基于治理視角的高校檔案工作作用研究

陳瑾

摘 要：本文擬結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，將基礎(chǔ)性的檔案工作與高校治理過(guò)程中的新趨勢(shì)、新需求相結(jié)合，分析當(dāng)前檔案工作面臨的問(wèn)題，剖析其在高校治理體系中的作用，最終推動(dòng)高校治理體系在質(zhì)量上和內(nèi)涵上的提升。

關(guān)鍵詞：高校治理;檔案工作;作用

檔案工作作為高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，直接影響高校治理進(jìn)程。[1]作為高校治理體系的根基性存在，應(yīng)該直面高校檔案工作的突出問(wèn)題，改變其被邊緣化的現(xiàn)狀，為高校治理體系的優(yōu)化提供基礎(chǔ)且關(guān)鍵的信息儲(chǔ)備。

1 高校檔案工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 受重視程度不夠，運(yùn)行體制不健全。高校檔案部門作為獨(dú)立于行政處室而存在的二級(jí)機(jī)構(gòu)，在具體工作中，檔案部門和各立卷部門之間條塊分割、各自為政的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，檔案工作的開展被孤立、割裂。[2]一些高校并未真正建立檔案管理制度和檔案工作網(wǎng)絡(luò)，檔案管理制度并沒(méi)有落到實(shí)處。

1.2 資源開發(fā)深度不夠，管理和統(tǒng)籌手段落后。首先是檔案信息資源開發(fā)力度不夠、程度不深。對(duì)于高校檔案信息資源的開發(fā)而言，一次加工形成的基礎(chǔ)性、匯編性材料比較多，偏向文件、制度、會(huì)議材料匯編，而二次加工形成的概要性、介紹性的編研材料比較少，缺乏對(duì)檔案的深度挖掘。檔案信息資源利用的手段和方法比較落后、水平不高。其次是一些高校的檔案信息資源利用還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，部分單位僅開展了目錄的數(shù)字化工作，且目錄數(shù)據(jù)不全，檔案著錄不規(guī)范不完整，沒(méi)有建立起健全的電子檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄，電子檔案的數(shù)量較少。

1.3 資金投入不足，信息化程度較低。一是資金投入不足，檔案信息化進(jìn)程受到制約。由于高校經(jīng)費(fèi)支出主要是以教學(xué)和科研為主，用于檔案軟硬件的資金不足，無(wú)法制定統(tǒng)一的檔案信息化實(shí)施方案，造成檔案信息資源只能在本館存儲(chǔ)及利用，不能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域性館藏資源的聯(lián)網(wǎng)檢索，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化進(jìn)程，延緩了高校檔案的信息化的腳步。二是信息技術(shù)維護(hù)不力。在檔案工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，資金投入不足，將導(dǎo)致檔案信息資源庫(kù)的運(yùn)行不暢，難以保障檔案信息資源的安全，如果部分配套設(shè)備沒(méi)有及時(shí)地更新?lián)Q代，檔案存儲(chǔ)環(huán)境比較惡劣，也會(huì)給檔案利用工作帶來(lái)不便。

1.4 檔案利用模式單一，前瞻性與預(yù)見(jiàn)性不高。第一，主動(dòng)提供利用的積極性與主動(dòng)性不夠。鑒于高校性質(zhì)的特殊性，其檔案利用工作主要是為教學(xué)科研服務(wù)，為行政管理服務(wù)，檔案管理部門很少能以檔案為主體，主動(dòng)地去思考和開發(fā)檔案利用模式。

第二，檔案檢索服務(wù)平臺(tái)建設(shè)落后，檔案檢索服務(wù)體系尚未健全。好的檢索平臺(tái)可以快速便捷地為利用者提供所需信息，會(huì)加速檔案利用率。但是多數(shù)高校的檔案檢索仍處于初級(jí)單機(jī)版的檢索狀態(tài)，有的甚至還沒(méi)有檢索服務(wù)平臺(tái)，沒(méi)有建立起檔案信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，導(dǎo)致各種門類的檔案檢索處于相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)行模式，影響各門類現(xiàn)有館藏檔案之間共享機(jī)制的形成。

2 檔案工作在高校治理體系中發(fā)揮實(shí)效性的舉措

2.1 完善檔案工作機(jī)制體制。檔案管理部門應(yīng)依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作的程序和流程，為有效管理檔案提供基礎(chǔ)。要進(jìn)一步完善工作機(jī)制，打破高校各二級(jí)部門之間各自為政的檔案工作現(xiàn)狀，在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，依法推行部門立卷制度，自上而下地健全檔案信息資源，做到文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保歸檔文件門類齊全、收集完整、整理規(guī)范。[3]

2.2 豐富健全檔案信息資源。檔案信息資源是高校治理過(guò)程中十分重要的資源，對(duì)于其整體信息資源體系的構(gòu)建有著深遠(yuǎn)影響。[4]要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)存館藏檔案的研究開發(fā)，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平;要加大二次加工編研資料的研究力度，提高信息資源的挖掘深度，爭(zhēng)取在編史修志、學(xué)術(shù)研究、展覽展示等方面發(fā)揮檔案的獨(dú)特價(jià)值和作用，深化檔案信息資源內(nèi)涵。同時(shí)，提高抓取信息資源的數(shù)字化水平，加大技術(shù)手段的投入，快速建立起檔案的文件級(jí)及案卷級(jí)目錄。

2.3 加大檔案專項(xiàng)資金投入，推進(jìn)在高校治理中的信息化建設(shè)。智慧校園是現(xiàn)代高校治理體系的重要內(nèi)容，智慧校園的建立離不開信息技術(shù)的應(yīng)用。[5]檔案部門承載的信息是智慧校園建設(shè)的重要資源。應(yīng)該利用高校治理的契機(jī)，申請(qǐng)檔案信息化專項(xiàng)資金，加大信息化的投入力度，做好檔案的增量數(shù)字化和存量數(shù)字化工作。打破各門類檔案館藏單一、信息交流不暢的弊端，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫(kù)，以便及時(shí)提供利用，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。

在信息化環(huán)境下，高校檔案管理部門應(yīng)該重新思考檔案管理的新情況、新理論，引進(jìn)檔案專業(yè)人才和專門技術(shù)人才，做好檔案配套設(shè)施的更新?lián)Q代，制定適合高校的檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息從采集、存儲(chǔ)到傳輸?shù)热^(guò)程都有章可循。

2.4 創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，提高在高校治理中的信息利用效率。要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用模式，改變傳統(tǒng)的以被動(dòng)查找為主要途徑的檔案利用模式，提高信息整合程度，主動(dòng)加強(qiáng)編研參考性資料的編輯出版工作。

作為檔案管理部門，應(yīng)該從檔案資源本身出發(fā)，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行全方面、多角度的分析和研究，有針對(duì)性提供檔案信息服務(wù)。以檔案為主體去思考和挖掘檔案信息利用工作，使得檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以深層挖掘，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的潛在價(jià)值。

要建立高技術(shù)含量的檢索系統(tǒng)，提高檢索效率和增強(qiáng)效果。要建立行之有效的檔案檢索服務(wù)平臺(tái)，建立起完備的檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄檢索，加深現(xiàn)場(chǎng)檢索、移動(dòng)設(shè)備以及遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)客戶端等多種新媒體技術(shù)形式的利用，實(shí)現(xiàn)搜索引擎的自主化智能化，檢索利用的差異化個(gè)性化，第一時(shí)間把檔案信息資源提供給需要的用戶，有效推進(jìn)檔案信息資源在高校治理中的廣泛利用。

*本文系中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)基金項(xiàng)目“高校檔案工作在高校治理體系建設(shè)中地位與作用研究”（批準(zhǔn)編號(hào)：ZGD-ZC-2020-13）研究成果。