中職學(xué)校人事檔案管理工作改進(jìn)與創(chuàng)新

連海平

【摘要】本文主要從中職學(xué)校人事檔案管理工作改進(jìn)與創(chuàng)新進(jìn)行闡述說(shuō)明。中職院校在發(fā)展的過(guò)程中經(jīng)歷著社會(huì)的改革，并且檔案見(jiàn)證了中職院校的發(fā)展歷程，在管理當(dāng)中占據(jù)了關(guān)鍵的位置。結(jié)合當(dāng)前的中職院校檔案管理情況來(lái)看，改進(jìn)與創(chuàng)新具有一定的差異性，應(yīng)當(dāng)適合學(xué)校的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的模式，促進(jìn)檔案管理的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量得到提升。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

引言：對(duì)于學(xué)校的檔案管理來(lái)說(shuō)其中蘊(yùn)含著較深的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)當(dāng)前的教育發(fā)展模式，融入大量的人力與物力，全面提升檔案管理的工作。學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)全面做好人事檔案管理的工作，創(chuàng)建科學(xué)的管理體系，從而為學(xué)校提供有效的人才發(fā)展信息，促進(jìn)職業(yè)教育的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在新時(shí)代發(fā)展的背景下，人事檔案管理有必要積極創(chuàng)新，促進(jìn)教育質(zhì)量以及認(rèn)識(shí)管理隸屬的優(yōu)化發(fā)展，并且為教育事業(yè)的人才發(fā)展做出杰出的貢獻(xiàn)。

一、中職院校人事檔案管理當(dāng)中的出問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的制度缺少有效完善

收集工作沒(méi)有落實(shí)到位。人事檔案資料大部分都會(huì)出現(xiàn)整理不及時(shí)的情況，并且對(duì)內(nèi)容的補(bǔ)充也不夠及時(shí)，個(gè)人信息方面材料準(zhǔn)備的并不充足，教職工的學(xué)歷提升、獎(jiǎng)懲等情況沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的檔案交接，導(dǎo)致人員的材料不完善，查詢(xún)時(shí)材料不完整，沒(méi)有充分的反映出信息內(nèi)容的時(shí)效性，直接影響到檔案工作人員的工作質(zhì)量。

（二）人事檔案管理的方式相對(duì)落后

在當(dāng)前的人事檔案管理當(dāng)中，很多的學(xué)校都存在著管理方式不夠完善的情況，從而使檔案在利用過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)較為繁瑣的審核過(guò)程。在大部分的中職院校當(dāng)中，人力資源對(duì)人事檔案管理的方式都是封閉式的，這種情況下，雖然能夠確保檔案內(nèi)容的保密性，但是卻對(duì)檔案的社會(huì)化造成了一定的影響。從而使人事檔案資料無(wú)法得到有效的運(yùn)用，不利于人力資源對(duì)員工的有效管理。經(jīng)過(guò)實(shí)際的調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，中職院校的人事檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)十分的落后，并且在管理的方式上還仍然在運(yùn)用傳統(tǒng)的方式，降低了檔案的使用效率。形成這種因素的原因十分多樣性，檔案管理的設(shè)備不夠先進(jìn)，并且相關(guān)管理人員并沒(méi)有注重自身的學(xué)習(xí)技能，只是單純的認(rèn)為檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理就可以了。這樣就會(huì)限制檔案管理的方式，導(dǎo)致人員檔案管理的提升受到了局限性。

二、中職學(xué)校人事檔案管理工作改進(jìn)與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)建健全的檔案管理制度

檔案管理方式的健全發(fā)展直接關(guān)系到了檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)充分的意識(shí)到檔案管理的重要性。在具體工作開(kāi)展的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建合理的檔案管理制度，并且找到在實(shí)際檔案管理當(dāng)中存在的紕漏，促進(jìn)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行有效的整改，從而促進(jìn)檔案管理得到更加精準(zhǔn)以及規(guī)范的發(fā)展。促進(jìn)檔案管理人員對(duì)檔案管理制度的全面認(rèn)知。在進(jìn)行工作開(kāi)展的階段應(yīng)當(dāng)注重體制的科學(xué)性以及合理性，積極參考國(guó)內(nèi)外的檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，從而保證更加規(guī)范的發(fā)展。

（二）提升對(duì)數(shù)字檔案的保護(hù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)中人員大幅度變動(dòng)，也增加了人事檔案工作的難度。很多中職院校都存在著檔案管理過(guò)于疏忽的情況，特別是一些相關(guān)信息不能及時(shí)的記錄在檔案中，從而對(duì)人事檔案的完整性產(chǎn)生了一定的影響[1]。中職院校應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家實(shí)施的信息安全管理法則，創(chuàng)建安全合理的檔案管理制度，并且針對(duì)檔案管理做好有效的技術(shù)保護(hù)措施。首先應(yīng)當(dāng)落實(shí)用戶(hù)端的防護(hù)，運(yùn)用安全的操作規(guī)范，規(guī)范用戶(hù)的操作行為;建立電子檔案的儲(chǔ)存方式，規(guī)范人員的操作行為。積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)保證病毒防范技術(shù)、身份認(rèn)證計(jì)劃書(shū)以及數(shù)據(jù)加密技術(shù)等等，從而對(duì)檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)的防范，避免由于網(wǎng)絡(luò)的原因造成信息的損失。

（三）充分利用人事檔案的價(jià)值

在人力資源的管理當(dāng)中，可以將人事檔案運(yùn)用到不同的管理模塊當(dāng)中，通過(guò)對(duì)人事檔案的有效利用，從而實(shí)現(xiàn)中職院校對(duì)員工管理的全面性。比如當(dāng)中職院校針對(duì)員工進(jìn)行選拔的過(guò)程當(dāng)中，就可以結(jié)合員工的人事檔案對(duì)員工的表現(xiàn)進(jìn)行整體的評(píng)價(jià)和分析，結(jié)合員工的道德品質(zhì)、個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面，對(duì)員工進(jìn)行考核和評(píng)定，從而確保選拔的公平性。人事檔案對(duì)中職院校的管理具有重要的參考作用，通過(guò)這種途徑的利用，能夠使人事檔案管理工作更加具有實(shí)踐性，體現(xiàn)其管理的作用，而不只是停留在形式上。同時(shí)中職院校管理人員要做到對(duì)員工信息的有效更新，通過(guò)對(duì)人事檔案信息的搜集，不斷完善檔案信息內(nèi)容。

（四）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理設(shè)備的管理

在人事檔案管理當(dāng)中，相關(guān)的資料內(nèi)容都必要有特定的存儲(chǔ)設(shè)備，從而確保檔案信息的有效保存，因此，人力資源加大對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的投資，不斷引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，為了人事檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展，提供基礎(chǔ)保障。不僅要確保防盜門(mén)和防火器材的齊全，還要在檔案室中配備專(zhuān)職人員，做到對(duì)檔案室的維護(hù)和檢查。同時(shí)，針對(duì)檔案管理設(shè)備的性能要進(jìn)行定期的檢查，及時(shí)淘汰落后和超出使用期限的設(shè)備，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案有著關(guān)鍵性的意義，中職院校應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新，并且改變以往檔案管理模式的局限性，積極創(chuàng)新，這對(duì)于職業(yè)院校人才質(zhì)量的引進(jìn)有著關(guān)鍵性的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]高斯娜.中職學(xué)校人事檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（08）：170-171.

[2]何秀霞.中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（32）：1-3.

[3]蔡靖.中職學(xué)校檔案管理工作改進(jìn)思路[J].黑龍江檔案，2020（03）：21-22.