改革醫(yī)院人事檔案管理 促進(jìn)人才資源利用

張曉楠

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，我國(guó)醫(yī)療體制改革不斷深入，醫(yī)療水平不斷提高，在醫(yī)療行業(yè)中對(duì)人才的需求不斷增加，促進(jìn)各個(gè)醫(yī)院之間對(duì)于人才的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，在這樣的背景下醫(yī)院必須不斷提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，積極改革醫(yī)院人事檔案管理方式，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，提高資源利用率，促進(jìn)人才資源得到合理的配置和流動(dòng)。本文筆者將對(duì)人事檔案管理在人力資源管理中的具體作用，醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出幾點(diǎn)改革醫(yī)院人事檔案管理的具體措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;人力資源;作用;問題;具體措施

人事檔案是記錄著個(gè)人在本單位參與的實(shí)踐經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，記錄著個(gè)人的工作能力和項(xiàng)目能力，以及個(gè)人在工作中所表現(xiàn)出的態(tài)度、思想品德等多個(gè)方面的真實(shí)數(shù)據(jù)和資料。單位通過對(duì)個(gè)人的人事檔案記錄數(shù)據(jù)充分挖掘和了解個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷和專業(yè)技術(shù)是否能夠滿足目前所勝任的職位，以及能否參與下一檔更高級(jí)職位。由此可知，人事檔案在人力資源管理中起著極其重要的作用。同樣在醫(yī)院人力資源管理中，在對(duì)醫(yī)護(hù)工作人員進(jìn)行評(píng)定選拔任用的過程中都是參考醫(yī)護(hù)人員的人事檔案了解醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療教學(xué)科研背景，然后對(duì)醫(yī)護(hù)工作人員的工崗位流動(dòng)進(jìn)行判定。

一、人事檔案管理在人力資源管理中的作用

人事檔案是人力資源管理中的重要組成部分，因?yàn)槿耸聶n案記錄著個(gè)人在單位的工作狀況和履歷、工作態(tài)度、獎(jiǎng)懲情況、是對(duì)個(gè)人的工作信息的匯總。在醫(yī)院人力資源管理中，人事檔案是記錄著醫(yī)護(hù)工作人員個(gè)人醫(yī)療水平、業(yè)務(wù)能力、任職狀況、在醫(yī)院任職時(shí)期的思想狀態(tài)和言行舉止，充分反應(yīng)這位醫(yī)護(hù)工作人員的基本任職信息、個(gè)人表現(xiàn)和職業(yè)操守。通過人事檔案讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)了解本醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員的工作狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供可靠的數(shù)據(jù)支持，從而提高醫(yī)院人力資源分配率，促進(jìn)人力資源得到合理的利用。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院管理人員對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

截止到目前為止，我國(guó)醫(yī)院人力資源管理工作中依然存在很多不足之處，其中最為重要的一點(diǎn)是醫(yī)院管理人員對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視。導(dǎo)致醫(yī)院人力資源管理部門的人事檔案，信息陳舊沒有及時(shí)更新醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人信息，無法反映醫(yī)護(hù)工作人員的工作經(jīng)歷和醫(yī)療技術(shù)水平的變化，沒有第一時(shí)間更新人事檔案管理方式，尚未建立完善的人事檔案管理和查詢相關(guān)制度，缺少有效的監(jiān)督管理機(jī)制。無法順利開展人事檔案管理信息化建設(shè)，檔案信息更新效率慢，容易造成查詢不便等狀況。不利于提高醫(yī)院人力資源管理水平，不利于醫(yī)院綜合市里提升。

（二）醫(yī)院人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力素質(zhì)較低

目前，由于我國(guó)大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)人力資源管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)醫(yī)院人力資源管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力的要求不高，醫(yī)院人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍無法達(dá)到正常要求，只能完成簡(jiǎn)單的人事檔案整理工作，沒有進(jìn)行詳細(xì)、有邏輯的人事檔案管理培訓(xùn)。在實(shí)際工作中沒有積極主動(dòng)有意識(shí)的對(duì)人力資源部門的人事檔案進(jìn)行規(guī)整和更新，使得人力資源部門人事檔案的質(zhì)量較低，信息更新效率低，無法為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)安排晉升和人事調(diào)整提供有效的數(shù)據(jù)支持，人事檔案效率較低，數(shù)據(jù)真實(shí)性有待提高。

（三）醫(yī)院人事檔案管理方式較為單一、落后

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院，人力資源管理部門在進(jìn)行人事檔案管理過程中，人事檔案管理的方式依然采取傳統(tǒng)的手工管理模式，采用紙質(zhì)版檔案儲(chǔ)存模式?？傮w來說，人事檔案管理方式較為單一落后，手工管理模式需要耗費(fèi)大量的人力去整理各種類型的人事檔案，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，而紙質(zhì)版檔案儲(chǔ)存模式則需要花費(fèi)更多的成本去購(gòu)買人事檔案所需要的文件，需要單獨(dú)有一筆開支，用來裝修和建筑檔案室，對(duì)檔案室的要求極高，需要密閉、防潮、防光、防火、同時(shí)在修建檔案室時(shí)，還需要額外設(shè)計(jì)安保系統(tǒng)來保障檔案數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)由于目前醫(yī)院人事檔案尚未建立完善的檔案管理制度，使得人事檔案管理工作缺乏規(guī)章制度，工作流程和工作內(nèi)容雜亂無序，很大程度上影響醫(yī)院人事檔案管理的水平提高。

（四）醫(yī)院人事檔案儲(chǔ)存方式存在問題，人事資料檔案不完整

截止到目前為止大部分醫(yī)院的人事檔案管理方式過于陳舊，人事檔案儲(chǔ)存方式存在一定問題，對(duì)于人事檔案資料儲(chǔ)存不完整。人事檔案普遍都采取紙質(zhì)儲(chǔ)存模式，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)破角、缺頁(yè)、字跡模糊、污點(diǎn)等不易辨識(shí)等現(xiàn)象。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員在進(jìn)行人員篩選、選拔時(shí)，無法全面的了解醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員過去人事檔案的履歷，無法做出有效評(píng)判，使得選拔缺乏公平公正。同時(shí)部分醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作人員和人事檔案管理人員也沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案的的重要性，在醫(yī)院中存在著有人無檔和有檔無人的狀況，被稱之為“棄檔”，人事檔案管理效率低，檔案不完整。

（五）醫(yī)院人事檔案信息化水平低，信息更新效率慢，查詢不便

由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，在醫(yī)院人力資源管理部門運(yùn)營(yíng)的過程中沒有及時(shí)開展信息化建設(shè)，沒有及時(shí)將之前的人事檔案信息更新到計(jì)算機(jī)中，也沒有將最新的醫(yī)護(hù)工作人員的人事檔案信息加以更新，使得醫(yī)院人事檔案管理信息化水平的信息更新效率慢。長(zhǎng)此以往，隨著時(shí)間的流逝，醫(yī)護(hù)人員個(gè)人社會(huì)活動(dòng)不斷增加，人事檔案信息過于分散凌亂，無法充分體現(xiàn)出醫(yī)護(hù)工作人員在醫(yī)院中的貢獻(xiàn)和個(gè)人醫(yī)療水平。無法準(zhǔn)確的證明醫(yī)護(hù)工作人員的個(gè)人能力。在后期需要查詢相關(guān)信息時(shí)，出現(xiàn)查詢不便的現(xiàn)象。

三、改革醫(yī)院人事檔案管理的具體措施

（一）提高醫(yī)院管理人員對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)程度

為了提高醫(yī)院人事檔案管理水平，提高醫(yī)院人力資源管理水平有更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)護(hù)工作人員被發(fā)現(xiàn)，提高醫(yī)護(hù)工作人員合理分配率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)程度。領(lǐng)導(dǎo)人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理模式，建立健全人事檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能各個(gè)方面的培訓(xùn)，及時(shí)更新和補(bǔ)充人事檔案相關(guān)信息和資料，使人事檔案更加真實(shí)、可靠、全面，同時(shí)設(shè)置全面的監(jiān)管機(jī)制，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和考核。

（二）加大培訓(xùn)力度，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

為了提高醫(yī)院人力資源管理水平提高優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理方式，中心醫(yī)院人事檔案管理工作順利開展，首先要不斷提高醫(yī)院管理人員對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，然后加大宣導(dǎo)力度，增強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員對(duì)人事檔案管理工作的重視，同時(shí)也應(yīng)加大培訓(xùn)力度，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于積極主動(dòng)完成人事檔案管理相關(guān)工作、愿意學(xué)習(xí)人事檔案管理信息化相關(guān)技能操作的員工要給予嘉獎(jiǎng)，對(duì)于消極對(duì)待人事檔案管理工作的員工要予以一定程度的懲罰。

（三）建立健全完善的人事檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理方式

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了提高檔案管理效率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)有意識(shí)的建立健全科學(xué)的人事檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用。通過制定完善的人事檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作，人員工作流程和工作內(nèi)容的約束，保障人事檔案管理工作的規(guī)范化操作，及時(shí)將相關(guān)人事檔案信息加以填報(bào)、更新和補(bǔ)充，確保人事檔案信息的完整性，積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置關(guān)鍵詞，創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案查詢效率，以便為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員選拔任用優(yōu)秀醫(yī)護(hù)工作人員提供良好的信息數(shù)據(jù)支持。

（四）建立檔案監(jiān)督部門，提高檔案管理的效率和質(zhì)量

由于之前醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠充分，醫(yī)院也缺乏相應(yīng)的檔案監(jiān)督機(jī)制和監(jiān)督部門，對(duì)檔案的完整性缺少必要的監(jiān)管，導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“棄檔”的現(xiàn)象。為了改善這一現(xiàn)象，必須有意識(shí)地建立檔案，監(jiān)督管理部門，制定完善的監(jiān)督機(jī)制，加大宣傳力度，對(duì)醫(yī)護(hù)工作人員加強(qiáng)宣導(dǎo)，重視檔案管理，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，確保檔案信息更新及時(shí)，信息完整。

（五）加大經(jīng)濟(jì)投入，開展人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理信息化建設(shè)是指醫(yī)院不斷加大經(jīng)濟(jì)投入，購(gòu)買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備包括因特網(wǎng)、打印機(jī)、掃描儀、電腦主機(jī)和應(yīng)用軟件等，將所有醫(yī)護(hù)工作人員的人事檔案全部錄入和掃描到計(jì)算機(jī)中。將傳統(tǒng)紙質(zhì)把人事檔案管理模式轉(zhuǎn)變成電子檔檔案管理模式。提高信息更新效率，提高信息查詢效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理。

四、總結(jié)

綜上所述，通過對(duì)人事檔案管理在人力資源管理中的具體作用，醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，為了推動(dòng)醫(yī)院健康穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)不斷提高管理人員對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)程度，加大培訓(xùn)力度，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，建立健全完善的人事檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理方式，建立檔案監(jiān)督部門，加大經(jīng)濟(jì)投入，開展人事檔案信息化建設(shè)，從而不斷提高醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，提高醫(yī)院人力資源管理水平。

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