網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下的高校檔案信息資源共享機(jī)制探討

曹倩

摘 要：社會(huì)信息化水平持續(xù)增高，社會(huì)公眾信息知情權(quán)呼聲日益高漲，對(duì)于高校檔案信息快速獲取的需求愈加強(qiáng)烈。同時(shí)，由于現(xiàn)代化校園建設(shè)偏重于科學(xué)、高效教學(xué)理念，這也為規(guī)劃開發(fā)檔案信息資源管理機(jī)制提供基本理論支撐。因此，根據(jù)實(shí)際高校檔案信息資源建設(shè)需求，對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中共享機(jī)制建設(shè)瓶頸進(jìn)行處理，全力完善優(yōu)化高校檔案信息資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)便捷、安全、有效地信息資源管理。文章首先闡述基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)高校檔案信息資源共享核心含義及作用，然后對(duì)建設(shè)現(xiàn)狀與建設(shè)方向進(jìn)行逐條說明，最后提出高校檔案信息資源共享機(jī)制。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)平臺(tái);高校檔案;資源共享;開發(fā)機(jī)制

當(dāng)前，高校現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不斷深入，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及相關(guān)信息技術(shù)在各項(xiàng)管理工作中都發(fā)揮出重要作用，是當(dāng)前開展創(chuàng)新教學(xué)的重要組成部分。各類信息資源管理系統(tǒng)徹底改變了傳統(tǒng)高校教學(xué)管理模式，如“教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”“教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理系統(tǒng)”“科學(xué)技術(shù)成果信息檢索系統(tǒng)”“教師發(fā)展信息管理系統(tǒng)”“學(xué)生發(fā)展信息管理系統(tǒng)”等。多元化、多層次的系統(tǒng)類型為高校信息資源建設(shè)提供重要內(nèi)在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建設(shè)方式，使建設(shè)成效較為分散，導(dǎo)致信息資源管理水平高、應(yīng)用實(shí)效低的狀況。此類信息資源管理模式也被稱為信息孤島，嚴(yán)重影響高校信息資源共享的實(shí)效性，制約了相關(guān)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化發(fā)展。因此，高校檔案信息資源建設(shè)管理應(yīng)充分融合創(chuàng)新型信息技術(shù)，向建立健全信息資源共享機(jī)制提供技術(shù)支持，最終提升各部門之間信息數(shù)據(jù)交互共享的高效性，克服高校檔案信息資源共享障礙。

一、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下高校檔案信息資源共享核心及意義概述

1.高校檔案信息資源共享核心含義

基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息資源管理共享機(jī)制建設(shè)的核心意義就在將分布于不同位置的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，在協(xié)議的規(guī)范下展開通信，以實(shí)現(xiàn)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、信息資源等元素的互聯(lián)共享，整體上而言，能夠?qū)⑵鋭澐譃檐洯h(huán)境與硬環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)架構(gòu)下的高校檔案信息資源管理可以理解為高校的數(shù)字化信息庫(kù)，利用數(shù)字化技術(shù)將高校檔案整合至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，以便對(duì)信息資源展開處理與使用。同樣，只有通過特定的檔案管理程序才能將信息資源錄入到相應(yīng)系統(tǒng)中。從本質(zhì)上分析網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下的檔案共享，可以提高人們對(duì)于參與系統(tǒng)應(yīng)用的效率與體驗(yàn)，充分使用能夠獲取的信息。需要注意信息資源與物質(zhì)資源之間存在較大差異，物質(zhì)資源共享保有量會(huì)由于參與人數(shù)的增多而降低，但是信息資源本身的價(jià)值不會(huì)由于資源共享、整合、復(fù)制而減少。

2.高校檔案信息資源共享功能作用

（1）完善檔案信息，擴(kuò)充館藏結(jié)構(gòu)

高校檔案信息資源本身具備豐富的內(nèi)涵和寬廣的外延，能夠?qū)F(xiàn)存資源進(jìn)行科學(xué)整合，建成系統(tǒng)化的信息資源庫(kù)，以此發(fā)揮共享及傳播作用。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將高校檔案信息資源征集規(guī)模擴(kuò)大，并將進(jìn)一步完善信息資料內(nèi)容，保證信息資料結(jié)構(gòu)多元化。高校檔案信息資源共享功能還能進(jìn)一步擴(kuò)大檔案館藏容量。

（2）滿足高校對(duì)檔案信息的利用需求

在信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)不斷提高的背景下，高校信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)大幅增長(zhǎng)，以往信息采集模式逐漸難以滿足快速增加的信息需求。因此，基于現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校檔案信息資源應(yīng)開始對(duì)管理機(jī)制與開發(fā)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息資源共享化建設(shè)水平，為使用者創(chuàng)造更加完善、優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。

（3）適應(yīng)高等教育發(fā)展

當(dāng)前信息發(fā)展進(jìn)程仍在不斷加速，需要共享機(jī)制建設(shè)者明確信息技術(shù)在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的重要資源作用，并向教育教學(xué)、科學(xué)研究、管理規(guī)劃提供相應(yīng)服務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)層做出正確決策指引，從而建立切實(shí)有效的信息資源服務(wù)體系。因此，將高校檔案信息資源進(jìn)行整合與共享管理，能夠滿足高等教育發(fā)展的需求。

二、高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀及發(fā)展方向

1.高校檔案信息資源管理建設(shè)現(xiàn)狀

首先，大部分高校中的各個(gè)部門盡管已經(jīng)創(chuàng)辦了獨(dú)立的信息資源管理系統(tǒng)，且為高校的教學(xué)、科研等活動(dòng)提供資源支持。但是，由于高校中各個(gè)部門的工作特征、職能、內(nèi)容都存在一定的差異，導(dǎo)致檔案信息資源不具備標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性。高校內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)化、共享化、自動(dòng)化程度較低，缺少相對(duì)統(tǒng)一規(guī)范的管理。

其次，當(dāng)前高校檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的建設(shè)有所提升，通過設(shè)計(jì)開發(fā)自動(dòng)化水平較大的管理系統(tǒng)，生成了海量電子文檔，這些文檔都需要盡快被相關(guān)檔案管理系統(tǒng)收納。但是，諸多高校的檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化管理系統(tǒng)沒有進(jìn)行有效連接，使海量電子文檔分布較散，難以進(jìn)行有效收納與查詢。

再次，當(dāng)前高校在檔案資源信息數(shù)字化建設(shè)方面相對(duì)欠缺，多數(shù)檔案信息資料沒有整理為電子或數(shù)字的形式，能夠參與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享機(jī)制的信息量非常匱缺，導(dǎo)致其本身或加工出來的利用價(jià)值較低。

最后，高校檔案資源管理隊(duì)伍建設(shè)專業(yè)化水平較低。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)得出，教育部直屬的高校檔案館（室）現(xiàn)有72個(gè)，專職檔案管理人員為750名，其中僅有450人畢業(yè)于檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)，剩余300人僅參與過檔案上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息處理的掌握程度普遍較低。

2.高校檔案信息資源共享發(fā)展方向

（1）運(yùn)行保障層面

高校想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理機(jī)制的有效運(yùn)行，必須提前做好運(yùn)行保障工作。只有確保運(yùn)行保證層面能夠提供有效支持，才可以使高校檔案信息資源在多種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中長(zhǎng)期、有效進(jìn)行共享傳輸。需要注意的是，高校在建立檔案信息運(yùn)行保障方案過程中，需要參考標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范機(jī)制、法律法規(guī)機(jī)制以及利益平衡機(jī)制的內(nèi)容與含義。

（2）協(xié)同發(fā)展與激勵(lì)層面

強(qiáng)化高校檔案信息資源共享機(jī)制是建立在學(xué)校各部門的共同建設(shè)上，不僅需要利用合作機(jī)制約束作用，還需要對(duì)激勵(lì)策略進(jìn)行強(qiáng)化?？紤]到高校檔案信息資源不屬于公共物品，也不能由任何人進(jìn)行隨意獲取。因此，有必要通過制訂相應(yīng)協(xié)議與規(guī)則來強(qiáng)化約束力。通過建立健全各高校的協(xié)同發(fā)展策略，明確各部門的權(quán)利與義務(wù)。同時(shí)，在激勵(lì)方面進(jìn)行強(qiáng)化，提高交流頻率，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)部門參與共享機(jī)制的主動(dòng)性，從而實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)質(zhì)量的提高。