大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革與優(yōu)化

張群

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)也越來越高端，大數(shù)據(jù)、云科技、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都發(fā)展得特別迅速?，F(xiàn)在的高等院校是我們國家最為重要的教育場所，在高等院校里也包含了許多的檔案信息，并且這些檔案信息都有著比較重要的意義。21世紀(jì)信息科學(xué)技術(shù)的提升，促進了檔案管理模式的改革和優(yōu)化，也提升了檔案管理的整體效率，因此，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的改革和優(yōu)化是現(xiàn)在高校中的一項重要的舉措?；诖?，我們首先了解了大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理模式的改革和優(yōu)化的必要性，其次我們也需要面對檔案管理工作當(dāng)中存在的一些問題，最后總結(jié)了檔案管理中變革和優(yōu)化高效檔案管理的具體的方式方法，以此可以作為有關(guān)人士的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理模式;變革優(yōu)化

中圖分類號：G258 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1673-260X（2021）07-0062-04

最早期的時候，大數(shù)據(jù)是用來為更新網(wǎng)絡(luò)搜索索引需要進行批量處理或者是分析大量數(shù)據(jù)的，隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度，大數(shù)據(jù)不再是僅僅用來描述搜索索引，現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)是指已經(jīng)超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理能力的數(shù)據(jù)，因為它的規(guī)模和傳輸速度要求都是很高的，或者是它的結(jié)構(gòu)已經(jīng)不適合原來的數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)了[1]。所以為了能夠獲取大量數(shù)據(jù)的價值，我們不得不去選擇一個新的方式來處理它，數(shù)據(jù)中隱藏巨大的模式和價值，在以前都是需要相當(dāng)多的時間和成本才能取得這些數(shù)據(jù)信息。例如現(xiàn)在的大型工廠，想利用網(wǎng)絡(luò)搜索器搜索有價值的信息，企業(yè)必須付出高額的代價才能在大數(shù)據(jù)的海量信息里搜索對自己有用的信息，而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度，各種資源，云結(jié)構(gòu)和開源軟件使得大數(shù)據(jù)的處理方式更為快捷和方便。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的高校檔案管理變革和優(yōu)化的必要性

1.1 方便查取資料

高等院校的檔案存在模式主要是以紙質(zhì)的形式存在，其中在高校的檔案管理里面不僅僅是存在的大量的相關(guān)信息，還存在著包括高等院校學(xué)生的相關(guān)信息，所有包含的數(shù)據(jù)數(shù)量比較巨大，在進行人工整合的時間是比較長的，即使現(xiàn)在有很多的高等院校為了查閱數(shù)據(jù)簡單化選擇了程序化，查詢信息只需要利用工作人員做好的目錄，我們根據(jù)目錄的指引去尋找所耗費的時間也是比較長的，這樣對查閱檔案信息來說受到了一定的限制。比如時間限制，我們查閱信息資料的時間比較長，查閱信息我們需要找到目錄，然后根據(jù)目錄的指引去尋找我們所需要的信息。還有一方面歸還的時間受到限制，一般的檔案信息都是紙質(zhì)的形式存在的，從檔案室借出來需要在規(guī)定的時間查閱完，度歸還檔案管理部門，因為人為的查找檔案耗費時間和精力比較多，這樣不利于工作的開展，工作效率比較低，不利于高校的教學(xué)活動的展開?，F(xiàn)在由于時代的進步，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，能夠直接實現(xiàn)萬千檔案數(shù)據(jù)有序管理，能夠利用大數(shù)據(jù)在最短的時間里面找到我們所需要的最新的信息，從這里可以看出來，現(xiàn)在檔案管理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校存在著重要的意義，加強了管理方式改革[2]。

1.2 利用大數(shù)據(jù)提升檔案管理方式的錄入率

當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，高校檔案信息資料呈現(xiàn)出海量的增長現(xiàn)狀，數(shù)量是日益增長，檔案的內(nèi)容也是多種多樣的，信息的傳輸方式也越來越多樣化。面對這樣龐大的檔案資料規(guī)模，檔案管理工作者的工作方式還是比較落后的，大多數(shù)情況下，還是需要靠人工手動來收集整理信息，工作效率比較低，管理方式也比較落后，信息化建設(shè)步伐比較緩慢，像這種傳統(tǒng)的人為的檔案收錄方式也極容易導(dǎo)致信息收錄不全和信息收錄重復(fù)的弊端，而現(xiàn)在在大數(shù)據(jù)時代背景下，通過高校的一些技術(shù)的變革以及優(yōu)化的管理程序，現(xiàn)在高校的一些檔案管理人員能夠很好地利用先進的計算機技術(shù)進行有效的檔案管理信息的整理和收錄，利用計算機技術(shù)可以很好地減少在收集檔案信息的過程中人為地造成的一些對于檔案的影響，提高檔案的高效管理，減少不必要的損失[3]。

1.3 創(chuàng)新高效檔案工作的方式

傳統(tǒng)檔案管理員的管理方式，全部都需要靠人工手動的處理工作，工作時間長，工作效率低，那樣不僅消耗了大量的人力、物力，還有可能出現(xiàn)一些不可避免的錯誤。同時，歸檔的資料利用率也不是很高。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，也是隨著大數(shù)據(jù)的不斷更新，新媒體技術(shù)也都得到大范圍的應(yīng)用，逐漸帶來了我們國家現(xiàn)在的高校的檔案工作形式的創(chuàng)新。在傳統(tǒng)工作中的弊端，現(xiàn)在利用這些先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都可以及時地避免，能夠利用機器來實現(xiàn)或者是可以幫助高效檔案管理的工作人員提高工作效率，可以通過智能化的技術(shù)來幫助工作人員對于一些檔案管理信息進行分類，歸類和校正、歸檔有效的處理，提高了檔案資料的處理速度，處理效率和處理工作的精確度，檔案管理的方式也慢慢地從人工逐步步入科技化，電子化管理巨大的跨越，都是向智能高效發(fā)展，這樣可以節(jié)約時間，讓高校的檔案管理與利用的形式進一步得到創(chuàng)新[4]。

1.4 不斷增加高校檔案管理的安全性

總體來說，我們傳統(tǒng)的檔案管理模式屬于單純的歸納和整理，紙質(zhì)的檔案管理模式在查閱信息資料時比較容易受到損壞，也比較容易造成檔案部分信息的數(shù)據(jù)丟失，而通過大數(shù)據(jù)時代的先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以防止因為紙質(zhì)的破壞而帶來的一些損失。紙質(zhì)的檔案存儲時對于檔案室的溫度、濕度都是有著一定的要求，由于是紙質(zhì)的存儲方式，極易受到天氣的因素干擾，如果保存不好甚至還有的會因為蟲子損壞檔案，不利于原始數(shù)據(jù)存儲的安全性，而相對比的大數(shù)據(jù)時代的檔案管理完全避免了這種情況的發(fā)生，甚至可以把高校的一些檔案管理變成數(shù)字化，這樣可以有效地減少外界因素對于存儲的影響，更加有利于高校檔案的存儲，從而可以提升高校檔案存儲的安全性[5]。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息安全意識不足

在這個開發(fā)性的共享信息的時代，我們怎么去區(qū)分好的信息，壞的信息呢？怎么去處理這些檔案信息的安全呢？在這個網(wǎng)絡(luò)的時代里，數(shù)據(jù)與檔案的信息的安全問題是不容小覷的，這也是一個難點，它不僅包含理論知識，技術(shù)方面的因素，同時也會設(shè)定一些法律法規(guī)來維護這個現(xiàn)代化的事務(wù)。檔案管理的信息化技術(shù)也存在著一定的安全問題，所以需要努力提升檔案管理員的業(yè)務(wù)能力。尤其是在檔案工作當(dāng)中，公民個人的信息泄露或者是被一些違法犯罪的人利用去做一些不好的事情，這樣就會對我們的身體和心理造成影響，嚴(yán)重的還會影響我們的正常生活和工作，這也是對高校檔案管理員的一個挑戰(zhàn)。

2.2 高校檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來傳統(tǒng)檔案管理員的行為思想比較落后，主觀地認(rèn)為檔案只是紙質(zhì)的文件夾形式，實際上在大數(shù)據(jù)時代的高校檔案管理已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案資料正在由以紙質(zhì)件為主，慢慢地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)在的電子件為主，涵蓋了電子檔、圖片、音頻、視頻等新型的載體。而現(xiàn)在在大數(shù)據(jù)時代背景下，需要檔案管理人員能夠比較好地掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極地改變自身的觀念，才能更好地適應(yīng)社會的發(fā)展速度，不斷創(chuàng)新改革管理模式。由于現(xiàn)在人們對于檔案管理工作重視的程度不一樣，也不可能保證檔案管理的定期培訓(xùn)可以展開，檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，不能夠快速地掌握新型的檔案管理模式的方式，和現(xiàn)在所提倡的大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式應(yīng)用存在著一定的矛盾和沖突。由于傳統(tǒng)意識比較嚴(yán)重難以比較好地轉(zhuǎn)變觀念，這樣對高校檔案管理信息化的建設(shè)起到了絆腳石的作用。

2.3 檔案管理的方式比較落后

加強高校檔案管理意識，檔案管理事業(yè)也會從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)化為大眾模式，這是新時代的產(chǎn)物，現(xiàn)代化的技術(shù)成為檔案管理的行動方向，也是領(lǐng)導(dǎo)大數(shù)據(jù)時代檔案管理在工作上的不斷創(chuàng)新、不斷進步的風(fēng)向標(biāo)，檔案管理員也需要創(chuàng)新工作的方式方法，這樣會更加貼近社會的發(fā)展方向，同時也是社會推動達(dá)到的結(jié)果，現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)數(shù)字化的到來，使上述的創(chuàng)新與外界的推動給他們帶來了全新的面貌，新的生機，大量的信息資源能幫助大家多方獲得他們自己關(guān)注的信息，也會給他們帶來很多的便利，但是大量的信息也避免不了信息的重復(fù)率和時間性，傳統(tǒng)的檔案管理員的管理方式，全部都需要靠人工手動的處理工作，工作時間長，工作效率低，那樣不僅消耗了大量的人力、物力，還有可能出現(xiàn)一些可以避免的錯誤，同時，歸檔的資料利用率也不是很高。由于現(xiàn)在的高校對于檔案管理工作還不是足夠的重視，導(dǎo)致沒有從根本上解決高校的檔案管理模式的變革和創(chuàng)新的改變，最后，即使高校為了改進檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端，引進了一批先進的檔案管理的儀器，但是也會因為各種各樣的的原因而被擱置起來，現(xiàn)在電子檔案管理的方式難以更新改進，主要的原因還是檔案管理的制度還不是很完善，導(dǎo)致一些院校的檔案管理者沒有及時地轉(zhuǎn)變檔案管理者的思想，以及完善檔案管理者的技術(shù)方法，這就是為什么在高校推廣技術(shù)改革創(chuàng)新的重要問題[6]。

3 檔案管理變革和優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式具體措施

3.1 加強防護措施

根據(jù)現(xiàn)在實際的情況加強一定的防護措施，要更好地提高檔案管理安全的能力，就要引進先進的技術(shù)來提升檔案管理與利用，并且需要設(shè)立有針對性的安全維護，防范系統(tǒng)，對于管理網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)定期進行維護，并且加強密保技術(shù)，避免因為受到病毒或者是黑客的入侵，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失，另外還有一方面，一定要對檔案管理人員做好崗前培訓(xùn)，要求掌握熟練的工作技能，并且定時開展檔案管理人員的培訓(xùn)，加強檔案管理人員的管理技能，及時根據(jù)信息的重要程度將檔案信息進行備份，通過數(shù)據(jù)的備份能夠更好地防護，避免因數(shù)據(jù)丟失而導(dǎo)致的檔案信息原始數(shù)據(jù)的不完整造成損失?；ヂ?lián)網(wǎng)的時代我們也需要專業(yè)的檔案管理人才，需要專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，更好地管理好我們的大數(shù)據(jù)時代的檔案。

3.2 創(chuàng)新科技檔案管理服務(wù)模式

隨著新時代的到來，我們在大數(shù)據(jù)時代背景下應(yīng)該清醒認(rèn)識創(chuàng)新檔案管理模式是極為重要的，在傳統(tǒng)模式下很難做到提高管理和檔案管理信息利用的質(zhì)量和水平，也是為了讓人們更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，就需要及時轉(zhuǎn)變檔案管理員的思想意識，轉(zhuǎn)變認(rèn)為過時的檔案資料就已經(jīng)失去了使用價值的舊觀念，增強檔案利用意識，改革創(chuàng)新重藏輕用的管理觀念，提高開發(fā)和利用率，挖掘深層價值。在這種情況下專業(yè)的人才無疑有著強大的作用力，才能更好地做到物盡其用，人盡其才，互聯(lián)網(wǎng)的時代我們也需要專業(yè)的檔案管理人才，需要專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，更好地來管理好大數(shù)據(jù)時代的檔案。因此傳統(tǒng)的檔案管理者必須要清醒認(rèn)識到時代進步了，知識更新以后所帶來的新氣象，就是把現(xiàn)代技術(shù)及時地加入檔案柜里的搜索當(dāng)中，利用一些相關(guān)的網(wǎng)頁、網(wǎng)站進行查詢和下載，這樣可以方便人們隨時使用這樣的檔案查詢所需要的問題，幫助提升用戶的滿意度，應(yīng)該積極參與技能的培訓(xùn)，熟練掌握自助查詢機或者是搜索軟件等形式來擴展形式的方式，形成檔案管理的高效人才[7]。

4 加強檔案管理團隊建設(shè)意識

4.1 加強檔案管理的硬件措施

完善基礎(chǔ)設(shè)施是對于高校創(chuàng)造良好的檔案管理模式的最為重要的一點，良好的檔案的保存環(huán)境，不僅可以提高檔案的保存質(zhì)量，還可以延長檔案資料的使用壽命，所以我們在更新創(chuàng)造檔案管理模式時，依然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案存儲模式，基本是紙質(zhì)和電子版同時都可以擁有的，由于紙質(zhì)的檔案害怕潮濕，強光直接的照射，所以我們在處理檔案的存放房間時，一定要避免潮濕和陽光直射，要保持定期的通風(fēng)，防止房間太過于干燥造成的紙質(zhì)粉化或者是因為陽光直射造成的檔案老化，為了保證檔案存放的環(huán)境，高校檔案管理室里面都是配有專業(yè)的檔案管理櫥柜，以方便檔案的管理。如果檔案比較豐富的，建議購置移動式的櫥柜，這樣可以減少櫥柜的占地面積，電子檔案的存儲，一定要經(jīng)常打開抽檢一下，對于是錄像帶存放的檔案資料，一定要定期的播放，需要升級的要及時升級處理。

4.2 培養(yǎng)出檔案管理的創(chuàng)新性人才

首先我們需要結(jié)合時代的特征，通過自主學(xué)習(xí)的方法完成職業(yè)素養(yǎng)的提升。比如，現(xiàn)在我們需要不斷地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員首先就需要建立正確的職業(yè)技能理念，需要正確對待網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)在這個時代的重要性，并且將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)習(xí)規(guī)劃到自己職業(yè)學(xué)習(xí)技能里面的一個重點，在學(xué)習(xí)操作技術(shù)的同時，可以結(jié)合檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)的理論知識，不斷地去豐富自己的技能，以不斷更新的思維方式來看待現(xiàn)在的檔案管理技能的變化，逐漸提升了檔案管理工作的效率[8]。其次，以檔案管理的理論知識為基礎(chǔ)，在檔案管理的實際應(yīng)用中為提升自己的應(yīng)用技能，除了知識層面的鞏固學(xué)習(xí)以外，檔案管理人才還可以結(jié)合自身的實際意義，總結(jié)規(guī)劃出一套完整的工作規(guī)律，在不斷改進的基礎(chǔ)上使其成為后期工作模式調(diào)整的重要依據(jù)，從而可以挖掘自身的創(chuàng)造性潛力。也可以根據(jù)現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)計人才為培養(yǎng)的線上教育為目的的一些培訓(xùn)機構(gòu)進行線上學(xué)習(xí)，為了便于檔案管理人員可以利用空余時間進行自主學(xué)習(xí)，作為高校檔案管理的改革和優(yōu)化，高校也可以根據(jù)自身的內(nèi)部檔案管理平臺需要的管理方式制作出一個學(xué)習(xí)的平臺，用來培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理理論知識，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作訓(xùn)練，檔案儲存與信息調(diào)取等等的模擬訓(xùn)練，為人才技能的培養(yǎng)提供輔助力量，實現(xiàn)自主學(xué)習(xí)方法的創(chuàng)新和優(yōu)化[9]。

4.3 建立健全的檔案管理和利用體系

沒有規(guī)矩不成方圓，在任何一個工作崗位都需要有規(guī)章制度，健全的檔案管理制度是完善檔案管理體系的一個重要的保障，因此在檔案管理中檔案管理制度是不可缺少的，但是制定檔案管理制度必須結(jié)合實際的情況，比如：規(guī)章制度必須要體現(xiàn)出合理性，科學(xué)性。檔案管理的相關(guān)規(guī)定必須要以單位的實際情況為依據(jù)，從實際出發(fā)，一定要實用，不虛夸，制度必須要有可行性，制定的檔案管理制度必須要簡單明了，可操作性強，這樣可以方便工作人員在日常工作中更好地堅持貫徹落實相關(guān)的規(guī)定，堅持利用制度約束自己的言行[10]。簡單地說，這一套規(guī)章制度就是即能約束領(lǐng)導(dǎo)又能約束普通員工，增加執(zhí)行力度。檔案管理制度一旦出臺就必須嚴(yán)格按照上面的要求執(zhí)行，否則就相當(dāng)于一張廢紙，沒有任何用處，制定規(guī)章制度的人也可以作為監(jiān)管人員，必須確保制度落實到位，在實行規(guī)章制度的時候，一定要嚴(yán)格做到有功必賞，有錯必罰，充分體現(xiàn)出制度的嚴(yán)謹(jǐn)性。

5 結(jié)語

現(xiàn)在是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，信息技術(shù)也推動了各種數(shù)字化、智能化管理的方式方法，現(xiàn)在有很多的企業(yè)也根據(jù)信息的開發(fā)和利用開展了檔案管理工作，但是在開展過程中可以利用現(xiàn)代化的技術(shù)，利用相對應(yīng)的軟件工具對檔案進行精細(xì)化的區(qū)分和管理。作為檔案管理員需要不斷地挑戰(zhàn)新的技術(shù)和軟件的應(yīng)用，怎么樣實現(xiàn)檔案管理工作者創(chuàng)新和優(yōu)化，已經(jīng)是人們集中討論的話題。基于此，在應(yīng)對技術(shù)時利用云計算，現(xiàn)代技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)，來加快檔案管理信息的建設(shè)的步伐。檔案人員必須樹立大數(shù)據(jù)思想，一定要積極地提高檔案管理工作中的安全意識，管理人員的整體素質(zhì)以及解決檔案管理的方式方法落后等問題，這對于高校的檔案管理的變革和優(yōu)化都是極其重要的，對高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著比較重要的意義，而且通過加強提高檔案管理模式的安全性和防護措施的能力，創(chuàng)新科技檔案管理的整體模式，轉(zhuǎn)變思想觀念和加強團隊建設(shè)等等的一些具體的措施都可以比較好地提升落實檔案管理的模式化，促進高校檔案管理工作的工作效率，滿足廣大人民對檔案管理服務(wù)的需求，推動時代飛速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

〔1〕李宇.機遇與挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)時代檔案工作的堅守與創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2018，33（04）：25-28.

〔2〕吳偉寧.大數(shù)據(jù)時代檔案工作的機遇、挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略[J].檔案天地，2015，23（05）：40-42.

〔3〕滕秀茹.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇[J].祖國，2019，12（22）：89-90.

〔4〕郭穎.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].信息記錄材料，2021，22（01）：122-123.

〔5〕劉暢.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和創(chuàng)新研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（23）：263-264.

〔6〕張頎，馬曉芳.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019， 15（12）：163.

〔7〕劉麗，王婷.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，28（19）：146-147.

〔8〕王玉宗.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，28（14）：155.

〔9〕李玉玲.論大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（19）：144+14.

〔10〕韋相立.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].城建檔案，2018，26（11）：59-60.