從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期的街道辦事處檔案管理工作思路

周蕾

摘要：現(xiàn)如今我國(guó)信息技術(shù)水平逐年提升，給各行各業(yè)帶來了顯著變化，尤其街道辦事處在組織檔案管理工作時(shí)，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，采用信息化的管理方式制定新型管理思路，結(jié)合街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀制定科學(xué)的改進(jìn)對(duì)策，確保檔案管理能夠有效發(fā)揮出自身的信息利用價(jià)值。本文主要從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期的街道辦事處檔案管理工作思路進(jìn)行淺析。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)方式;信息化管理;街道辦事處;檔案管理;工作思路

引言：這些年我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，對(duì)街道辦事處的檔案管理工作帶來了較大影響，需要工作人員在開展檔案管理工作時(shí)，結(jié)合信息化時(shí)代的工作特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)管理方式，采用信息化管理的方式進(jìn)行過渡，根據(jù)街道辦事處檔案管理工作的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的過渡思路，有序提升街道辦事處的檔案管理工作質(zhì)量。

一、街道辦事處檔案管理工作從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡現(xiàn)狀

1、檔案信息技術(shù)利用率較低

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，街道辦事處在利用信息化進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于管理人員沒有對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員對(duì)信息化檔案管理方式、注意事項(xiàng)的了解程度較低，在處理工作內(nèi)容的過程中，不能結(jié)合信息技術(shù)要求靈活變更自身的工作方式，采用的檔案管理理念仍舊停留在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，認(rèn)為這項(xiàng)工作就是對(duì)街道提交的學(xué)籍檔案資料進(jìn)行整理、保管，這種工作理念使得他們?cè)趯?shí)際開展工作時(shí)，習(xí)慣采用手工與信息技術(shù)相結(jié)合的方式進(jìn)行資料收集、整理以及存儲(chǔ)，存有檔案信息技術(shù)利用率較低的問題。

2、檔案管理信息條件較差

相比于其它領(lǐng)域而言，街道辦事處的檔案管理工作室存有信息條件較差的問題。這些年部分街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)層在發(fā)展的過程中，通常會(huì)將目光放到經(jīng)濟(jì)發(fā)展上來，對(duì)檔案管理的財(cái)政投入力度較小，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備較為老舊，硬盤存儲(chǔ)量較小，甚至部分地方街道辦事處的工作人員沒有專門的檔案管理工作室。與此同時(shí)，部分街道沒有建設(shè)檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，使得線上能夠查找的檔案信息資源較少，檔案信息化建設(shè)力度較低，這種情形既降低了相應(yīng)設(shè)備的使用價(jià)值，還無法科學(xué)利用和開發(fā)街道辦事處的檔案信息資源。

3、檔案管理制度不夠完善

近些年我國(guó)進(jìn)入到信息化時(shí)代后，促使街道辦事處的檔案管理從紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)換成信息化管理，使得檔案管理的工作流程、操作步驟都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，需要工作人員在錄入、整理以及保存檔案的過程中，都需要在線上完成相應(yīng)的檔案管理內(nèi)容，這種轉(zhuǎn)變就需要街道辦事處結(jié)合社會(huì)對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上，適當(dāng)完善檔案管理制度。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分街道辦事處在檔案管理中仍舊采用以往的管理制度組織工作，導(dǎo)致管理制度與工作內(nèi)容出現(xiàn)不相適應(yīng)的情況，降低了街道辦事處的檔案管理工作水平。

二、從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期的街道辦事處檔案管理工作思路

1、提升檔案信息技術(shù)利用率

街道辦事處檔案管理工作內(nèi)容較多，既需要工作人員對(duì)工作流程足夠了解，還需要他們掌握扎實(shí)的信息技術(shù)，學(xué)會(huì)在工作中利用線上信息技術(shù)開展工作。因此，為了提高促使街道辦事處檔案管理工作有序從傳統(tǒng)方式向信息化管理過渡，管理人員應(yīng)結(jié)合街道辦事處檔案管理實(shí)際情況，制定多種培訓(xùn)方式，全面提升員工的信息化水平。例如，管理人員可以組織工作者參加與信息化檔案管理有關(guān)的培訓(xùn)，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員講解利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的工作技巧和工作流程，幫助全體檔案管理工作者提升自身對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，促使他們?cè)诮窈箝_展檔案管理工作時(shí)，能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行工作，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，有序提高街道辦事處檔案管理工作質(zhì)量。

2、加大檔案信息管理財(cái)政投入力度

現(xiàn)如今絕大多數(shù)街道辦事處在檔案管理工作方面，都已經(jīng)朝著集成化方向發(fā)展，要想有效推動(dòng)街道辦事處檔案管理工作思路有傳統(tǒng)方式向信息化管理過渡，領(lǐng)導(dǎo)層就應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀，加大檔案信息管理財(cái)政投入力度。例如，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在日常生活中主動(dòng)學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的知識(shí)，全面了解信息化檔案管理的意義，并在制定街道辦事處發(fā)展計(jì)劃時(shí)，加大財(cái)力投入力度，及時(shí)給相應(yīng)的工作人員更換先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、電子掃描儀以及儲(chǔ)存卡等。其次，領(lǐng)導(dǎo)可以邀請(qǐng)信息技術(shù)人員，在街道辦事處的內(nèi)部網(wǎng)站上搭建線上檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系，豐富檔案信息資源，這樣可以促使工作人員在組織檔案管理工作時(shí)，積極利用信息設(shè)備在檔案管理網(wǎng)絡(luò)上查找相應(yīng)的信息資源。

3、完善檔案管理制度

街道辦事處在進(jìn)行檔案管理工作思路轉(zhuǎn)變時(shí)時(shí)，應(yīng)緊跟信息檔案管理方式的變化，以及社會(huì)對(duì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，在原有檔案管理制度體系的基礎(chǔ)上不斷完善檔案管理制度，促使檔案管理能夠充分提高使用價(jià)值。在完善檔案管理制度的過程中，需要與當(dāng)前檔案管理內(nèi)容相對(duì)接，為了促使檔案管理制度能夠和當(dāng)今的檔案管理內(nèi)容相符合，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織檔案管理人員調(diào)查該項(xiàng)工作的實(shí)際開展情況，總結(jié)檔案管理制度中需要完善的地方，提升檔案管理制度體系的可行性。與此同時(shí)，街道辦事處在完善管理制度體系時(shí)，可以采用獎(jiǎng)懲的管理方式，將檔案管理中的工作內(nèi)容按照工作人員人數(shù)進(jìn)行科學(xué)劃分，把各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容落實(shí)到具體的工作人員身上，促使他們?cè)诮M織工作時(shí)能夠肩負(fù)起自身的工作職責(zé)，提高工作人員的責(zé)任心，全面增強(qiáng)信息化檔案管理的工作質(zhì)量。另外，由于新的檔案管理制度與過去的檔案管理制度存在不同之處，當(dāng)檔案管理制度體系完善后，街道辦事處應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，例如微信公眾號(hào)、內(nèi)部網(wǎng)站等進(jìn)行宣傳，通過圖文講解的方式，提升檔案工作者對(duì)新型檔案管理制度的了解程度，促使他們?cè)陂_展工作的過程中，能夠按照新的管理制度規(guī)范自身工作內(nèi)容，充分發(fā)揮出該制度在信息化管理中的監(jiān)管作用。

結(jié)束語：綜上所述，現(xiàn)如今我國(guó)進(jìn)入到信息化時(shí)代，促使街道辦事處的檔案管理工作思路，從傳統(tǒng)方式向信息化管理方式過渡。為了提升街道辦事處信息化檔案管理水平，應(yīng)從多個(gè)視角分析檔案管理中存在的問題，并制定科學(xué)的解決措施，不斷增強(qiáng)街道辦事處信息化檔案管理質(zhì)量。

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