融媒體時期的檔案管理信息化

侯清杰

摘 要：“檔案”本質(zhì)上而言是指社會活動中形成的各種具有保存價值的原始數(shù)據(jù)，確保檔案管理工作的規(guī)范化開展不僅為行業(yè)轉(zhuǎn)型升級提供了規(guī)劃指導(dǎo)，與此同時在提升行業(yè)市場競爭力、提高檔案利用價值等方面也發(fā)揮了重要性作用，是現(xiàn)階段保障行業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)的重要保障。在融媒體時代背景下，信息數(shù)據(jù)的飛躍式發(fā)展為行業(yè)發(fā)展注入了新動力，在檔案管理中加快檔案管理信息化建設(shè)對于全面提升檔案管理整體水平而言具有重要意義，為此本文主要系統(tǒng)化剖析了融媒體時代下檔案管理信息化建設(shè)意義，就建設(shè)問題的有效性處理對策展開了深入探討，以便于保證檔案信息資源共享效益的最大化。

關(guān)鍵詞：融媒體時代;檔案管理信息化;建設(shè)意義;建設(shè)路徑

中圖分類號：G212 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2021）04 — 0100 — 03

引言：融媒體時代下，傳統(tǒng)媒體（廣播電視）作為社會輿論導(dǎo)向機(jī)構(gòu)，檔案管理工作質(zhì)量和效率從某方面來講不僅關(guān)乎媒體經(jīng)濟(jì)效益，與此同時還是影響社會效益的重要因素之一，確保檔案管理的高效化則是現(xiàn)階段行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重中之重。就目前來講伴隨社會網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的快速化發(fā)展，“三個走向（走向依法管理、開放、現(xiàn)代化）”是習(xí)近平總書記基于融媒體時代下提出的傳統(tǒng)媒體檔案管理轉(zhuǎn)型方向，管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化開展在一定程度上為行業(yè)發(fā)展注入新動力的同時，也為社會各方面提供了獨(dú)具特色的信息化服務(wù)，為信息資源的有效傳播和共享創(chuàng)造了良好條件。

一、融媒體時代下檔案管理信息化建設(shè)意義剖析

在經(jīng)濟(jì)快速化發(fā)展和科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的大數(shù)據(jù)時代背景下，現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合從某方面來講為檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系的構(gòu)建創(chuàng)造良好條件的同時，若相關(guān)企業(yè)在檔案管理仍采取傳統(tǒng)化人工檢索的模式，勢必在消耗企業(yè)資源、增加企業(yè)運(yùn)營成本的同時阻礙了企業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級，因此為響應(yīng)時代號召，加快檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)已迫在眉睫。從某方面來講，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變工程，自2014年被提出后社會各界對檔案信息化建設(shè)工作的關(guān)注度也在不斷提高，與傳統(tǒng)依靠手工檢索模式相比，檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范化開展表現(xiàn)出了如下優(yōu)勢：

（一）有利于提高企業(yè)辦公質(zhì)量和效率

在以往檔案管理中，面對傳統(tǒng)媒體產(chǎn)生的大量信息資料，人工作業(yè)管理手段的實施在增加了工作量的同時也極易導(dǎo)致資料漏寫、漏抄等問題的發(fā)生，檔案準(zhǔn)確性大打折扣的同時也不利于行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級。伴隨社會網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的快速化發(fā)展，借助信息化管理平臺進(jìn)行檔案管理，在一定程度上不僅有效簡化了管理工作流程、降低了管理工作量（文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱），與此同時還避免了大量人力、物力、財力資源的損耗，對于全面提升檔案管理工作時效性、準(zhǔn)確性而言也具有重要意義。

（二）有利于提高檔案的再利用價值

檔案作為重要的原始數(shù)據(jù)資料，由于傳統(tǒng)信息資料大多是紙質(zhì)媒介，在查閱時部分文件需要靠郵政系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，不僅傳遞時間較長且還增加了檔案丟失概率，在影響信息利用價值的同時也不利于行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級?，F(xiàn)階段在檔案管理信息化建設(shè)過程中，傳遞的文件主要為電子文檔，信息需求用戶可登陸信息數(shù)據(jù)庫下載所需文件，在打破傳統(tǒng)信息傳遞時間和空間限制的同時還顯著提升了文件傳遞信息的安全性、時效性，并由此全面提升了檔案的再利用價值。

（三）有利于提高信息查閱的便捷性

從某方面來講在傳統(tǒng)檔案管理過程中，企業(yè)信息從某方面來講無法做到信息共享，大量信息限制在增加信息管理成本、導(dǎo)致信息資源浪費(fèi)的同時也無法給予用戶舒心的服務(wù)體驗，給行業(yè)整體發(fā)展造成了極為不利的影響。不同于紙質(zhì)檔案服務(wù)形式的單一化（收集、整理、鑒定）和收集過程的繁瑣化，在融媒體時代下將現(xiàn)代信息技術(shù)合理化應(yīng)用于檔案信息化管理，管理工作實現(xiàn)了從“案卷級、單途徑、對檔案外部特征管理”到“文件級、體系管理、內(nèi)外部特征合并管理”的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理形式與格局被打破的同時借由新媒體檔案信息管理的高速化、開放性等特點(diǎn)，不僅顯著地提高了信息查閱的便捷性，與此同時通過與其它企業(yè)建立互聯(lián)的信息系統(tǒng)，為真正資源共享目標(biāo)的實現(xiàn)創(chuàng)造了良好條件。

（四）有利于保證信息保存的安全性和完整性

相比傳統(tǒng)化紙質(zhì)資料，電子管理檔案最顯著的優(yōu)勢在于儲存時間的久遠(yuǎn)性，因此在融媒體時代下保證檔案管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化開展，對于提高信息保存安全性和完整性而言具有重要意義。紙質(zhì)載體在很大程度上，保存時間取決于纖維素性質(zhì)和保存的外部環(huán)境，在某些惡劣環(huán)境下紙質(zhì)資料信息破損和丟失問題給企業(yè)發(fā)展造成了十分不利的影響，反觀在大數(shù)據(jù)時代下，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來整理電子文件，不僅有效地提高了查閱便捷性，與此同時電子文檔受外界影響程度相對較低，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，融媒體背景下檔案管理工作人員通過量館藏電子信息資料直接掛接到檔案網(wǎng)站，并通過及時的進(jìn)行檔案歸檔，計算機(jī)儲存、備份，由此在保證儲備安全性和完整度的前提下，提高信息儲存安全性。

二、融媒體時代下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀剖析

（一）檔案信息化管理中技術(shù)性人員缺失

不同于其它檔案資料，傳統(tǒng)媒體檔案由于涉及聲像視頻資料格式轉(zhuǎn)化和數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化，在管理時需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行操作及管理，目前來講在檔案管理信息化建設(shè)過程中，從事傳統(tǒng)媒體檔案管理的人員雖然具備檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗，可由于專業(yè)能力的欠缺在影響整體管理質(zhì)量和效率的同時也阻礙了行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級。對于傳統(tǒng)媒體而言，在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的實施往往需要專業(yè)技術(shù)人員借助軟硬件平臺，在確保信息采集、保持、量化和編碼作業(yè)有效落實的同時對其進(jìn)行數(shù)字化處理，在管理工作從“案卷級、單途徑、對檔案外部特征管理”到“文件級、體系管理、內(nèi)外部特征合并管理”轉(zhuǎn)變的時代下，企業(yè)對檔案管理工作人員的專業(yè)能力也提出了新要求，工作者信息技術(shù)操作熟練度不足、技術(shù)應(yīng)用技能偏弱等問題的存在，不僅增加了管理工作難度，檔案完整性也由此受到了一定影響。

（二）原始數(shù)據(jù)資料損失現(xiàn)象較為嚴(yán)重

原始數(shù)據(jù)作為行業(yè)轉(zhuǎn)型和升級的重要戰(zhàn)略指導(dǎo)，數(shù)據(jù)完整度以及信息利用率的高低是影響行業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)能否達(dá)成的重要因素。傳統(tǒng)媒體機(jī)構(gòu)自成立初期，由于行業(yè)技術(shù)更迭速度較快，以往信息資料丟失問題較為嚴(yán)重的同時不僅不利于行業(yè)的成功轉(zhuǎn)型升級，與此同時對媒體社會導(dǎo)向作用的發(fā)揮也造成了一定影響。在大數(shù)據(jù)時代來臨前，傳統(tǒng)媒體影視資料和信息存儲媒介主要是磁帶、鋼絲帶、半導(dǎo)體、膠片等。由于儲存媒介極易受到外界環(huán)境的影響，顯著增加了保存難度，此外再加之在行業(yè)發(fā)展中，需要經(jīng)常查閱相關(guān)資料，雖然目前我國傳統(tǒng)媒體建立了完善的檔案管理平臺，可由于“重建設(shè)輕使用”理念的存在，檔案信息化管理工作形式化問題較為嚴(yán)重的同時資料信息利用率也始終處于低迷化狀態(tài)，信息建設(shè)效能也由此受到了一定影響。

三、融媒體時代下檔案管理信息化建設(shè)問題的優(yōu)化處理對策

（一）確保檔案信息管理人員樹立正確的信息化管理意識

檔案管理工作人員作為檔案信息管理工作的實操者，自身檔案信息化管理意識的強(qiáng)弱從某方面來講，是影響管理工作質(zhì)量和效率的重要因素。從某方面來講“檔案管理”是企業(yè)管理體系中的重要一環(huán)，在融媒體時代下為確保高質(zhì)量管理目標(biāo)的實現(xiàn)，傳統(tǒng)媒體機(jī)構(gòu)需首先提高管理人員的選拔標(biāo)準(zhǔn)，確保聘用者職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力和計算機(jī)操作水平均滿足管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求，并通過加強(qiáng)與高校的合作交流來引入與之相關(guān)的專業(yè)人員，由此在保證管理團(tuán)隊專業(yè)性的同時為后期各項管理工作的高效化開展創(chuàng)造良好條件。就目前來看為不斷增強(qiáng)管理人員的使命感、責(zé)任感，當(dāng)前傳統(tǒng)媒體機(jī)構(gòu)還要建立健全完善的培訓(xùn)機(jī)制、考核制度，通過加強(qiáng)對管理者的再培訓(xùn)、再教育，以便于在強(qiáng)化檔案管理者信息化檔案管理理念的基礎(chǔ)上打破固有檔案信息管理模式，由此為后期各項工作的高效化實施提供保障。除此之外檔案管理者專業(yè)能力水平的強(qiáng)弱在一定程度上，是影響檔案管理整體成效的決定性因素，為此傳統(tǒng)媒體機(jī)構(gòu)還要結(jié)合新媒體發(fā)展趨勢，在明確群體需求的基礎(chǔ)上對管理手段進(jìn)行不斷革新、對操作規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，以便于在約束管理者管理行為的前提下通過多種方式來強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)能力，最終保證了信息資料價值的最大化發(fā)揮。

（二）不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平

就目前來講，在融媒體時代下傳統(tǒng)媒體在檔案信息化管理中，信息化水平的高低是影響管理工作成效的重要因素之一，換言之為改善當(dāng)前整體管理現(xiàn)狀，不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平現(xiàn)已迫在眉睫。新媒體背景下檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，全面數(shù)字化技術(shù)水平是檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的重中之重，就目前而言為保證信息化建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成，首先傳統(tǒng)媒體需對管理技術(shù)進(jìn)行不斷更新，在保證儲存格式和設(shè)備（計算機(jī)、路由器、掃描儀等）先進(jìn)度的前提下確保各項工作的高效化實施，與此同時為便于管理以及提升與用戶之間的銜接性，當(dāng)前在融媒體背景下傳統(tǒng)媒體還需要在信息化建設(shè)過程中引入大量資源、資金和人才，以便于在保證系統(tǒng)軟件開發(fā)和完善工作規(guī)范化實施的同時建立起一個龐大的數(shù)據(jù)庫，由此在保證檔案中心目錄數(shù)據(jù)化的前提下全面提升數(shù)字化檔案管理媒介的交互性，最終為行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級創(chuàng)造了良好條件。經(jīng)調(diào)查在以往信息管理中，檔案信息來源不清晰以及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化格式的缺失，是影響信息化管理工作質(zhì)量的重要因素，故此為避免出現(xiàn)“信息孤島”，在檔案信息化管理時管理工作人員需根據(jù)信息來源對其進(jìn)行系統(tǒng)化分類，之后通過建立健全完善的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)管理體系來講信息數(shù)據(jù)化，并通過采取“雙套制保存”的方式，結(jié)合當(dāng)前融媒體時代下行業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展要求，對檔案管理形式進(jìn)行不斷調(diào)整，借由“上網(wǎng)信息加密儲存”來全面提高信息的安全性。

（三）建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度

在檔案信息化管理中，管理目標(biāo)達(dá)成的重要前提是管理規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。不同于其它企業(yè)管理，傳統(tǒng)媒體檔案信息化管理從形成到歸檔中間的環(huán)節(jié)構(gòu)成較為復(fù)雜，因此在一定程度上管理規(guī)章制度的缺失在影響管理工作有效落實的同時也不利于行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級。就目前來講在檔案信息管理制度完善過程中，傳統(tǒng)媒體機(jī)構(gòu)除了要秉承“合理化、科學(xué)性以及契合性”的原則外，與此同時還要保證制度具有一定的可操作性、便捷性和指導(dǎo)性，由此在對各項管理工作進(jìn)行有效約束的同時推動檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。就目前來講在融媒體時代下，傳統(tǒng)媒體機(jī)構(gòu)在構(gòu)建檔案管理服務(wù)體系時，為保證體系應(yīng)用效益的最大化發(fā)揮，機(jī)構(gòu)需做好如下工作——安排專門檔案管理員來收集和分類各類材料，將整理后的資料及時上傳到檔案室的共享平臺中;制定相關(guān)制度來規(guī)定檔案管理部門、使用部門與形成部門的權(quán)責(zé)，保證彼此之間的相互監(jiān)督和管理;建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度，保證管理工作順利實施;完善企業(yè)考核指標(biāo)，做到責(zé)任到人。

四、結(jié)語

總的來說，在融媒體時代下，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，在全面提升行業(yè)的市場核心競爭力的同時，也為行業(yè)轉(zhuǎn)型升級注入新動力。檔案作為企業(yè)的原始數(shù)據(jù)資料，檔案管理工作的高效化實施有利于促進(jìn)行業(yè)自身長遠(yuǎn)發(fā)展，故此為改善當(dāng)前管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度、不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平以及建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)已迫在眉睫。

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〔責(zé)任編輯：楊 赫〕