信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議

訾琳溁

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位為了提高檔案管理的工作效率，延長檔案、文獻(xiàn)的儲存信息，使檔案管理工作數(shù)字化、系統(tǒng)化，在工作中應(yīng)用了信息化管理模式。但是由于部分單位信息技術(shù)掌握程度不高，對于信息化檔案管理的概念了解不夠深入，導(dǎo)致在開展信息化檔案管理工作的過程中存在一定的問題。本文就針對信息化檔案管理工作中存在的問題提出改善策略。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;問題;對策

檔案信息化管理是指利用掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案和電子檔案組織成系統(tǒng)化檔案信息庫。檔案信息化管理的原則包括安全性、規(guī)范性以及效益性原則。檔案信息化管理能夠改善傳統(tǒng)檔案工作中的弊端，減少人為因素對重要文獻(xiàn)造成損壞、丟失的現(xiàn)象，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。但是，在目前的檔案信息化管理的開展工作中需要改善存在問題，才能夠推動檔案信息化管理建設(shè)工作。接下來本文就針對信息化背景下檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出改善對策。

一、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

1.認(rèn)識程度不高

目前，雖然我國檔案信息化管理工作有了一定的進(jìn)展，但是在開展檔案信息化管理的工作中還存在一定的問題。首先，單位的主要負(fù)責(zé)人對檔案信息化管理建設(shè)不重視，對檔案信息化管理的認(rèn)識不深，沒有認(rèn)識到檔案信息化管理對促進(jìn)單位發(fā)展的影響力和重要性。部分單位負(fù)責(zé)人認(rèn)為單位的檔案信息化管理工作就是收集、整理、儲存各個部門人員資料而已，或者檔案信息化管理就是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行儲存，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)就足以滿足檔案管理的需求，認(rèn)為建設(shè)檔案信息化管理的需求性不高，這樣的認(rèn)知嚴(yán)重阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。對單位相關(guān)工作人員的工作動力也造成了一定的影響，使工作人員更加不重視檔案信息化管理，工作中缺乏主觀能動性，沒有了工作激情，只是將檔案信息錄入電腦使用電子的形式進(jìn)行儲存，導(dǎo)致檔案信息化管理建設(shè)成了表面形式的工作。單位工作人員的檔案、文獻(xiàn)是隨著單位、工作活動產(chǎn)生的，檔案的形成是有規(guī)律和特點(diǎn)的。按照檔案、文獻(xiàn)形成的規(guī)律，對檔案進(jìn)行整理歸檔，能夠最大程度地減少個人因素對文獻(xiàn)、材料的干預(yù)，整體提高檔案管理質(zhì)量。其次，信息技術(shù)能夠?qū)n案的產(chǎn)生規(guī)律、檔案來源、檔案建立時間、檔案內(nèi)容等各方面建立關(guān)聯(lián)檢索，這種方式不僅能夠充分利用檔案中組件之間互相聯(lián)系的關(guān)系進(jìn)行簡便的檢索、查詢，也使檔案管理具有完整性和有序性。所以單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該重視深入了解檔案信息化管理建設(shè)的作用和目的，以及對單位發(fā)展的重要性。

2.檔案信息化管理制度不健全

首先，部分單位的檔案信息化管理制度還不健全，在進(jìn)行檔案歸檔整理的過程中只注重上級下發(fā)文件或執(zhí)法文書的歸檔，忽略了工作人員的一般檔案的歸檔，對檔案多樣的存儲方式利用較少，對一些聲像類檔案的歸檔較少，對這類檔案的詳細(xì)管理制度較為薄弱，導(dǎo)致單位人員在離職、調(diào)崗、退休等情況下在查詢資料時就會出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象，從而造成嚴(yán)重的后果。其次，檔案管理工作人員對檔案安全管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識不夠全面、深刻，缺乏信息化管理的意識，檔案信息化管理的安全性較低，不重視采用信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案信息的安全管理，缺乏基礎(chǔ)安全信息意識，檔案信息共享性較差，安全管理系統(tǒng)不規(guī)范，信息檢索方式較為復(fù)雜，導(dǎo)致信息化檔案、文獻(xiàn)的信息丟失或泄露。最后，由于我國地域遼闊，在檔案管理工作中不同地區(qū)的單位在檔案處理方法、記錄方式和更新時間上存在一定的差異。雖然，目前我國的信息技術(shù)較為發(fā)達(dá)，但這種不統(tǒng)一的檔案管理方式對檔案管理工作帶來較大的工作量和制約，從而對檔案信息化建設(shè)帶來了較大的阻礙作用。因此，為了保障檔案信息準(zhǔn)確、具體，需要重視建立統(tǒng)一化的檔案管理方式。

3.檔案信息化管理技術(shù)落后

目前，在檔案信息化管理的建設(shè)中，由于每個人檔案中的信息具有多樣性，在工作中的領(lǐng)域不同，所做的工作不同，所以產(chǎn)生的信息也不同，給檔案信息化管理工作帶來了一定的難度。檔案作為人們在各項(xiàng)社會活動中重要的數(shù)據(jù)記錄，其對于個人、單位和國家的發(fā)展都有重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區(qū)發(fā)展時間、經(jīng)濟(jì)等因素的影響，檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、記錄上存在差異性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構(gòu)性，對檔案信息化管理有阻礙作用。需要重視建立異構(gòu)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享和透明訪問的目的。目前，大部分檔案管理中存在滯后現(xiàn)象，沒有及時更新檔案管理設(shè)施，單位檔案管理設(shè)備不全，或設(shè)備過于老舊，在掃描文件時轉(zhuǎn)化率較低，經(jīng)常出現(xiàn)卡紙現(xiàn)象，導(dǎo)致很多文獻(xiàn)信息受損，且儲存、檔案的方式較為單一，沒有充分利用信息技術(shù)的特點(diǎn)，如音頻、圖像、視頻等，不利于順利開展檔案信息化管理工作。所以在檔案信息化管理工作中，不僅要做好將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向信息化檔案以外，還要強(qiáng)化檔案管理工作，工作人員在歸檔時要根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定和人員的實(shí)際情況進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程，減少煩瑣的人力勞動，充分利用信息技術(shù)的特點(diǎn)。同時，對檔案信息化管理的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行細(xì)化，從而保障提高檔案信息化管理的成效。

4.檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的專業(yè)職能、信息技術(shù)以及對檔案信息化管理的認(rèn)知對推動檔案信息化管理有著重要的作用。但目前大部分單位的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)職能較低，且對信息化管理的認(rèn)識不夠深刻，導(dǎo)致單位檔案信息化管理的開展受到了阻礙。同時部分檔案管理人員的保密意識不高，工作機(jī)制不夠完善，對于信息泄露等方面的管理規(guī)定不夠明確，導(dǎo)致出現(xiàn)重要文獻(xiàn)信息泄露的情況經(jīng)常出現(xiàn)。所以單位應(yīng)該注重培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，重視培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和信息技術(shù)，完善檔案管理機(jī)制，制定健全的人員責(zé)任制管理，提高工作人員的保密意識和責(zé)任意識，從而進(jìn)一步推動檔案信息化管理工作。

二、強(qiáng)化檔案管理工作的策略

1.重視檔案信息化管理建設(shè)

單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該注重更新現(xiàn)代化檔案管理觀念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理相關(guān)知識和信息技術(shù)，采用適應(yīng)現(xiàn)代社會的檔案管理機(jī)制和手段，達(dá)到推動檔案信息化管理的目的。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該深入了解我國當(dāng)下的檔案信息化管理建設(shè)與發(fā)展形勢，樹立數(shù)字化、信息化檔案管理概念。檔案信息化管理建設(shè)是一項(xiàng)投入較大的工作，所以管理人員要明確檔案信息化管理的目標(biāo)，加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案和信息化檔案管理的協(xié)調(diào)性，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍，保障檔案信息的安全性和保密性，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，推動檔案信息化管理建設(shè)工作的改革。

2.健全檔案信息化管理制度

健全檔案信息化管理制度就要注重完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)管理制度。

一是完善檔案信息化管理系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備是提高檔案信息采集、傳輸質(zhì)量和信息共享的基礎(chǔ)條件，只有建立健全的檔案信息平臺，才能充分發(fā)揮檔案信息化管理的成效。

（1）完善檔案數(shù)據(jù)管理。檔案數(shù)據(jù)管理是檔案信息化管理工作的核心，檔案數(shù)據(jù)資源是推動單位發(fā)展和社會經(jīng)濟(jì)的戰(zhàn)略資源之一，充分利用檔案數(shù)據(jù)資源是順利開展檔案信息化管理工作的關(guān)鍵，也是衡量一個單位檔案信息化管理技術(shù)的重要依據(jù)。檔案數(shù)字資源管理的主要形式包括建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案以及單位專用的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

（2）系統(tǒng)化檔案管理。系統(tǒng)化檔案管理的主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、管理、安全等各方面，它關(guān)系到檔案信息化管理工作的效率與質(zhì)量，體現(xiàn)了檔案信息化管理為單位帶來的效益和檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

（3）規(guī)范檔案信息化管理。規(guī)范化的檔案信息化管理是指注重將檔案數(shù)據(jù)形成電子文件，完善電子文件的歸檔、管理、傳輸、查詢和存儲等各方面，并且還要制定規(guī)范的管理制度，各層級員工落實(shí)實(shí)施的過程，從而確保信息化檔案管理的安全性、便捷性。

3.提高檔案信息化管理技術(shù)

首先，要注重完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理的安全性、規(guī)范性以及系統(tǒng)性，從而提高工作人員的工作效率。主要包括以下幾個方面：建立專門的檔案信息化管理場所，完善檔案信息化管理需要的設(shè)備。檔案信息化處理場所應(yīng)該具備充足的空間和合理的布局，并安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等。信息化處理設(shè)備需要錄音機(jī)、掃描儀、計算機(jī)和備份存儲u盤等。其次，檔案管理人員還要注重在計算機(jī)等電子設(shè)備中安裝專門的專業(yè)性軟件系統(tǒng)，包括殺毒軟件、文件管理軟件、掃描程序等。從而確保檔案、重要文獻(xiàn)的安全性和私密性。

（1）優(yōu)化掃描操作，管理人員應(yīng)該掌握文件掃描儀的操作方法。注意在掃描檔案文件之前，檢查圖像存儲格式、掃描分辨率的準(zhǔn)確無誤。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)本單位的檔案管理工作的需求和單位資金狀況，選擇適合單位的掃描儀，從而降低資金投入成本，提高工作效率，目前有高射掃描儀、大幅面掃描儀等。工作人員可以根據(jù)檔案的紙張質(zhì)量選擇適合的掃描儀。同時，注意文件掃描的效果與顏色參數(shù)設(shè)置和圖像存儲格式相關(guān)，工作人員要根據(jù)文件的破損程度或文字的清晰程度調(diào)整掃描儀亮度、對比度的參數(shù)。

（2）優(yōu)化圖像處理操作，工作人員在進(jìn)行檔案歸檔工作時，會發(fā)現(xiàn)一些文獻(xiàn)儲存年限較久，導(dǎo)致文獻(xiàn)紙張較脆弱，文獻(xiàn)中有部分字體辨別不清，且不同文獻(xiàn)的紙張大小、粗糙度等因素不同，會給復(fù)原文獻(xiàn)信息的工作帶來一定的影響。在這種情況下工作人員需要使用專業(yè)的圖像處理軟件進(jìn)行操作，對不清晰的文獻(xiàn)進(jìn)行圖像校正、修剪、去污等復(fù)原處理，從而確保檔案、文獻(xiàn)掃描圖像的完整性、準(zhǔn)確性。工作人員要盡職盡責(zé)，檢查文獻(xiàn)掃描的圖像是否清晰、圖像是否歪斜，圖片存儲格式是否符合檔案管理相關(guān)規(guī)定等。

（3）檔案數(shù)據(jù)檢查規(guī)范化。檔案信息化管理最大的特點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)檢索關(guān)鍵詞，查找需要的檔案或文獻(xiàn)。能否準(zhǔn)確查找信息和工作人員在錄入檔案信息和掃描時有很大關(guān)系，如果信息錄入錯誤，圖像掃描丟失都會影響檔案檢索效果。工作人員在建立數(shù)字化檔案文件時應(yīng)該完整描述文檔信息，包括檔案圖像文件的命名、人員名字、數(shù)據(jù)描述等。當(dāng)檔案信息化處理完畢后將數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案移交當(dāng)?shù)貦n案管理部門。

（4）建立檔案信息化管理系統(tǒng)。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該重視優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)，使檔案管理工作更加便捷，提高工作效率。設(shè)置查詢權(quán)限，將一般檔案和重要文獻(xiàn)做區(qū)分界面，給予單位高層管理人員相關(guān)查詢權(quán)限，對普通用戶設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，做到每一份檔案都有自己的賬號、密碼和權(quán)限，保障檔案信息的安全性。普通工作人員可以輸入自己的賬號和密碼查詢自己的相關(guān)檔案，改善檔案查詢的煩瑣程序，避免檔案在借出時丟失?？梢栽O(shè)置檔案上傳、下載功能，用戶能夠自己將檔案整理后按照系統(tǒng)提示將正確格式的檔案上傳在檔案管理平臺中，當(dāng)用戶有需求時可以下載一定權(quán)限的檔案或文獻(xiàn)，從而有效減少工作人員的工作量，避免存儲檔案的用戶多次奔波。

（5）加強(qiáng)檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，建立異構(gòu)數(shù)據(jù)庫，將與檔案相關(guān)的多個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集合起來，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享和透明訪問。單位應(yīng)開發(fā)自己的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時，每個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)仍保留自己應(yīng)用的特性、安全性控制和完整性控制。用戶在瀏覽同類型檔案時，能夠通過查詢檔案的關(guān)鍵詞或相關(guān)信息，跳轉(zhuǎn)到其他文獻(xiàn)中，促使用戶能夠了解文獻(xiàn)或檔案的全面信息，從中查詢到自己需要的內(nèi)容。定期維護(hù)檔案，優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)，定期維護(hù)檔案管理程序，自動檢查檔案的頁碼是否準(zhǔn)確。

4.提高管理人員的綜合素質(zhì)

首先，在信息化背景下要推動檔案信息化管理的建設(shè)就要注重提高工作人員的綜合素質(zhì)、信息技術(shù)掌握程度以及現(xiàn)代化檔案管理的觀念。如果工作人員不符合現(xiàn)代社會的管理觀念，就會影響檔案信息化管理工作的進(jìn)程。只有培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍，才能促進(jìn)檔案信息化管理工作不斷發(fā)展和進(jìn)步。檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)，深刻認(rèn)識到檔案信息化管理的意義和作用。

其次，單位應(yīng)該注重完善檔案管理工作人員的工作機(jī)制，主要內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：（1）建立崗位責(zé)任制，單位檔案管理人員必須通過考核才能夠正式開展工作，在工作前檔案管理人員應(yīng)該簽訂保密協(xié)議，對出現(xiàn)檔案丟失、損毀、泄密等瀆職、違法行為的要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和單位相關(guān)法規(guī)進(jìn)行處理，追究當(dāng)事人和知情不報人的責(zé)任。（2）在借閱檔案時必須遵守單位的規(guī)定流程進(jìn)行登記借閱人名字、單位、檔案名稱以及借閱原因，并叮囑借閱者不能在檔案上隨意涂寫。當(dāng)歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性，按照規(guī)定的交接手續(xù)簽字、歸檔。（3）檔案電子文件的銷毀，需要上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫銷毀清單。電子檔案的原件只供本人進(jìn)行查閱，檔案管理人員不得擅自外傳檔案，對重要文獻(xiàn)和涉密檔案在網(wǎng)上不提供查詢渠道。（4）檔案管理人員需保障檔案管理室的衛(wèi)生整潔，檔案室內(nèi)禁止存放私人物品或與檔案無關(guān)的其他物品。做好檔案管理室防潮、防火、防盜等檔案保護(hù)工作。定期檢查檔案的完整性，對保存年限較久出現(xiàn)破損的檔案進(jìn)行復(fù)原處理措施。

三、總結(jié)

綜上，在信息化背景下要推動檔案管理工作，單位負(fù)責(zé)人要更新檔案管理觀念，完善檔案信息化管理策略，提高檔案信息化管理技術(shù)以及提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，從而提高檔案信息化管理水平。

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[2]林妙影.信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理的趨勢、問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020

（作者單位：鄭州輕工業(yè)大學(xué)）