企業(yè)會計檔案電子化管理中問題及改進探索

顏曉斌

社會在發(fā)展的過程中最不能忽視的工作就是會計工作，會計工作是企業(yè)和國有單位經營生產活動的基礎。隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展和進步，很多行業(yè)開始引進信息化技術，企業(yè)會計檔案電子化管理也不例外。傳統(tǒng)的企業(yè)在會計工作的時候大部分都是以紙質為主，電子化管理出現(xiàn)之后就可以充分的發(fā)揮出會計檔案信息的價值，給未來的企業(yè)發(fā)展奠定一個扎實的基礎。

一、企業(yè)簡介

上海真誠稅務師事務所有限公司始建于2002年，主要負責給一些中小型微企業(yè)辦理業(yè)務，至今已經服務客戶超過2500家。上海真誠稅務師事務所主要以給各大企業(yè)提供財稅管理業(yè)務為主，幫助企業(yè)解決和財務有關的問題。公司內部擁有專業(yè)的財稅顧問團隊，屬于創(chuàng)新型企業(yè)。

二、會計檔案電子化

1.會計檔案電子化的概念。會計業(yè)務核算的主要基礎就是會計檔案，會計檔案主要包括以下內容：會計報表、財務報告、會計資料等，會計檔案是企業(yè)中最重要的原始記錄，能夠詳細記錄活動的內容。會計檔案電子化就是傳統(tǒng)檔案模式的變革。因為會計檔案自身的特殊化，在電子化改變的時候會比其他類型檔案電子化要慢。

2.會計檔案電子化的特點。（1）檔案信息數字化。隨著企業(yè)經營管理的深入，企業(yè)規(guī)模越來越大，經營活動的范圍越來越廣泛，給會計檔案管理工作增加了更多的困難和壓力。隨著信息化水平的增長，會計檔案工作也發(fā)生著巨大的變化。會計檔案電子化工作在進行的時候應用計算機技術之后就可以自動生成有關會計電子的數據信息，然后快速的進行工作。電子會計檔案工作的數字形式能夠最大限度的體現(xiàn)出會計檔案電子化的數字化特點。（2）虛擬化。傳統(tǒng)的會計檔案工作人員在工作的時候使用的紙質檔案是一種看得見、摸得著的物質，但是在現(xiàn)代化的電子會計檔案管理工作進行的時候主要以數字化為主，所有的數據都保存在電腦中和光盤中，這樣所有的數據信息都變成一種虛擬化的物質，虛擬化的管理能夠有大量的存儲空間，同時保存的時間也會比較長。（3）利用率高。會計檔案電子化和傳統(tǒng)的紙質檔案相比更加的有操作性，在管理的時候也不會受到時間和地點等因素的影響。工作人員在工作的時候只需要計算機就能快速的進行信息查詢、信息拷貝等操作，不僅提高了整個工作的效率，還縮短了工作人員工作的時間。除此之外，工作人員在使用計算機進行會計檔案電子化管理工作的時候還能夠通過數據交換功能來提高會計信息的利用效率。

三、企業(yè)會計檔案電子化管理的產生

在1979年的時候，長春汽車制造廠開始嘗試使用計算機來進行企業(yè)會計業(yè)務工作，通過一段實踐之后發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)中應用會計檔案電子化管理不僅能夠提高會計資源的保管實踐，還能提高會計電子文件的數量。試行一段時間之后，國家也頒布了一些有關會計檔案的法律、法規(guī)，例如《會計檔案管理辦法》。隨著信息技術的快速發(fā)展，計算機辦公和電子化管理應用的越來越廣泛，計算機技術的使用也給企業(yè)會計檔案電子化管理提供更多的條件。在2014年12月的時候國家為會計檔案電子化的推動提供了一個重要的制度依據。在2016年的時候會計檔案管理工作又進入了一個新階段，相關人員也研究出了一些適合企業(yè)的會計檔案管理系統(tǒng)，使會計檔案管理進入到了一個新階段。

四、目前會計檔案電子化管理中存在的問題

1.管理人員對會計檔案電子化的重視程度不夠。要想保證會計檔案電子化管理工作的效率就需要從管理人員出發(fā)，但是在實際工作進行的時候，管理人員經常會忽視對會計檔案電子化的重視，覺得傳統(tǒng)的檔案管理工作方式也能滿足現(xiàn)在的工作需要，同時在工作的時候也缺乏對會計檔案電子化管理工作的創(chuàng)新意識，這樣就會嚴重降低會計檔案管理的意義。另外，企業(yè)管理人員在工作的時候也缺少資金的支持，最終影響到整個會計檔案的發(fā)展。

2.電子數據安全隱患大。企業(yè)會計檔案電子化管理工作在進行的時候最不容忽視的就是電子數據的安全隱患，電子隱患會給會計檔案工作帶來非常大的風險。因為電子檔案主要建立在計算機技術的基礎上，所以在工作的時候經常會受到一些病毒的攻擊，給整個企業(yè)的管理帶來風險。另外，在儲存的時候光盤和硬盤等如果受到外界因素的影響就會出現(xiàn)磁盤故障，數據失去后很難恢復。

3.電子化歸檔管理制度不規(guī)范。企業(yè)電子化會計檔案管理工作要想保證其工作效率就需要在工作的時候建立相應的歸檔管理制度。但是現(xiàn)在企業(yè)領導在進行工作的時候把大部分的精力都放在資金管理的工作上，忽視了電子化會計檔案管理工作，最終導致企業(yè)中的財務部門沒有按照相應的規(guī)章制度來進行業(yè)務管理。還有的一些企業(yè)在進行企業(yè)電子會計檔案管理工作的時候沒有根據實際情況制定相應的制度導致整個工作缺乏一定的規(guī)范性，企業(yè)財務工作人員對會計檔案管理工作的忽視也增加了電子化會計檔案歸檔工作的無序性，同時也給檔案數據的準確性和安全性帶來非常嚴重的影響，這樣不僅浪費了工作人員的時間還影響到整個電子化會計檔案管理工作的進行。企業(yè)會計檔案電子化管理工作進行的時候還發(fā)現(xiàn)有相關的負責人未經企業(yè)允許就把企業(yè)電子化財務檔案信息復制給其他企業(yè)，最終出現(xiàn)企業(yè)財務信息外漏的現(xiàn)象。

4.會計檔案管理人員業(yè)務素質達不到要求。會計電子化出現(xiàn)之后很多企業(yè)在進行會計檔案管理工作的時候都把傳統(tǒng)的紙質檔案變成了電子化操作，在電子化操作的背景下檔案工作人員除了要具備會計基礎之外還需要具備掌握相關計算機專業(yè)知識、系統(tǒng)安全和維護等技能。但是在工作的時候發(fā)現(xiàn)，工作人員雖然對電子化系統(tǒng)的操作游刃有余但是對電腦網絡的安全和維護卻并不了解，在工作的時候只能機械的錄入相關的會計檔案信息，如果在工作的過程中電腦出現(xiàn)死機情況一般會計人員都會需要求助專業(yè)的計算機人才才能解決，這樣就會產生一些損失。企業(yè)在選擇會計電子化檔案管理工作人員的時候，經常忽視工作人員是否具有計算機安全和維護的能力，大部分工作人員都是經過簡單培訓之后直接開始工作，業(yè)務素質和業(yè)務能力都達不到工作的要求。因為會計檔案管理人員自身缺乏專業(yè)的訓練所以在工作的過程中經常會出現(xiàn)各種各樣的問題，例如：有些企業(yè)的會計人員年齡比較大，在工作的時候不能正確應用會計電子化，不僅出現(xiàn)很多不正確的操作，嚴重的時候還會讓整個電腦系統(tǒng)存在崩盤的現(xiàn)象。

五、提高會計檔案電子化管理水平的方法

1.提高企業(yè)領導對會計檔案電子化管理的重視。企業(yè)工作人員在進行工作的時候要從自身出發(fā)，加強對會計檔案電子化管理工作的重視，這樣就可以更好的推動會計工作進行。企業(yè)在發(fā)展的過程中，最不能忽視的一部分就是會計工作，會計工作中的會計檔案不僅能夠給企業(yè)管理工作者提供決策參考，還能給企業(yè)未來的發(fā)展提供方向，最終讓會計檔案電子化管理發(fā)揮出最大的價值。

2.注重電子檔案的安全性。企業(yè)會計檔案在進行電子化管理的時候經常會涉及到一些信息傳輸等內容，這個時候就會出現(xiàn)非常大的風險，所以需要根據實際情況加強安全管理。電力化存儲的主要載體就是計算機本身和硬盤，企業(yè)工作人員在采購計算機的時候盡可能選擇配置比較高的計算機，這樣就能保證計算機系統(tǒng)運行的穩(wěn)定，減少因配置過低出現(xiàn)數據丟失或故障問題的幾率，同時在工作的時候工作人員要做好數據備份工作，根據實際情況進行分類存儲，這樣能夠減少電子檔案管理出現(xiàn)的問題。網絡環(huán)境安全控制還可以從以下幾方面來保證信息安全：首先通過綁定計算機硬件的方法來設置相應的訪問權限，減少非工作人員隨意進入的幾率，保證會計檔案數據的安全，避免出現(xiàn)因人為造成的數據丟失情況;其次在計算機里面設置安全防火墻，通過各種信息機密保護的方法來提高會計檔案信息的安全，最終提高整個企業(yè)會計檔案電子化管理的安全。

3.完善電子化檔案歸檔保管制度。完善電子化檔案歸檔保管制度是對歸檔管理工作人員最重要的約束，在制定電子化檔案歸檔保管制度的 時候需要遵循以下原則：首先是在審批存檔的過程中要遵循手續(xù)原則，所有的歸檔工作都需要有相關管理人員的簽章;其次要遵守安全原則軟件和數據存儲到光盤之后要詳細的標注負責歸檔人員的姓名和歸檔的時間，然后由檔案管理人員把光盤放在安全的場所存好;再其次嚴格遵守檔案保密原則，所有的會計資料數據都屬于企業(yè)內部資料，未經企業(yè)負責人的允許不得隨意傳閱，如有特殊情況必須由檔案管理人員做好登記，企業(yè)管理人員同意之后才可翻閱。

4.培養(yǎng)計算機應用維護和會計專業(yè)的復合型人才。加強電子化會計檔案管理的關鍵就是人才，企業(yè)管理者在工作的時候要定期加強對檔案管理人員的培訓，同時還可以通過招聘的方式來讓更多優(yōu)秀的會計電子化檔案管理人員為企業(yè)服務，在工作的過程中盡最大努力培養(yǎng)檔案管理員的業(yè)務素質和業(yè)務能力，讓檔案管理人員成為既精通會計業(yè)務又精通計算機信息技術的復合型人才。

綜上所述，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)會計檔案電子化管理工作要想更好的發(fā)展就必須要對傳統(tǒng)的會計檔案管理方法進行改革，同時通過一些互聯(lián)網技術手段的幫助來提高整個會計檔案管理的工作效率，會計檔案電子化管理工作效率的提高既能充分發(fā)揮出會計信息的價值，還能讓企業(yè)發(fā)展的越來越好。

（作者單位：上海真誠稅務師事務所有限公司）