計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運用

黃瀟瀟

◆摘? 要：檔案資源的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化課題，均離不開檔案管理中的計算機應(yīng)用，本文基于此，首先概述了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用優(yōu)勢，然后針對其存在的問題給出了具體的解決措施，望對相關(guān)人員提供些許參考價值。

◆關(guān)鍵詞：計算機技術(shù);檔案管理;運用

1計算機技術(shù)運用在檔案管理中的必要性

文獻檔案信息處理的現(xiàn)代化系統(tǒng)建設(shè)，勢必涉及到檔案信息的收集、存貯、編目、檢索、服務(wù)等一系列程序的現(xiàn)代化和科學(xué)化，在這種情況下，電子計算機技術(shù)顯得異常重要，當(dāng)然像其它的靜電復(fù)印技術(shù)、激光光盤技術(shù)、微縮技術(shù)以及聲像技術(shù)的運用，也在發(fā)揮著不可或缺的獨特的作用。計算機處理信息具有極高的效率，能以人們想象不到的速度讀入、存儲和輸出天文數(shù)字般的龐大的數(shù)據(jù)，能夠進行嚴(yán)密的邏輯推理和精準(zhǔn)的判斷分析。因此，在檔案管理中有著非常廣泛的用途和出人意料的明顯效果。

2計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的要求

2.1傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。數(shù)字化是利用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號的過程。紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作，就是指“存量數(shù)字化”，有助于提升紙質(zhì)檔案的共享水平，改善檔案的利用效率和安全性。

2.1.1建立健全檔案數(shù)字化的常態(tài)化機制。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案是一項系統(tǒng)性工程，檔案數(shù)字化將成為現(xiàn)代化檔案管理的一項經(jīng)常性內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建章立制，促進這一工作有序、規(guī)范地開展。

2.1.2檔案數(shù)字化應(yīng)滿足真實性管理的需求。在檔案數(shù)字化時，為了防止出現(xiàn)失真，應(yīng)當(dāng)完整搜集元數(shù)據(jù)，使數(shù)字副本能夠保持檔案的原貌，而且要納入管理系統(tǒng)進行規(guī)范管理。

2.1.3遵守檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。目前各單位對于檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)不一，阻礙了數(shù)字化工作的正常開展，也不利于檔案的共享利用，有必要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。例如，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家出臺的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)操作，對數(shù)字副本進行全文識別。

2.2電子文件歸檔與電子檔案管理

在這方面工作中需要整體解決基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配備、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、文件資源標(biāo)準(zhǔn)、制度建設(shè)和人力資源配置等重要問題。

2.2.1加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。文件歸檔與檔案管理所需要的各類設(shè)施設(shè)備應(yīng)滿足信息化管理的現(xiàn)實需求，而且具備一定的冗余性，以便于將來對其進一步擴充，滿足檔案工作發(fā)展的需求。檔案管理部門使用的服務(wù)器以及存儲設(shè)施應(yīng)具備較強的專業(yè)性和專用性，并利用云存儲空間建立電子檔案管理系統(tǒng)。

2.2.2加強應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。根據(jù)國家檔案局要求，單位的辦公自動化系統(tǒng)等都要實行預(yù)歸檔，建設(shè)的檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)滿足檔案管理在真實性、可靠性、完整性等方面要求，而且要具備安全性。

2.2.3加強檔案資源建設(shè)。電子檔案應(yīng)當(dāng)做到規(guī)范和完整，符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，能夠滿足綜合檔案館長期保存和入庫的要求。

2.2.4建立健全電子檔案安全保障體系。不斷完善電子文件歸檔和電子文件管理系統(tǒng)。應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)配置檔案安全監(jiān)管功能，加強對數(shù)據(jù)庫日常運行的監(jiān)督管理;加強數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)的隨意查詢和利用;加強數(shù)據(jù)備份管理，確保數(shù)據(jù)安全。

3計算機基本設(shè)計程序解決檔案管理中的幾個問題

計算機基本設(shè)計程序應(yīng)用于檔案管理，形成了檔案管理系統(tǒng)，這些程序設(shè)計，決定著計算機檔案管理系統(tǒng)程序和步驟。在實際管理中，應(yīng)該遵循這些程序設(shè)計，避免出現(xiàn)失誤。

3.1有針對性地選擇計算機檔案管理系統(tǒng)，明確檔案管理的具體課題。檔案管理系統(tǒng)的各個方面，對計算機來說是大有可為的，但設(shè)備和技術(shù)手段的現(xiàn)代化，要求高素質(zhì)的人才去使用和握，要做到目的和手段的統(tǒng)一，需要做好長期的扎實的工作，既需要做好檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、技能訓(xùn)練、業(yè)務(wù)操作，又要選拔懂得計算機技術(shù)的專業(yè)人士參與到檔案管理工作的事業(yè)中去。

3.2分析計算機檔案管理系統(tǒng)，確定計算機檔案管理目標(biāo)。分析計算機檔案管理系統(tǒng)，深入考查管理系統(tǒng)項目實施情況，及時解決問題適應(yīng)本部門、本行業(yè)、本地區(qū)的實際，做到理論和實踐的緊密結(jié)合。

3.3進行計算機檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與程序編寫?！坝嬎銠C系統(tǒng)設(shè)計一般包括兩個環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)用戶對系統(tǒng)功能的要求和準(zhǔn)備使用的計算機狀況，確定本系統(tǒng)的設(shè)計原則。在系統(tǒng)框圖、功能模塊和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)確定以后，就進入了程序編寫的階段。首先應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理方式?！?/p>

3.4計算機檔案管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和程序調(diào)試。?！霸跈n案計算機管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)量是非常大的，需要根據(jù)數(shù)據(jù)類型的要求收集有關(guān)數(shù)據(jù)，并按一定的格式整理出來，即按規(guī)定好的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行數(shù)據(jù)的讀寫。由于計算機只能識別規(guī)范的符號，所以應(yīng)按檔案著錄標(biāo)引規(guī)則開展這項工作。程序編完后應(yīng)進行認(rèn)真的調(diào)試，在調(diào)試過程中，原來的手工管理系統(tǒng)仍應(yīng)同時工作，以便對程序作進一步的修改和校正?！?/p>

3.5計算機檔案管理系統(tǒng)的運行、維護。系統(tǒng)運行是指在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和程序調(diào)試基本完成以后，投入正式運行的過程。在運行過程中還要做到系統(tǒng)的調(diào)試和維護，保障計算機檔案管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)和高效工作，發(fā)現(xiàn)漏洞及時做好處理和修補工作，讓計算機檔案管理系統(tǒng)更好地服務(wù)于檔案管理工作的方方面面，加速檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

4結(jié)語

將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的現(xiàn)代化之中，是企業(yè)成長的必然道路，同時是對政府的積極響應(yīng)。網(wǎng)絡(luò)社會下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必定會產(chǎn)生新的改變。因此，我國的檔案信息化建設(shè)工作還任重而道遠。

參考文獻

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