新形勢(shì)下如何做好企業(yè)會(huì)議管理工作

魏秋雨

摘 要：通過加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，可以提高企業(yè)的整體工作效率，快速高效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。然而，在現(xiàn)實(shí)中，往往由于不適當(dāng)?shù)墓芾頇C(jī)構(gòu)，許多會(huì)議開會(huì)前由于準(zhǔn)備不充分，會(huì)議管理缺乏規(guī)范和科學(xué)，最終影響整個(gè)企業(yè)的質(zhì)量會(huì)議，不僅沒有很好解決的問題，也減少了企業(yè)管理和工作效率，影響正常的工作和業(yè)務(wù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè)會(huì)議管理;措施

1 會(huì)議管理的重要意義

1）聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，使得各部門得到溝通。企業(yè)內(nèi)部需要加強(qiáng)與企業(yè)外部的聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息也需要及時(shí)溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步運(yùn)行。

2）規(guī)范企業(yè)，規(guī)劃進(jìn)度，統(tǒng)籌全局。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，要解決這個(gè)問題就需要集眾人之所長(zhǎng)，這就需要會(huì)議去綜合各個(gè)方面，得到最有效的方法。一個(gè)企業(yè)正常的運(yùn)行需要各個(gè)部門有條不紊地進(jìn)行工作，不能耽誤工作的進(jìn)度，會(huì)議管理工作很好地解決了這個(gè)問題，將保證工作合理得到安排。

2 企業(yè)會(huì)議管理工作中的常見問題

1）會(huì)前準(zhǔn)備不充分?，F(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理效率不高的一個(gè)重要原因就是會(huì)前準(zhǔn)備不充分，主要表現(xiàn)在：第一，會(huì)議目標(biāo)不明確。很多企業(yè)的會(huì)議組織者往往在對(duì)會(huì)議目標(biāo)不明確的情況下就貿(mào)然開會(huì)，或者會(huì)議目標(biāo)空洞抽象，甚至與會(huì)者只是被通知開會(huì)而不知曉開會(huì)內(nèi)容和目的，這就會(huì)嚴(yán)重浪費(fèi)時(shí)間，達(dá)不到應(yīng)有的效果。第二，會(huì)議時(shí)間安排不恰當(dāng)。對(duì)于企業(yè)來說，可能會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)決定開會(huì)，會(huì)議管理者就要馬上組織會(huì)議，對(duì)整個(gè)會(huì)議的流程、時(shí)間安排等都沒有很好的規(guī)劃，然而這時(shí)候與會(huì)人員可能工作繁忙，這樣就很難將心思全部投入到會(huì)議當(dāng)中，影響會(huì)議效果;還有部分企業(yè)為了節(jié)約時(shí)間，把會(huì)議安排在人們即將就餐、下班或者周末的時(shí)間，這時(shí)候與會(huì)人員更是無(wú)心會(huì)議，再加上會(huì)議主持人如果缺乏時(shí)間觀念，更是會(huì)大大降低會(huì)議效率。第三，會(huì)議議題不適當(dāng)。有些會(huì)議組織者為了節(jié)省時(shí)間，往往會(huì)將多個(gè)問題放在同一個(gè)會(huì)議上來讓大家討論，會(huì)議議題過多導(dǎo)致開會(huì)時(shí)間過長(zhǎng)，與會(huì)者精力不足同樣會(huì)降低開會(huì)效率;還有的會(huì)議組織者在安排會(huì)議議題順序時(shí)不合理，沒有按照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個(gè)別性”的先后順序安排議題，導(dǎo)致整個(gè)會(huì)議流程混亂，不但沒有達(dá)到節(jié)約時(shí)間的目的，反而降低了議題討論的質(zhì)量，最終影響整個(gè)會(huì)議的效果。

2）會(huì)議管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性。首先，由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，業(yè)務(wù)條線也比較繁多，這就給不同條線之間的會(huì)議安排帶來障礙，一旦管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，就可能由于會(huì)議安排不合理很可能造成不同條線之間的會(huì)議沖突。其次，目前企業(yè)在會(huì)議管理方面欠缺規(guī)范的另一個(gè)主要表現(xiàn)就是各類會(huì)議陪會(huì)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，企業(yè)有些會(huì)議要求相關(guān)部門必須派人參加，但有些部門派出的參會(huì)者又與會(huì)議不相關(guān)，影響會(huì)議的質(zhì)量和會(huì)后的信息傳達(dá)。另外，會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)。部分企業(yè)會(huì)議參與者在發(fā)言時(shí)不能很好的控制時(shí)間，發(fā)言內(nèi)容則也多是理論套話，占據(jù)了大部分會(huì)議時(shí)間，造成會(huì)議整體時(shí)間過長(zhǎng)，甚至一些大中型會(huì)議可能會(huì)開一天，不僅浪費(fèi)了時(shí)間和大量企業(yè)成本，還起不到應(yīng)有的效果。

3 做好企業(yè)會(huì)議管理工作的措施

1）提高整體會(huì)議的質(zhì)量和品質(zhì)。企業(yè)之所以存在會(huì)議這項(xiàng)工作，就是希望通過會(huì)議來提升整個(gè)企業(yè)的進(jìn)步，那么，現(xiàn)在的企業(yè)想要制作出更加有價(jià)值的會(huì)議，就需要從會(huì)議整體的質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會(huì)議的準(zhǔn)備工作外，還需要配備相關(guān)的會(huì)議記錄人員，因?yàn)槿绻麊渭冎灰揽繒?huì)議內(nèi)容的文件是無(wú)法將所有因素都涵蓋進(jìn)去的。在整個(gè)會(huì)議中，經(jīng)常會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)或者員工提出建設(shè)性的建議，那么這個(gè)時(shí)候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會(huì)的人員無(wú)法及時(shí)的將整個(gè)會(huì)議的內(nèi)容都記錄在案，因此，每個(gè)企業(yè)都需要安排專門記錄的人員來完整這項(xiàng)工作。會(huì)議的過程非常重要，但是會(huì)議的后期工作也是很重要的，企業(yè)可以在會(huì)議結(jié)束之后，針對(duì)會(huì)議過程中的討論內(nèi)容，再制作出一份詳細(xì)的會(huì)議內(nèi)容，分發(fā)給每個(gè)參加會(huì)議的人，讓員工們進(jìn)行消化和鞏固。另外，在每次會(huì)議結(jié)束之后，相關(guān)的管理人員應(yīng)該給每個(gè)參會(huì)人員發(fā)一份調(diào)查表，讓參會(huì)人員在調(diào)查表上寫出參會(huì)的感受，以及會(huì)議中的不足和問題，以及希望下次會(huì)議可以做到哪些改進(jìn)。這樣一來，會(huì)議的質(zhì)量和品質(zhì)就可以保證一次比一次進(jìn)步，一次比一次有效果。

2）加強(qiáng)會(huì)議過程的交流和溝通。每個(gè)企業(yè)中都有專門用來溝通工作的社交軟件，有些是QQ。有些是微信，但是因?yàn)槿藗冮L(zhǎng)期習(xí)慣這種線上溝通，使得大家的線下溝通能力開始日益下降。最為明顯的表現(xiàn)，就是一些企業(yè)在開會(huì)的過程中，已經(jīng)很少有人會(huì)發(fā)表意見和建議了。整個(gè)會(huì)議下來，只有領(lǐng)導(dǎo)在滔滔不絕的說，但是卻沒有做到領(lǐng)導(dǎo)和員工，以及員工和員工之間的溝通。因此，在這樣的情況下，就需要存在這方面問題的企業(yè)，通過加強(qiáng)會(huì)議過程的交流和溝通來提高會(huì)議的管理工作，企業(yè)中的會(huì)議分很多種，參會(huì)人數(shù)不同加上參會(huì)人員不同，就會(huì)使得溝通和交流的信息不同。而對(duì)于企業(yè)來講，會(huì)議應(yīng)該是大家暢所欲言相互交流相互學(xué)習(xí)的過程中，因?yàn)?，企業(yè)在將來進(jìn)行會(huì)議管理的時(shí)候，需要多多鼓勵(lì)員工在會(huì)議過程中發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭作用，在整個(gè)會(huì)議中活躍氣氛，將員工的積極性和主動(dòng)性都調(diào)動(dòng)起來。通過這樣的方式，將整個(gè)會(huì)議營(yíng)造出一種向上的感覺。另外，還可以借助現(xiàn)在的多媒體工具，向員工們展示和企業(yè)相關(guān)的先進(jìn)的內(nèi)容，讓員工們?cè)趯W(xué)習(xí)的過程中，不斷的學(xué)習(xí)和交流。不斷的提升自身的想法和能力。

3）提高行政人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升行政人員辦會(huì)技能。一是行政人員要從思想上重視會(huì)議管理工作。會(huì)議管理工作是一項(xiàng)被動(dòng)型較強(qiáng)的工作，從會(huì)議議題的選擇、參會(huì)人員范圍的確定、會(huì)議時(shí)間的安排等等，行政人員都必須按照領(lǐng)導(dǎo)的指示開展工作。行政人員如果不真正從思想上重視會(huì)議管理工作，認(rèn)為凡事聽從領(lǐng)導(dǎo)安排即可，必將無(wú)法做好會(huì)議的管理。只有真正從思想上認(rèn)識(shí)到會(huì)議管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到行政人員在會(huì)議管理工作中能發(fā)揮的巨大能動(dòng)性，才能進(jìn)一步在行動(dòng)中提升技能。二是行政人員要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議管理相關(guān)知識(shí)和最新政治要求的學(xué)習(xí)。會(huì)議管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，要想做好它，行政人員必須具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、隨機(jī)應(yīng)變能力、公文寫作能力，因此，加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)尤為重要。另外，新形勢(shì)下，中央對(duì)會(huì)議工作提出了很多新的政治要求，行政人員必須及時(shí)學(xué)習(xí)并掌握，在會(huì)議管理過程中嚴(yán)守規(guī)矩，避免在會(huì)議管理工作中“踩紅線”。三是行政人員要重視積累辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)?！凹埳蠈W(xué)來終覺淺，要知此事需躬行”。在辦會(huì)過程中，行政人員要做“有心人”，既要注意提煉對(duì)提高會(huì)議質(zhì)量行之有效的方法，固化經(jīng)驗(yàn);又要總結(jié)不足和可以改進(jìn)的地方，避免同類錯(cuò)誤的再次發(fā)生。另外，行政人員也應(yīng)多向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)豐富的同行加強(qiáng)交流，用他人的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)來指導(dǎo)自身工作。

總之，會(huì)議管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，在幫助企業(yè)管理者制定發(fā)展規(guī)劃、提高企業(yè)整體工作效率中發(fā)揮著重要作用。因此，企業(yè)會(huì)議組織管理人員必須改進(jìn)當(dāng)前會(huì)議管理中存在的準(zhǔn)備不充分、會(huì)議管理不科學(xué)等問題，并采取積極有效的措施增強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，加強(qiáng)會(huì)議信息溝通，進(jìn)而提高企業(yè)會(huì)議的質(zhì)量和效率，使會(huì)議管理更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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