基于管理部門視角的學科建設經(jīng)費信息化管理的實踐與思考

汪鴻沁泠　王虎　黃建英

[摘 要]學科建設是醫(yī)院發(fā)展的重要基石，學科經(jīng)費管理是學科建設與管理中的一項關鍵環(huán)節(jié)，也是正確引導學科建設取得實效的重要抓手?；跉w口管理部門的視角，建立起信息化的學科經(jīng)費管理系統(tǒng)，不僅可以促進學科建設經(jīng)費使用和管理的規(guī)范化、科學化、合理化，更能提高學科建設經(jīng)費的資金使用效益，促進醫(yī)院學科的全面發(fā)展。

[關鍵詞]信息化;學科建設;經(jīng)費管理

中圖分類號： TP31? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）15-0046-03

學科建設是醫(yī)院發(fā)展的重要基石，體現(xiàn)著一個醫(yī)院的核心能力、科學研究與教學能力水平。學科建設是實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關鍵。當前，國內(nèi)各大醫(yī)院大力推進學科建設既符合當前三級公立醫(yī)院的發(fā)展需求，也符合健康中國戰(zhàn)略與國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的長遠要求。學科經(jīng)費是學科建設和發(fā)展的基本保證，如何通過信息化的手段對學科建設經(jīng)費的使用進行規(guī)范、科學和合理的管理[1]，使學科建設經(jīng)費發(fā)揮最大效能，確保學科建設目標的實現(xiàn)，對于醫(yī)院探索新形勢下學科建設有著十分現(xiàn)實的實踐意義。為此，筆者以武漢大學中南醫(yī)院（以下簡稱“中南醫(yī)院”）為例，通過介紹學科建設經(jīng)費信息化管理的做法與經(jīng)驗，以期對醫(yī)院學科建設發(fā)展提供借鑒與參考。

一、學科經(jīng)費信息化建設的必要性

（一）學科經(jīng)費配套的情況

為全面加快國際一流綜合性研究型教學醫(yī)院建設，2018年6月中南醫(yī)院在國內(nèi)醫(yī)療機構內(nèi)率先成立學科與平臺建設辦公室（以下簡稱“學科平臺辦”），重點落實推進醫(yī)院學科與醫(yī)學科技創(chuàng)新平臺建設工作。2019年7月，中南醫(yī)院出臺了《武漢大學中南醫(yī)院學科建設暫行管理辦法》，從頂層設計上規(guī)劃了學科建設的基本方案，擬定了“分層建設、分級支持”的建設路徑。2020年8月，依據(jù)管理辦法，中南醫(yī)院組織了學科評估，并根據(jù)評估結(jié)果，確定了學科建設體系與層次：2個中心（心血管病中心、婦兒中心），3個領軍學科（泌尿外科、重癥醫(yī)學科、腫瘤學科），14個優(yōu)勢學科（肝膽胰腺外科、護理學、消化內(nèi)科、器官移植學科、神經(jīng)外科、神經(jīng)內(nèi)科、呼吸與危重癥醫(yī)學科、甲狀腺乳腺外科等），17個潛力學科（臨床藥學、麻醉學科、神經(jīng)康復科、病理科等），同時根據(jù)學科層次與類別匹配了相應的學科建設經(jīng)費，確定了3年為一個建設周期。學科建設經(jīng)費按照年度進行劃撥，其中建設周期第一年劃撥總學科建設經(jīng)費的50%，建設周期第二年劃撥總學科建設經(jīng)費的30%，建設周期末年劃撥總學科建設經(jīng)費的20%。實行年度學科建設考核，考核不合格的學科將停止下一年度的學科建設經(jīng)費劃撥，連續(xù)兩年考核不合格的學科將停止學科建設經(jīng)費資助，同時取消下一年度的學科建設經(jīng)費申報資格。

（二）學科經(jīng)費管理的現(xiàn)狀與問題

學科建設經(jīng)費屬于醫(yī)院自籌經(jīng)費，在規(guī)劃上依據(jù)相關學科建設管理文件，在建設經(jīng)費使用規(guī)則上參照醫(yī)院財務管理制度。根據(jù)筆者對中南醫(yī)院學科建設經(jīng)費管理現(xiàn)狀的分析，存在以下問題：

1.預算執(zhí)行統(tǒng)計不夠準確。一方面學科建設具有周期性，一般3年一個周期，年度預算常未能及時執(zhí)行完，結(jié)轉(zhuǎn)至下年度;另一方面學科建設經(jīng)費通過經(jīng)費本這個載體來記錄學科經(jīng)費預算下達及執(zhí)行過程。經(jīng)費本由學科平臺辦下發(fā)，報銷是由財務處核算，賬本管理由學科自行管理，三者間缺乏有效、及時的信息溝通，無法及時掌握經(jīng)費使用情況，在經(jīng)費使用和審批上存在一定的不確定性，導致學科經(jīng)費管理工作往往具有一定的滯后性。

2.缺乏實時的過程管理。學科經(jīng)費管理工作較為滯后，信息化水平低。雖然中南醫(yī)院在建設HERP財務系統(tǒng)，但是并沒有專項學科經(jīng)費管理板塊，HERP財務系統(tǒng)使用率和知曉率極低，且功能只停留在預算編制、經(jīng)費報銷審核等。對口管理部門既無法總覽學科經(jīng)費總額，更無法通過HERP財務系統(tǒng)查看各明細項目經(jīng)費余額或各科目使用情況[2]，且只能依賴經(jīng)費本或者Execl表格，不僅效率低下，且錯誤率和遺漏率較高[3]。少數(shù)學科甚至對學科經(jīng)費余額一無所知，當有對賬需求時只能到對口管理部門或者財務部門查賬，且往往只有年度內(nèi)的經(jīng)費余額。這些都造成預算、執(zhí)行和項目進展情況的不同步，更無法充分發(fā)揮學科經(jīng)費的使用效能。對于承擔項目數(shù)多的負責人，手動記賬難以準確掌握各項目的經(jīng)費使用情況，以致中期考核或年度考核時才發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用進展太差，常出現(xiàn)突擊集中使用經(jīng)費的情形。

二、學科經(jīng)費信息化的建設

（一）明確學科建設信息化建設的需求與功能

為了全面提高學科與平臺的整體工作效能，中南醫(yī)院相關部門開發(fā)設計了學科與平臺建設管理信息系統(tǒng)。其直接對接醫(yī)院HERP財務系統(tǒng)，不僅可以滿足學科經(jīng)費的管理需求，納入學科與平臺整體建設，又可以避免過度信息化重復建設。學科經(jīng)費管理板塊作為系統(tǒng)設計的重要內(nèi)容，明晰功能設計與滿足多樣化的需求是系統(tǒng)建設的關鍵步驟。系統(tǒng)在功能設計上學科經(jīng)費信息化主要面向?qū)诠芾聿块T與學科用戶。系統(tǒng)在需求設計上，一是實現(xiàn)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，對口管理部門需要實現(xiàn)預算與執(zhí)行實時匹對，實現(xiàn)過程管理;二是明確學科建設經(jīng)費使用門類管理，保障學科經(jīng)費的規(guī)范化使用;三是推進學科經(jīng)費管理的便捷化，通過為各類用戶提供差異化服務，提高各類用戶的可用性，為學科經(jīng)費管理使用者減負。

（二）自主開發(fā)學科平臺經(jīng)費管理系統(tǒng)

完善的信息化管理有利于提升學科經(jīng)費管理的效能，一方面有利于幫助學科了解自身學科經(jīng)費使用情況，另一方面也有利于醫(yī)院管理部門掌握學科經(jīng)費管理的整體進度，及時調(diào)整管理方案，發(fā)揮學科經(jīng)費最大效能。學科平臺辦開發(fā)了學科平臺經(jīng)費管理系統(tǒng)，并著重開發(fā)了學科建設經(jīng)費管理模塊。

1.基本構架：學科平臺經(jīng)費管理系統(tǒng)采用B/S構架，前端應用程序采用VSCode1.56.2開發(fā)、使用HTML+JS編程，后臺采用Mysql8.0.11版數(shù)據(jù)庫。應用程序安裝于學科與管理平臺信息系統(tǒng)，開放權限給分管院領導、學科帶頭人、學科秘書、學科平臺辦等相關部門與科室，通過與HERP財務系統(tǒng)互聯(lián)互通，開發(fā)了上傳、審批、備案、查詢等功能，建立了信息化的學科建設經(jīng)費管理模塊。

2.功能板塊：學科經(jīng)費管理平臺主要包括學科建設經(jīng)費預算管理模塊、經(jīng)費使用實時管理模塊、報表自動生成模塊;平臺對不同的用戶，設置不同的管理權限。

經(jīng)費預算管理主要實現(xiàn)學科預算的確立、審核、查詢等功能。學科經(jīng)費預算是由學科平臺辦根據(jù)學科評估確定的建設類別匹配的資助金額，由各學科負責人結(jié)合周期內(nèi)學科整體建設方向，通過組織專家論證，按照學科建設可使用類別進行科學編制。預算包括學科建設規(guī)劃周期總預算和年度建設目標經(jīng)費預算。預算編制完成后，由學科通過系統(tǒng)提交至學科平臺辦，由學科平臺辦負責對學科經(jīng)費預算的科學性、合理性與規(guī)范性進行審核，確認無誤后提交通過，系統(tǒng)自動生成預算總額與明細。學科平臺辦可通過信息系統(tǒng)查詢?nèi)簩W科建設經(jīng)費總體預算與使用明細，各學科負責人僅可查詢本學科經(jīng)費預算及使用情況。

經(jīng)費使用管理功能主要實現(xiàn)學科建設經(jīng)費過程管理，包括實時查詢、預警等功能。學科建設經(jīng)費在完成報銷后，HERP財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)實時與學科平臺管理系統(tǒng)進行互聯(lián)互通。學科平臺辦可以通過學科經(jīng)費編號、學科名稱、學科負責人姓名等多種途徑查詢學科經(jīng)費使用的相關信息，包括經(jīng)費總額、使用明細、經(jīng)費結(jié)余情況等相關進度情況。各學科負責人也可以通過查詢個人賬戶，了解本學科學科建設經(jīng)費預算和具體使用情況。當學科建設經(jīng)費接近或達到預算值時，信息系統(tǒng)會發(fā)出預警提示，學科管理專員或?qū)W科負責人可以通過系統(tǒng)掌握學科建設經(jīng)費的使用情況，以避免經(jīng)費使用超預算。

學科建設費用報表自動生成功能。登錄管理界面后，選擇需生成的學科名稱與時間節(jié)點，點“導出”，系統(tǒng)會自動導出生成該學科經(jīng)費使用報表，包括立項編號、學科名稱、報銷日期、使用明細、項目名稱（經(jīng)費所屬類別）、列支金額等詳細信息。

三、學科建設經(jīng)費管理信息化應用的體會

歸口管理部門搭建的信息化管理系統(tǒng)，通過電子化手段管理學科建設經(jīng)費，改變了傳統(tǒng)的手動記賬、對賬的經(jīng)費管理模式，也滿足了學科建設經(jīng)費依托財務系統(tǒng)不能進行個性化管理的需求。這不僅加強了學科建設經(jīng)費的有效管理，保障了經(jīng)費使用規(guī)范，也有利于提高預算執(zhí)行率和工作效率。

（一）提升了管理效能

學科建設經(jīng)費信息化管理的建設與應用，一方面方便了對口管理部門與學科間的信息互通，對口管理部門能及時掌握學科建設經(jīng)費動態(tài)使用情況，通過在線項目類別設置保障學科經(jīng)費的使用規(guī)范。另一方面也有利于加強對口管理部門與財務、審計、監(jiān)察等部門進行及時、有效的信息溝通，從而加強了管理部門的監(jiān)管職能，建立起完善的學科建設經(jīng)費使用管理機制。

（二）提高了預算的執(zhí)行率

通過學科建設經(jīng)費模塊，學科負責人與歸口管理部門可以實時了解學科建設經(jīng)費的使用情況與結(jié)余情況，從而有利于督促與規(guī)范學科負責人及時推進學科建設，提升預算執(zhí)行率;有利于歸口管理部門統(tǒng)籌根據(jù)學科經(jīng)費整體使用情況，進行動態(tài)管理調(diào)配的作用，起到學科建設管理與指揮棒的功能。

（三）提高了工作效率

通過信息化的管理模式，一方面優(yōu)化了學科建設項目經(jīng)費的管理方式，將“線下”繁瑣的手續(xù)轉(zhuǎn)移至“線上”完成，改變了傳統(tǒng)繁瑣的手工記賬管理方式;另一方面，對系統(tǒng)導出的報表可根據(jù)管理需求進行統(tǒng)計分析，為學科、歸口部門及醫(yī)院對于學科建設經(jīng)費使用的評價及決策提供及時服務。

四、結(jié)語

學科建設經(jīng)費信息化管理建設，實現(xiàn)了對學科建設經(jīng)費更便捷、有效的規(guī)范化管理。電子化的實時查詢、監(jiān)督功能，助推了學科建設經(jīng)費科學、高效的管理，促進了學科建設和發(fā)展。未來，以期在學科平臺管理系統(tǒng)實現(xiàn)經(jīng)費使用情況的橫、縱向?qū)Ρ?，通過可視化模型，監(jiān)督學科經(jīng)費實現(xiàn)更加科學、合理、按期的使用。

以信息化為管理抓手，促進學科建設發(fā)展，還應重視加強學科建設經(jīng)費的績效評估，從而全面促進學科建設經(jīng)費保證使用效果最大化。

一是加強多部門聯(lián)動、總體規(guī)劃。學科建設是醫(yī)院發(fā)展的基石與核心動力，應該形成全院一盤棋，構建好全院上下溝通、互相配合的工作機制，在醫(yī)院統(tǒng)一制定學科建設目標及總體規(guī)劃的同時，積極賦能學科與平臺建設辦公室，聯(lián)動財務處、醫(yī)務處、人事處、招投標辦公室、教學辦公室、科研處、審計處、紀檢監(jiān)察等職能部門，相互協(xié)作、彼此配合，共同推進學科建設工作。

二是建立學科建設經(jīng)費績效評價指標體系，發(fā)揮績效評價的導向性作用，并將評價結(jié)果與年度學科建設經(jīng)費劃撥掛鉤。學科建設經(jīng)費的績效評價的最終目標是通過科學形成績效評估的結(jié)果引導學科的健康發(fā)展，促進醫(yī)教研與產(chǎn)學研醫(yī)的良性發(fā)展。根據(jù)國家相關政策精神，中南醫(yī)院在學科建設經(jīng)費中，設定了一定比例的學科建設激勵費用，同時實現(xiàn)年度考核與周期考核，通過這兩種方式，結(jié)合績效評估結(jié)果來激勵與督促學科建設，保證學科建設經(jīng)費使用的實效性。

三是建立公開透明的績效評價機制。按照國家與高校相關政策精神，為深入實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略加快推進一流大學和一流學科建設，加快國際一流綜合性研究型教學醫(yī)院的建設。學科與平臺建設辦公室要積極探索建立健全科學公正、公開、透明的學科評審機制。各申報學科負責人就申報項目的建設目標、周期建設成效、主要建設內(nèi)容、成果產(chǎn)出等一系列指標進行項目編制預算，由醫(yī)院組成的相應的專家組對學科建設經(jīng)費預算的合理性、整體方案的先進性、可行性與科學性進行系統(tǒng)的綜合評價，同時進行嚴格規(guī)范性審查，并根據(jù)相關問題提出建設性修改意見，充分保障項目順利實施。

四是持續(xù)完善信息數(shù)據(jù)庫。將數(shù)據(jù)變成活的資源，這是管理學的重要課題。尤其在當今大數(shù)據(jù)時代，通過學科建設經(jīng)費管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行科學、系統(tǒng)的抓取、清洗與分析是有效解決學科建設評估定性管理的方法。[4]準確清晰的數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理分析，不僅大大提升了學科管理部門的效能，更有利于為院領導提供學科整體發(fā)展的抉擇資料，同時數(shù)據(jù)的信息化存儲管理，也能夠指導學科負責人了解學科建設的實效，為開展學科建設引導經(jīng)費績效評價工作打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]蘇曉英，丁琳，曹劍峰.網(wǎng)絡化重點學科經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立與應用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2019，27（03）：16-17.

[2]陸婷婷，巫蓉，盛文奇.南京某三甲醫(yī)院科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀與對策研究[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2021，32（03）：391-393+408.

[3]戴莉，趙鑾婷，朱珠.公立醫(yī)院科研經(jīng)費管理中存在的問題與對策研究[J].財務管理研究，2021（03）：85-88.

[4]劉新波，李晨光，于洋.財政科研經(jīng)費績效評價指標體系研究[J].學習與探索，2018（04）：131-137.