新時期企業(yè)單位人事檔案管理的反思探索

趙偉

摘要：檔案記錄著員工的工作經(jīng)歷及道德素質(zhì)，是員工晉升及考察的主要依據(jù)，因此人事檔案在企業(yè)中應(yīng)當(dāng)受到關(guān)注。人事檔案是人事管理工作中的重要組成部分，隨著人事制度的改革以及信息化時代的到來，就應(yīng)當(dāng)逐步轉(zhuǎn)換管理觀念，加強(qiáng)對員工檔案的維護(hù)。本文主要分析企業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性以及現(xiàn)階段的不足，并以此制定針對性的對策，來提高檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案;管理;反思

人事檔案關(guān)乎著員工的個人工作記錄，也關(guān)乎著企業(yè)對員工情況的考核。但目前人事檔案管理工作還仍然存在著工作人員專業(yè)素質(zhì)與實(shí)際工作需求不符的情況，進(jìn)而影響了人事檔案管理工作開展的效率。所以為了加快人力資源管理工作的效率，就應(yīng)當(dāng)在新時期的潮流下不斷引入新型管理方法，以此來不斷強(qiáng)化人事檔案管理工作水平。

一、人事檔案管理的重要性

在企業(yè)角度來說，需要了解人才的專業(yè)情況以及道德素質(zhì)，全面了解員工經(jīng)歷，并通過查閱檔案資料做好考察工作，將其思想行為及工作狀況與檔案材料相結(jié)合，以此確保人才的質(zhì)量。尤其是對于招聘應(yīng)屆畢業(yè)生而言，通過檔案能夠了解其在校表現(xiàn)情況及綜合成績，以此來作為招聘的重要依據(jù)。而在企業(yè)內(nèi)部也需要將人事檔案作為員工評職稱、任免、定級的重要依據(jù)。

而對于員工個人而言，無論是工資調(diào)整、職稱評審還是加入黨組織都需要檔案證明的出具[1]。而且員工在辦理退休時也需要通過查閱檔案資料對其職稱及工齡進(jìn)行評定，這也就說明了檔案管理工作的重要性，無論是當(dāng)前還是未來，都需要伴隨員工的一生。但目前部分企業(yè)的人事檔案管理工作仍然存在一定的缺陷，并不能完全適應(yīng)時代對檔案管理工作的要求。

二、人事檔案管理工作的不足

（一）缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施

新時期下需要進(jìn)一步推動人事檔案的信息化管理，而檔案信息化工作需要基礎(chǔ)設(shè)施作為依托，所以企業(yè)就應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)及掃描儀，為檔案管理信息化提供保障。但目前部分企業(yè)內(nèi)仍缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，也沒有將人事檔案工作作為重點(diǎn)，進(jìn)而在一定程度上制約了檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（二）缺乏檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著人事檔案管理工作與現(xiàn)代信息社會的融合，檔案管理工作越來越智能化，但信息化的管理方式需要管理標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，從而提高檔案信息化管理水平及效率。但是就企業(yè)人事檔案的管理方式來看，部分企業(yè)更注重自身的經(jīng)濟(jì)效益，并沒有建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有重視信息化管理模式的應(yīng)用。由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作也面臨著層層阻礙，而信息化的資源共享模式，也不能得到落實(shí)，信息化的管理工作的作用無法充分展現(xiàn)出來。

（三）檔案管理人員素質(zhì)待提高

檔案管理工作的開展需要工作人員的支持，但部分工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)水平后不符合工作標(biāo)準(zhǔn)，這就會影響了人事檔案管理工作的正常效率。目前我國人事檔案管理工作中仍然缺乏高質(zhì)量的專業(yè)人才，尤其是當(dāng)前新時代下檔案管理工作需逐步向信息化邁進(jìn)，由于現(xiàn)有的工作人員信息技能掌握不夠熟練，因此根本無法滿足檔案信息化管理工作的需求，使得檔案管理工作仍然存在一定的缺陷。另外部分工作人員在工作時沒有堅(jiān)持認(rèn)真、謹(jǐn)慎的態(tài)度，所以部分檔案信息存在失真的情況，進(jìn)而給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。

三、新時期企業(yè)單位人事檔案管理對策

（一）引入現(xiàn)代化管理觀念

人事檔案管理工作較為復(fù)雜，需要涉及到較多的信息內(nèi)容，所以工作的開展就存在一定難度。為了保證人事的管理工作效率，就應(yīng)當(dāng)積極引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，從而改變當(dāng)前人事管理工作模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。而現(xiàn)代化的管理設(shè)備更需要現(xiàn)代化的管理觀念作為主要依據(jù)，通過轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)檔案管理模式來提高檔案管理工作效率，而企業(yè)就要以此積極制定完善的檔案管理制度，通過實(shí)行統(tǒng)一的管理規(guī)范來加強(qiáng)對檔案的管理，而使得檔案工作的開展更加科學(xué)規(guī)范。而檔案借閱、保管、收集等流程都需要按照標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范開展。

（二）建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

對現(xiàn)有的檔案管理工作人員要積極提高其專業(yè)水平，通過定期開展培訓(xùn)的方式來不斷增加及信息技能，從而保障檔案信息化的建設(shè)[2]。而在選聘檔案管理人員時，也要確保其專業(yè)素質(zhì)，并將其專業(yè)技能及檔案管理知識掌握程度，作為考核標(biāo)準(zhǔn)，同時要確保高素質(zhì)人才要具備政治覺悟，始終堅(jiān)持管理規(guī)范。而在檔案管理工作后期，也要對人才隊(duì)伍開展定期培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，而且也要對工作人員展開法律教育，讓每一位工作人員都能夠認(rèn)識到檔案安全管理的重要性，從而防止檔案資料出現(xiàn)泄漏的情況。

（三）完善檔案管理制度

當(dāng)前企業(yè)檔案管理的方式主要包括兩種，一種是紙質(zhì)材料，一種是電子材料。對于紙質(zhì)材料而言，無論是收集材料還是保管檔案材料，都要按照管理制度展開，而管理制度制定既要符合企業(yè)的實(shí)際管理情況，也需要與國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的相吻合，從而提高人事檔案管理效率。而電子材料則需要將其統(tǒng)一上傳至信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)。而在上傳系統(tǒng)過程中，也要按照企業(yè)的規(guī)章制度上傳材料，確保材料的完整性及真實(shí)性。而信息系統(tǒng)也要不斷完善自身管理模式，在數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程中實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，而對于需要保密的文件則要設(shè)置好系統(tǒng)管理權(quán)限，避免出現(xiàn)人事信息泄露等情況。

（四）提高工作人員業(yè)務(wù)意識

人力資源管理部門要積極落實(shí)人事檔案管理工作，并通過開展會議等方式來強(qiáng)化每一位工作人員的業(yè)務(wù)意識，讓其能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。而工作人員開展檔案管理工作時要始終將檔案管理制度作為依據(jù)，監(jiān)管部門也要針對檔案管理工作人員的工作情況，定期開展考核，并對其工作加以指導(dǎo)，從而使得人事檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。工作人員也要認(rèn)識到時代的發(fā)展趨勢，積極增強(qiáng)自身的信息技能，端正自我工作態(tài)度，為群眾提供高質(zhì)量服務(wù)。

結(jié)束語：

綜上所述，在新時期下，人事檔案管理工作就應(yīng)當(dāng)朝著信息化建設(shè)邁進(jìn)，同時也要積極迎合時代的發(fā)展步伐，不斷提高信息化管理水平，保障人事檔案工作在科學(xué)合理的范圍內(nèi)開展，從而有效提高檔案管理工作的效率，加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案文件的有效管理。

參考文獻(xiàn)

[1]朱俊.新時期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].人才資源開發(fā)，2020（13）：87-88.

[2]王姝.新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及措施分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2020（10）：22-23.

[3] 許諾. 對事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核工作的幾點(diǎn)思考——以東海航海保障中心為例[J]. 人力資源管理， 2016， （8）：246-246