信息化背景下的出版流程再造與優(yōu)化

蘇敏　曾令憲

關鍵詞：數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺 出版流程再造 轉(zhuǎn)型升級

隨著數(shù)字技術的發(fā)展，傳統(tǒng)出版流程的數(shù)字化改造逐漸深入，數(shù)字化管理的逐步完善提升了出版業(yè)的轉(zhuǎn)型速度。出版數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級不僅僅包括產(chǎn)品形態(tài)、服務模式、營銷方式的數(shù)字化，也包括出版方式、出版流程的數(shù)字化。由于出版生產(chǎn)過程中的種種復雜因素，實現(xiàn)出版全流程數(shù)字化管理仍存在一定的困難，本文將以廣西教育出版社的圖書出版數(shù)字化流程改造模式為例，探索如何實現(xiàn)出版流程數(shù)字化管理的優(yōu)化，推動出版企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

一、傳統(tǒng)出版存在的主要問題

傳統(tǒng)出版在發(fā)展中已經(jīng)形成比較成熟的模式，但在數(shù)字化傳送過程中也面臨一些問題。

1.圖書信息管理和文件管理相互獨立

ERP系統(tǒng)建設是多數(shù)出版單位推動出版流程數(shù)字化的主要方式?；贓RP系統(tǒng)具備對書名、選題號、書號、發(fā)排單、付印單、結算單等各種圖書信息和財務數(shù)據(jù)的信息化管理功能，實現(xiàn)了圖書出版的信息流管理，并兼具實現(xiàn)各出版流程環(huán)節(jié)的審批功能。但當圖書進入發(fā)排環(huán)節(jié)后，ERP系統(tǒng)對圖書出版的文件流管理能力的缺陷逐漸表現(xiàn)出來，與圖書編、印環(huán)節(jié)相關的稿件、各校次文件、印刷文件、排版文件等各類型文件基本開始轉(zhuǎn)向以紙質(zhì)化辦公為主的線下人工操作模式，影響了圖書出版效率，也存在因人為失誤造成的出版事故風險。

2.圖書文件管理不規(guī)范

在融合出版快速發(fā)展的今天，除紙質(zhì)出版物外，出版單位還會依據(jù)出版物的電子文件開發(fā)電子書、數(shù)據(jù)庫等多種數(shù)字產(chǎn)品。而無論是紙質(zhì)出版物還是數(shù)字產(chǎn)品都離不開準確版本的電子文件內(nèi)容的支撐。在傳統(tǒng)出版方式下，常常因出版物文件管理不規(guī)范而產(chǎn)生各種出版問題，如因簽字付印清樣與電子文件不匹配問題導致印刷事故，因存檔光盤、硬盤損壞導致文件丟失，因重印無法確定電子文件是否為終稿導致重新校對耗費人力財力等。

3.缺乏核對排版文件的必要條件

目前市場上圖書排版設計軟件包括書版、Indesign、word、excel、飛騰、飛翔、Illustrator、Photoshop、Freehand、Latax、teX、Sibelius、FINALE等，種類紛繁復雜。出版單位編輯人員大多非專業(yè)設計人員，難以完全掌握以上軟件，同時在企業(yè)軟件正版化要求越來越嚴格的情況下，受資金等因素影響，出版單位難以大面積采購以上各類軟件，所以無法對排版單位提供的文件進行檢查，難以保證文件的準確性，對圖書重印造成影響。

二、出版流程再造與優(yōu)化的設計思路

建設數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺，構建圖書出版文件流轉(zhuǎn)流程，從源頭實現(xiàn)對文件進行自動的規(guī)范化和印刷適性檢查，從而保證文件的質(zhì)量。采用電子簽章技術，跟蹤所有文件審批記錄，保證記錄不可篡改?；谙袼丶壍淖詣訉Ρ燃夹g，實現(xiàn)不同校次、不同版本之間的文件快速差異對比，并通過計算機輔助校對，提高出版的工作效率。同時，實現(xiàn)數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺與ERP系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)圖書出版信息流與文件流的自動化匹配，避免編輯人員的圖書信息重復錄入工作。

為實現(xiàn)上述需求，在技術方面要達到如下要求：①提供多種排版印刷文件處理能力，保證審校與印刷文件一致。②基于互聯(lián)網(wǎng)構建，支持本地應用程序及瀏覽器兩種形式?？筛鶕?jù)系統(tǒng)訪問量及文件處理計算量進行動態(tài)擴展。③易操作，兼顧不同角色訪問便利性及操控便利性要求。④確保數(shù)據(jù)和文件存儲、分發(fā)、輸出的安全、可靠、可控。

為保障數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺運行高效、準確、安全、可控，在設計時需要遵循以下原則。

1.成熟與先進原則

平臺設計與分析應采用成熟、先進的面向?qū)ο蟮脑O計方法和工具，嚴格遵守軟件工程系統(tǒng)設計要求，以需求為導向，以用例為驅(qū)動，以反饋、迭代的方式持續(xù)改進系統(tǒng)設計和架構設計?？紤]到面向?qū)ο蠓椒ǖ钠占俺潭?，應采用標準的UML建模工具，使用標準的UML模型來描述架構模型。

2.可擴展可復用原則

平臺需要提供方便的業(yè)務擴展能力，主要表現(xiàn)在業(yè)務功能的擴展、處理邏輯的擴展、部署的可擴展等方面。針對系統(tǒng)并發(fā)量、訪問量、文件處理量的變化，能夠做到動態(tài)伸縮。

3.開放性原則

平臺在架構上需要支持與其他相關軟件系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)、資源庫等）對接。采取合適的集成框架機制、集成技術和規(guī)范的數(shù)據(jù)集成接口，將有助于數(shù)據(jù)的一致性、完整性和準確性，有助于最終實現(xiàn)多系統(tǒng)協(xié)同工作。

4.一致性原則

在技術、業(yè)務邏輯、操作習慣、基礎架構等多個方面保持一致性。在技術上，應與面向服務架構（SOA）、分布式處理機制保持一致;在業(yè)務上，應盡量與當前業(yè)務流程處理保持一致;在操作上，應與現(xiàn)有用戶的操作習慣保持一致;在模塊重用上，在滿足業(yè)務需求的前提下，應盡可能與重用模塊保持一致。

三、出版流程再造與優(yōu)化平臺選擇依據(jù)

廣西教育出版社綜合考慮現(xiàn)有出版流程、ERP系統(tǒng)功能、圖書主要構成部件及排版公司軟件使用等情況，以北京北大方正電子有限公司“云舒書刊制作云平臺”（以下簡稱“云舒系統(tǒng)”）為基礎，進行了數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺建設。選取云舒系統(tǒng)的依據(jù)主要包括以下幾個方面。

1.文件全自動檢查和處理，保障文件準確性

云舒系統(tǒng)采用多項出版印刷核心技術從源頭對文件進行全自動的規(guī)范和檢查，把如字體缺失、圖片缺失、四色黑字、疊印、套印等直接導致出版物印刷事故的重大問題和潛在風險直接控制在萌芽之中，同時可對上述問題給出提示和定位，確保文件的準確性。與其他行業(yè)不同的是，出版物在定稿或付印前往往要經(jīng)過出版單位內(nèi)部及合作單位多環(huán)節(jié)多人員分工協(xié)作才能完成。在多校次的編、校、排、印等環(huán)節(jié)中如何在不同排版軟件、不同終端設備等外部環(huán)境下保證文件的內(nèi)容一致性至關重要。云舒系統(tǒng)在這方面采用獨特的核心技術保證了文件在不同環(huán)境下內(nèi)容的100%一致性，杜絕了文件在不同數(shù)字環(huán)境下發(fā)生變異的風險。此外，云舒系統(tǒng)還專門結合出版物出版業(yè)務場景定制開發(fā)了文字對比工具、像素對比工具、頁面替換刪除插入工具、文件合并工具、在線批注、正確/錯誤反饋等一系列的交互工具，大幅提升了圖書出版質(zhì)量和效率。

2.創(chuàng)新技術保障多校次、多版次文件版本的精準性

在數(shù)據(jù)時代，文件精準版本管理對出版工作及其重要。云舒系統(tǒng)首采用了獨特的核心技術保證電子文件與簽字復印清樣的唯一匹配，即使在排版、編校、付印多環(huán)節(jié)多人員的業(yè)務流程下系統(tǒng)依然可以精準地保障文件版本，避免多校次、多版次文件調(diào)錯，或者無法確定終稿文件的使用風險。

3.全自動文件收集和歸檔，提升文件管理質(zhì)量與效率

云舒系統(tǒng)采用獨特的控制技術，實現(xiàn)了所有圖書文件全自動歸檔管理，保障文件一旦簽發(fā)確認就同步保存在系統(tǒng)內(nèi)，出版單位無需再去收集整理。這不僅為出版單位文件的收集整理節(jié)省大量的人力工作，還保證了文件版本的準確性，為圖書印刷、重印修訂、數(shù)字加工等各方面提供了重要保障。

4.模塊化設計思路，滿足多場景應用

云舒系統(tǒng)專門結合出版業(yè)務場景，采用模塊化的設計理念，除常規(guī)出版印刷外，還為數(shù)字出版部門、發(fā)行部門等提供各種類型文件使用。對數(shù)字出版部門而言，無需再收集整理文件，打開系統(tǒng)直接共享系統(tǒng)自動收集整理的存檔文檔。同時，云舒系統(tǒng)還從技術的角度考慮了文件的特殊性，使之既能滿足紙質(zhì)印刷的要求，也能符合數(shù)字出版加工的要求。對于發(fā)行部門而言，平臺可根據(jù)終稿印刷文件自動生成同源低精度文件隨時為發(fā)行人員提供新書推廣或網(wǎng)上商城所需的封面、版權頁等各類文件。

5.兼容各類排版軟件

云舒系統(tǒng)兼容目前市場上常用的各類排版軟件。無論排版設計使用何種軟件，云舒系統(tǒng)均能保證文件所見即所得，即任一環(huán)節(jié)任一人員看到的文件內(nèi)容與排版設計人員的保持一致，無需考慮排版設計是在社內(nèi)還是在社外，真正實現(xiàn)排版零距離，內(nèi)容一致性。

廣西教育出版社出版流程再造與優(yōu)化，以云舒系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)共同構建數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺。云舒系統(tǒng)對接ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)書目信息的同步。為避免因出版流程改造顛覆原出版流程而影響整體出版工作，廣西教育出版社選取分段改造的方式，以圖書發(fā)稿階段為節(jié)點進行優(yōu)化探索。當圖書進入發(fā)稿階段，根據(jù)原有紙質(zhì)化審核流程進行設計，對封面、內(nèi)文兩個主要部件進行任務拆解與流程再造，圖書文件轉(zhuǎn)向云舒系統(tǒng)，進行線上審核與流轉(zhuǎn)。

通過數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺，廣西教育出版社與排版/設計公司、印刷廠形成了線上一體化辦公流程，正文部件按“出版社發(fā)稿—排版任務分發(fā)—版式設計上傳—排版廠排版—校對—印前審核—印廠打印”的流程進行線上流轉(zhuǎn)審核，封面部件按“出版社封面設計通知—設計公司封面設計—封面上傳—封面確認—印前審核—印廠打印”的流程進行線上流轉(zhuǎn)審核，最大限度地改變了紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)模式，有效地提高了出版工作中分工協(xié)作的工作效率，并從出版源頭對生產(chǎn)過程文件和終稿文件進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了對原有出版流程的再造，出版流程得到了較大的優(yōu)化，基本實現(xiàn)了設計目標。

四、出版流程再造與優(yōu)化應注意的問題

本次出版流程再造與優(yōu)化實踐雖已基本達到既定目標，但在實踐過程中也存在一些問題。

1.外部公司的協(xié)調(diào)與磨合

出版流程再造，改變了原有線下紙質(zhì)化文件的流轉(zhuǎn)模式，一定程度上改變了排版/設計公司、印刷廠的工作方式。因此在與上述公司進行協(xié)調(diào)與磨合時，要在流程設計上盡量與原有流程一致，同時在系統(tǒng)開發(fā)時盡量精簡操作，并保證網(wǎng)絡順暢，提高其使用意愿。

2.內(nèi)部人員使用習慣培養(yǎng)

出版流程再造，涉及出版單位各個業(yè)務部門。要保證出版流程能夠全面推廣，必須加強內(nèi)部人員培訓，同時在設定業(yè)務流程時要認真梳理各項審批流程，并做好各部門的協(xié)調(diào)工作。

3.做好平臺權限管理

依托數(shù)字化生產(chǎn)管理平臺的建設與應用，實現(xiàn)了生產(chǎn)過程文件和終稿文件的自動化存儲，使文件的瀏覽與提取變得更為便捷，但也因此增加了文件泄露的風險。因此在平臺應用過程中，要做好平臺權限管理，嚴格控制文件下載，確保責任落實到人。

總之，當前互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展突飛猛進，企業(yè)的數(shù)字化管理模式日趨成熟和精細化，出版社作為傳統(tǒng)行業(yè)要在激烈的競爭環(huán)境中保持生命力和活力，就必須應用信息化技術加快圖書出版全流程數(shù)字化管理的進程。云舒系統(tǒng)對于出版社流程的再造和優(yōu)化，可以科學有效地提升圖書生產(chǎn)的效率，減少排版印刷環(huán)節(jié)因人為交接而產(chǎn)生的失誤，提升加強內(nèi)容資源的系統(tǒng)化管理水平，促進出版生產(chǎn)數(shù)字化流程的完善和優(yōu)化，推動企業(yè)的信息化建設。

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（作者單位系廣西教育出版社）