論醫(yī)院財務(wù)人員在基建項目內(nèi)部控制中發(fā)揮的作用

黃東瑜 福建省立金山醫(yī)院

引言

隨著醫(yī)改的推進和人民群眾對醫(yī)療水平的更高要求，全國各地新建及改擴建醫(yī)院數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢。在醫(yī)院會計層面，會計信息化發(fā)展、內(nèi)部控制強化、會計制度改革，醫(yī)院發(fā)展的外部環(huán)境已經(jīng)產(chǎn)生了明顯的變化。新形勢下醫(yī)院會計的管理職能越發(fā)突出，在基建項目執(zhí)行的過程中，財務(wù)人員需要從原先單一的事后會計核算變?yōu)槿鞒獭⒍喾轿坏膮⑴c。這對醫(yī)院財務(wù)工作而言是一個全新的挑戰(zhàn)。

一、公立醫(yī)院的外部環(huán)境及對基建項目的影響

（一）全面預(yù)算管理控制

近年來醫(yī)院全面預(yù)算管理的要求日趨嚴格，從預(yù)算總額的控制到預(yù)算執(zhí)行情況的分析和考核都有所加強。2020年以來醫(yī)院及上級部門紛紛出臺政策強調(diào)“過緊日子”“加強支出管理”，在類似政策背景下醫(yī)院的支出預(yù)算勢必產(chǎn)生調(diào)整，對基建工程款的支付流程也會產(chǎn)生影響。

（二）深入落實內(nèi)部控制制度

2014年《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（施行）》頒布實施，近幾年來上級部門對公立醫(yī)院內(nèi)部控制工作的重視程度明顯提升，各類檢查也都將醫(yī)院內(nèi)部控制的執(zhí)行情況作為重點。建設(shè)項目管理作為內(nèi)部控制中的業(yè)務(wù)類型之一，也在部門協(xié)同、制度完善、信息化管理等方面提出了更高的要求。

（三）專項資金的使用監(jiān)督

上級財政部門有時會針對公立醫(yī)院的基建工程發(fā)放財政補助資金，該類資金對資金的用途和使用進度有嚴格的要求，隨著近幾年來上級部門對財政資金的管理越來越嚴格，不僅對資金的使用進度要時刻跟蹤監(jiān)督，在規(guī)定時間內(nèi)沒有使用的財政補助資金還可能被收回，造成醫(yī)院的損失。

（四）政府會計制度改革

2019年《政府會計制度》實施后醫(yī)院的基建賬完全納入醫(yī)院的會計大賬中統(tǒng)一核算。會計核算的改變導(dǎo)致：① 醫(yī)院大賬反映了國有資產(chǎn)的真實情況，對醫(yī)院的資產(chǎn)負債結(jié)構(gòu)產(chǎn)生明顯的影響。② 基建項目執(zhí)行情況反映在部門預(yù)算中，在編制決算報表時對醫(yī)院的整體預(yù)算執(zhí)行情況產(chǎn)生影響。

二、財務(wù)人員在基建管理工作中遇到的挑戰(zhàn)

（一）財務(wù)人員缺乏專業(yè)知識

財務(wù)人員想要更全面地參與到基建項目的管理工作中首先面臨的問題就是專業(yè)知識的積累不足?；椖恳话憔哂泻軓姷膶I(yè)性，財務(wù)人員不具備相應(yīng)的專業(yè)知識，導(dǎo)致在過去的工作中會計人員對基建工程的了解僅停留在會計核算層面，看不到報表數(shù)據(jù)后面的信息。這就導(dǎo)致在基建并賬之后遇到與基建相關(guān)的會計業(yè)務(wù)時無法對對方提供的材料進行有效的審核。想要更深入地參與到預(yù)算控制、合同管理等環(huán)節(jié)就更有難度。

（二）資本化與費用化界定不明確

根據(jù)會計制度規(guī)定，在項目建設(shè)過程中滿足固定資產(chǎn)確認條件的建設(shè)費用應(yīng)計入在建工程。但是對于固定資產(chǎn)確認條件沒有明確的規(guī)定。如醫(yī)院在原有基礎(chǔ)上進行的大型修繕工程，臨時搭蓋的簡易活動板房等工程是進行資本化還是費用化，如果確認為費用，是在支出時一次性確認費用，還是通過長期待攤費用在一定時間內(nèi)攤銷。

（三）基建項目基本信息不確定

基建項目有以下三個特點：

（1）構(gòu)成復(fù)雜。一個大型的基建項目通常由多個小工程項目組成。

（2）執(zhí)行周期、付款周期長。這些小工程項目一般要跨越多個會計年度，且都需要分期付款，最后的尾款多數(shù)在項目結(jié)束一段時間后才會支付。

（3）主要信息不固定。由于工程類合同往往在竣工驗收階段會對合同總價進行調(diào)整，導(dǎo)致最終實際支付的工程款與最初合同約定的工程款總額有差異。

以上的特點會導(dǎo)致財務(wù)人員對基建項目執(zhí)行情況的跟蹤造成很大難度，在實際操作時有可能出現(xiàn)因竣工驗收導(dǎo)致總價調(diào)整后的項目合同誤認為另一個項目，導(dǎo)致重復(fù)確認在建工程，或?qū)⑼粋€工程項目一部分資本化一部分費用化等問題。

（四）資金監(jiān)管難度大

醫(yī)院基建資金監(jiān)管業(yè)務(wù)往往存在以下三個難點：

（1）醫(yī)院需到銀行開立專戶，但醫(yī)院開戶審批流程長，開戶困難。

（2）基建資金撥付后醫(yī)院和監(jiān)理方無法掌控資金實際用途及資金使用進度。

（3）資金審批流程長、時效慢，資金支出不及時，導(dǎo)致施工方項目計劃無法保證。

三、基建項目執(zhí)行過程中財務(wù)人員的工作重點

（一）積極參與預(yù)算控制

由于基建工程的專業(yè)性強，導(dǎo)致在基建項目預(yù)算的編制過程中財務(wù)人員的參與度不高，因此在預(yù)算申報和執(zhí)行過程中一直處于邊緣化的地位，無法起到有效監(jiān)督。針對這一情況，財務(wù)人員在預(yù)算分析過程中應(yīng)了解基建項目實施過程中的各類支出的具體標準，做好預(yù)算執(zhí)行情況的分析和監(jiān)督。對預(yù)算外的支出及違反基建項目流程的支出要及時阻止并糾正，對資金用途不明或資金用途預(yù)算項目內(nèi)容不符的支出要及時與基建辦溝通調(diào)整預(yù)算項目，確保支出流程不受影響。

（二）資金支付管理

付款流程中財務(wù)人員要對基建辦提供的相應(yīng)材料進行嚴格審查，主要包括是否提供合同、簽章是否合規(guī)、是否標注合同簽訂日期、發(fā)票的真實性、發(fā)票上開具單位信息的準確性等。材料審核無誤后要按計劃及時安排支付，尤其是對于財政補助資金要根據(jù)資金的用途、補助資金的時限等具體情況要優(yōu)先使用時限較短、用途限制較多的資金，以防影響財政補助資金的使用進度。

四、運用信息化工具構(gòu)建基建資金監(jiān)管平臺

針對基建工程項目中資金監(jiān)管的問題，財務(wù)人員可以使用信息化手段通過與銀行或第三方機構(gòu)合作構(gòu)建銀行、醫(yī)院、施工方三方聯(lián)通的資金管理平臺。

（一）設(shè)計理念

（1）免開專戶：醫(yī)院無須開設(shè)財政專戶；用款方開設(shè)監(jiān)督賬戶。

（2）監(jiān)管方式靈活：提供全流程監(jiān)管、查詢監(jiān)管等多種模式，醫(yī)院或監(jiān)理方可實時把控資金的用途及使用進度。

（3）業(yè)務(wù)審批線上化，無須筆筆審批，按日、周、月形成監(jiān)管報告，解決資金審批流程煩瑣、資金支出不及時、項目計劃無法保證的問題。

（4）現(xiàn)成云平臺服務(wù)，醫(yī)院無須再次開發(fā)，可通過網(wǎng)銀等實時線上查詢、審批，電腦端、手機端都可以登錄操作。同時還有實時交易觸發(fā)短信提醒，提高資金審批效率。

（二）操作流程

監(jiān)管平臺的總體業(yè)務(wù)執(zhí)行流程應(yīng)為：

（1）施工方在醫(yī)院指定的銀行開戶后根據(jù)項目施工的具體情況新增基建子項目。這一過程中要支持施工方在平臺上傳與該項目有關(guān)的合同等文件材料供醫(yī)院方或監(jiān)理方審核，醫(yī)院方可以對子項目的信息進行修改。審核通過之后的項目才能接收資金額度。

（2）醫(yī)院財務(wù)人員將工程款劃撥至對方賬戶后施工方將資金清分至各個小項目中，之后提交醫(yī)院方或監(jiān)理方審核。施工方只有在對方審核通過之后才能使用該部分資金。

（3）施工方根據(jù)施工情況發(fā)起用款申請，由醫(yī)院方或監(jiān)理方審核通過之后施工方才可以支出。

審核流程中基建辦、財務(wù)處、審計處等職能科室以及分管院領(lǐng)導(dǎo)等都要納入監(jiān)管體系中，將專項資金監(jiān)測系統(tǒng)的審核流程和醫(yī)院的內(nèi)部控制流程銜接起來（見圖1）。

圖1 資金監(jiān)管平臺操作流程圖

（三）其他功能

（1）鎖定出款渠道

為保證資金?？顚Ｓ?，監(jiān)管賬戶出款渠道受限，施工方從監(jiān)管賬戶中流出的資金只能先經(jīng)過資金監(jiān)管平臺，其他出款渠道全都被關(guān)閉，從源頭保證資金安全。從資金監(jiān)管平臺支付的資金在系統(tǒng)的權(quán)限控制下確保每一筆資金從醫(yī)院劃撥到施工方使用只有一條路徑可以最大限度規(guī)避財務(wù)風(fēng)險。

（2）設(shè)立資金使用白名單

只有在白名單上的單位才能成為最終付款方。白名單由施工方維護、醫(yī)院方或監(jiān)理方審核，白名單的賬戶信息要一一對應(yīng)，如果賬戶信息出現(xiàn)變更，則需要向基建辦、財務(wù)處提供變更信息的說明文件。

（3）完善查詢分析功能

平臺上所有的付款記錄都可以查詢，同時可以查詢付款記錄中的附件。歷史數(shù)據(jù)可以形成項目賬、往來賬、序時賬，從工程、對方單位和時間角度查詢工程進展情況?；椖康膱?zhí)行情況細化到每一個小項目，小項目可以參照固定資產(chǎn)卡片賬的管理模式生成工程項目卡片查詢界面，查詢內(nèi)容應(yīng)包括預(yù)算金額、到賬金額和支出金額等，可以形成圖表并下載（見表1）。

表1 工程項目資金支付情況表界面草稿

（四）院內(nèi)工作安排

1.經(jīng)辦人員

為確保該套系統(tǒng)能正常運行醫(yī)院方面也要在工作流程方面做出一定調(diào)整，會計人員和審計處、基建辦的經(jīng)辦人員需要在監(jiān)管平臺上設(shè)立賬戶，會計人員擁有劃撥資金至施工方賬戶的權(quán)限，審計處、基建辦擁有項目維護和資金清分的審核權(quán)限。

2.醫(yī)院管理層

醫(yī)院可以建立基建項目管理小組，院領(lǐng)導(dǎo)及各職能科室主任都要加入該小組中。基建項目流程中的審核事項均要通過基建項目管理小組集體討論通過并形成決議。小組的主要成員都要在資金監(jiān)管平臺設(shè)立賬戶，賬戶要具備審核與查詢的功能。施工方的用款申請根據(jù)申請金額大小由各級院領(lǐng)導(dǎo)進行審核。

（五）構(gòu)建專項資金監(jiān)管平臺的意義

（1）該平臺可實現(xiàn)?？顚Ｓ?，資金使用進度和項目同步，在確保資金安全的同時也提升了資金使用效率。

（2）優(yōu)化基建檔案管理。通過資金監(jiān)管平臺的流程控制，新增基建項目時必須要導(dǎo)入相關(guān)合同及其他文字材料作為附件，因此極大地優(yōu)化了基建檔案原始資料的收集而且實現(xiàn)了檔案數(shù)字化并建立了檔案與基建項目賬之間的對應(yīng)關(guān)系。

（3）整合資源、理順內(nèi)部控制工作流程。該資金監(jiān)管平臺的操作流程涵蓋了內(nèi)部控制的多個業(yè)務(wù)類型，可以對多個制度關(guān)鍵點進行有效管控，同時加深了內(nèi)部控制工作各個業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，也有效促進財務(wù)處、基建辦及其他內(nèi)部控制職能部門間的合作與數(shù)據(jù)共享，在避免信息孤島的同時提升了信息質(zhì)量。

結(jié)語

管理一體化是未來公立醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，也是財務(wù)人員未來的工作重點。在內(nèi)部控制的重要性日趨突顯的環(huán)境下各部門之間的職責(zé)劃分不斷細化，部門間的協(xié)同也越來越多。基建工程的順利推進需要財務(wù)處、基建辦及其他各職能部門相互協(xié)同、相互監(jiān)督。因此，財務(wù)人員參與到基建項目的管理工作中可以提高基建會計核算質(zhì)量，更好地從財務(wù)角度反映項目的進展情況，從而有效規(guī)避潛在財務(wù)風(fēng)險，確保醫(yī)院整體利益。