高職高專院?；n案信息化管理研究

■

四川幼兒師范高等?？茖W(xué)校

高職高專院?；n案是高職高專院校檔案中的一個(gè)重要組成部分,是高職高專院校基本建設(shè)的反映,是高職高專院?；üぷ鞯恼鎸?shí)記錄,對(duì)高職高專院校的建設(shè)和發(fā)展起著重要作用。相比傳統(tǒng)的基建檔案管理，基建檔案信息化管理能夠更好的保證資料管理的完整性、長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性和高效性。做到真正意義的基建檔案信息化管理，基建檔案信息化管理研究能夠?yàn)槲覈?guó)高職高專院校基建檔案管理提供一定的參考價(jià)值和發(fā)展方向。

一、國(guó)內(nèi)高職高專院?；n案研究

我國(guó)大多數(shù)高職高專院校對(duì)基建檔案管理重視的程度不夠?；n案管理人員配備不夠，且沒(méi)有得到系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)導(dǎo)致專業(yè)水平不夠，基建檔案管理人員與項(xiàng)目實(shí)施管理人員溝通不及時(shí)，加上傳統(tǒng)的管理模式存的不足，導(dǎo)致在基建檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)資料不夠完整、歸檔混亂，查找和使用不方便，基建檔案管理人員不能夠熟練的查找檔案資料。

基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)、涉及部門多，資料收集困難。資料收集后整理和保存需要大量的空間和時(shí)間，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有很多資料需要重復(fù)使用，很容易導(dǎo)致資料丟失和損壞，不能及時(shí)存檔，多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)實(shí)施的時(shí)候，檔案管理的難度會(huì)增加，會(huì)造成資料交叉混亂。項(xiàng)目完成之前檔案不能夠整套存檔，只能按項(xiàng)目分開(kāi)管理，導(dǎo)致基建檔案管理的難度非常大。目前很多高職高專院?；n案管理環(huán)節(jié)薄弱，管理人員不夠，導(dǎo)致基建檔案管理出現(xiàn)很多問(wèn)題；基建檔案管理專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員要求高，需要了解建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，需要檢查各個(gè)環(huán)節(jié)的資料是否合格、是否完整、是否有效。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中資料要及時(shí)收集和整理存放，這樣不僅會(huì)增加工作量還不能夠保證其完整性；很多高職高

專院校基建檔案管理制度不夠完善，基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案資料收集不及時(shí)，檔案資料整理時(shí)沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不能及時(shí)修改和完善，在基建項(xiàng)目完成后需要重新整理檔案資料，整理時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整，部分檔案資料出現(xiàn)多個(gè)版本，不能確定最終資料。這樣一來(lái)增加了更多的工作量，項(xiàng)目實(shí)施完成后完善檔案資料是難度增加，基建檔案資料存檔也會(huì)滯后。

二、高職高專院?；n案信息化管理研究

(一)基建檔案信息化管理研究背景及思路

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展、大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)和使用，近幾年來(lái)，部分高職高專院校已經(jīng)改變傳統(tǒng)的基建檔案管理模式，嘗試著運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)管理基建檔案，很多人提出了基建檔案信息化管理的理念。迄今為止基建檔案信息化管理還是沒(méi)有成熟，也不夠完善。前期的研究、理念和國(guó)家發(fā)布的一系列信息化建設(shè)的管理辦法和技術(shù)規(guī)范，對(duì)于基建檔案信息化管理有著很好的指導(dǎo)意義，指明了研究方向。使高?；n案的信息化管理有法可依，有據(jù)可循，有規(guī)范可行。

國(guó)家重視信息化建設(shè)，各大高職高專院校意識(shí)到基建檔案管理的重要性。對(duì)基建制度和基建檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，不斷的完善。為了快速推動(dòng)基建檔案信息化管理建設(shè)，加大資金的投入，配備基建檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，高校信息化平臺(tái)；基建檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，針對(duì)性培訓(xùn)，熟練掌握軟硬件的運(yùn)用，對(duì)基建檔案管理全方面掌握，熟悉基建項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程?；n案信息化建設(shè)過(guò)程中遇到很多問(wèn)題需要去解決，需要針對(duì)性的去突破一些傳統(tǒng)的管理概念，需要不斷的總結(jié)和完善，檔案管理人員需要不斷的提升專業(yè)水平，最終才能更好的去實(shí)現(xiàn)基建檔案信息化管理。這樣才能夠從根本上提升高職院?；n案管理質(zhì)量，使高校檔案管理工作更加準(zhǔn)確和規(guī)范。

(二)基建檔案信息化管理措施

管理人員專業(yè)化：基建檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理工作，對(duì)管理人員是有很高的要求。管理人員需要熟練的掌握打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、檔案室專用的管理設(shè)備等硬件設(shè)備的使用，同時(shí)需要熟練的掌握word、Excel、CAD等軟件的應(yīng)用、OA辦公軟件平臺(tái)、手機(jī)百度云盤(pán)等；針對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)水平和綜合水平；基建檔案管理也是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，需要管理人員必須有強(qiáng)烈的責(zé)任心，做好人員分工和密切配合認(rèn)真仔細(xì)的去完成每一項(xiàng)工作。

校內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)基建檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：根據(jù)基建檔案管理的專業(yè)性和相應(yīng)要求，在校內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)基建檔案管理系統(tǒng)：基建管理人員將計(jì)算機(jī)上的電子檔案可導(dǎo)入系統(tǒng)，設(shè)置基建檔案管理人員管理權(quán)限，管理人員進(jìn)入系統(tǒng)后可導(dǎo)入和導(dǎo)出基建檔案。一個(gè)項(xiàng)目整體、分項(xiàng)、局部導(dǎo)入導(dǎo)出，管理人員可對(duì)系統(tǒng)的基建檔案資料進(jìn)行修改、插入、刪除、設(shè)置部分保密性基建檔案資料權(quán)限(不公開(kāi))。檔案資料導(dǎo)入系統(tǒng)后，系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別和記憶每一次導(dǎo)入基建檔案資料，管理人員錄入項(xiàng)目的相關(guān)信息并保存，系統(tǒng)自動(dòng)按要求分類和統(tǒng)計(jì)相關(guān)項(xiàng)目的資金情況、時(shí)間、概況等自動(dòng)生成相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，并且能夠?qū)С?。校?nèi)網(wǎng)平臺(tái)基建檔案管理系統(tǒng)能夠讓基建檔案管理更加的系統(tǒng)、完整和便利，給相關(guān)人員查閱帶來(lái)方便。

基建檔案信息化管理過(guò)程：基建檔案管理是在一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候開(kāi)始，在項(xiàng)目啟動(dòng)之前就應(yīng)該做好基建管理相應(yīng)準(zhǔn)備。根據(jù)該基建項(xiàng)目特點(diǎn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)建立一個(gè)以該項(xiàng)目命名的總文件夾和各個(gè)階段相對(duì)應(yīng)的文件夾，Excel電子表格建立項(xiàng)目各臺(tái)賬，臺(tái)賬應(yīng)包含項(xiàng)目所有的內(nèi)容，同時(shí)根據(jù)需要編輯相關(guān)的計(jì)算公式，建立好之后導(dǎo)入到校內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)基建檔案管理系統(tǒng)。從前期立項(xiàng)、方案設(shè)計(jì)、可研報(bào)告編制、評(píng)審、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、過(guò)空、監(jiān)理等招標(biāo)，項(xiàng)目實(shí)施管理全過(guò)程的紙質(zhì)、影像、電子檔資料及后期審計(jì)和竣工結(jié)算所有過(guò)程的資料及時(shí)掃描并命名好之后放入相對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)，同時(shí)上傳至校內(nèi)網(wǎng)基建檔案管理系統(tǒng)內(nèi)和手機(jī)百度云盤(pán)。項(xiàng)目所有臺(tái)賬在項(xiàng)目實(shí)施的每一步及時(shí)完善相關(guān)內(nèi)容，并且做好項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)和記錄等，便于在任何時(shí)候可查詢、可調(diào)取項(xiàng)目資料。

(三)基建檔案信息化管理研究總結(jié)與展望

校內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)基建檔案管理系統(tǒng)與手機(jī)百度云盤(pán)和計(jì)算機(jī)、紙質(zhì)檔案規(guī)范管理，剛開(kāi)始實(shí)施過(guò)程中存在一些不足的地方：操作不熟練，軟件的使用有待完善，系統(tǒng)需優(yōu)化，投入精力太大。希望在以后的基建檔案管理中通過(guò)不斷總結(jié)和優(yōu)化改善實(shí)現(xiàn)基建檔案管理信息化。對(duì)于基建檔案信息化管理具有很重要的意義，也為后期基建檔案信息化管理奠定了很好的基礎(chǔ)，推動(dòng)了檔案管理的革新。

三、基建檔案信息化管理的意義及推廣

高職高專院?；n案信息化管理能夠提升高職高專院校整體的管理水平。基建檔案信息化管理，能改變傳統(tǒng)模式需要去檔案室大量翻閱資料的情況，相關(guān)人員能夠使用手機(jī)或電腦遠(yuǎn)程查閱基建項(xiàng)目相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的零距離。實(shí)現(xiàn)基建檔案信息化管理后，相關(guān)資料嚴(yán)格按照基建檔案規(guī)范統(tǒng)一保存，檔案管理人員方便修改和使用相關(guān)數(shù)據(jù)，其他相關(guān)人員方便查閱相關(guān)資料，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。這樣不僅避免了資料的人為消耗和管人員的精力投入，也利于對(duì)原件進(jìn)行有效歸檔。

高?；ㄙY料管理的信息化有利于高?；ㄙY料管理人員的專業(yè)水平提升。高校檔案管理信息化的重點(diǎn)在資料的保存和查閱。在相關(guān)基建資料管理過(guò)程中，相關(guān)人員利用信息化技術(shù)，對(duì)資料進(jìn)行檢查、輸入與保存，相關(guān)崗位人員必須提升自己的信息化水平，與自己的資料管理技能結(jié)合起來(lái)，最終促使全員信息化水平提高，最終也能提高基建處的整體工作效率，并且能創(chuàng)造很大經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

高職高專院?；n案管理的信息化，對(duì)于基建檔案管理是一個(gè)很好的改革和創(chuàng)新。有助于高效的完成檔案資料收集和保存，保證了檔案資料存放的長(zhǎng)久、穩(wěn)定和完整，節(jié)約大量的時(shí)間和空間做到綠色管理，也保證了過(guò)程中和后期查閱資料的方便和不被損壞。

四、結(jié)語(yǔ)

國(guó)家對(duì)高職高專教育的重視程度不斷提高，高職高專院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)條件顯得非常的重要?；?xiàng)目不斷的增加，基建檔案管理面臨很大挑戰(zhàn)，對(duì)于基建檔案管理模式必須做出改革和創(chuàng)新，所以基建檔案信息化管理顯得尤為重要，基建檔案管理需要不斷的創(chuàng)新、總結(jié)和完善，做到真正意義的基建檔案信息化管理，對(duì)于基建項(xiàng)目順利完成才有更好的保障，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展也具有重要的意義。