加強物資采購內(nèi)部控制精細化管理的幾點思考

鐘媛

摘要：在我國綜合國力不斷提升，經(jīng)濟實力飛速發(fā)展的大趨勢中，國內(nèi)企業(yè)也應(yīng)順應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展不斷提升企業(yè)生產(chǎn)水平，擴大企業(yè)外部經(jīng)濟活動，制定規(guī)范的管理制度，貫徹企業(yè)目標(biāo)，構(gòu)建優(yōu)良的企業(yè)文化，減少成本開支，避免企業(yè)風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)最大利潤。物資采購是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的基礎(chǔ)，它不僅是企業(yè)的“實物流”和“資金流”的重要組成部分，還與企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展中的活動密切聯(lián)系。企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展中常常需要進行物資采購這項業(yè)務(wù)，該環(huán)節(jié)不僅交易金額龐大，涉及的管理工作也十分繁多，在物資采購中常常會出現(xiàn)管理漏洞的現(xiàn)象，這不但影響了企業(yè)的經(jīng)營管理，而且還提高了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，對企業(yè)的發(fā)展具有消極作用。內(nèi)部控制作為企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險的重要手段，加強企業(yè)內(nèi)部采購環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制，對物資采購內(nèi)部控制進行精細化的管理能夠有效地降低物資采購中所出現(xiàn)的風(fēng)險問題，增強企業(yè)的市場競爭力，促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物資采購;內(nèi)部控制;精細化管理

內(nèi)部控制作為確保企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和預(yù)防企業(yè)發(fā)展風(fēng)險的重要機制，同樣也是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的過程中對物資采購這一重要環(huán)節(jié)進行內(nèi)部控制，能夠有效地降低采購成本，提高企業(yè)盈利水平，避免采購風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，增強企業(yè)市場競爭力。內(nèi)部控制能夠從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個要素對企業(yè)物資采購這一項業(yè)務(wù)進行精細化管理與控制，使物資采購這一環(huán)節(jié)更加結(jié)構(gòu)化，從而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)物資采購特點

（一）物資需求多樣化

由于各種企業(yè)的生產(chǎn)與制造方法的多樣化，市場對產(chǎn)品的質(zhì)量也愈來愈嚴(yán)格，物資采購作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的起點與基礎(chǔ)，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展與市場前景進行物資采購，但由于生產(chǎn)工藝方法和市場需求的不同，使企業(yè)在采購基礎(chǔ)物資時，也面臨著多樣化的選擇。

（二）物資需求量大，管理難度高

隨著企業(yè)實力不斷擴大和發(fā)展，對企業(yè)生產(chǎn)制造能力的要求也越來越高，為順應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)能力的提高和市場需求，企業(yè)所需采購的物資便日益增多。物資采購業(yè)務(wù)涉及了產(chǎn)品需求，供應(yīng)商選定，確定采購計劃，制定采購方式，采購驗收，采購付款等多個環(huán)節(jié)，物資量的增多便會增加管理難度，使物資管理變的更加復(fù)雜。

（三）采購方式多樣化

由于企業(yè)各部門的需求不同，企業(yè)在采購物資時常需要將集中采購與分散采購相結(jié)合的方式進行采購。在需求量大，金額較多的情況下使用集中采購;需求量較小，金額較少使用分散采購。

二、企業(yè)在物資采購中常出現(xiàn)的問題

（一）采購計劃不當(dāng)

企業(yè)物資采購部門人員在采購物資時，沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的計劃與方案，使得采購環(huán)節(jié)盲目且隨意，物資管理人員往往忽略了“先利庫，后進料”的原則，導(dǎo)致企業(yè)物資庫存超儲或物資量無法滿足生產(chǎn)需求等現(xiàn)象，占用大量的企業(yè)現(xiàn)金流占比。

（二）管理人員內(nèi)部控制意識薄弱

國資委聯(lián)合財政部制定頒發(fā)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控體系有關(guān)事項的通知》等相關(guān)建設(shè)內(nèi)控規(guī)范體系的要求。但在企業(yè)實際發(fā)展與生產(chǎn)的過程中，大部分的企業(yè)管理人員很少能夠意識到內(nèi)控制度的建立與實施對企業(yè)發(fā)展的重要意義，在實際的行動上未能遵循內(nèi)部控制要求進行執(zhí)行，使得內(nèi)控制度變得形式化，沒有形成正確規(guī)范的內(nèi)控管理理念，導(dǎo)致企業(yè)無法在物資采購這一環(huán)節(jié)實施全員化、全過程、全方位的管理，采購人員的職業(yè)素養(yǎng)未能得到良好的提升，在采購過程中便會出現(xiàn)徇私舞弊，采購行為不端正等，加劇企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

（三）供應(yīng)商的選擇不合理

企業(yè)在選擇物資供應(yīng)商時沒有制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，往往只看重供應(yīng)商所提供的物資是否符合企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的需求和供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照與稅務(wù)登記證，忽視供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營時長，對是否能夠長期合作與供應(yīng)商的物流運輸能力沒有明確要求，沒有評估供應(yīng)商的資信情況，常常導(dǎo)致企業(yè)在采購物資時與家庭式作坊的小規(guī)模廠家合作，使所采購的物資質(zhì)量無法得到保障，采購成本高昂。

（四）物資采購不按規(guī)定招標(biāo)或招標(biāo)采購不規(guī)范

企業(yè)在采購大宗材料時常采用招標(biāo)采購的方式進行采購，個別企業(yè)常會以生產(chǎn)急需等借口采用議標(biāo)采購的方式來規(guī)避招標(biāo)。除此之外，企業(yè)為獲取某種利益，以自由競爭為借口使資質(zhì)不全的潛在投標(biāo)人借用他人資質(zhì)或用他人名義參與投標(biāo)，從而出現(xiàn)“串標(biāo)”、“圍標(biāo)”等惡劣現(xiàn)象，擾亂了招標(biāo)市場的秩序，對企業(yè)經(jīng)營構(gòu)成風(fēng)險，企業(yè)在生產(chǎn)制造的過程中也會存在安全隱患。

（五）物資驗收管理制度不健全

由于企業(yè)生產(chǎn)制造過程中所需物資量龐大且多樣化，因此物資驗收管理工作的難度也將隨之增大。企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中常常重點關(guān)注生產(chǎn)效率和經(jīng)濟收益等直接因素，忽視了物資驗收的重要性，未能建立正確規(guī)范的物資驗收管理制度和要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)松懈、驗收監(jiān)督不嚴(yán)格，常會出現(xiàn)物資質(zhì)量不達標(biāo)等現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)中存在較大的風(fēng)險，生產(chǎn)產(chǎn)品無法達到市場需求，影響了企業(yè)的進步與發(fā)展。

（六）ERP系統(tǒng)應(yīng)用功能存在缺陷

ERP系統(tǒng)能夠?qū)ξ锪喜少徍晚椖窟M行集成管理，是企業(yè)管理過程中不可或缺的重要手段。但在實際的企業(yè)管理過程中，管理模塊常會出現(xiàn)缺失，如，物資采購業(yè)務(wù)中沒有報表統(tǒng)計功能便會出現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺失或滯后等現(xiàn)象，便會限制企業(yè)經(jīng)營管理。除此之外，ERP系統(tǒng)中打印功能僅能打印采購訂單明細，無法打印標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，也會加劇企業(yè)物資采購的工作難度。

三、加強物資采購內(nèi)部控制精細化管理的有效措施

（一）建立良好的內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)是企業(yè)對物資采購環(huán)節(jié)實施內(nèi)部控制的首要措施，它能夠影響著全體企業(yè)員工實施和履行內(nèi)控制度的態(tài)度、行為和認識，與企業(yè)核心價值觀一樣是企業(yè)文化建設(shè)的核心，決定了企業(yè)的基調(diào)與企業(yè)員工工作氛圍。建設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境能夠使企業(yè)管理人員與基層員工對內(nèi)控制度形成正確的認識，建立更加規(guī)范的內(nèi)控制度，促進企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的市場競爭力。建立良好的內(nèi)部環(huán)境需要強化內(nèi)部控制制度建設(shè)，以被集團集約式所管控的上市公司舉例，其內(nèi)部環(huán)境和內(nèi)控制度能夠配合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，物資采購管理制度、人力資源、風(fēng)險管控等方面也在不斷地強化與創(chuàng)新。管理層對大宗物資及設(shè)備采購能夠遵守內(nèi)控制度有意識地控制，但對于一些需要分散采購的三類零星物資常常不能合理按照相關(guān)內(nèi)控制度進行約束與控制。企業(yè)員工在采購物資完畢對物資進行驗收時便會繞過內(nèi)控制度，對物資的質(zhì)量問題不嚴(yán)格追究，為獲取某種私利，收取供應(yīng)商的好處費，對物資缺斤少兩的現(xiàn)象充耳不聞，嚴(yán)重影響了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，直接造成企業(yè)損失，阻礙了企業(yè)發(fā)展。因此，要在企業(yè)內(nèi)部建立全面的內(nèi)部控制制度，提高物資采購部門員工的職業(yè)素養(yǎng)，使企業(yè)員工樹立風(fēng)險控制至上的管理理念，將“軟約束”與“硬制度”有機結(jié)合，定期對員工進行內(nèi)控制度培訓(xùn)，使企業(yè)員工對自身崗位制度和操作規(guī)程有更加明確的認識，擴大企業(yè)員工的參與度，提高員工實行內(nèi)部控制制度的自覺性，構(gòu)建完善的企業(yè)文化體系與內(nèi)部環(huán)境，提升企業(yè)的管理與控制能力。