企業(yè)檔案管理的問題與思考

唐式英

摘要：檔案管理對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展存在著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而長時(shí)間以來，我國大部分企業(yè)均沒有對此項(xiàng)工作引起必要的重視，在檔案管理當(dāng)中衍生出了各種各樣的問題，繼而阻礙了企業(yè)發(fā)展的腳步。對此，針對這些問題進(jìn)行探討，并在此基礎(chǔ)上提出切實(shí)可行的解決措施，旨在全面提高企業(yè)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;企業(yè)管理問題;思考

在企業(yè)剛開始建設(shè)時(shí)檔案就已經(jīng)產(chǎn)生，其充分展示出了企業(yè)從開始到發(fā)展壯大的所有環(huán)節(jié)，貫穿于企業(yè)的歷史，繼而為企業(yè)的所有決策提供有價(jià)值的信息。但在大部分企業(yè)中，檔案管理存在五花八門的問題，對企業(yè)發(fā)展水平產(chǎn)生了不利影響。對此，針對這些問題展開進(jìn)一步論述，并提出合理化建議。

一、企業(yè)檔案管理工作的意義

所謂企業(yè)檔案，簡單地說是在其每一項(xiàng)活動中所衍生出來的全部檔案的總和。從客觀的角度出發(fā)來講，企業(yè)檔案為以下幾個(gè)方面提供了重要的參考依據(jù)：一是生產(chǎn)管理;二是經(jīng)營管理;三是人力資源管理;四是產(chǎn)品研發(fā);五是財(cái)務(wù)管理。針對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層來說，其應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)檔案，對所有工作人員的素質(zhì)、品行等方面有一個(gè)全面的認(rèn)識，熟知本企業(yè)的技術(shù)實(shí)力，旨在做出最為恰當(dāng)?shù)臎Q策，以此來促進(jìn)企業(yè)管理質(zhì)量的全面提升。由此可見，做好檔案管理工作對提高企業(yè)內(nèi)部管理水平、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展等方面均有著積極的意義。

二、企業(yè)檔案管理工作中的主要問題

（一）沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

長期以來，很多企業(yè)在開展檔案管理工作期間并不具備足夠的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至管理資金也常常處于緊缺狀態(tài)，無法得到有效保障，由此導(dǎo)致檔案的利用率不理想，無法站在戰(zhàn)略的立場上從檔案當(dāng)中獲得有價(jià)值的信息，繼而對此項(xiàng)工作的開展水平帶來不利影響。

（二）企業(yè)檔案管理力量不充足

在很多企業(yè)當(dāng)中，相關(guān)管理者身兼多職的情況比比皆是，同時(shí)職位變動頻率較為頻繁，尚未形成專門人才，甚至有些單位尚未建設(shè)獨(dú)一無二的部門，顯然這會影響到檔案管理工作水平。一些管理者綜合能力不高，在檔案管理方面也不具備較強(qiáng)的知識儲備，沒有對此項(xiàng)工作有一個(gè)全面的認(rèn)識，無法熟練掌握整理歸檔裝訂等一系列環(huán)節(jié)，無法游刃有余地勝任此項(xiàng)工作，這樣很容易致使一些檔案發(fā)生收集不到位的情況，從而致使檔案資源的缺失。

（三）檔案信息化建設(shè)無法緊跟時(shí)代的腳步

很多企業(yè)檔案管理模式主要以人工方式為主，顯然這樣會導(dǎo)致信息化建設(shè)無法緊跟時(shí)代的腳步。借助于人工方式不單單會讓整體效率大打折扣，還容易增加錯(cuò)誤情況發(fā)生的次數(shù)。即便在信息化不斷發(fā)展的時(shí)代，大部分企業(yè)也無法利用信息化帶來的優(yōu)勢，這樣長此以往下去會致使檔案整理方式更新速度不快，從而與當(dāng)前社會發(fā)展需求背道而馳。

（四）管理與服務(wù)存在脫節(jié)情況

第一，檔案的門類存在著單一化的特點(diǎn)，大部分企業(yè)總是將目光放在文書檔案之上，而沒有對業(yè)務(wù)資料的收集予以高度重視，顯然這會對檔案系統(tǒng)的完整性帶來不利影響。第二，對檔案的保護(hù)力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致很多檔案流失。第三，大部分企業(yè)往往將目光放在了存儲上面，卻沒有對其應(yīng)用問題引起必要的重視。很多企業(yè)收集完相關(guān)檔案之后，就會將其一直存儲起來而很少再去翻閱，忽略了檔案在企業(yè)發(fā)展期間的重要價(jià)值。這不單單會阻礙到企業(yè)發(fā)展的腳步，還會造成過度浪費(fèi)。

三、對企業(yè)檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識

積極宣傳檔案工作的重要性，確保相關(guān)管理者以及工作人員均可以深刻意識到此項(xiàng)工作的重要意義。將更多的目光放在此項(xiàng)工作的開展之上，并在此基礎(chǔ)上把其提升至重要位置，促使企業(yè)可以得到廣泛關(guān)注。不只是這樣，還應(yīng)當(dāng)對此項(xiàng)工作投入足夠的資金扶持，為此項(xiàng)工作可以暢通無阻地進(jìn)行下去提供應(yīng)有的保障。

（二）科學(xué)立檔，構(gòu)建行之有效的收集制度

從企業(yè)的角度出發(fā)來講，其應(yīng)在以下幾個(gè)方面認(rèn)真遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：一是分類檔案;二是歸檔范圍;三是保管期限等。與此同時(shí)，還要持續(xù)提升檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照相關(guān)要求開展檔案整理工作，確保檔案內(nèi)的每一個(gè)文件均處于完整狀態(tài)。規(guī)范檔案管理工作，對檔案種類做好相應(yīng)的劃分工作，為日后檔案的存儲與應(yīng)用提供應(yīng)有的便利。

（三）對檔案服務(wù)機(jī)制加以創(chuàng)新

規(guī)范管理檔案的內(nèi)容，在持續(xù)提升檔案水平的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取有效措施完善與優(yōu)化文獻(xiàn)資源，這樣做的目的是促使檔案管理可以朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的方向前進(jìn)，繼而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)讓檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新意識得到進(jìn)一步地加強(qiáng)，加快現(xiàn)代化建設(shè)的腳步，旨在為經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來益處。

（四）加大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的力度

基于經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)提高的大環(huán)境下，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的腳步，應(yīng)當(dāng)擁有較強(qiáng)的綜合能力與較高的道德品質(zhì)，同時(shí)還要求相關(guān)工作人員要端正自身工作態(tài)度，以最飽滿的熱情投入到檔案管理工作當(dāng)中。從企業(yè)的角度出發(fā)來講，企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的人才存儲，加大資金的投入力度，只有這樣才能加快其發(fā)展的腳步。

（五）要加快企業(yè)的信息化建設(shè)

在充分借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起與之相匹配的檔案信息數(shù)據(jù)庫，把檔案做好信息化處理，以此來促進(jìn)檔案管理與信息化建設(shè)共同實(shí)施。與此同時(shí)，還要對現(xiàn)代化發(fā)展成果加以利用，借助于信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來順利實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，從而促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)水平與質(zhì)量的全面提升。針對企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)環(huán)節(jié)來說，一定要將目光放在隱私的保護(hù)之上，為檔案管理工作得以順利實(shí)施創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（六）做好檔案管理的安全防護(hù)工作

應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格結(jié)合有關(guān)法律法規(guī)開展檔案管理工作。針對檔案安全管理工作來說，相關(guān)企業(yè)需要加大資金的投入力度，除了要高度重視人為影響之外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注防潮、防火等相關(guān)方面。就那些特殊檔案而言，一定要將更多的時(shí)間和精力投入到對其的防護(hù)當(dāng)中，如果有必要則需要進(jìn)行單獨(dú)的防護(hù)手段。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)做好法律備案工作。

四、結(jié)束語

檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理中的重要組成部分。倘若想要提升企業(yè)工作水平，加快企業(yè)發(fā)展的腳步，那么就要將更多的目光放在檔案管理之上，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理模式，采取針對性的手段妥善處理檔案管理工作存在的各種問題，為企業(yè)得以健康發(fā)展保駕護(hù)航。

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