工程檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

何思瑾

摘要：工程檔案資料數(shù)量眾多、種類眾多且涉及范圍廣，單純依靠人力資源予以管理，無(wú)法最大限度地提升檔案管理質(zhì)量。因此，必須要從多個(gè)角度入手，不斷完善工程檔案管理體系，開(kāi)創(chuàng)工程檔案管理工作的新局面。文章就工程檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合檔案學(xué)知識(shí)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出自己的看法，旨在能夠進(jìn)一步打造完整性、系統(tǒng)性、科學(xué)性的工程檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：對(duì)策;工程檔案;問(wèn)題;信息化

一、工程檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）工程檔案信息化建設(shè)滯后

許多單位都沒(méi)有利用好信息技術(shù)，無(wú)法依托于互聯(lián)網(wǎng)以及其他信息技術(shù)對(duì)工程檔案予以管理，難以適應(yīng)檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)。一是工程檔案數(shù)字化進(jìn)程滯后，未及時(shí)應(yīng)用數(shù)字掃描工具對(duì)工程檔案予以掃描并加工，更談不上后期直接在互聯(lián)網(wǎng)線上對(duì)工程檔案進(jìn)行信息化管理。二是對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)等新型信息技術(shù)的應(yīng)用能力不足[1]。在這種環(huán)境下，檔案工作人員受限于技術(shù)條件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速檢索、深度檢索以及工程檔案資源共享的目標(biāo)，影響檔案開(kāi)發(fā)利用的效果。

（二）工程檔案立卷歸檔質(zhì)量低下

從現(xiàn)階段部分單位工程檔案歸檔實(shí)踐來(lái)看，部分單位存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的問(wèn)題，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案資源的價(jià)值以及重要性，導(dǎo)致檔案資源在立卷歸檔過(guò)程中出現(xiàn)遺失、損毀的現(xiàn)象。一是立卷歸檔的范圍不明確，沒(méi)有將工程項(xiàng)目各個(gè)階段中產(chǎn)生的文字資料、圖紙資料、音像影像資料進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致后期在開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中產(chǎn)生問(wèn)題[2]。二是立卷歸檔的時(shí)限不明。隨著時(shí)間的推移，工程項(xiàng)目進(jìn)程會(huì)加快，由此產(chǎn)生的檔案資料也隨之增加。然而，實(shí)踐中部分單位沒(méi)有建立嚴(yán)格的立卷歸檔責(zé)任制度，對(duì)立卷歸檔的時(shí)限也規(guī)定不明確，導(dǎo)致檔案資料在堆積存放、傳輸傳閱的過(guò)程中出現(xiàn)損毀、丟失的現(xiàn)象，損害了工程檔案的完整性、科學(xué)性。

（三）忽視工程檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)

作為工程檔案管理的“主力軍”，檔案工作隊(duì)伍的重要性不言而喻。然而，部分單位忽視工程檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)，檔案工作人員的素質(zhì)與工程檔案管理的要求不匹配[3]。一方面，人才引進(jìn)工作滯后。部分單位工程檔案數(shù)量與檔案工作人員數(shù)量不成正比，許多檔案工作人員的工作壓力較大，難以保質(zhì)保量的完成任務(wù)。另一方面，人才培訓(xùn)工作滯后，沒(méi)有結(jié)合工程項(xiàng)目的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)以及信息技術(shù)應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)。

二、工程檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善工程檔案立卷歸檔工作，全面提升立卷歸檔質(zhì)量

立卷歸檔的工程檔案管理的前端環(huán)節(jié)，這一工作的成效會(huì)直接影響到后期的檔案建設(shè)以及檔案開(kāi)發(fā)利用。為此，必須要完善工程檔案立卷歸檔制度，確保檔案資料能夠及時(shí)整理、立卷并歸檔。一是要明確立卷歸檔的范圍。通常而言，可以按照工程項(xiàng)目的具體環(huán)節(jié)，對(duì)工程檔案進(jìn)行分類，并收集相應(yīng)的文件資料。在明確立卷歸檔的范圍時(shí)，要堅(jiān)持“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的基本理念，進(jìn)一步細(xì)化范圍，全面確保檔案資料能夠反映工程項(xiàng)目的整體情況，為后期查詢、檢查等工作提供便利和支持。二是要明確立卷歸檔責(zé)任機(jī)制，合理確定立卷歸檔的時(shí)限。一方面，要理清資料員與檔案工作人員之間的關(guān)系，形成相互協(xié)作、分工明確的工程檔案歸檔機(jī)制。建議各個(gè)資料產(chǎn)生部門設(shè)立相應(yīng)的兼職資料員，由該資料員與檔案工作人員對(duì)接工作，在既定時(shí)限內(nèi)將資料送交檔案部門立卷歸檔。另一方面，要落實(shí)立卷歸檔的責(zé)任，做好簽收、鑒定工作，及時(shí)記錄工程檔案缺損的情況。對(duì)于不符合要求的工程項(xiàng)目檔案資料，要及時(shí)退回或者要求相關(guān)部門予以補(bǔ)充。

（二）加快工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)賦能的目標(biāo)

一是要進(jìn)一步通過(guò)數(shù)字掃描儀、微縮相機(jī)等掃描工具，對(duì)大量的工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將其上傳至工程檔案管理終端，形成工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)包含案卷級(jí)目錄庫(kù)，且每個(gè)案卷級(jí)目錄庫(kù)下面由包含若干文件級(jí)目錄庫(kù)。以工程檔案為例，案卷目錄庫(kù)的劃分標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)工程進(jìn)度進(jìn)行劃分。例如，可以劃分為工程項(xiàng)目前期數(shù)據(jù)庫(kù)、工程項(xiàng)目中期數(shù)據(jù)庫(kù)、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收數(shù)據(jù)庫(kù)等等。具體的文件級(jí)目錄庫(kù)，則可以按照數(shù)字類工程檔案的呈現(xiàn)形式進(jìn)行劃分。例如，可以劃分為電子文件目錄庫(kù)、音頻視頻目錄庫(kù)、電子照片目錄庫(kù)、其他形式文件目錄庫(kù)等等。通過(guò)這種方式，可以進(jìn)一步形成結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、條理清晰的工程檔案資源體系。二是要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)打通工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、工程檔案管理系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互聯(lián)共享的目標(biāo)，打造“一站式”的工程檔案更新、開(kāi)發(fā)、利用體系。

（三）重視工程檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)

一是要引進(jìn)高質(zhì)量人才。在招聘過(guò)程中要引進(jìn)具有檔案學(xué)、圖書(shū)管理學(xué)知識(shí)背景以及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員，切實(shí)滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求。二是要做好日常配村官工作。要組織檔案工作人員對(duì)工程招投標(biāo)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等基礎(chǔ)性知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，做到業(yè)務(wù)工作與檔案工作融合，切實(shí)打造復(fù)合型人才隊(duì)伍。此外，也要提升檔案工作人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力，開(kāi)展相應(yīng)的專題培訓(xùn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批到后期的監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收，各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，具有重要的憑證價(jià)值、參考決策價(jià)值。因此，必須重視工程檔案管理工作，創(chuàng)新管理方式，具體而言，一是要完善工程檔案立卷歸檔工作，全面提升立卷歸檔質(zhì)量;二是要加快工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)賦能的目標(biāo);三是要加快工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)賦能的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳智杰.建設(shè)工程檔案管理中的問(wèn)題及解決措施[J].城建檔案，2021（03）：37-38.

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[3]王建芳.建設(shè)工程檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策探析[J].決策探索（中），2020（08）：28-29.