高校物資設(shè)備采購(gòu)流程規(guī)范化管理研究

王騰煒

（西安石油大學(xué)，西安 710000）

0 引言

高校物資、設(shè)備在高等教育教學(xué)及科研中起到了重要的基礎(chǔ)性作用，是高校人才培育的重要手段和保障。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)張以及教育現(xiàn)代化發(fā)展，教學(xué)及科研相關(guān)的物資、設(shè)備等的采購(gòu)也越來(lái)越多。為推動(dòng)高等教育及科研發(fā)展，國(guó)家也明確要求高校和科研院所要簡(jiǎn)化科研儀器設(shè)備采購(gòu)流程，以提高采購(gòu)靈活性和便利性。但物資采購(gòu)管理一直是高校較為薄弱的環(huán)節(jié)，在“放管服”的背景下，高校物資設(shè)備采購(gòu)管理如何做到“放得下、接得住、管得好、服務(wù)優(yōu)”，是需要高校認(rèn)真思考和解決的課題。高校必須立足實(shí)際深入研究，不斷完善和健全物資采購(gòu)流程，才能提升物資設(shè)備采購(gòu)與管理水平，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化重組與合理配置，使有限的資源得到最大化利用，進(jìn)而推動(dòng)高校創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展。

1 高校物資設(shè)備采購(gòu)流程規(guī)范化管理的意義

高校物資設(shè)備采購(gòu)是指高校利用財(cái)政性資金對(duì)教育教學(xué)和科研所需的指定集中采購(gòu)目錄內(nèi)或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)進(jìn)行采購(gòu)的行為。采購(gòu)方式可分為公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)和詢價(jià)、國(guó)務(wù)院認(rèn)定的其他采購(gòu)方式。其中，公開(kāi)招標(biāo)是高校最常用的方式之一。

高校物資設(shè)備采購(gòu)是一個(gè)具體而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如果采購(gòu)管理制度與采購(gòu)流程沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，就可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)工作出現(xiàn)紊亂，不僅會(huì)造成盲目采購(gòu)物資設(shè)備的情形，導(dǎo)致采購(gòu)經(jīng)費(fèi)損失，還會(huì)降低采購(gòu)質(zhì)量，甚至給高校建設(shè)與發(fā)展帶來(lái)不良影響。可見(jiàn)，高校物資設(shè)備采購(gòu)流程規(guī)范化管理意義重大，直接關(guān)系到高校工作的效率，還與實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光工程”的目標(biāo)休戚相關(guān)。一是有利于降低采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)楦咝Ｎ镔Y設(shè)備采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的管控，使之更加規(guī)范，可降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，確保高校資產(chǎn)的安全。二是有利于保證髙校采購(gòu)業(yè)務(wù)有序運(yùn)行。有的高校中未設(shè)置專門的采購(gòu)管理部門，物資設(shè)備采購(gòu)大多由資產(chǎn)管理部門、基建處、后勤處、教材科等分開(kāi)負(fù)責(zé)，難以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程高效運(yùn)行，而對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行規(guī)范化管理，可以促進(jìn)各部門協(xié)同，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。三是有利于遏制采購(gòu)腐敗問(wèn)題。高校物資設(shè)備采購(gòu)?fù)ǔ?shù)量多、規(guī)模大，有些掌握采購(gòu)大權(quán)的單位或人員可能會(huì)因監(jiān)管不到位而出現(xiàn)貪腐行為，損害國(guó)家和學(xué)校的利益。采購(gòu)流程規(guī)范化管理后就會(huì)減少漏洞，有效遏制采購(gòu)腐敗問(wèn)題。

2 當(dāng)前高校物資設(shè)備采購(gòu)流程管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

2.1 現(xiàn)狀

隨著“科教興國(guó)”理念的實(shí)施，高等教育也獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，許多學(xué)科教學(xué)的開(kāi)展都需要強(qiáng)大的軟硬件設(shè)施。為提高教學(xué)能力與辦學(xué)質(zhì)量，高校需添加眾多品類的硬件設(shè)施及消耗品。國(guó)家在教育方面的投入逐年遞增，高校的設(shè)施設(shè)備也越來(lái)越健全和完善。從當(dāng)前高校物資設(shè)備采購(gòu)管理實(shí)際情況來(lái)看，采購(gòu)規(guī)模逐年遞增，種類繁雜，數(shù)量龐大，設(shè)備技術(shù)含量較高，資金流動(dòng)較大，使高校物資采購(gòu)工作難度不斷加大。

2.2 問(wèn)題

2.2.1 物資采購(gòu)制度不夠健全

高校在物資采購(gòu)方面都有一套自己的規(guī)章制度，以此作為物資采購(gòu)和資產(chǎn)管理的依據(jù)。但在實(shí)際工作中，物資設(shè)備采購(gòu)管理制度還不健全，存在許多缺陷，很多制度制定時(shí)間較早，缺乏創(chuàng)新性和可操作性。而我國(guó)社會(huì)發(fā)展日新月異，經(jīng)濟(jì)與教育都發(fā)生了巨大變化，這樣一來(lái)，原有的采購(gòu)制度就容易給高校物資采購(gòu)工作帶來(lái)阻礙，加上采購(gòu)市場(chǎng)存在不確定性，采購(gòu)產(chǎn)品具有多樣化特點(diǎn)等，因而極易影響采購(gòu)工作的科學(xué)性、專業(yè)性，降低物資采購(gòu)的質(zhì)量、效率和學(xué)校資金利用率等。

2.2.2 采購(gòu)流程不夠規(guī)范

在高校物資設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中，一般通過(guò)招投標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)。學(xué)校招投標(biāo)管理部門組織開(kāi)展采購(gòu)招投標(biāo)工作，但因高校長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)資金管理比較重視，相對(duì)輕視物資管理，加上各部門獨(dú)立性較強(qiáng)，采購(gòu)需求各不相同，資產(chǎn)信息化管理水平不高，在招投標(biāo)協(xié)調(diào)配合方面容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，如物資采購(gòu)信息收集不完整，信息透明度不高，各部門各自為政等。這就導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)物資與賬務(wù)不符、物資購(gòu)買后閑置、貪污腐敗等問(wèn)題。采購(gòu)管理層級(jí)相對(duì)較多，采購(gòu)周期長(zhǎng)，預(yù)算執(zhí)行階段時(shí)間短，部分物資設(shè)備采購(gòu)儀器設(shè)備技術(shù)先進(jìn)，市場(chǎng)供應(yīng)少，技術(shù)參數(shù)復(fù)雜，采購(gòu)前期論證工作不夠充分，常出現(xiàn)采購(gòu)行為與采購(gòu)需求不一致、經(jīng)費(fèi)超出預(yù)算的情況。招投標(biāo)信息溝通渠道不足，未建立供應(yīng)商庫(kù)、評(píng)審專家組不全面等都會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)流程出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.3 資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管控及內(nèi)部監(jiān)督不嚴(yán)

高校物資設(shè)備采購(gòu)的資產(chǎn)驗(yàn)收是最后的環(huán)節(jié)，鑒于部分物資設(shè)備技術(shù)參數(shù)比較專業(yè)和復(fù)雜，高校缺乏相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)專家參與驗(yàn)收，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，易使不合格物資設(shè)備通過(guò)驗(yàn)收。在采購(gòu)資金報(bào)告及支出票據(jù)方面還存在管理不善的問(wèn)題，如缺少發(fā)放結(jié)余及相關(guān)處理明細(xì)，購(gòu)物票據(jù)證明不齊全等。此外，還缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督。審計(jì)處是高校內(nèi)部監(jiān)督的重要機(jī)構(gòu)，在采購(gòu)審計(jì)工作上，審計(jì)部門缺乏跟蹤調(diào)查體系，審計(jì)人員知識(shí)儲(chǔ)備無(wú)法滿足采購(gòu)業(yè)務(wù)需求，因而影響內(nèi)部審計(jì)效率，造成審計(jì)工作不夠全面，無(wú)法將采購(gòu)業(yè)務(wù)及其資金管理后續(xù)情況真正落到實(shí)處，審計(jì)的結(jié)果不夠準(zhǔn)確。

3 高校物資設(shè)備采購(gòu)流程規(guī)范化管理的有效策略

3.1 建立健全采購(gòu)管理制度，提高物資設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量

高校物資設(shè)備采購(gòu)流程規(guī)范化管理的主要目的，就是要科學(xué)選擇供應(yīng)商，以合理的價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)，保證物資設(shè)備的品質(zhì)能較好地滿足教育教學(xué)與科研所需。制度是采購(gòu)的依據(jù)，為順利達(dá)成采購(gòu)的目的，高校就要對(duì)采購(gòu)管理制度結(jié)合實(shí)際進(jìn)行完善，對(duì)物資設(shè)備采購(gòu)各環(huán)節(jié)的權(quán)力運(yùn)行加以規(guī)范，做到“寬而有制，放而不流”，這樣才能縮短采購(gòu)周期，確保物資設(shè)備采購(gòu)程序的合法、規(guī)范與高效，達(dá)到采購(gòu)質(zhì)量可靠、價(jià)格實(shí)惠、過(guò)程透明的效果。要積極推進(jìn)“放管服”改革，明確定義科研儀器設(shè)備，盡量簡(jiǎn)化程序，視采購(gòu)金額不同分類管理。比如，如果是科研急需的設(shè)備和耗材，就要實(shí)施特事特辦的方法，增強(qiáng)采購(gòu)的靈活性和便利性；如果是公開(kāi)招標(biāo)限額以上的設(shè)備采購(gòu)，鑒于相關(guān)簡(jiǎn)化流程配套措施尚未出臺(tái)，就應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)審批程序；如果是限額以下采購(gòu)，就應(yīng)以“有效競(jìng)爭(zhēng)”作為根本出發(fā)點(diǎn)，使用高效、便捷的多種采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)，以提高采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)效率。要結(jié)合科研人員需求，使用多樣化采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全流程電子化，以縮短采購(gòu)周期，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，老師少跑腿”。

3.2 應(yīng)用供應(yīng)鏈管理思想重組流程，利用管理信息化系統(tǒng)規(guī)范流程

高校應(yīng)積極推行流程管理，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行細(xì)化管理。加強(qiáng)物資采購(gòu)前期論證和市場(chǎng)調(diào)研工作，加大采購(gòu)計(jì)劃的審計(jì)力度，充分論證采購(gòu)的必要性和資金安排的可行性，設(shè)備采購(gòu)的科學(xué)性、合理性，避免盲目購(gòu)置和重復(fù)購(gòu)置現(xiàn)象，使采購(gòu)計(jì)劃具有科學(xué)性和可執(zhí)行性。在當(dāng)今企業(yè)管理中，供應(yīng)鏈管理是重要的改革內(nèi)容之一，高?？山梃b供應(yīng)鏈管理思想，對(duì)采購(gòu)流程管理進(jìn)行創(chuàng)新。在供應(yīng)鏈管理的模式下，高校采購(gòu)是供應(yīng)物流與社會(huì)物流的銜接點(diǎn)，供需雙方是戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，高校需要根據(jù)供應(yīng)商的有關(guān)信息，如對(duì)市場(chǎng)的細(xì)分、附加價(jià)值、前置時(shí)間及對(duì)顧客需求的調(diào)研等，決定進(jìn)貨批量、進(jìn)貨時(shí)間，評(píng)價(jià)采購(gòu)的質(zhì)量、價(jià)格、收益和時(shí)間等因素。在信息暢通和集成的情況下，可選擇供方管理倉(cāng)庫(kù)的方式，實(shí)現(xiàn)按需供貨，并進(jìn)行支付結(jié)算，這樣可以有效減少供需方分別入庫(kù)的流程，將不增值的環(huán)節(jié)簡(jiǎn)化。

現(xiàn)在人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息科技時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也推動(dòng)了高校物資采購(gòu)流程管理模式的創(chuàng)新。高?？赏ㄟ^(guò)應(yīng)用采購(gòu)流程管理信息化系統(tǒng)，來(lái)促進(jìn)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)降本增效。應(yīng)用采購(gòu)流程管理信息化系統(tǒng)，需要做到周密計(jì)劃，保證有足夠的采購(gòu)提前期和采購(gòu)預(yù)算；設(shè)置目標(biāo)成本，嚴(yán)格控制成本的限額；控制庫(kù)存量，并嚴(yán)格控制付款程序；建立供應(yīng)商評(píng)估體系，加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，以優(yōu)化高校采購(gòu)供需關(guān)系，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)流程管理策略。目前，高校的采購(gòu)平臺(tái)較多，容易出現(xiàn)采購(gòu)流程管理問(wèn)題，可充分利用信息化手段，建立集中化采購(gòu)平臺(tái)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)思維和大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立完備的產(chǎn)品信息庫(kù)，建立專家共享數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施采購(gòu)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)高校物資設(shè)備采購(gòu)電子化進(jìn)入新的階段，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。

3.3 強(qiáng)化物資采購(gòu)驗(yàn)收工作管理，抓好內(nèi)控制度建設(shè)

高校要以規(guī)范化管理理念為導(dǎo)向，規(guī)范驗(yàn)收程序，嚴(yán)格驗(yàn)收工作管理，確保采購(gòu)質(zhì)量。要審查驗(yàn)收小組成員是否科學(xué)、合理，明確驗(yàn)收人員工作職責(zé)。在對(duì)高新技術(shù)設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)聘請(qǐng)?jiān)擁?xiàng)技術(shù)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收，促進(jìn)物資設(shè)備采購(gòu)提質(zhì)增效。

要完善采購(gòu)流程具體環(huán)節(jié)，細(xì)分全過(guò)程內(nèi)部控制活動(dòng)。完善內(nèi)控體系，認(rèn)真梳理各崗位業(yè)務(wù)流程，做到不相容崗位相互分離。強(qiáng)化監(jiān)督體系建設(shè)，形成長(zhǎng)效機(jī)制；明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確定采購(gòu)流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控；在財(cái)政、審計(jì)、監(jiān)察等部門協(xié)同監(jiān)督基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)與各職能部門的深度融合，進(jìn)一步豐富監(jiān)督方式；暢通質(zhì)疑投訴問(wèn)題的反饋和受理渠道，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)需求及采購(gòu)評(píng)審三者有效反饋，徹底排查整改問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

高校物資設(shè)備采購(gòu)中，如果未能對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行規(guī)范化管理，就很有可能降低物資設(shè)備使用率，導(dǎo)致教育教學(xué)與科研資源緊缺或閑置，影響高校各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，甚至滋生一系列腐敗行為。高校通過(guò)規(guī)范化采購(gòu)流程管理，可引導(dǎo)物資設(shè)備采購(gòu)工作向規(guī)范性、科學(xué)化方向發(fā)展，這對(duì)提升采購(gòu)工作質(zhì)量和資金利用成效，推進(jìn)高校教育教學(xué)、科研水平不斷提升有積極的作用，應(yīng)在實(shí)踐中予以推廣應(yīng)用。