淺談文書檔案數(shù)字化管理

王香珍

摘要：文書檔案數(shù)字化管理模式建設(shè)能夠更好地為單位各項工作與決策提供參考資料，尤其是新形勢下傳統(tǒng)文書檔案管理模式開始無法滿足實際工作需求，文化檔案管理效率低下是很多單位管理工作中面臨的一大問題，伴隨信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，數(shù)字化管理模式能夠支撐文書檔案管理工作智能化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。本文淺談文書檔案數(shù)字化管理工作的開展思路，旨在提高文書檔案利用率。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化管理;思路

引言：

伴隨信息技術(shù)發(fā)展以及其在社會生活、生產(chǎn)各領(lǐng)域中的深入應(yīng)用，我們開始重視對數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和數(shù)字平臺的構(gòu)建，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式確實存在很多缺陷，檔案資料管理難度大，安全性不足，耗費大量人力和時間，管理工作效率低下，面對轉(zhuǎn)變文書檔案管理模式的需求，建立數(shù)字化管理平臺可以借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成歸檔文件的目錄和全文的數(shù)據(jù)庫，提升文書檔案資源的管理和調(diào)用效率，全面提升文書檔案管理工作水平。

1.培養(yǎng)高素質(zhì)的文書檔案人員

在建設(shè)和應(yīng)用文書檔案數(shù)字化管理模式過程中，檔案管理工作者發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，然而，我國基層檔案管理工作者普遍素質(zhì)能力偏低，部分基層文書檔案管理工作者并非檔案管理專業(yè)人員，在年齡結(jié)構(gòu)上也普遍偏大，因此在建立和運用數(shù)字化檔案管理模式的過程中他們無法發(fā)揮相應(yīng)的支持作用?；诖?，各單位應(yīng)該引入更加專業(yè)的檔案管理人才，加強對現(xiàn)有崗位工作者的培訓(xùn)，建立起高素質(zhì)、懂技術(shù)的新型檔案管理人才隊伍。在數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)工作中，依照崗位采用分類輪訓(xùn)模式，提高在職人員的工作能力，定期邀請專家開展專題講座活動，滲透最新的文書檔案管理知識、思想理論以及數(shù)字化技術(shù)方法，提高在職人員參與數(shù)字化檔案管理工作的能力。另外，建立全新人才管理制度，提高崗位工作者參與專業(yè)學(xué)習(xí)活動和管理工作改革活動的積極性，建立科學(xué)的薪酬管理制度，把檔案管理工作者的數(shù)字化管理能力納入績效評估指標(biāo)中去，激發(fā)他們投入數(shù)字化建設(shè)工作的積極性。

2.完善文書檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)

為保證文書檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作有序進(jìn)行，各單位還需制定出詳細(xì)的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫，標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄。

（1）構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫

構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫需建立全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，且需保證兩者之間的數(shù)據(jù)信息兼容性良好，才能實現(xiàn)檔案信息的高效利用[1]。這兩種數(shù)據(jù)庫的建設(shè)模式是不同的，一般來說，可采用綜合檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其能實現(xiàn)信息的條目級直接著錄，不僅易于管理，且能提高信息應(yīng)用便捷程度。構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫則需采用A C D see等共享應(yīng)用軟件或?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件進(jìn)行，通過對著錄格式進(jìn)行統(tǒng)一和及時將文書檔案信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，再對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，便能有效提高檔案信息的管理和利用效率[2]。另外，我國《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為文書檔案數(shù)字化管理提供了良好的制度保障和技術(shù)支持，各單位在構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫時，也可結(jié)合自身實際和參照該技術(shù)規(guī)范完成文書檔案數(shù)字化管理操作，亦能促進(jìn)其文書檔案數(shù)字化管理水平提升。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄

文書檔案數(shù)字化著錄工作需要從標(biāo)準(zhǔn)化和字段內(nèi)容兩個方面來做好，在標(biāo)準(zhǔn)化方面，應(yīng)采用統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書檔案數(shù)字化管理，不僅要使用規(guī)范的著錄符號，還需保證著錄項內(nèi)容的完整性。比如，采用“？”作為無法識別的標(biāo)識或文字，用“[]”作為自擬文件標(biāo)題，錄入多文號、多責(zé)任者的文書檔案時，還需先對選錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定，確保責(zé)任者和文件編號對應(yīng)。

3.進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描

掃描、語音識別、鍵盤錄入均是實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的重要方法，其中，使用作為廣泛和效率最高的方法為掃描，而要進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描，首先，需配置掃描設(shè)備，配置幅面、分辨率、顏色等均符合的掃描儀。其次，還需按照嚴(yán)格的掃描流程和方法進(jìn)行文書檔案掃描，掃描流程為準(zhǔn)備掃描儀，并對掃描儀設(shè)置值進(jìn)行檢查，然后對文書檔案進(jìn)行定位和選擇文書檔案類型，再選定掃描方式進(jìn)行預(yù)掃描，通過預(yù)掃描對預(yù)覽文檔進(jìn)行調(diào)整，并設(shè)置掃描儀分辨率和對其色調(diào)進(jìn)行調(diào)整，再開始正式掃描。最后，保存文檔和進(jìn)行文字識別、校對等。具體的掃描方法為將原始文書檔案放置在掃描儀平板上，通過掃描設(shè)備將文書檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖形，并輸入到計算機中，通過計算機的文字識別、校對后，便能使文書檔案變成可編輯的數(shù)字化檔案，因計算機文字識別轉(zhuǎn)換的信息無法保證100% 的準(zhǔn)確率，因此，轉(zhuǎn)換后還需進(jìn)行人工校對、修改。

4.積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺

為全面提升文書檔案數(shù)字化管理效率，還需積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化平臺，對文書檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，對文書檔案管理工作的內(nèi)部環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，才能促進(jìn)文書檔案管理工作得到高效的開展[3]。另外，還需相關(guān)管理部門之間加強溝通和交流，對文書檔案的使用和閱讀方式進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化配置與合理利用檔案管理部門內(nèi)部資源，積極構(gòu)建相對可靠且完善的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)。一方面，能確保文書檔案數(shù)字化管理的有效性;另一方面，還需努力實現(xiàn)信息的共享，實現(xiàn)雨文書檔案遠(yuǎn)程檢索與傳播，才能促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用效果全面提升[4]。

結(jié) 語：

面對信息時代到來，建立全新的文書檔案管理工作模式需要依托信息技術(shù)，使檔案管理工作理念和方法能夠適應(yīng)社會需求，全面提升檔案資源利用率。新的文書檔案管理工作環(huán)境中，信息化文書檔案管理平臺、模式的建立是我們面臨的巨大挑戰(zhàn)，在檔案管理工作制度、體系、模式轉(zhuǎn)型的過程中，還要注意對檔案資料的安全管理問題，同時強化人員培訓(xùn)，真正發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)功能，盡可能地降低人為因素造成的影響，確保文書檔案的安全性和保密性，提高文書檔案的應(yīng)用率。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王小媚.如何通過信息化技術(shù)提高企業(yè)文書檔案的管理質(zhì)量[J].陜西檔案，2019，（06）：54-55.

[4]安楚.地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（18）：187-189.