機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)及解決對策

姜橋紫

摘要：檔案管理目前是許多企事業(yè)單位的重點(diǎn)工作，它影響著其他各項工作的開展。在信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理工作的開展也要緊跟時代發(fā)展的潮流，改進(jìn)管理制度，提升信息化水平，提升管理工作的效率。本文對目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)進(jìn)行了分析，提出了一些解決的對策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作難點(diǎn);解決對策

機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著公共事業(yè)建設(shè)的任務(wù)，它的檔案管理工作對整個單位具有很大的價值，其中檔案資料和數(shù)據(jù)對單位的各項發(fā)展都有很大的作用。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作需要不斷更新與改進(jìn)，跟隨時代的發(fā)展而發(fā)展，提高檔案管理工作的效率。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

缺少專業(yè)的檔案管理人員是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個問題，部分單位的檔案管理人員是從其他崗位臨時調(diào)過來的，他們對檔案管理的工作并不熟悉，甚至有一人身兼多職的情況。管理人員是非專業(yè)出身，這就導(dǎo)致他們在面對不熟悉且復(fù)雜的檔案管理時出現(xiàn)工作失誤、沒有條理和層次的情況。還有部分單位雖然有專業(yè)的檔案管理人員，但這些人員對待工作不認(rèn)真，態(tài)度消極，對資料信息不能及時更新，影響到了其他工作的開展。更有甚者不僅態(tài)度消極，還缺乏基本的責(zé)任感，導(dǎo)致工作出現(xiàn)嚴(yán)重紕漏和錯誤，給單位造成了巨大的損失。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)之一是檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。

（二）缺乏科學(xué)的檔案管理和利用機(jī)制

俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓。”機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展離不開合理有序的規(guī)章制度的約束，同時，科學(xué)有效的工作流程也會對工作結(jié)果產(chǎn)生影響。當(dāng)前一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位不僅缺乏有效的管理機(jī)制，還存在不科學(xué)的工作流程。具體來說就是，檔案缺乏統(tǒng)一的管理，檔案資料沒有被分類整理過，分散在各個部門，不能發(fā)揮檔案的作用。除此之外，有的單位依然使用的是紙質(zhì)檔案，沒有對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，使得檔案管理存在資料丟失的風(fēng)險，給管理工作增加了一定的難度和挑戰(zhàn)。不規(guī)范的管理機(jī)制、不科學(xué)的工作流程，都給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

（三）檔案管理工作信息化程度比較低

信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會各行各業(yè)的方方面面，對日常生活和工作的進(jìn)行都發(fā)揮了很大的作用，信息化以不可阻擋的勢頭發(fā)展了起來，在無形中改變著人們的生活方式。但是，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對這一形式?jīng)]有足夠的重視，信息化的普及程度依然很低，表現(xiàn)在：一是仍然使用紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案由于是實物，所以肯定存在丟失和損壞的風(fēng)險，而且在資料的查找、歸類等方面也不是很容易實施，給檔案管理工作加大了難度。二是電子檔案的保密措施不到位，很多單位在建立電子檔案時只是簡單地錄入信息，而不管資料的保存，這樣很容易造成資料信息被竊取的后果。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的解決對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高這一問題，解決對策就是想辦法提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先在人員的聘用方面，單位在招聘檔案管理人員時，應(yīng)看重應(yīng)聘者的能力和綜合素質(zhì)，更重要的是要有責(zé)任心，對待工作能認(rèn)真負(fù)責(zé)。如果只有能力而沒有責(zé)任心，那么也不能予以錄用。其次，對檔案管理人員應(yīng)定期組織職業(yè)技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)技能知識，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。再次，要對檔案管理人員實行業(yè)務(wù)考核，激勵他們提升自身的業(yè)務(wù)能力和水平，做好日報、周報、月報等工作匯報，及時改進(jìn)工作中存在的不足，樹立危機(jī)意識，以更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度投入到后續(xù)的工作中。最后，要提高工作人員的待遇水平，減少人員的流動，提升員工的穩(wěn)定性，減少因工作交接而出現(xiàn)的不必要的紕漏和錯誤。

（二）不斷完善檔案管理和利用機(jī)制

針對檔案管理工作缺乏科學(xué)的管理和利用機(jī)制，解決對策就是不斷完善檔案管理和利用機(jī)制。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要改變觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，不斷完善檔案管理和利用機(jī)制。首先，要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，要改變以往各部門分散管理檔案的做法，將檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。其次，實行責(zé)任制管理，將管理的責(zé)任具體到個人，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識。最后，單位要制定管理工作計劃，根據(jù)計劃開展工作，確保工作的有序進(jìn)行。

（三）提高檔案管理信息化建設(shè)程度

除了檔案管理人員要有較高的素質(zhì)、單位要有完善的管理機(jī)制外，檔案管理也應(yīng)該利用信息技術(shù)改進(jìn)工作，不斷提高工作效率。首先，隨著信息技術(shù)的普及，很多工作都與信息技術(shù)進(jìn)行融合，變得高效便捷，針對這一現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)改變之前使用紙質(zhì)檔案的做法，將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，以便提高管理的效率，從而降低檔案丟失和損壞的風(fēng)險。其次，要加強(qiáng)電子檔案的保密化管理，聘請專業(yè)的技術(shù)人員增強(qiáng)電腦設(shè)備的保密系統(tǒng)，防止資料信息的泄露。在進(jìn)行資料錄入時，應(yīng)盡量完善用戶信息，方便備份與留存，能為后續(xù)查找資料提供依據(jù)。信息化建設(shè)不僅是精神上的重視，更是行動上的支持。加快建設(shè)檔案管理信息化，有利于讓檔案管理工作更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。

（四）提升管理工作的創(chuàng)新服務(wù)意識

在新時期，檔案管理人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識，不斷改進(jìn)自身的工作，提高工作效率。管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓用戶通過自主操作，及時補(bǔ)充檔案資料信息，避免了耗費(fèi)人力物力的弊端，通過搭建網(wǎng)絡(luò)平臺的方式，綜合考慮單位的實際情況，制定出有利于單位發(fā)展的政策措施，同時在管理措施上進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理工作的服務(wù)水平。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

（一）為后期管理提供參考依據(jù)

一般檔案中的信息不只有員工的個人信息，還有單位在日常的工作中所獲得的成績，各個部門的日報、周報和月報等個人總結(jié)，還有對工作計劃的分析報告等。通過對這些資料進(jìn)行查詢，可以參考相似問題的解決辦法，及時處理各種問題。同時，通過掌握信息資料可以對人力進(jìn)行資源配置。所以，重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有利于企事業(yè)單位的發(fā)展，為后續(xù)工作的開展提供數(shù)據(jù)方面的依據(jù)。

（二）有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

檔案管理工作在一定程度上是對整個單位管理能力的反映，它能表現(xiàn)出單位的管理狀況和存在的不足，便于單位領(lǐng)導(dǎo)做出正確且科學(xué)的決策。所以對檔案管理工作加以重視，在業(yè)務(wù)方面加強(qiáng)管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案的信息化建設(shè)程度，完善管理機(jī)制等，這些舉措讓單位的檔案管理工作更加規(guī)范化與科學(xué)化，順應(yīng)了新時代的管理理念和要求，這不僅能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，還能提升單位的綜合實力，有利于社會的不斷進(jìn)步。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的推動作用，它為單位其他工作的開展提供了依據(jù)，需要得到一定程度的重視。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作要緊跟時代的發(fā)展變化，在理念和制度方面不斷更新進(jìn)步。其中，工作人員的素養(yǎng)、管理制度、信息化建設(shè)程度成為了工作難點(diǎn)，這些既是難點(diǎn)也是突破口，要從這幾個方面入手，采取合適的措施，讓檔案管理工作符合時代的發(fā)展變化，更加科學(xué)化和規(guī)范化。

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