jù)，對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使之能夠適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的具體需求。同時(shí)，在分類管理的過(guò)程中，依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理設(shè)計(jì)的各項(xiàng)類型，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，確保檔案信息整理與歸檔的科學(xué)性，這樣才能在管理與檔案信息利用的過(guò)程中更加高效地實(shí)現(xiàn)信息利用，也能夠?qū)崿F(xiàn)更高效率的檔案管理。

（三）完成數(shù)據(jù)對(duì)接工作。完成數(shù)據(jù)對(duì)接工作能夠?yàn)闄n案管理以及檔案號(hào)的編排奠定基礎(chǔ)。在數(shù)字化技術(shù)下進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)據(jù)對(duì)接工作，需要根據(jù)不同文件的業(yè)務(wù)編號(hào)作為前提和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像文件和目錄數(shù)據(jù)的對(duì)接，確保各類信息對(duì)接的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息整理與歸檔的過(guò)程中，針對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)接之后的信息進(jìn)行檢查驗(yàn)收，在檢查驗(yàn)收之后，方可對(duì)整理后的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸檔。而在編排檔案號(hào)的過(guò)程中，需要選擇專門的人員進(jìn)行管理，并且根據(jù)檔案的屬性不同進(jìn)行分別歸類。在所有工作完成之后，要及時(shí)查看檔案的最后狀態(tài)，為接下來(lái)的管理工作奠定基礎(chǔ)。

（四）檔案管理與信息利用。數(shù)字化技術(shù)下進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，這需要檔案管理工作人員具備較高的檔案管理素養(yǎng)，能夠運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，因此，應(yīng)當(dāng)不斷提高其能力。需要相關(guān)部門及時(shí)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)提高其工作能力，這樣才能更好地進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，更好地滿足權(quán)益人的實(shí)際需求。另外，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，還需要加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，加大人力資源、物力資源以及專項(xiàng)資金的投入，滿足數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際需求。

（五）搭建信息共享平臺(tái)。進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息利用的過(guò)程中，要結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)以及不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的需求，在數(shù)字技術(shù)以及信息技術(shù)的加持下搭建有效的信息共享平臺(tái)，這樣才能夠滿足不同需求的檔案信息利用。具體來(lái)說(shuō)，在搭建信息共享平臺(tái)的過(guò)程中，要聯(lián)動(dòng)各個(gè)部門，打破各個(gè)部門在不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理與信息資源之間的壁壘，在部門與部門聯(lián)動(dòng)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，還要確保檔案信息的安全性，數(shù)字化技術(shù)下，由于互聯(lián)網(wǎng)具有隱匿性等諸多特點(diǎn)導(dǎo)致檔案信息面臨安全威脅，因此，在進(jìn)行數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的過(guò)程中，也要搭建相應(yīng)的安全系統(tǒng)，這樣才能進(jìn)一步確保檔案信息的安全性，避免檔案信息遺漏造成不必要的麻煩，影響不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的高效利用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得數(shù)字化技術(shù)被廣泛應(yīng)用。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，借助數(shù)字化技術(shù)搭建高校的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理平臺(tái)，才能夠進(jìn)一步提高不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的管理效率和管理質(zhì)量。在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的工作流程在各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行高效利用，是做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。也需要加大投入力度，不斷增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)能力，是不斷適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，更好地保障不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的實(shí)效性，展現(xiàn)管理價(jià)值。