試論現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理的信息化思路

趙利君 俱小華 岳婷 黃顯綱

摘 要：在市場經(jīng)濟日益發(fā)展的背景下，國內(nèi)諸多企業(yè)在多個方面都有了一定提升，如技術(shù)和運營等。企業(yè)物資采購開始朝著高效化、合理化及規(guī)范化邁進(jìn)。作為企業(yè)日常管理不可或缺的一部分，物資采購與成本控制方面息息相關(guān)，對企業(yè)經(jīng)濟效益形成了直接影響。而信息技術(shù)的日漸成熟嚴(yán)重沖擊著現(xiàn)代企業(yè)的生存環(huán)境，就當(dāng)前而言，諸多企業(yè)物資采購存在著信息滯后的情況，增大了采購成本，對企業(yè)盈利形成了制約，采購過程的透明度無法得到完全保證。因此，企業(yè)想要在信息化的經(jīng)濟社會中實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，需要企業(yè)改革創(chuàng)新，實現(xiàn)物資采購管理的信息化。故此，本文先重點分析了現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化所面臨的制約因素，隨后探討實現(xiàn)管理信息化的建議，旨在提高企業(yè)的經(jīng)營效益。

關(guān)鍵詞：物資采購;石油企業(yè);信息化;數(shù)字化

本文索引：趙利君，俱小華，岳婷，黃顯綱.<變量 2>[J].中國商論，2021（13）：-116.

中圖分類號：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2021）07（a）--03

進(jìn)入21世紀(jì)后，我國的經(jīng)濟發(fā)展迅猛，特別是加入國際貿(mào)易組織（WTO）之后，進(jìn)一步擴大了我國的經(jīng)濟發(fā)展領(lǐng)域。與此同時，在經(jīng)濟全球化進(jìn)程日漸深入的形勢下，企業(yè)之間不斷聯(lián)合、兼并，這在帶給我國企業(yè)空前機遇的同時，也帶來了一些新的挑戰(zhàn)。為了確保國內(nèi)企業(yè)良性發(fā)展，政府不斷革新相關(guān)政策，新法案更明確了當(dāng)前背景下企業(yè)怎樣展開物資采購和確保企業(yè)實現(xiàn)盈利。從物資采購方面來講，其涉及諸多環(huán)節(jié)，如采購計劃、選商、詢價、招標(biāo)談判、付款、物流運輸、倉儲管理及物資分配等，有著較為龐雜的采購過程，體現(xiàn)了較大的波動性和分散性[1]。而不少企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購管理缺乏共享、反饋、執(zhí)行的手段，整個管理模式顯得過于簡單，顯然難以迎合新時代下企業(yè)的發(fā)展需求，若不做出更改則會給企業(yè)的良性發(fā)展形成嚴(yán)重制約。故此，為了確保在信息化條件下，企業(yè)物資采購管理擁有較高水平，需要積極探尋實現(xiàn)管理信息化的道路。

1 現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化的價值分析

第一，有助于企業(yè)物資信息的全面整合，保證信息傳遞渠道暢通。企業(yè)的物資管理，主要是組織、計劃及控制，企業(yè)實際生產(chǎn)中所需物資的采購、使用及存儲等。由于物資采購中涉及了采購計劃制定、詢價、采購、運輸、存儲及發(fā)放等眾多環(huán)節(jié)，全程信息容易出現(xiàn)波動，且非常分散，而傳統(tǒng)的處理方法缺少對全程信息的反饋、執(zhí)行、監(jiān)控及共享等，通過信息化管理，則能對企業(yè)物資信息做全面整合，保證信息傳遞擁有暢通的渠道，實時自動采集與管理數(shù)據(jù)，使物資管理能夠逐步實現(xiàn)集成化、信息化[2]。

第二，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所謂信息化，是指以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等為基礎(chǔ)，以信息資源的開發(fā)及利用為核心，實現(xiàn)社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)優(yōu)化提升的過程。在企業(yè)日常經(jīng)營管理中，物資管理是重要的組成部分，關(guān)系著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，尤其是多種專業(yè)相互配合的技術(shù)密集型行業(yè)。通過實現(xiàn)物資管理的信息化，有助于企業(yè)傳統(tǒng)供銷模式的轉(zhuǎn)變，使物資采購與現(xiàn)代社會需求相符合，從而推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

第三，有助于企業(yè)核心競爭力的提升。企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化，能有效測評企業(yè)員工素質(zhì)、準(zhǔn)確測算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、促使企業(yè)管理流程的規(guī)范、自動化處理相關(guān)業(yè)務(wù)，同時，能更快速地傳遞信息，通過建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺，讓不同地區(qū)間的信息、資金及物流實現(xiàn)統(tǒng)一。并且，依托信息化建設(shè)，企業(yè)能夠進(jìn)一步革新自身管理模式和制度，促進(jìn)企業(yè)制度的完善，從而實現(xiàn)企業(yè)核心競爭力的提升。

2 現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化的制約因素

從上述中我們了解到物資采購管理信息化所具有的巨大價值，同時當(dāng)前越來越多的國內(nèi)企業(yè)也投入到管理信息化的過程中，但在實際推行中卻存在以下制約因素。

2.1 內(nèi)部缺乏溝通，存在信息壁壘

企業(yè)內(nèi)部缺乏溝通，是企業(yè)物資采購管理信息化的推進(jìn)過程中所遇到的一個重要制約因素。當(dāng)前很多企業(yè)內(nèi)部部門眾多，各部門間互相聯(lián)系又各司其職，但部分企業(yè)受傳統(tǒng)管理思想影響較深，認(rèn)為后勤部門（物資采購管理就屬于后勤工作）不必過多聯(lián)系前線生產(chǎn)部門，因此，在進(jìn)行物資采購時較少會聯(lián)系前線生產(chǎn)部門，導(dǎo)致物資采購存在盲目性，如此不僅難以滿足前線生產(chǎn)部門的物資需求，而且使后勤部門的流動資金被浪費，不能有效共享物資采購管理信息，制約了企業(yè)生產(chǎn)工作的有序進(jìn)行，提高了物資庫存資本[3]?？傊?，想要實現(xiàn)物資采購管理信息化，就須重視內(nèi)部各部門間的溝通聯(lián)系。

2.2 繁瑣的管理流程，導(dǎo)致信息滯后

部分企業(yè)物資申請有著較為繁瑣的手續(xù)，這一定程度加大了企業(yè)物資采購管理時付出的時間，并且不能及時錄入信息。在生產(chǎn)銷售過程中，一些技術(shù)密集型企業(yè)的物資需求量大，且種類較多，在生產(chǎn)部門申報所需物資后，需要經(jīng)過物資匯總審批之后，后勤采購部門才能與物資供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，正式進(jìn)入采購流程。并且，物資采購也有著較為繁瑣的過程，有著較長的等待時間，再加上采購部門與一線生產(chǎn)部門在采購中的溝通不足，給物資采購信息的管理與收集均造成影響，甚至?xí)?dǎo)致一線生產(chǎn)部門物資匱乏，而后勤采購部門物資堆積，制約物資采購管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)。

2.3 信息冗余、繁雜，加大管理難度

倘若信息冗余、繁雜，或是信息錯誤，無疑會給企業(yè)判斷形成誤導(dǎo)，進(jìn)而出現(xiàn)經(jīng)濟方面的損失。當(dāng)前不少企業(yè)的物資采購采用社會化公開招標(biāo)的方式，此種方式也會給管理信息化的推進(jìn)形成一定制約。所謂社會化公開招標(biāo)，是由招標(biāo)人發(fā)布招標(biāo)信息，以使物資供應(yīng)商的征集范圍進(jìn)一步擴大，對可選擇的物資供應(yīng)商信息進(jìn)行大量收集。誠然，社會化公開招標(biāo)使物資采購管理的成本得到一定降低，但社會化公開招標(biāo)有著復(fù)雜繁多的環(huán)節(jié)，收集到的物資供應(yīng)商信息更雜、更多。并且，公開招標(biāo)工作擁有較強的技術(shù)要求，進(jìn)而對于生產(chǎn)所需物資、材料、設(shè)備等有著更高要求，這也使得物資采購信息管理的難度進(jìn)一步加大。

2.4 信息綜合水平較低，難以滿足企業(yè)所需的信息利用需求

一些技術(shù)密集型企業(yè)，在進(jìn)行采購的時候，表現(xiàn)出小批量、多批次的特點，但物資供應(yīng)商常常都是大批量生產(chǎn)，這就致使物資生產(chǎn)供需發(fā)生矛盾。同時，同一批采購的物資有時來自不同廠家，供應(yīng)商信息沒有得到良好整合，較為分散，物資采購管理信息波動性較大，不夠穩(wěn)定，無法真實了解物資供應(yīng)商的實際情況，記錄的供應(yīng)商信息不完整，進(jìn)而當(dāng)企業(yè)進(jìn)行物資采購時，無法快速結(jié)合記載的信息選擇價格合理的供應(yīng)商，也給物資采購價格的比對產(chǎn)生負(fù)面影響，使得企業(yè)物資采購管理很難對成本進(jìn)行有效控制，并且，還可能影響到企業(yè)與物資供應(yīng)商之間的長期合作[4]。此外，企業(yè)進(jìn)行采購時，物資采購信息也未與物資采購流程實現(xiàn)完全結(jié)合，共享率、信息記錄不理想，使得企業(yè)所需信息需求得不到滿足。

3 實現(xiàn)國內(nèi)企業(yè)物資采購管理信息化的措施建議

3.1 著手采購數(shù)字化處理方式的建立

第一，注重收集與整理需求信息。物資采購部門應(yīng)密切溝通生產(chǎn)一線，與一線部門建立起良好的反饋機制和信息交流機制，通過掌握一線部門關(guān)于物資質(zhì)量、種類需求上的信息，做到采購精準(zhǔn)化，實現(xiàn)企業(yè)成本的有效節(jié)約，以免后勤采購部門流動資金被占用，物資堆積。第二，加快供應(yīng)商檔案管理體制的建立健全。借助計算機及時記錄供應(yīng)商的成交價格、數(shù)量及發(fā)貨時間等信息，并對這些指標(biāo)展開具體分析，進(jìn)而選出最為優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，與之展開長期合作。值得一提的是，在長期合作意愿確定后，企業(yè)要重視管理，全面考核供應(yīng)商，在確保貨源質(zhì)量的同時，貨物數(shù)量穩(wěn)定性也要維持。如此一來，有助于節(jié)約物資采購環(huán)節(jié)所花費的時間，避免資金的不必要浪費，同時又使貨物質(zhì)量得到良好保障。第三，物資信息動態(tài)跟蹤管理平臺的建立。從物資運輸?shù)酱鎯?，從領(lǐng)用到用途，物資的信息化管理要實現(xiàn)單據(jù)查詢與庫存查詢，并結(jié)合這些信息編制采購計劃，以免影響到生產(chǎn)過程，促進(jìn)物資管理水平的提升。而在物資采購中應(yīng)用ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)），則能實現(xiàn)物資信息的動態(tài)化跟蹤管理，使企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程得以優(yōu)化完善，實現(xiàn)計劃、采購及存儲管理為一體。在ERP系統(tǒng)中能夠完成訂單的輸入、上級部門審核、物資入庫、出庫及庫存數(shù)量等一系列流程，提高物資人員的辦公效率，更為規(guī)范地進(jìn)行物資管理，更加有效地控制物資采購，從而實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)成本的降低[5]。

3.2 積極探索采購一體化管理

當(dāng)前，國內(nèi)許多企業(yè)的物資供應(yīng)仍采用逐層上報領(lǐng)取模式，也就是采購部門匯總一線生產(chǎn)部門的物資需求，然后各部門安排專人領(lǐng)取物資。在此過程中會浪費掉一些時間，同時，一些生產(chǎn)部門為了自身需求能夠得到快速滿足，導(dǎo)致了重復(fù)采購物資、重復(fù)領(lǐng)用物資、后勤物資采購部門和生產(chǎn)部門關(guān)系惡化、個別生產(chǎn)部門缺乏物資等情況的發(fā)生。所以，可依托信息化技術(shù)探索采購一體化管理，企業(yè)應(yīng)在各個生產(chǎn)單位設(shè)立供應(yīng)物資點，在一體化管理平臺中納入供應(yīng)點材料和材料員，這樣不僅有助于各部門的物資領(lǐng)取，也有助于物資領(lǐng)用信息的快速錄入，由此實現(xiàn)信息化的統(tǒng)一管理，摒棄以往單一式的領(lǐng)取模式，使物資采購成本有效節(jié)約，避免出現(xiàn)物資堆積的現(xiàn)象。此外，在探索基于信息化的采購一體化管理時，還應(yīng)注意做好各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、內(nèi)部溝通信息壁壘的消除，充分發(fā)揮采購一體化管理的優(yōu)勢。

3.3 優(yōu)化供求系統(tǒng)的監(jiān)督和管理

第一，做好物資市場價格變化趨勢的預(yù)測。企業(yè)想要高效運用采購資金，就需要對國家宏觀政策的出臺進(jìn)行密切關(guān)注，同時，與歷史采購記錄相結(jié)合，科學(xué)預(yù)測物資明細(xì)表中長期的價格走勢。企業(yè)采購具有物資種類繁多、資金數(shù)量龐大等特點，對市場變動趨勢密切關(guān)注，可幫助企業(yè)及時了解市場價格波動，進(jìn)而使交易時給出的價格更為合理，同時也使企業(yè)和供應(yīng)商之間的關(guān)系更為融洽。第二，預(yù)測企業(yè)物資需求，當(dāng)前部分企業(yè)自身都擁有一套較為完整的內(nèi)部生產(chǎn)計劃，材料消耗具有規(guī)律性。所以，可依托往年的信息（如物資消耗部門的實際領(lǐng)用歷史記錄等）進(jìn)行當(dāng)年采購計劃的制定。合理預(yù)測物資需求，能避免企業(yè)出現(xiàn)資源浪費的情況，高效運用物資，避免部分生產(chǎn)部門出現(xiàn)物資緊缺，另一部分生產(chǎn)部門物資領(lǐng)取過多的情況發(fā)生[6]。第三，對不同時期庫存的最小存量進(jìn)行預(yù)測，物資需求擁有規(guī)律性，而要確保物資有著穩(wěn)定庫存，就要對最低安全庫存量進(jìn)行計算，展開動態(tài)監(jiān)測，在達(dá)到最低安全庫存值的時候，就要及時購進(jìn)和補充物資。第四，合理庫存量和最佳采購時機的預(yù)測，通過此項預(yù)測，可以動態(tài)管理物資消耗的過程，包含庫存水平和物資消耗等，有助于將各種物資的最佳采購時間計算出來，確保庫存數(shù)量合理，合理運用購進(jìn)資金，從而提高企業(yè)的實際效益。

3.4 加強物資采購的溝通與后續(xù)追蹤

要想提升企業(yè)物資采購管理的水平，高效的溝通是必不可少的，所以，物資采購部門應(yīng)加強對內(nèi)以及對外的溝通，這也是實現(xiàn)企業(yè)物資采購管理信息化的一項重點內(nèi)容。采購部門通過加強和其他部門的溝通聯(lián)系，能夠?qū)Σ煌块T的物資需求做深入把控，自然能夠進(jìn)一步保證采購工作的有效性。而通過加強對外的溝通，則能使物資采購部門更好地給供應(yīng)商傳達(dá)采購招標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容，并且，也能積極影響到物資采購部門對供應(yīng)商的合理選擇，以及供應(yīng)商價格文件的優(yōu)化制定。在當(dāng)前眾多信息技術(shù)的支撐下，能夠較好實現(xiàn)對內(nèi)和對外的溝通，比如可借助平板電腦、智能手機等信息化移動終端，通過移動終端的OTO特征，使線上、線下實現(xiàn)良好結(jié)合，在溝通過程中實現(xiàn)兩個層面的良好切換。同時，在完整、便捷的移動溝通平臺下，溝通突破了空間和時間層面的限制，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)物資采購的各環(huán)節(jié)溝通。另外，在加強物資采購的后續(xù)追蹤時，需要借助實用科學(xué)的信息化檔案系統(tǒng)，其能夠較大程度推動物資采購工作的開展。例如，在企業(yè)內(nèi)部不同單位與部門，會對不同物資的消耗進(jìn)行負(fù)責(zé)，在此過程中應(yīng)利用信息化檔案系統(tǒng)收集物資的消耗狀態(tài)與質(zhì)量，在具體收集時即可借助計算機等硬件設(shè)備，結(jié)合移動端，相關(guān)人員靈活應(yīng)用多種媒體、靈活采集圖像數(shù)據(jù)、便捷實時錄入信息，從而真正全面掌握采購物資的消耗狀態(tài)及質(zhì)量。

4 結(jié)語

總之，在市場經(jīng)濟、信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化既有助于社會及經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，同時也是衡量現(xiàn)代企業(yè)綜合實力的一個重要指標(biāo)。受此形勢影響，國內(nèi)企業(yè)要想確保物資采購管理工作跟上時代步伐，提升管理水平，就須將信息化建設(shè)作為革新物資管理模式的重要手段，以及物資管理努力的方向，明確管理信息化的價值所在，不斷探索實現(xiàn)物資采購管理信息化的可行路徑。文章所提出的采購數(shù)字化處理方式、采購一體化管理、優(yōu)化供求系統(tǒng)的監(jiān)督和管理等，僅為筆者結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，所提出的幾點實現(xiàn)物資采購管理信息化的措施建議，管理信息化的實現(xiàn)并不局限于上述幾點。為了不斷提升企業(yè)的市場競爭力，仍需我們在今后工作中積極探索相關(guān)信息化路徑，重視各類新型信息技術(shù)的合理運用，及時升級軟硬件。

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Analysis on the Information Thinking of Material Purchasing Management in Modern Enterprises

Changqing Oilfield Company's Second Oil Production Plant Digitization and Technology Information Center

ZHAO Lijun? JU Xiaohua? YUE Ting? HUANG Xiangang

Abstract： In the context of the ever-developing market economy， many domestic companies have made certain improvements in many aspects， such as technology and operations. Enterprise material procurement began to move towards high efficiency， rationalization and standardization. As an indispensable part of corporate daily management， material procurement is closely related to cost control， which has a direct impact on corporate economic benefits. The gradual maturity of information technology has severely impacted the living environment of modern enterprises. As far as the current situation is concerned， many enterprises material procurement has information lagging， which increases procurement costs and restricts corporate profits. This has restricted corporate profits， and the transparency of the procurement process cannot be fully guaranteed. Therefore， if companies want to achieve long-term development in an informationized society， they need to carry out reforms and innovations to achieve informatization of material procurement management. This article first focuses on the analysis of the constraints faced by modern enterprise material procurement management informatization， and then discusses the recommendations for achieving management informatization， aiming to improve the operating efficiency of the enterprise.

Keywords： material procurement; petroleum enterprises; informatization; digitization