如何發(fā)揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用

周文洪

（廣東珠三角城際軌道交通有限公司，廣東 廣州 510308）

干部人事檔案是反映了干部個(gè)人的政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)生涯、工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)等情況的歷史記錄材料。通過干部人事檔案材料，能夠幫助用人單位更好地了解干部的個(gè)人情況，并根據(jù)這些個(gè)人情況來判斷干部的思想品行、工作能力等，是企業(yè)管理人才、應(yīng)用人才的重要憑證?？傊?，通過干部人事檔案資料，企業(yè)能夠更加全面的了解與掌握一名干部的基本情況，能夠?yàn)槠髽I(yè)日后制定人力資源培訓(xùn)計(jì)劃、考核計(jì)劃、激勵(lì)機(jī)制等提供有效的參考。當(dāng)前，很多企業(yè)并不重視干部人事檔案管理與利用，在實(shí)際應(yīng)用干部人事檔案時(shí)往往還存在一些比較常見的問題，這與企業(yè)人力資源管理人員水平、干部人事檔案管理制度等因素有一定的關(guān)系，需要企業(yè)及時(shí)根據(jù)影響因素來制定有效的管理措施。

一、干部人事檔案具有的特性探討

（一）干部人事檔案具有全面性

干部人事檔案是人事檔案中的一種，與人事檔案相同，干部人事檔案具有人事檔案的相同特性，其中最突出的特性就是全面性。干部人事檔案中，詳細(xì)記錄了干部個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、求學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，還包括干部人才的家庭情況、受獎(jiǎng)勵(lì)情況、受處分情況等，可以說干部人事檔案資料中詳細(xì)記錄與保管了干部個(gè)人的所有經(jīng)歷與履歷，相當(dāng)于干部個(gè)人的名片。

（二）干部人事檔案具有真實(shí)性

真實(shí)性是干部人事檔案的另一特性，也是干部人事檔案最基本的要求。由于干部人事檔案資料中詳細(xì)記錄了干部個(gè)人的生平履歷、家庭情況等個(gè)人基本信息，能夠在日后評(píng)定職稱、工作轉(zhuǎn)正、社保繳納等相關(guān)工作中使用到，所以必須要保證干部人事檔案的真實(shí)性。在檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案信息造假的情況基本不會(huì)發(fā)生，但在以前，由于檔案管理制度、技術(shù)并不完善，卻有干部人事檔案信息造假的情況。

（三）干部人事檔案具有流動(dòng)性和機(jī)密性

干部人事檔案的流動(dòng)性指的是干部人事檔案需要隨著人員的調(diào)動(dòng)而發(fā)生變化，要做到“檔隨人走”我國(guó)《檔案法》中對(duì)人事檔案管理有明確的要求，要求企事業(yè)單位在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的企事業(yè)單位中。此外，干部人事檔案還必須要保證機(jī)密性。干部人事檔案中記錄的是干部個(gè)人的基本情況，是屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人都沒有權(quán)力私自保管和使用干部人事檔案，也不允許泄露干部人事檔案中的相關(guān)信息，即使是檔案管理機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員，也沒有權(quán)力查閱自己的干部人事檔案。

二、干部人事檔案在人力資源管理中的作用分析

（一）有利于人力資源管理發(fā)掘人才

人力資源管理需要幫助企業(yè)挖掘各類專業(yè)化的人才，以便更好地提高企業(yè)的人才實(shí)力，保證企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作，企業(yè)的正常發(fā)展。所以，企業(yè)發(fā)展過程中，必須要通過人力資源來對(duì)各類人才做好挖掘，而利用干部人事檔案資料，能夠幫助企業(yè)更好地發(fā)掘人才。在信息化時(shí)代背景下，干部人事檔案資料已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，可以在網(wǎng)上通過對(duì)干部人事檔案資料的調(diào)閱，了解干部的基本情況，包括家庭背景、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，并將這些信息進(jìn)行匯總分析，以供企業(yè)在進(jìn)行人才選拔時(shí)參考，通過對(duì)不同干部人事檔案資料的比對(duì)，能夠一目了然的發(fā)現(xiàn)企業(yè)所需要的人才。

（二）有利于人力資源管理考察和任用人才

企業(yè)人力資源管理工作中，通過利用干部人事檔案資料，可以在發(fā)掘人才，將人才引入企業(yè)之中后，對(duì)干部進(jìn)行管理與培養(yǎng)。通過調(diào)閱干部人事檔案資料，企業(yè)可以在充分了解干部個(gè)人情況的基礎(chǔ)上，為各崗位干部制定完善的培訓(xùn)機(jī)制、考核機(jī)制等，這將有利于持續(xù)提高干部的個(gè)人素養(yǎng)與工作能力，使其能夠更好地服務(wù)于企業(yè)，保證其能夠更高的完成本職工作。需要注意的是，在法律制度不斷完善的今天，仍有人對(duì)干部人事檔案資料進(jìn)行造假，這需要企業(yè)人力資源管理工作中提高甄別能力，防止個(gè)別人渾水摸魚，通過造假干部檔案來美化檔案資料。

（三）做好干部人事檔案管理能夠保證企業(yè)人力資源管理質(zhì)量

干部人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理工作中的工作內(nèi)容，也就是說能否做好干部人事檔案管理工作，將直接影響企業(yè)人力資源管理水平與完整性。此外，做好干部人事檔案管理，也體現(xiàn)了企業(yè)人力資源管理工作以人為本的發(fā)展原則與精神。人力資源管理的服務(wù)主體是企業(yè)，服務(wù)對(duì)象是企業(yè)內(nèi)部的每一名員工，想要做好人力資源管理工作，必須要兼顧企業(yè)與員工之間的關(guān)系，必須要滿足企業(yè)與員工雙方之間的利益，而以人為本的人力資源管理思想充分體現(xiàn)了這一原則要求。做好干部人事檔案管理工作，能夠幫助企業(yè)內(nèi)各崗位干部員工找準(zhǔn)工作定位、確定職業(yè)方向等，這與以人為本的管理原則相契合。

三、干部人事檔案的具體功能

在我國(guó)，干部人事檔案具有六大功能。第一，干部人事檔案能夠保留個(gè)人原有干部身份；第二，辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要用到干部人事檔案；第三，參加公務(wù)人員招聘考試，需要用到干部人事檔案來確定身份；第四，辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)，需要查看干部人事檔案記錄；第五，專業(yè)職稱晉升時(shí)需要用到干部人事檔案進(jìn)行參考；第六，個(gè)人出國(guó)政審和公證時(shí)，需要查閱干部人事檔案。此外，企業(yè)事業(yè)單位在為干部員工繳納社保時(shí)也需要使用到干部人事檔案。總之，干部人事檔案對(duì)個(gè)人生活、發(fā)展有重要的作用，如果干部人事檔案丟失，將會(huì)對(duì)其今后的生活、工作等造成很大的影響。

四、干部人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用問題探討

（一）企業(yè)對(duì)干部人事檔案的認(rèn)識(shí)與重視不夠

干部人事檔案對(duì)干部個(gè)人來說非常重要，對(duì)企業(yè)做好人力資源管理工作來說也非常重要，但仍有很多企業(yè)沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，往往認(rèn)為干部人事檔案并不能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展創(chuàng)造什么價(jià)值，只要保證干部人事檔案資料不丟失，能夠正常外調(diào)與查檔就可以了，這種認(rèn)識(shí)顯然是不科學(xué)的。此外，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，本應(yīng)該非常關(guān)心與重視干部人事檔案的管理，但在一些企業(yè)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并不重視干部人事檔案管理工作，這也使得干部人事檔案管理工作想要在企業(yè)中更好地開展增加了難度。最后，在一些企業(yè)中，尤其是剛畢業(yè)的大學(xué)生員工，尤其對(duì)個(gè)人的干部人事檔案缺少認(rèn)識(shí)和重視，甚至有些畢業(yè)生根本就不知道干部人事檔案的用途，以及對(duì)自身發(fā)展有哪些重要的作用，即便自己的干部人事檔案在企業(yè)保管過程中丟失了，也渾然不知。

（二）從業(yè)人員的水平高低不齊

企業(yè)想要做好干部人事檔案管理工作，必須要保證從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力，這是做好干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，但在大部分企業(yè)中，真正德才兼?zhèn)涞臋n案管理人才少之又少。一方面，部分企業(yè)在檔案管理工作中，并不注重對(duì)從業(yè)人員的管理與培養(yǎng)，缺少完備的培訓(xùn)機(jī)制、考核機(jī)制等，尤其是在培訓(xùn)過程中，很少會(huì)涉及到干部檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，這使得從業(yè)人員在干部檔案管理方面的管理才華與能力得不到提升。此外，在一些企業(yè)中，從事檔案管理工作的人員，并沒有得到企業(yè)的認(rèn)可，往往在工作待遇上與其他崗位員工是有一定差異和差距的，這會(huì)降低檔案管理人員的工作積極性和工作滿意度，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性下降，這會(huì)額外增加企業(yè)的檔案管理成本與風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，部分檔案從業(yè)人員的思想覺悟和工作能力比較低，但在工作中并沒有想辦法去彌補(bǔ)，缺少進(jìn)取心，這只會(huì)導(dǎo)致自身與其他同事之間的差距越來越大，在人才競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的當(dāng)下，工作中如果能力水平得不到保證，會(huì)使得自身在工作中沒有優(yōu)勢(shì)，大大增加了自身被企業(yè)所淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）干部人事檔案管理制度不夠完善

為做好干部人事檔案管理工作，企業(yè)在人力資源管理工作中，必須要構(gòu)建完備的干部人事檔案管理制度，但大部分企業(yè)的干部人事檔案管理制度并不完善。首先，在進(jìn)行干部人事檔案整理、歸檔等相關(guān)工作前，企業(yè)應(yīng)該建立統(tǒng)一的規(guī)章機(jī)制與工作流程，以規(guī)范與方便工作的開展，但仍有很多企業(yè)在干部人事檔案管理工作中并未做到這一點(diǎn)，導(dǎo)致干部人事檔案管理工作存在管理無(wú)序性和隨意性，難以保證工作質(zhì)量。其次，為了更好的管理干部人事檔案，企業(yè)有必要建立行之有效的監(jiān)督機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)干部檔案管理工作中的問題與漏洞等，但很少有企業(yè)會(huì)根據(jù)這點(diǎn)要求建立檔案監(jiān)督機(jī)制。最后，隨著干部人事檔案管理工作的信息化發(fā)展，大大提高了干部人事檔案管理效率與質(zhì)量，但這也增加了管理風(fēng)險(xiǎn)，但很多企業(yè)并未建立完備的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，檔案管理系統(tǒng)中仍然存在很多漏洞和風(fēng)險(xiǎn)隱患。

五、如何做好干部人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

（一）提高干部人事檔案管理意識(shí)

干部人事檔案不僅對(duì)干部個(gè)人非常重要，對(duì)企業(yè)人力資源管理發(fā)展以及企業(yè)發(fā)展也非常重要，所以必須要提高企業(yè)、檔案管理人員、干部員工對(duì)干部人事檔案的認(rèn)識(shí)與重視。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要對(duì)干部人事檔案管理工作有一個(gè)客觀的認(rèn)識(shí)與態(tài)度，要及時(shí)意識(shí)到做好干部人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，在企業(yè)內(nèi)部大力支持干部人事檔案管理工作建設(shè)。其次，做好干部人事檔案管理工作是作為一名合格檔案管理人員必須要做好的一項(xiàng)工作內(nèi)容，所以檔案管理人員一定要在檔案管理工作中提高干部檔案管理認(rèn)識(shí)。最后，企業(yè)中的干部員工必須要認(rèn)識(shí)到干部人事檔案對(duì)自身生活、工作的重要性，要真正弄懂干部人事檔案的作用、特性等。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)與能力

企業(yè)要注重檔案管理人員的管理與培養(yǎng)，努力打造一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，只有這樣才能夠做好干部人事檔案管理工作，充分發(fā)揮干部人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的作用。為此，企業(yè)要通過持續(xù)優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等措施，來幫助檔案管理人員持續(xù)提高工作素質(zhì)與工作能力，尤其要注重對(duì)檔案管理人員在人事檔案管理方面的能力培訓(xùn)，使其能夠更好地勝任干部人事檔案管理工作。此外，企業(yè)要提高檔案管理人員的工作地位，要為檔案管理人員提供更加完善的福利待遇，以便提高檔案管理人員的工作積極性和工作滿意度，這樣也有利于吸引更多外部檔案管理人才加入到企業(yè)中，從而不斷壯大企業(yè)檔案管理隊(duì)伍。最后，作為一名合格、優(yōu)秀的檔案管理人員，在工作中一定要養(yǎng)成好的工作作風(fēng)，要虛心向比自己優(yōu)秀的同事學(xué)習(xí)與請(qǐng)教，及時(shí)彌補(bǔ)自身在工作中的不足，持續(xù)提高自身的核心能力。

（三）建立健全干部人事檔案管理制度

首先，企業(yè)在開展干部人事檔案管理工作前，必須要根據(jù)工作變化、工作需要等，建立統(tǒng)一的規(guī)章機(jī)制與工作流程，并要求檔案管理人員嚴(yán)格照此執(zhí)行，并建立工作問責(zé)制，做到出現(xiàn)問題能夠在第一時(shí)間內(nèi)落實(shí)相關(guān)人員責(zé)任。其次，在干部人事檔案管理工作中，為了更好地監(jiān)督與管理檔案部門開展工作，企業(yè)必須要建立獨(dú)立的監(jiān)督部門，并切實(shí)保證監(jiān)督部門的工作執(zhí)行力與獨(dú)立性。最后，要積極推動(dòng)干部人事檔案管理工作的信息化發(fā)展，并且要做好信息化風(fēng)險(xiǎn)防范工作。這就要求企業(yè)在利用信息化技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，要持續(xù)提高檔案管理系統(tǒng)的密鑰安全等級(jí)，還要增設(shè)相關(guān)的防御軟件、殺毒軟件等，以保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。

六、結(jié)語(yǔ)

文章主要研究了干部人事檔案在人力資源管理中的作用，并對(duì)干部人事檔案管理中的問題進(jìn)行了對(duì)策探討，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)做好干部人事檔案管理工作有一些幫助作用。