全局視角下的醫(yī)院藥品采購(gòu)內(nèi)部控制策略研究

丁曉紅

醫(yī)院藥品采購(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，直接影響到患者的身心健康，故有必要加強(qiáng)其內(nèi)部控制。本文主要提出以下五項(xiàng)關(guān)于醫(yī)院藥品采購(gòu)內(nèi)部控制的策略，包括完善分離職務(wù)等制度、優(yōu)化流程以加強(qiáng)各部對(duì)接、創(chuàng)建良好的合格供應(yīng)商名錄體系、建立并完善藥品規(guī)范驗(yàn)收環(huán)節(jié)、打造完備的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制、加強(qiáng)采購(gòu)成本控制與研究、加強(qiáng)醫(yī)院藥品信息化采購(gòu)平臺(tái)與應(yīng)用建設(shè)。

在醫(yī)院成本體系中，藥品采購(gòu)成本很高。故此，該項(xiàng)業(yè)務(wù)的內(nèi)控極為重要，直接影響到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量以及醫(yī)療服務(wù)水平?，F(xiàn)有實(shí)踐研究顯示，若醫(yī)院能通過(guò)妥善的內(nèi)控手段科學(xué)降低藥品采購(gòu)價(jià)，患者“看病貴、看病難”問(wèn)題將得到更有力的解決，醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)濟(jì)利益也能擁有更強(qiáng)的保障，甚至因此擁有良好的聲譽(yù)。所以，醫(yī)院歷來(lái)非常注重優(yōu)化與藥品采購(gòu)緊密相關(guān)的內(nèi)控制度，借以保障醫(yī)院及老百姓的利益。接下來(lái)，筆者將淺談醫(yī)院藥品采購(gòu)內(nèi)部控制策略。

一、完善分離職務(wù)等制度

完善醫(yī)院藥品采購(gòu)的制度與流程，方能確保藥品采購(gòu)得到科學(xué)監(jiān)控。對(duì)此，醫(yī)院可采取以下舉措：首先，健全科室評(píng)議制度，要求科室醫(yī)護(hù)人員集體簽注藥品采購(gòu)意見(jiàn)，再提交給醫(yī)院藥事管理部門(mén)審核，審核通過(guò)，上傳醫(yī)院公共信息平臺(tái)。上傳內(nèi)容應(yīng)包括藥品的名稱(chēng)、規(guī)格、具體數(shù)量、應(yīng)用病區(qū)以及生產(chǎn)廠家，且說(shuō)明該藥品禁止連續(xù)采購(gòu)。其次，對(duì)目前醫(yī)院實(shí)施的藥品相關(guān)制度進(jìn)行匯編，明確不同科室在藥品管理方面的具體職責(zé)，特別是臨床科室、掌握財(cái)權(quán)的財(cái)務(wù)科、采購(gòu)部門(mén)，以便及時(shí)追責(zé)，防止藥品采購(gòu)內(nèi)控失衡。再者，分離各個(gè)不相容的職務(wù)。具體表現(xiàn)為，分離藥品采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、科室等的職務(wù)，使之能相互監(jiān)督;著重分離藥品采購(gòu)申請(qǐng)崗位、審核崗位、要價(jià)咨詢崗位、供應(yīng)商管理崗位、合同簽訂崗位等任職人員的職務(wù)，防止徇私舞弊，引發(fā)藥品采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn);分離采購(gòu)驗(yàn)收崗、會(huì)計(jì)記錄崗、采購(gòu)付款崗等的職務(wù)，避免出現(xiàn)采購(gòu)付款不當(dāng)問(wèn)題。最后，發(fā)揮醫(yī)院藥事管理部門(mén)的作用，由院長(zhǎng)主導(dǎo)監(jiān)督藥品采購(gòu)計(jì)劃的制定，分析藥品采購(gòu)是否契合藥品的現(xiàn)實(shí)使用情況。考慮到藥事管理人員可能會(huì)介入藥物治療，較難在藥品采購(gòu)方面保持客觀，建議醫(yī)院適當(dāng)對(duì)該部門(mén)人員進(jìn)行小組細(xì)分，使一小組專(zhuān)攻藥事管理，另一小組專(zhuān)攻藥物治療，科學(xué)地執(zhí)行各自的事務(wù)，從而保證藥品采購(gòu)的內(nèi)部控制有效性。

二、優(yōu)化流程以加強(qiáng)各部對(duì)接

任何藥品的采購(gòu)都應(yīng)當(dāng)有其特定的預(yù)算，且每批藥品應(yīng)有特定的計(jì)劃以說(shuō)明預(yù)算額度的分配，以便藥品采購(gòu)人員能合理控價(jià)，最大限度降低藥品成本。對(duì)此，醫(yī)院需編制預(yù)算，編制部門(mén)需著重依據(jù)預(yù)算制度要求，細(xì)化藥品采購(gòu)預(yù)算清單，切實(shí)提高預(yù)算的精確性，強(qiáng)化預(yù)算方案的實(shí)用性。在這方面，建議預(yù)算人員可開(kāi)展以下工作：首先，對(duì)醫(yī)院各科室醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行預(yù)算培訓(xùn)，使之深刻意識(shí)到預(yù)算準(zhǔn)確編制的重要性，督促其依據(jù)科室的實(shí)際需求提交藥品采購(gòu)需求申請(qǐng)，并按照規(guī)定參與逐級(jí)審批，盡可能規(guī)避虛報(bào)風(fēng)險(xiǎn)。其次，醫(yī)院預(yù)算編制人員需高度關(guān)注以往藥品采購(gòu)出現(xiàn)過(guò)的問(wèn)題，理智地分析本次藥品采購(gòu)可能受到的風(fēng)險(xiǎn)沖擊，再由此切入，客觀公正地編制藥品采購(gòu)預(yù)算，防止過(guò)多地介入主觀因素，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制合理性。再者，藥品采購(gòu)預(yù)算編制人員在正式編制預(yù)算計(jì)劃前，需進(jìn)入系統(tǒng)查看往年的藥品采購(gòu)數(shù)據(jù)，分析待采購(gòu)藥品歷史消耗狀況，分析當(dāng)年的合理采購(gòu)數(shù)，再引入零基預(yù)算編制方法，合理科學(xué)地對(duì)預(yù)算資金進(jìn)行妥善分配，防止高耗藥品采購(gòu)數(shù)量不足。最后，藥品采購(gòu)預(yù)算編制人員要盡可能細(xì)化到所有已完成審批的科室，確保預(yù)算能覆蓋到每類(lèi)產(chǎn)品，使之采購(gòu)數(shù)量得到滿足，盡可能減少需要臨時(shí)追加預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)。

除做好藥品采購(gòu)預(yù)算編制工作外，醫(yī)院還需高度重視預(yù)算和藥品采購(gòu)計(jì)劃的有機(jī)銜接。具體來(lái)看：一是創(chuàng)建預(yù)算編制部門(mén)與采購(gòu)管理部門(mén)間的銜接機(jī)制，實(shí)時(shí)把握醫(yī)院當(dāng)前的藥品需求，羅列清晰的藥品采購(gòu)品目，再逐層細(xì)化各類(lèi)藥品的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保所需藥品的采購(gòu)都有合適的預(yù)算分配，隨后再提交給負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及分管院長(zhǎng)，逐級(jí)審批完成即可展開(kāi)采購(gòu)工作;二是保證預(yù)算編制部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)在藥品計(jì)劃對(duì)接過(guò)程中保持相互獨(dú)立，嚴(yán)格貫徹職務(wù)分離基本原則，同時(shí)基于醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)接財(cái)務(wù)科、藥庫(kù)以及各臨床科室，確保藥品采購(gòu)涉及部門(mén)均能隨時(shí)跟蹤和掌控藥品采購(gòu)信息，避免所需藥品被漏采;三是敦促各層級(jí)管理員嚴(yán)格審查藥品采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃、藥品采購(gòu)計(jì)劃，分析兩者是否合理匹配，及時(shí)調(diào)整兩者不相契合之處，持續(xù)規(guī)范藥品采購(gòu)行為與預(yù)算編制行為，改進(jìn)各方的工作，確保各方流程能順利銜接，各方計(jì)劃能有序?qū)樱嬲Ｕ纤幤凡少?gòu)內(nèi)控工作取得理想成效。

三、創(chuàng)建良好的合格供應(yīng)商名錄體系

供應(yīng)商資質(zhì)狀況直接影響到藥品采購(gòu)效率，故此，醫(yī)院在加強(qiáng)藥品采購(gòu)內(nèi)控工作時(shí)，要著重聚焦供應(yīng)商層面，把好藥品供應(yīng)關(guān)。具體來(lái)看，醫(yī)院可著重落實(shí)以下措施：首先，嚴(yán)格審查每個(gè)藥品供應(yīng)商的資質(zhì)。藥品采購(gòu)部門(mén)在接收到采購(gòu)指令后，向外發(fā)布采購(gòu)公告。若有供應(yīng)商前來(lái)申請(qǐng)，需要求其提交詳細(xì)清晰的資質(zhì)證明文件，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證書(shū)、ISO質(zhì)量檢測(cè)證書(shū)等，同時(shí)要求其提交本單位的藥品經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)情況，配以法人簽字和公章。待供應(yīng)商資質(zhì)文件收取完成，依照我國(guó)出臺(tái)的《政府采購(gòu)法》，有步驟有計(jì)劃地審查供應(yīng)商的資格，分析其是否適合藥品采購(gòu)項(xiàng)目。若條件允許，特別是標(biāo)的比較大時(shí)，建議醫(yī)院外聘第三方有合格資質(zhì)的中介單位全方位調(diào)研供應(yīng)商，全面了解其資信及履約狀況。其次，匯總已通過(guò)資質(zhì)審查的各個(gè)供應(yīng)商，形成清晰完整的供應(yīng)商名錄，制定評(píng)價(jià)供應(yīng)商等級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，建立起等級(jí)有序的藥品供應(yīng)商體系，打造具有醫(yī)院自身獨(dú)特性的特色供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，充分確保藥品供應(yīng)質(zhì)量以及周期，不耽誤醫(yī)院治病救人。再者，由采購(gòu)部門(mén)主導(dǎo)，依照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的藥品采購(gòu)信息表，逐一填寫(xiě)藥品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家，并將其發(fā)給符合等級(jí)要求的供應(yīng)商，邀請(qǐng)供應(yīng)商們針對(duì)各類(lèi)藥品進(jìn)行報(bào)價(jià)，醫(yī)院由此選擇價(jià)格合適、資質(zhì)較優(yōu)的供應(yīng)商供貨。為避免單純地以價(jià)選人，建議采購(gòu)部門(mén)將供應(yīng)商的報(bào)價(jià)導(dǎo)入醫(yī)院信息系統(tǒng)，利用信息分析軟件逐一輸入供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，由系統(tǒng)提供3個(gè)最優(yōu)供應(yīng)商以供挑選。采購(gòu)部門(mén)集合部門(mén)成員，合作討論選出價(jià)格、資質(zhì)最合適的供應(yīng)商，充分保證藥品質(zhì)量的供給。