關(guān)于企業(yè)檔案工作頂層設(shè)計(jì)的思考

張芳

摘 要：文章圍繞企業(yè)檔案工作頂層設(shè)計(jì)，以中石化南京化工研究院有限公司檔案工作為例，探討了企業(yè)檔案工作的機(jī)制建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和制度建設(shè)的主要內(nèi)容，梳理了三者之間的關(guān)系，提出了做好企業(yè)檔案工作的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；頂層設(shè)計(jì)；機(jī)制建設(shè)；業(yè)務(wù)建設(shè)；制度建設(shè)

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作[1]。企業(yè)檔案工作做得如何，直接影響到企業(yè)其他工作開展，影響到企業(yè)在市場競爭環(huán)境中能否掌握先機(jī)和主動(dòng)權(quán)，甚至影響到一個(gè)企業(yè)今后在市場中的生存與發(fā)展[2]。本文試以中石化南京化工研究院有限公司為例，從頂層設(shè)計(jì)的角度，探討以機(jī)制建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和制度建設(shè)為主要內(nèi)容的企業(yè)檔案工作體系。

一、企業(yè)檔案工作頂層設(shè)計(jì)的意義

“頂層設(shè)計(jì)”是指解決某一類問題總的方法論，本質(zhì)上是一種指導(dǎo)，包括制度、方式、規(guī)范、思想等[3]。具體講，企業(yè)檔案工作頂層設(shè)計(jì)就是對宏觀層面的企業(yè)檔案工作內(nèi)容及其相互關(guān)系的規(guī)范化描述，是指為達(dá)到既定目標(biāo)所采用的一整套企業(yè)檔案管理思想、管理方式、管理方法、管理原則、管理制度等。

南京化工研究院有限公司（以下簡稱“南化院”）成立于1958年，1965年就設(shè)立檔案資料室，配備專職人員，主要管理科技檔案資料。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大和業(yè)務(wù)內(nèi)容增多，院檔案資料室逐漸加強(qiáng)了對文書檔案、財(cái)會(huì)檔案的管理。1988年正式成立檔案科，新增基建檔案管理業(yè)務(wù)，同時(shí)開展對設(shè)備及大型儀器的科技咨詢，逐步建立健全了科技、文書、會(huì)計(jì)、基建、產(chǎn)品、設(shè)備與大型儀器、合同、聲像等各類檔案的管理制度，形成了檔案工作體系雛形。近年來，響應(yīng)中石化大部制改革，為更好地整合資源，檔案科并入知識(shí)產(chǎn)權(quán)運(yùn)營中心。院內(nèi)配備專職檔案員2名，科研所室和部門設(shè)有分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)13名，兼職檔案員19名，遍布院內(nèi)各業(yè)務(wù)部門和技術(shù)板塊。目前檔案中文書類5871卷/件、產(chǎn)品/業(yè)務(wù)類8903卷、建設(shè)項(xiàng)目類1168卷、科研類3378卷、會(huì)計(jì)類10237卷、照片2409張、音像306盤、實(shí)物1247件、底圖95122張。檔案庫房一直在增容擴(kuò)建，以更好地服務(wù)日益增長的科研生產(chǎn)和業(yè)務(wù)需求。

企業(yè)作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體，面臨著諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)[4]。南化院在建院初期檔案建設(shè)過程中，也存在一些問題和不足。首先，各所室業(yè)務(wù)板塊眾多，分屬于不同的管理部門，專業(yè)領(lǐng)域差異大，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一。其次，各板塊檔案種類不一，涉及文書、合同、會(huì)計(jì)、底圖、設(shè)備、科研、基建、實(shí)物、聲像等類型，檔案收集頭緒繁多。此外，科技研發(fā)人員專注于自身研究領(lǐng)域，對檔案歸檔要求不熟悉，缺乏歸檔意識(shí)，易造成歸檔不及時(shí)、不完整。

這些問題的存在，有以下幾點(diǎn)原因。（1）頂層設(shè)計(jì)對于檔案管理體系的運(yùn)行機(jī)制規(guī)定不明確，不利于企業(yè)檔案工作健康發(fā)展。（2）制度建設(shè)落后于企業(yè)發(fā)展需要，制度內(nèi)容覆蓋不全面，對于檔案人員的管理權(quán)責(zé)未明確。（3）檔案制度存在照搬照抄現(xiàn)象，針對性不強(qiáng)，與業(yè)務(wù)貼合度不夠，實(shí)用性不強(qiáng)。（4）制度流程規(guī)范性不夠，缺乏流程把控。南化院通過機(jī)制建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和制度建設(shè)三管齊下，不斷提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化工作水平。2000年南化院通過了國家檔案局企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家一級(jí)認(rèn)定。在2020年中石化組織的檔案管理專項(xiàng)檢查中，得到檢查小組領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。

二、企業(yè)檔案工作機(jī)制建設(shè)

目前，南化院已經(jīng)建立了一套垂直化檔案工作管理模式，對檔案工作采用分級(jí)管理，實(shí)行高層領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)、部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、專業(yè)人員落實(shí)、兼職檔案員配合的管理體系架構(gòu)，形成了層次清晰、網(wǎng)絡(luò)完善的檔案管理人員梯隊(duì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。

1. 不斷推進(jìn)機(jī)構(gòu)建設(shè)。南化院機(jī)構(gòu)幾經(jīng)變更與精簡，將檔案部門和情報(bào)信息、專利知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門并入了知識(shí)產(chǎn)權(quán)運(yùn)營中心，明確劃分檔案與其他科技信息的管理職責(zé)，界定各業(yè)務(wù)部門及人員的歸檔管理職責(zé)，擴(kuò)大檔案部門職權(quán)范圍，使檔案部門成為集檔案、圖書、情報(bào)等信息為一體的綜合信息部門，以適應(yīng)企業(yè)在激烈的市場競爭中對信息的需求。

2. 推動(dòng)檔案工作融入業(yè)務(wù)。檔案管理工作瑣碎繁雜，對象涉及各業(yè)務(wù)部門。為此，定期召開全院檔案工作會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，布置任務(wù)。緊密結(jié)合業(yè)務(wù)工作實(shí)際情況開展檔案收集歸檔，落實(shí)檔案工作“三納入”（將檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制）、“四參加”（檔案人員參加基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加設(shè)備開箱，參加各中心計(jì)劃、規(guī)劃的制訂和論證）、“四同步”（各單位下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步，評審鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步，上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步），以此確保檔案管理為科研生產(chǎn)保駕護(hù)航。

3. 理順科技檔案保密管理體制機(jī)制。南化院在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成了大量的文字、圖表、數(shù)據(jù)等涉密檔案，防止技術(shù)外泄，是該類檔案利用的重要課題，建立有效的保密機(jī)制迫在眉睫。為此，該院和科技人員簽訂保密協(xié)議，成立保密委員會(huì)，建立檔案查閱、復(fù)制等的審批制度。對于復(fù)印件蓋檔案專用章，并在使用完成后由檔案部門收回。定期請法律專家開設(shè)講座，向科研人員宣講法律常識(shí)，增強(qiáng)其保密意識(shí)。注重電子信息的借閱管理，限制上網(wǎng)及信息傳輸，所有文件只能由“石化通”傳輸。規(guī)范檔案歸檔、保管和利用業(yè)務(wù)流程，明確職責(zé)和任務(wù)，加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)對科研項(xiàng)目資料的監(jiān)管和規(guī)范化管理，建立有效獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保檔案有效利用的同時(shí)，做好保密工作。

4. 加大投入與保障。人員隊(duì)伍方面，建立了一支由各研究所室主任工程師和職能科室主管及專、兼職檔案人員組成的專、兼職檔案管理隊(duì)伍，人員遍布院內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)板塊。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，明確專、兼職檔案員職責(zé)，突出檔案收集、保管和利用環(huán)節(jié)，要求兼職檔案員及時(shí)提供本部門重大技術(shù)活動(dòng)信息，便于檔案部門了解情況。經(jīng)費(fèi)投入方面，每年撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于購置檔案專業(yè)設(shè)備，檔案工作環(huán)境和條件不斷改善。

三、企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案實(shí)體管理方面，采取“誰產(chǎn)生、誰積累、誰歸檔”原則，由文件形成部門向檔案部門移交，并按照“生成部門初步整理，檔案部門系統(tǒng)整理”的職責(zé)劃分，文件形成部門完成整理后，由檔案部門做歸檔標(biāo)識(shí)和整體梳理，實(shí)現(xiàn)整理任務(wù)的分工分解。作為檔案管理工作的起點(diǎn)環(huán)節(jié)，檔案收集所發(fā)揮的作用顯而易見[5]。南化院十分注重檔案超前管理，檔案部門積極參與企業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)，結(jié)合實(shí)際情況和科研工作特點(diǎn)，建立了科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人預(yù)立卷歸檔制度，明確了項(xiàng)目組長對所屬項(xiàng)目檔案文件負(fù)有主持立卷歸檔的職責(zé)。對于歸檔科研資料加以整理，經(jīng)過審查驗(yàn)收后歸檔。檔案人員參加主要設(shè)備、儀器開箱活動(dòng)，為每臺(tái)設(shè)備登記設(shè)備卡片，及時(shí)收集設(shè)備隨機(jī)文件。全程跟蹤設(shè)備的保養(yǎng)、維修和認(rèn)證等過程，收集相關(guān)資料。精密的科研儀器更是關(guān)注的重點(diǎn)對象，檔案人員全程參與49套科研裝置調(diào)試和運(yùn)行，收集相關(guān)資料，為解決裝置運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題提供資料依據(jù)。

檔案信息管理方面，利用中石化檔案管理系統(tǒng)，理順檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作關(guān)系，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔渠道，達(dá)到資源共享，也給檔案利用和信息資源開發(fā)帶來極大便利。充分利用檔案資料，整合專利等科研資源信息情報(bào)，打造知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)新鏈，開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)定制化運(yùn)營服務(wù)。引導(dǎo)組建全市先進(jìn)環(huán)保和資源化利用產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟，形成專利池，擴(kuò)大產(chǎn)業(yè)影響力。

檔案開發(fā)利用方面，為更好地服務(wù)科研生產(chǎn)，積極開發(fā)檔案資源，組織編撰了《南化集團(tuán)研究院科技檔案利用效果事例及計(jì)算》《南化集團(tuán)研究院檔案全宗指南》《南化集團(tuán)研究院大事記》《南化集團(tuán)研究院組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及其演變示意圖》《南化集團(tuán)研究院歷年先進(jìn)人物》《南化集團(tuán)研究院中試產(chǎn)品介紹》《南化集團(tuán)研究院科研成果匯編》。

四、企業(yè)檔案工作制度建設(shè)

規(guī)范的管理制度和工作流程是檔案工作開展的基礎(chǔ)和保障。南化院根據(jù)自身獨(dú)特的經(jīng)營管理和生產(chǎn)模式，進(jìn)行檔案工作規(guī)劃，建立適合企業(yè)的檔案管理制度。

目前南化院已建立較為完善的檔案制度體系，包含歸檔制度、移交制度、借閱制度、統(tǒng)計(jì)制度、考核制度等。制度體系內(nèi)容既有整體的工作流程規(guī)范，如《研究院檔案管理規(guī)范》《研究院決策檔案管理實(shí)施細(xì)則》，又包含細(xì)化的不同類別檔案的業(yè)務(wù)要求，如《研究院工程建設(shè)檔案管理細(xì)則》《研究院儀器設(shè)備及底圖檔案管理細(xì)則》《研究院會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則》。在制度中明確規(guī)定了科技研發(fā)管理中心、綜合管理部、條件保障部、安全環(huán)保部、生產(chǎn)技術(shù)部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部等機(jī)關(guān)部門的檔案管理職責(zé)。這不僅從源頭把控檔案的歸檔管理，還為檔案的有效和安全利用提供了制度保障。

與此同時(shí)，針對實(shí)際工作中個(gè)別科研人員把部分關(guān)鍵技術(shù)資料據(jù)為己有的問題，除進(jìn)行檔案法規(guī)制度宣講、提高其檔案意識(shí)外，還建立考核獎(jiǎng)懲制度。從項(xiàng)目立項(xiàng)開始加強(qiáng)管理，歸檔時(shí)填寫科研項(xiàng)目歸檔登記表，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、所室負(fù)責(zé)人、科研管理部門都要審查歸檔資料，逐一簽字確認(rèn)，確?？萍紮n案的專業(yè)性和學(xué)術(shù)價(jià)值，并采取經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行獎(jiǎng)懲，以確保歸檔文件完整性。

五、思考

機(jī)制建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和制度建設(shè)相互聯(lián)系，密不可分。機(jī)制建設(shè)是企業(yè)檔案工作體系的發(fā)展基礎(chǔ)，高效機(jī)制能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案工作持續(xù)發(fā)展提供不竭動(dòng)力，真正讓檔案工作服務(wù)科研生產(chǎn)。建立以檔案管理部門為核心，全面覆蓋各中心管理部門和科研所室（項(xiàng)目組）的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，形成各單位、各部門共同參與的工作氛圍，可為檔案部門依法依規(guī)開展檔案工作提供支持。

業(yè)務(wù)建設(shè)是企業(yè)檔案工作體系的核心，業(yè)務(wù)建設(shè)缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，企業(yè)檔案工作將成為無源之水、無本之木。企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)運(yùn)行的基礎(chǔ)，促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)是完善檔案管理機(jī)制建設(shè)、健全制度建設(shè)的初衷和歸宿。

制度建設(shè)是企業(yè)檔案工作體系的有力保障，加強(qiáng)制度建設(shè)是鞏固檔案工作基礎(chǔ)的重要抓手。強(qiáng)化檔案制度的管理意識(shí)，建立檔案管理制度的實(shí)施機(jī)制，不斷改進(jìn)檔案制度的實(shí)施手段，能夠有效保證檔案業(yè)務(wù)順利開展。

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