行政審批檔案信息化管理工作要點(diǎn)探究

陳雅靜

摘要：隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的結(jié)構(gòu)體系以及工作流程等方面也進(jìn)行了不斷的優(yōu)化和提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國在行政審批管理流程中也進(jìn)行了改革。通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)了在行政審批檔案方面的管理。優(yōu)化過程中主要是通過對(duì)行政審批檔案進(jìn)行信息化，從而提高政府行政審批的效率和工作質(zhì)量，從而構(gòu)建服務(wù)型政府，為人民提供了更大的便利。

關(guān)鍵詞：行政審批檔案;檔案管理;信息化管理

1.新時(shí)期行政審批檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享

隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國在各行各業(yè)中都發(fā)生了很大的改變。在行政審批檔案管理中，與傳統(tǒng)的管理模式相比，工作效率變得非常的低。通過互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的滲透可以很明顯的提高工作質(zhì)量和工作效率，而且在行政審批檔案管理過程中，運(yùn)用信息技術(shù)可以進(jìn)一步提高信息數(shù)據(jù)的傳遞，使得其他部門想要對(duì)行政審批檔案信息進(jìn)行查閱和調(diào)取時(shí)更加方便。進(jìn)一步提高了工作人員的工作效率，而且通過對(duì)數(shù)據(jù)信息化也可以防止數(shù)據(jù)的丟失和損壞。在傳統(tǒng)紙質(zhì)的行政審批檔案管理中，許多信息由于時(shí)間的久遠(yuǎn)而發(fā)生丟失或損壞等情況，這對(duì)后期工作人員進(jìn)行行政審批檔案調(diào)取帶來非常大的麻煩，從而阻礙了工作的進(jìn)程。另外利用信息化技術(shù)，不僅可以對(duì)各部門進(jìn)行行政審批檔案調(diào)取有很大的幫助，對(duì)行政審批檔案的歸納整理，存儲(chǔ)等具體的工作內(nèi)容上也有很大的應(yīng)用。通過現(xiàn)有技術(shù)可以對(duì)行政審批檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的技術(shù)支持。這就使得信息數(shù)據(jù)在各部門的流通更加快速，對(duì)其他部門在進(jìn)行相應(yīng)工作的展開上提供更多的幫助。

1.2提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的行政審批檔案管理的過程中，工作人員所苦惱的就是在海量的數(shù)據(jù)中尋找有用的數(shù)據(jù)，這不僅對(duì)行政單位的工作人員來說是一項(xiàng)龐大的工程，還耽誤了其他部門的工作效率。而且海量的行政審批檔案的數(shù)據(jù)和不同類別的行政審批檔案也對(duì)工作人員造成了心理上的壓力。在行政單位的工作人員每天具體工作是要對(duì)行政審批檔案進(jìn)行歸檔、分類與整理。而這些工作內(nèi)容對(duì)每一位工作人員來說都很復(fù)雜，而在這海量的數(shù)據(jù)中進(jìn)行工作也難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，而這些錯(cuò)誤也會(huì)影響后期其他部門工作，因此就需要在進(jìn)行行政審批檔案管理過程中要更加仔細(xì)，而這也會(huì)大大降低工作人員的工作效率。但是通過對(duì)行政審批檔案信息化，就可以通過現(xiàn)有的信息管理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行更有效的管理，保證工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，使檔案管理的效用得以充分發(fā)揮

1.3保障檔案持久使用

傳統(tǒng)的行政審批檔案管理對(duì)數(shù)據(jù)的丟失非常嚴(yán)重。而行政部門通過現(xiàn)有的信息化技術(shù)就可以更為有效的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存和傳輸。信息化管理將行政審批檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化保存在服務(wù)器中。而且在進(jìn)行保存的過程中也可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份，進(jìn)一步保證了行政審批檔案信息的保存。避免工作人員在操作不當(dāng)?shù)那闆r下刪除一些重要數(shù)據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。行政審批檔案信息化可以有效的節(jié)省檔案的占用空間。

2.新時(shí)期行政審批檔案信息管理的優(yōu)化措施

2.1改良管理制度

在傳統(tǒng)的行政審批檔案管理過程中，主要是以人力對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和整理。這種管理模式不僅降低了對(duì)檔案整理的工作效率，對(duì)人力物力也是一種很大的浪費(fèi)。因此，在新時(shí)期對(duì)行政審批檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的過程中，就需要建立更為有效的管理制度。從制度上出發(fā)，使行政審批檔案管理工作更符合我國當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化我國在行政審批檔案中存在的漏洞。而想要行之有效的提高行政審批檔案的管理，就需要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。在具體的對(duì)信息化方法進(jìn)行展開時(shí)，就需要前期建立完整的管理制度。從宏觀上來講就需要充分把握住信息化檔案管理總體思路和工作流程。在具體進(jìn)行信息化檔案建設(shè)過程中，就需要從實(shí)際出發(fā)，在行政審批檔案信息化過程中需要的技術(shù)，硬件上的支持，軟件上的選擇和開發(fā)都要有足夠的了解，結(jié)合新型的管理制度與操作模式，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息化管理的改革。

其次，通過前期對(duì)整體的管理制度和所需要的工作環(huán)境進(jìn)行完善之后。在具體的檔案管理工作過程中也要對(duì)具體的工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步提高檔案管理的水平與質(zhì)量，為檔案管理工作可以持續(xù)展開提供充足的理論依據(jù)和更深層次的指導(dǎo)。

最后就是針對(duì)檔案信息而言，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人口的不斷增加，使得我國行政審批檔案數(shù)據(jù)越來越多。因此，從不同渠道搜集到的檔案也會(huì)在組織結(jié)構(gòu)上有很大的差異性，這對(duì)工作人員在檔案管理方面來說也會(huì)帶來了很大的困難。因此在進(jìn)行檔案管理制度的優(yōu)化與改革中也要進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)等方面的改變。通過對(duì)檔案的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一性，這樣就可以使得在檔案管理的過程中有良好的結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)，為檔案信息化建設(shè)提供助力。

2.2優(yōu)化檔案管理

在我國行政審批檔案管理過程中，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，行政審批檔案的管理也在慢慢的進(jìn)行改變。而在當(dāng)今時(shí)代背景下，行政審批檔案信息化管理是檔案管理進(jìn)行改革的主要發(fā)展方向。而想要讓行政審批檔案管理向信息化方向靠近，就需要結(jié)合實(shí)際工作對(duì)信息化檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)控。加強(qiáng)行政審批檔案信息化管理就需要對(duì)電子信息檔案有重要的認(rèn)識(shí)。對(duì)行政審批檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的過程中，要做到定期進(jìn)行更新存檔和備份。通過與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案的安全性，保證我國機(jī)密不外泄。另外在檔案管理過程中也要進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)共享。我國對(duì)行政審批檔案進(jìn)行管理，最主要的目的就是想要通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的管理和使用，進(jìn)一步提高我國建設(shè)的腳步。因此，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的檔案資源共享可以更有效的發(fā)揮出行政審批檔案自身的價(jià)值。并且在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案資源共享的同時(shí)，行政單位的工作人員也要對(duì)檔案信息的管理進(jìn)行優(yōu)化，通過利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更深層次的優(yōu)化和管理，適應(yīng)新時(shí)代背景下的發(fā)展要求。

總結(jié)

綜上所述，隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展。我國行政機(jī)關(guān)對(duì)行政審批檔案的信息化管理也是符合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的潮流。而想要進(jìn)一步做好行政審批檔案的信息化管理，就需要對(duì)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做出相應(yīng)的改變，以提高信息資源共享，提升檔案利用效率，保障檔案信息的保存。

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