基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

張鈺

摘 要：隨著我國人口的增加，目前我國基層事業(yè)單位檔案數(shù)量較多，管理難度也日漸增大，檔案管理人員需要面對的挑戰(zhàn)與困難也日漸嚴(yán)峻，為了基層事業(yè)單位檔案的良好發(fā)展，需要對其進(jìn)行信息化操作，將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)理念與檔案管理進(jìn)行合理結(jié)合，以此保證相關(guān)人員對檔案管理的工作效率，并且單位工作人員的檔案也要跟隨單位的改制、合并進(jìn)行調(diào)整，對于一個企業(yè)而言，檔案管理十分重要，做好檔案管理有利于領(lǐng)導(dǎo)了解員工的個人信息，能夠提高單位人事管理水平、職位提升等。文章從基層事業(yè)單位檔案的管理實踐出發(fā)，簡要分析了基層事業(yè)單位檔案的相關(guān)問題，并提出一些建議，以期為我國檔案管理方面作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)路徑

一、基層事業(yè)單位檔案信息化的意義

（一）檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位的用人體制隨著信息化發(fā)展不斷改變，而檔案對于每一個人來說都十分重要，無論是在校學(xué)生還是工作者，檔案的記錄和內(nèi)容都直接關(guān)系著單位對其的看法與態(tài)度，也是人們在日常生活的規(guī)律作息與重要事件的記載所形成的書面形式資料，具有政治性、社會性、教育性、文化性等特點。傳統(tǒng)的檔案主要依靠人力進(jìn)行管理，存在很多問題，還具有不便性，將基層事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化處理，既方便了基層事業(yè)單位檔案的管理，還減少了檔案丟失、損壞的風(fēng)險。隨著信息化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)跟不上時代的步伐，為了提高基層事業(yè)單位檔案的管理水平與體系，需要對其進(jìn)行合理的優(yōu)化，與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，提高單位管理水平。

（二）有利于人才管理

單位人才的進(jìn)步、遷離都會影響事業(yè)單位的發(fā)展，對單位檔案的信息化管理，能夠更好地明確單位的用人需求，在選取人才的時候招聘對口的人才;通過檔案信息化管理，可以有效的發(fā)現(xiàn)單位人員存在的不足與需求，并通過制定合理的培訓(xùn)計劃，提高人員的整體水平。目前，事業(yè)單位錄用相關(guān)人員往往采用合同制體系，雖然利于單位長遠(yuǎn)的發(fā)展，但也增加了基層事業(yè)單位的檔案管理難度，而信息化管理制度有利于檔案的調(diào)取和查閱，從一定程度上提高了單位的管理水平，不管是人員流入還是流出，檔案管理都十分重要，所以單位需要建立高水平的信息化檔案管理。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱，跟不上時代發(fā)展步伐

我國基層事業(yè)單位注重的是業(yè)務(wù)能力和生產(chǎn)水平，單位一般不重視檔案管理，缺乏檔案管理意識，沒有認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，而檔案管理人員往往還兼其他職位，對于檔案管理存在一定的忽視，并且檔案管理人員的招聘要求也較低，沒有安排必要的培訓(xùn)制度，造成了很多單位的管理人員思想、檔案管理設(shè)備跟不上時代發(fā)展步伐，呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，這些都是檔案管理意識薄弱造成的。

（二）檔案管理技術(shù)水平低，缺少高質(zhì)量管理人才

目前我國的人員檔案往往還以紙質(zhì)版為主，需要人工對其記錄、查閱，即使個別有使用計算機(jī)記錄，也只是通過計算機(jī)進(jìn)行簡單計算，紙質(zhì)版檔案上傳網(wǎng)絡(luò)也是進(jìn)行掃描等方式輸入設(shè)備，效率低下，而以前的大部分檔案由于沒有電子版的文檔形式，因此對其進(jìn)行查找、統(tǒng)計都十分不便。檔案管理人員的電子設(shè)備操作能力有限，高質(zhì)量、高水平的管理人才十分缺乏，新技術(shù)還未應(yīng)用在單位的檔案管理中，檔案管理設(shè)備也沒有進(jìn)行更新，造成了管理人員無法獲取相關(guān)檔案的相應(yīng)內(nèi)容，從而影響單位對檔案的管理重視水平。

（三）檔案管理不規(guī)范，管理制度不完善

當(dāng)前大多基層事業(yè)單位檔案管理層面存在缺陷，例如管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理內(nèi)容存在偏差等，這些問題不僅說明了檔案管理的不完善，更體現(xiàn)了檔案管理始終沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。很多管理習(xí)慣一旦養(yǎng)成就難以改變，這也是為什么基層事業(yè)單位要進(jìn)行深化改革的目的。管理人員操作規(guī)程不嚴(yán)謹(jǐn)，受傳統(tǒng)的管理模式影響，管理人員缺乏規(guī)范意識，管理過程隨意性較大，辦事效率低下，并且沒有完善的管理制度，監(jiān)管也十分困難。一直以來人事檔案管理監(jiān)管嚴(yán)重缺失，沒有監(jiān)管，規(guī)范性就無法得到保證，檔案管理水平也無法提升。

三、提高基層事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

（一）加強(qiáng)單位對檔案管理的重視度，提升檔案管理意識

檔案管理的信息化能夠很好的解決檔案管理中存在的許多問題，而如何將檔案管理信息化觀念深入人心，首先需要要對人事檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，讓基層事業(yè)單位了解到檔案管理的重要性，認(rèn)識現(xiàn)有的檔案管理已經(jīng)無法滿足時代需求，其次，需要讓基層事業(yè)單位知道現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)點，從而改變一直以來單位不重視的情況，領(lǐng)導(dǎo)重視了，意識提升了，宣傳作用發(fā)揮了，人事檔案管理就能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化，管理水平就能夠提升。

（二）提升檔案管理的技術(shù)水平，選拔高技術(shù)人才

在基層事業(yè)單位對檔案管理進(jìn)行信息化處理之后，也需要對管理人員提出更高的要求，必要時，基層事業(yè)單位可以根據(jù)實際情況，選拔出或招聘出優(yōu)秀的現(xiàn)代信息化管理人才，檔案信息化管理不僅僅是將檔案資料與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，更是對檔案豐富度、內(nèi)涵情況的記錄，檔案管理不僅僅是單位員工檔案的流入和流出，還有個人信息記錄，每個時期的工作總結(jié)、工作匯報、工作成果等等，都需要按時存入個人檔案中，可以說檔案管理是一個漫長且復(fù)雜的過程。對原先的檔案管理人員也要通過培訓(xùn)，來增強(qiáng)他們的能力水平。

（三）完善管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督工作

合理的管理制度不僅僅是規(guī)范單位用人的標(biāo)準(zhǔn)，更是管理人員約束自身、以身作則的重要尺表，完善檔案管理制度有利于檔案管理規(guī)范化的進(jìn)行，隨著檔案管理的信息化建設(shè)，管理制度也需要與時俱進(jìn)，增加相應(yīng)的約束標(biāo)準(zhǔn)與內(nèi)容，激勵管理人員更好的發(fā)揮信息化優(yōu)勢，讓管理人員有制度可依，明確管理人員的職責(zé)和工作，通過合理的獎懲制度，激發(fā)員工的積極性，并且有了明確的規(guī)章制度，也有利于監(jiān)督工作的進(jìn)行，加強(qiáng)對管理人員的監(jiān)督，從制度水平上提高檔案管理的規(guī)范水平。

四、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)對基層事業(yè)單位的發(fā)展有著重要意義，將新時代信息技術(shù)加入到檔案管理中，使其相互融合，相互促進(jìn)，制定相關(guān)的管理制度，提高檔案管理人員的技術(shù)水平，能夠更快更好地提高檔案管理的規(guī)范性水平，進(jìn)而促進(jìn)單位的發(fā)展。

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