高校公文處理原則及辦文秘書素質培養(yǎng)探微

文/廣州工商學院 李雅娟

高校公文，是在高校行政管理過程中形成的，具有特定法律效力和規(guī)范格式的文書。公文處理是高校辦公室的一項重要工作，涉及收文、登記、擬辦、呈批、分發(fā)、傳閱辦理、督辦、歸檔等環(huán)節(jié)，是保證上傳下達、下情上達、溝通信息、處理公務、協(xié)調關系的重要途徑，對高校工作的順利開展有著保障的作用和重要意義。實現科學、規(guī)范、安全、高效的電子公文運轉和管理，是衡量高校行政管理績效的重要指標，也是辦公室工作作風、辦事效率和精神風貌的重要體現。要做好公文處理工作，就必須遵循公文處理的規(guī)律，把握好公文處理的原則，辦文秘書也應提升綜合素質和業(yè)務水平。

一、把握公文處理的原則

做好公文處理，需把握以下三個原則：科學準確、及時高效、保證安全。

科學準確，就是公文處理要做到制度化、規(guī)范化、科學化。公文處理有其程序性，各處理環(huán)節(jié)是緊密相連的，按照制度和流程辦理公文，就能科學規(guī)范、有條不紊。首先，要加強制度建設。嚴格遵守《黨政機關公文處理工作條例》，結合本單位實際，制定切實可行、針對性強、權責分明的公文處理制度，用制度約束相關責任人認真按照公文處理要求和時限辦理公文。其次，要根據單位情況，制定合理的公文處理流程，從程序上保障公文處理規(guī)范、有序、準確無誤。公文處理是一項嚴肅的工作，必須嚴謹細致、科學規(guī)范，把規(guī)范性貫穿到整個公文辦理的過程。公文處理一般分為收文、登記、擬辦、呈批、分發(fā)、傳閱辦理、督辦、歸檔等環(huán)節(jié)，收文登記做好分類匯總，按類別將收文時間、收文編號、文號、公文標題、領導批示、處理情況、完成情況等詳細記錄，形成匯總表，以方便檢索查閱；辦理過程附文件處理表，按流程送校辦主任填寫擬辦意見、呈送校領導填寫批示意見，再交承辦部門辦理，并填寫承辦單位意見、傳閱簽名及處理結果，辦理完結后及時分類歸檔，整個公文收發(fā)辦理過程有章可循、有跡可查、清晰明確。

及時高效，是對公文處理的時間要求，在處理公文時要做到隨到隨辦、迅速流轉，盡力縮短運轉周期，做到不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。根據文件的輕重緩急，確保急件和特急件第一時間處理，確保黨和國家的各項方針、政策以及上級機關的各項批示及時準確地向有關單位、部門傳達貫徹執(zhí)行。對于時限性較強的緊急文件，要及時做好文件接收、分發(fā)、傳遞，對個別部門或領導積壓文件拖延辦理的情況，要做好督辦，及時提醒、督促、檢查。OA辦公自動化系統(tǒng)的普及應用，打破了時空限制，極大地提高了公文處理效率，改變了傳統(tǒng)紙質文件傳遞方式下，因事務繁雜細瑣、領導出差等造成公文收取、處理不及時，而導致工作延誤或是工作損失。

保證安全，是對公文處理的紀律性要求。辦文秘書因工作需要有機會接觸到一些須嚴格控制傳播范圍、甚至是保密的文件，這些公文可能包含著國家秘密信息，做好公文辦理中的保密工作至關重要。一是保存規(guī)范、保管妥當，文件要有專門的文件盒和文件柜分門別類存放，不隨意堆放、折疊文件，不用圓珠筆或鉛筆批注批閱文件，以免造成文件遺失或損壞。二是做好密級文件的處理和歸檔，從保護國家安全和國家利益的高度，牢固樹立保密意識，嚴守保密紀律，嚴格按照密級文件的處理要求規(guī)范傳閱文件，做到“涉密不上網、上網不涉密”，確保公文不失密、不泄密。

二、提高辦文秘書素質

有人認為，公文處理只是簡單傳遞文件，沒有什么技術含量，只需按部就班按既定程序辦理即可。實則不然，公文處理要講政治、講技巧、講藝術，真正做好這項工作，需要辦文秘書具有較強的綜合素質和業(yè)務水平。

（一）思想政治素質。公文處理是一項政治性、思想性很強的工作，辦文秘書如果沒有較高的政治覺悟和理論思維水平是很難勝任的。要強化工作角色認知，站在合理的角度理解和把握公文的內涵和收文對象，才能準確傳遞和處理文件，否則就事論事或是想當然，就可能導致方向路徑不對，造成文件延誤、梗阻的不良效果，從而影響文件處理的質量和效率。辦文秘書要有大思想、大格局，才能站在全局的高度考慮問題，把公文處理與本單位的發(fā)展實際有機融合，起到輔政、促政、帶政的作用。因此，辦文秘書要有意識地加強政治學習，提升戰(zhàn)略思維能力，提高政治站位，結合工作實際，厚植政治修養(yǎng)，提高責任意識，以嚴謹務實、雷厲風行的作風做好公文處理工作。特別是對機要件的處理，要嚴格講政治、講紀律、講原則，要準確把握傳閱對象，不隨意擴大文件知悉范圍，嚴守保密紀律，在傳閱過程中如若承辦人提出拍照或復印等不合理要求，要義正詞嚴拒絕。

（二）靈活應變能力。公文處理要講程序和原則，通常是按流程辦理，但并不是一味地墨守成規(guī)按程序辦事，而要根據實際情況靈活處理。高校辦公室經常會接收數量眾多的公文，辦文秘書在日常工作中要做有心人，積極與上級和有關部門溝通，理清工作思路，增強靈活應變能力。正常情況下，公文辦理都是先給辦公室主任提出擬辦意見，再呈送校領導批閱，但在節(jié)假日或特殊情況下收到要件急件無法第一時間傳遞到辦公室主任時，就要對文件有清晰明朗的認識和準確快速的判斷，靈活根據文件內容，在告知部門領導的前提下，先呈送分管領導閱示，以便領導早做安排部署。辦公室主任以及校領導事務繁多，為了提高效率，辦文秘書要靈活根據領導的工作安排，呈送領導批閱的文件，一般按照重要性和緊急程度排好順序，平件最好相對集中找領導簽批，急件隨到隨辦。綜合性較強的文件，需多個部門協(xié)同配合，應機智靈活分清楚主辦部門和協(xié)辦部門，以便明確交由哪位分管領導批示處理。有時難免出現承辦部門之間相互推諉的情況，此時，辦文秘書要積極溝通協(xié)調，注意方式方法，冷靜靈活地處理，爭取做到既能準確傳達上級意見，還能讓對方欣然接受，以積極的態(tài)度處理工作。公文傳閱一般按領導職務順序傳閱，當遇到特殊情況時，也要適當靈活調整公文傳閱順序，以保證公文傳閱的時間和進度，不能死守固化一種規(guī)則。特別是緊急事務，需部門辦理的文件，在領導無法先閱知的情況下，要請示后靈活地先流轉部門辦理。同時，充分利用當下便捷的通信、信息化辦公方式等多元化手段及時聯系領導閱文。

（三）業(yè)務素質。對于辦文秘書而言，除了對制度、流程的全面把握，科學、規(guī)范、有效處理公文的前提還要對業(yè)務非常熟練，因而辦文秘書要努力提升業(yè)務水平。首先，要提升公文處理精細化管理能力。按照精細化管理要求處理公文，建立便于查閱的公文文件夾和公文處理統(tǒng)計庫，在公文處理的每個細節(jié)落實職責，優(yōu)化公文處理方案，細之又細跟進辦理過程，做好公文閉環(huán)管理，做到事事有落實，件件有回應。其次，要提升公文處理的專業(yè)性。公文處理也是一門學問，需要在實踐中認真研究，不斷總結經驗，以專業(yè)化的態(tài)度和業(yè)務能力來應對。面對各種渠道接收的紛繁復雜的公文，辦文秘書要對急件要件敏銳察覺，第一時間處理；能迅速判斷和提取文件的重點、關鍵信息，清晰準確地理清辦文方向；準確把握密件和普通件以及公開屬性和范圍，掌握處理原則和方法；根據公文內容區(qū)分送閱件和承辦件，送閱件一般只需閱文，了解文件內涵，承辦件一般需要具體辦理和落實。還要熟悉和掌握領導分工和各部門的工作職責，以便明確公文應該送誰批、送誰閱，由哪些部門辦理，誰主辦、誰承辦。這樣，才能科學、準確、及時傳達貫徹各級有關精神。再次，要熟練操作信息化辦公系統(tǒng)，增強協(xié)同辦公能力。如今，高校大多采用OA系統(tǒng)辦公，廣東省推出粵政易協(xié)同辦公平臺進行公文交換，極大地方便了公文下載、傳閱、歸檔等，快速高效、流程明晰、記錄可查，辦文秘書應對公文處理各環(huán)節(jié)和全部流程熟練掌握，較好地利用信息化系統(tǒng)為工作服務。同時，校辦作為OA辦公系統(tǒng)的主要使用部門，校辦辦文秘書需對公文流程每個節(jié)點職責內容和操作要求了如指掌，并能有效指導和培訓職能部門和院系的電子公文處理。

三、結語

公文處理牽涉廣泛、常學常新，辦文秘書在工作實踐中，要把握好公文處理原則，不斷提高自身的綜合素質和業(yè)務能力，在總結中改進工作方法，在創(chuàng)新中開展工作，才能有效提升工作效率和服務水平。