科研項目檔案檔號編制的現(xiàn)狀與對策研究
——以X研究設計院為例

文/中國核動力研究設計院 劉銳鳳

科研項目檔案檔號，是指科研項目歸檔文件在整理過程中賦予其的一組字符代碼，用以固化歸檔文件整理順序和類別排列，便于檔案查找利用。科研項目檔案是X院檔案管理的重要組成部分，具有文件數(shù)量多，文件產(chǎn)生單位跨度大，項目種類豐富、驗收要求日益提高等特點。自有記錄以來，X院已產(chǎn)生大量根據(jù)項目進行管理的科研項目檔案，如何解決豐富的檔案資源和利用者特定需求之間的矛盾是X院檔案工作的長期奮斗方向。此外，X院檔案工作還需要滿足項目檔案驗收的需要。統(tǒng)一科學的檔號編制是檔案完整性和系統(tǒng)性評價中不可缺少的要素，對科研項目順利通過檔案驗收具有重要意義。

一、X院科研項目檔案檔號編制的現(xiàn)狀

X院隸屬于上級集團公司管理，檔案工作由集團公司宏觀指導，院、所細化實施的三級檔案管理模式組成，目前尚未實行統(tǒng)一的科研項目檔案檔號編制規(guī)則。根據(jù)科研項目分工和“誰形成誰整理”原則，院項目管理部門負責前期論證立項階段和項目管理過程中文件的收集整理，實施階段的項目檔案由院內各所收集歸檔，各單位（部門/所）均采用各自的編號規(guī)則進行自動或手動賦碼。檔案驗收前，院檔案部門再另行對項目內所有歸檔文件統(tǒng)一手動賦予檔號。而各所科研項目檔案的管理和日常利用，則以各自的“文件編碼”代替檔號行使項目各階段歸檔文件的整理排序和檢索查找功能。因此，本文探討的檔號編制包含院項目管理部門、各所的歸檔文件編碼和院檔案部門的檔號。

（一）院項目管理部門科研項目歸檔文件編碼規(guī)則。院項目管理部門主要產(chǎn)生項目前期論證立項和項目過程管理文件，基于業(yè)務工作特點和檔案利用便利性的考慮，歸檔文件采用五節(jié)編碼規(guī)則，由機構代碼、類型、項目代碼、文種聚類和順序號構成。其中，機構代碼為項目管理部門名字字母縮寫；類型代碼根據(jù)科研項目領域分為五大類別，由兩位字母組成；項目代碼優(yōu)先引用上級單位確定的代碼，一般由三至五位拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成；類號則按文種聚類；件號由每類文件順序編號。

（二）各所科研項目歸檔文件編碼規(guī)則。X院科研項目的承擔單位主要為下屬四個所級科研單位（以下分別簡稱A、B、C、D所），一般按照專業(yè)內容分配各所完成。因此，科研項目實施階段的檔案均由所級單位形成、歸集和管理。囿于全院檔案信息化發(fā)展不一，各所檔案管理模式略有差異，其中A所、B所已完成科研項目文檔一體化，科技文件已基本實現(xiàn)電子歸檔和系統(tǒng)自動賦號；C所、D所仍采用人工賦號。

A所的科研項目歸檔文件編碼執(zhí)行院編碼規(guī)定的科技文件編碼結構，由項目代號、項目階段、單位代碼、專業(yè)代碼、文種和序號組成的三節(jié)字母、數(shù)字、字符混合編碼；B所采用該所內編號細則-科技文件編碼結構，由項目簡稱、機組/型號/階段代字、專業(yè)代號、文件代字/順序號組成的三節(jié)字母、數(shù)字混合編碼；C所無編碼規(guī)定，在科研項目驗收前一般采用項目代碼、順序號進行初步賦號，驗收后并入院檔案部門編號入庫及利用查找；D所也無明確的編碼規(guī)定，檔案管理人員默認實行“項目代碼-階段號-部門-階段代碼-類別”進行人工編碼。

（三）院檔案部門科研項目檔案檔號編制規(guī)則。院檔案部門現(xiàn)行的科研項目檔案編號一般在項目結題后驗收前進行統(tǒng)一賦予，采用由全宗號、項目代碼、項目階段+子課題（若有）、順序號組成的四節(jié)編碼。其中，全宗號由國家檔案主管部門賦予，為固定三位數(shù)字；項目代碼一般由四位拼音字母或數(shù)字組成，優(yōu)先引用上級單位下發(fā)的立項代碼，未確定代碼則由項目檔案管理人員自行賦予；項目階段固定為一位字母，分為論證立項階段（L）、研究實驗與過程管理階段（S）和結題驗收與成果管理、轉化階段（Y）；件號由001開始順序編碼。

二、X院科研項目檔案檔號編制存在的主要問題

（一）院項目管理部門科研項目歸檔文件編碼結構中存在的問題。院項目管理部門科研項目歸檔文件編碼結構分明，標識指引性強，但缺乏要素，層級較多，不適用全院科研項目檔案的編號。其一是整體結構缺乏“全宗號”，從檔號不易看出立卷單位。其二是當前編號結構已具備上下位類五個層級，不利于后期增擴。例如，該編號結構中的文種聚類，更適用于項目承擔單位較少、文件種類相對簡單的項目檔號編制。而科研項目在整體研發(fā)過程中會產(chǎn)生多種文件，按文種分類，會造成排序混亂，若置于全院科研項目的檔號編制統(tǒng)籌考慮，該要素存在意義不大。

（二）各所科研項目歸檔文件編碼結構中存在的問題。各所科研項目歸檔文件編碼結構清晰，具備一定的可擴展性，但同樣存在全宗號缺失、編號不一等問題。X院大部分科研項目的實施同時由多個所級單位承擔，而各所歸檔文件編碼結構不一。雖然各所編碼結構均有項目代碼字段，但其代碼確定隨意且未進行集中管理，同一項目往往存在多個項目代碼，難以對應。為規(guī)范編號和保持一致，項目驗收前還需另行編制檔號，實不利于檔案工作開展和效率提高。當前，各所文件編碼（檔號）和院檔號編制規(guī)則完全獨立，一件檔案具有至少兩種不同的編碼，也不利于院內檔案信息利用和資源共享。

（三）院檔案部門科研項目檔案檔號結構中存在的問題。院檔案部門科研項目檔案檔號組成結構簡單，便于識別且可操作性強，但無法保證唯一性，與檔號編制原則相悖。首先，全宗號為固定數(shù)字代碼，階段代碼亦為固定三個代號，件號由“001”順序起編，檔號整體結構四節(jié)字段中有三節(jié)字段均為固定，僅項目代碼字段可作區(qū)別。其次，院檔案部門并未對項目代碼進行統(tǒng)一編碼及管理，在當前的檔號編制規(guī)則和現(xiàn)階段項目數(shù)量不斷增加的情況下，極易出現(xiàn)項目代碼重復。一旦在檔號中起到重要區(qū)別作用的項目代碼重復，檔號唯一性將無法保障。

三、優(yōu)化X院科研項目檔案檔號編制的基本依據(jù)

（一）我國現(xiàn)行檔號編制的國家與行業(yè)標準。關于檔號編制，國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）對檔號組成要素有明確解釋：由全宗號、分類號（或項目代號/目錄號）、案卷號組成，具有多樣化、層次多的特點。我國行業(yè)參考標準《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）確定的“五性”原則（唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性）及編制方法被普遍遵循，但該規(guī)則提出的三種檔號結構并不適用于以“件”為單位進行整理的檔號編制。2000年發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》提出了按“件”進行整理的說法，并在2015年重新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》中確定了檔號編制的基本結構，即：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構(問題)代碼—件號，相較于2000年發(fā)布版本，該結構更加合理且擴展性更佳，具有較強的指導和參考性。

（二）集團公司和院、所檔號編制的相關規(guī)定。集團公司暫無專門的檔號編制規(guī)定，但在《集團公司科學技術研究檔案管理辦法》第四章第二十五條中提到“科研檔案的整理、編目要按科研項目、專業(yè)進行分類、排列，編制檔號及案卷目錄”，初步設立了檔號編制的結構。X院對檔號編制的規(guī)定較為接近的是關于文件編碼的約束性文件——《X院文件編碼管理規(guī)定》和B所執(zhí)行的《B所質量管理體系程序文件——科技文件編號細則》，初步規(guī)定了科研項目歸檔文件編碼的結構。

四、進一步改進X院科研項目檔案檔號編制的對策

檔號無論在管理還是檢索利用階段都是不可或缺的重要指引標識，因此，制定適應全院現(xiàn)階段需求和未來發(fā)展的通用檔號編制規(guī)則及探討實現(xiàn)該規(guī)則的途徑是X院當前需要思考的問題。通過學習總結國家、行業(yè)檔號編制標準和集團公司、院所相關編碼規(guī)定，結合X院檔案工作實際，建議從以下方面進行改進。

（一）健全檔號編制規(guī)定，制定全院通用的檔號編制規(guī)則。按照“集中統(tǒng)一管理原則”，X院各單位形成的檔案應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。為便于全院檔案資源管理，促進院內各單位檔案資源交互與數(shù)據(jù)共享，應制定全院通用的檔號編制規(guī)則。一方面，考慮到院內各單位科研項目檔案單、雙套制歸檔并存，檔號規(guī)則的編制仍然需要考慮實體檔案在檔案庫房中的物理位置和排架順序。通過總結以上各單位的科研項目檔案（文件）編號經(jīng)驗，結合X院檔案工作實際，建議通用項目檔案檔號結構采用四節(jié)編碼，由全宗號-機構代碼（文件形成單位）-類別號-項目代碼-項目階段-專業(yè)代碼-件號組成，其中項目代碼建議采用阿拉伯數(shù)字進行標識（數(shù)字代碼可以順序編制、具有不易錯位和重復的優(yōu)點）。此外，還可另行設置替換和取消項目功能，增加更多類別檔案的檔號結構適用性；另一方面，X院現(xiàn)行《文件編碼規(guī)則》已初步形成統(tǒng)一的檔號編制規(guī)則雛形，但是實際應用中還存在一定的限制，因此無法在全院推廣開來。院檔案部門在科研項目檔案檔號編制規(guī)定方面，還應進一步完善專項內容，如加強檔號編制的擴展性和關聯(lián)性等方面的實施細則，以輔助通用項目檔案檔號規(guī)則的落地執(zhí)行。

（二）統(tǒng)一項目代碼管理，加強制度方面的宣傳和貫徹。統(tǒng)一項目代碼管理和加強制度方面的宣傳和貫徹，可為通用項目檔案檔號編制規(guī)則創(chuàng)造實施環(huán)境，兩者相輔相成。首先，項目代碼是當前項目檔案檔號編制中的核心部分，通過統(tǒng)一項目代碼管理，改善已立項實施科研項目檔案的檔號編制現(xiàn)狀，可避免項目代碼重疊、混亂，確保當前檔號結構的唯一性。項目管理部門應牽頭組織和建立項目代碼統(tǒng)一管理機制，梳理、控制已有項目和新增項目的代碼命名。加強溝通與過程跟蹤，回溯項目信息，收集全院已賦予項目代碼并對應項目名稱，建立項目代碼目錄信息庫，篩查已立項科研項目代碼命名重復問題，改善項目賦碼不一的情況，破解當下科研項目檔號編制瓶頸問題，為通用項目檔案檔號規(guī)則的實施奠定基礎。其次，“通用項目檔案檔號編制規(guī)定”的實施，需要在全院進行宣貫，按照慣例，制度文件發(fā)布一般采用公文形式進行流轉，極易產(chǎn)生“閱文疲倦感”，造成傳閱不到位，推廣不及時的現(xiàn)象。為改善該問題，可將X院檔案規(guī)章制度集中整理，編制檔案制度（辦法）匯編，通過院門戶系統(tǒng)設立檔案專區(qū)，將通用項目檔案檔號編制規(guī)定及檔案相關管理辦法上傳專區(qū)，升版制度同步更新，做到即時需要即時查詢，在方便檔案人員工作的同時，也指引了用戶利用檔案，從而進一步深化檔案制度的宣貫，培養(yǎng)用戶檔案利用習慣。

（三）提升檔案信息化建設，實現(xiàn)全院文檔賦碼自動化。近年來，X院項目激增，項目檔案數(shù)量隨之上漲，人工賦碼形式遇到的挑戰(zhàn)也日益增多。提升檔案信息化建設，實現(xiàn)項目檔案自動編碼已是大勢所趨。宏觀層面，新修訂的《檔案法》已于2021年1月開始施行，其首次增設的檔案信息化建設要求將成為評價檔案工作和檔案管理效能的重要衡量要素；微觀層面，X院正聚焦“科研院所深化改革”和“執(zhí)行力提升”，檔案信息服務提質增效是響應該項要求的重要舉措，而檔案信息化建設提升是檔案信息服務提質增效的有力保證，是保障電子檔案和紙質檔案數(shù)字化成果的有力后盾，同時也是解決檔案編碼重復、加強檔案信息資源利用的有效途徑?；谝陨显?，全院檔案信息化建設應當提上日程，結合X院已有信息化建設體系，充分吸收內外部檔案信息化建設實踐經(jīng)驗，對標優(yōu)秀單位，從上至下規(guī)劃和建設適合全院總體使用和匹配連接各業(yè)務工作系統(tǒng)的文檔一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全院歸檔文件自動編碼和文檔全周期管理，促進檔案信息資源共建共享，創(chuàng)新檔案管理和服務新模式。