探索以財(cái)務(wù)信息化建設(shè)為契機(jī)加強(qiáng)高校內(nèi)部控制

梁曉宇

摘 要：近年來，隨著國家加快教育現(xiàn)代化強(qiáng)國戰(zhàn)略的發(fā)展步伐，高校與市場接軌越來越緊密，內(nèi)部管理機(jī)制滯后等問題凸顯，文章通過對某高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析，深入闡述了內(nèi)部控制下的財(cái)務(wù)信息化構(gòu)建環(huán)節(jié)及目標(biāo)，探索運(yùn)用信息化手段，找準(zhǔn)防控落腳點(diǎn)，挖掘內(nèi)控潛能，將經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制的主要流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)予以固化，推進(jìn)高校智慧校園建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高校;財(cái)務(wù)信息化;內(nèi)部控制;共享服務(wù)平臺

一、引言

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)部門單一的管理軟件已經(jīng)無法適應(yīng)人才培養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究的競爭需求，需要及時更新管理理念及緯度，通過建立信息集成平臺，運(yùn)用數(shù)據(jù)智能化診斷和識別來規(guī)避高校財(cái)務(wù)管理存在的風(fēng)險和漏洞，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與其他業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享與聯(lián)動，達(dá)到部門支出活動的可控和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成和規(guī)范，增強(qiáng)決策信息質(zhì)量，提升管理效能， 促進(jìn)高校各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，提高整體服務(wù)水平和質(zhì)量。

二、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施投入不足

信息化建設(shè)是一個不斷配置及不斷升級的長期過程，以某高校為例，2011年至今，與聯(lián)通公司合作引入校園系統(tǒng)工程，與建設(shè)銀行合作引入智慧校園建設(shè)?？?，校園信息化建設(shè)取得了一定成效。目前已基本完成智慧校園服務(wù)平臺、學(xué)校黨務(wù)政務(wù)公開平臺、教學(xué)陽臺服務(wù)平臺及學(xué)校辦公內(nèi)控系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)建設(shè)。但各部門信息化建設(shè)投入及發(fā)展不均，財(cái)政、上級主管部門及單位自籌資金投入十分有限，極大地制約了數(shù)字化校園管理服務(wù)進(jìn)程。

（二）財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程緩慢

某高校自2004年起使用財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行賬務(wù)核算，其間預(yù)算管理及控制一直是靠手工記賬方式進(jìn)行跟蹤控制，為加強(qiáng)預(yù)算管理，2017年引入用友預(yù)算管理軟件，目前財(cái)務(wù)收費(fèi)數(shù)據(jù)仍不能自動生成會計(jì)分錄，網(wǎng)上報(bào)賬功能一直未能實(shí)現(xiàn)，嚴(yán)重地影響財(cái)務(wù)工作效率。教學(xué)、科研人員，因缺乏相關(guān)財(cái)務(wù)知識，對于報(bào)賬的流程與簽批不了解，面對集中報(bào)賬，排隊(duì)等待及為簽字來回奔波時難免產(chǎn)生怨言。

（三）部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享程度低

各部門信息化建設(shè)都以自身的需求為出發(fā)點(diǎn)，采用不同的軟件，業(yè)務(wù)功能模塊僅能滿足自身需求，缺乏統(tǒng)一口徑，導(dǎo)致資源無法有效整合和配置，數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)共享。如：資產(chǎn)與財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)不能同步，人事與財(cái)務(wù)部門信息不能共享，后勤服務(wù)、教學(xué)等與財(cái)務(wù)部門未建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)連接。

（四）內(nèi)部控制協(xié)調(diào)機(jī)制有限

2016年，湖南省財(cái)政廳印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基本操作指引》湘財(cái)會〔2016〕7號文，要求各高校逐年對標(biāo)對表查找內(nèi)部控制風(fēng)險點(diǎn)，制定整改措施和方案。某高校經(jīng)過幾年的排查梳理，此項(xiàng)工作取得明顯成效，但相互監(jiān)督仍停留于經(jīng)費(fèi)簽字表面環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)無法互通，未形成一致的信息化智能監(jiān)管平臺。

三、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)建議

加速財(cái)務(wù)管理與其他業(yè)務(wù)部門和的深度結(jié)合，實(shí)現(xiàn)流程和數(shù)據(jù)的一體化。應(yīng)當(dāng)將財(cái)務(wù)所有與教學(xué)、科研、人事、后勤、學(xué)工等部門相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對接起來，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的交互貫通、相互監(jiān)督。

（一）重視資金投入，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)

學(xué)校信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)、漫長的龐大工程，全面提升校園智能化管理水平需要投入大量資金，需要財(cái)政補(bǔ)助、校企合作、自有資金等多渠道籌集。需要學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，信息中心牽頭統(tǒng)管，部門信息員和網(wǎng)管員具體負(fù)責(zé)的管理模式。討論構(gòu)架體系，引入技術(shù)成熟的優(yōu)質(zhì)軟件服務(wù)商，保證基本模塊、配套制度的建立，完善和升級已有系統(tǒng)，將各項(xiàng)管理措施、內(nèi)控制度嵌入軟件系統(tǒng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程、管理流程、財(cái)務(wù)會計(jì)流程融合發(fā)展。

（二）配套人員制度，促進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作是以財(cái)務(wù)管理為核心，涉及教學(xué)、科研、人事、后勤等多部門的系統(tǒng)工程，因此需要既熟悉財(cái)務(wù)專業(yè)知識又精通現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的復(fù)合型人才，應(yīng)充分的認(rèn)識到思想觀念要與時代發(fā)展相適應(yīng)，可通過財(cái)務(wù)定位轉(zhuǎn)型，通過財(cái)務(wù)組織變革，使核算人員占比由80%降到20%;通過財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門融合，實(shí)現(xiàn)部門協(xié)同合作、系統(tǒng)操作便捷、信息高效聯(lián)動、業(yè)務(wù)流程順暢，從而提高工作準(zhǔn)確性和效率。

（三）構(gòu)建共享平臺，加快“業(yè)財(cái)融合”

構(gòu)建校園共享服務(wù)平臺，在保證信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通、共享共用，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的網(wǎng)格化、平臺化和智能化發(fā)展。從財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的角度來說還能加強(qiáng)與校內(nèi)外其他部門間相互協(xié)作和監(jiān)督，利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，強(qiáng)化風(fēng)險防控，提高教學(xué)、科研工作效率及智能化服務(wù)及管理水平等，以下主要從教務(wù)、科研、資產(chǎn)、后勤、學(xué)生管理五方面來探討。

1、教務(wù)管理

充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，進(jìn)行課時安排、考級考證、教學(xué)評價、教學(xué)評估等等，例如：考級考證等收費(fèi)，學(xué)生通過教務(wù)自助報(bào)名系統(tǒng)申請，形成共享數(shù)據(jù)庫，財(cái)務(wù)可隨時提取匹配收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)形成應(yīng)收款。教師年終考核、超課時費(fèi)的結(jié)算，財(cái)務(wù)可自動抓取人事部門推送的教師職務(wù)、職稱信息通過核算軟件自動識別匹配和運(yùn)算分析出超課時費(fèi)，保證各年數(shù)據(jù)的連續(xù)性、完整性和安全性，不僅有效避免出現(xiàn)人工遺失和疏漏數(shù)據(jù)的情況，而且大大減輕了統(tǒng)計(jì)和復(fù)核人員工作量，同時還促進(jìn)了高校教務(wù)管理質(zhì)量提升。

2、科研管理

通過模塊、職能分工，科研人員可足不出戶，通過端口完成科研立項(xiàng)、預(yù)算、報(bào)賬到結(jié)題工作。管理人員可將審批立項(xiàng)的項(xiàng)目按統(tǒng)一編號、分類實(shí)時雙向互推，當(dāng)財(cái)務(wù)接收到各類科研文件及課題配套資金即可通過平臺實(shí)現(xiàn)與科研部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息實(shí)時共享。隨時自查、跟蹤每個項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題的全過程，管理人員可根據(jù)個性需求對項(xiàng)目滾動統(tǒng)計(jì)、分析、問責(zé)、問效。同時便于上級部門考核和監(jiān)督財(cái)政資金的到位、使用、結(jié)余等狀況，極大發(fā)揮各項(xiàng)資金使用效能，使財(cái)政資金績效考核工作落到實(shí)處。

3、資產(chǎn)管理

應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際，是將國有資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理系統(tǒng)和學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)聯(lián)動起來，全面實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)從預(yù)算申報(bào)到報(bào)廢處置等全過程跟蹤。資產(chǎn)購入登記時統(tǒng)一制作二維碼或射頻等標(biāo)識，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息跟蹤管理，提高國有資產(chǎn)盤點(diǎn)效率。運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理、分析功能，形成綜合分析報(bào)告，提高資金使用效益和國有資產(chǎn)使用效率?？蓪?shí)時查詢資產(chǎn)種類、資產(chǎn)所在位置、使用狀態(tài)、資產(chǎn)管理員和使用人等信息，滿足各層級部門的全方位管理需求。

4、后勤服務(wù)

高校后勤工作涉及部門廣，急需建立資產(chǎn)管理、網(wǎng)上后勤中心、網(wǎng)上報(bào)修、會計(jì)信息等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)后勤管理智能服務(wù)全覆蓋。例如網(wǎng)上報(bào)修服務(wù)，學(xué)生宿舍、教室、多媒體教室以及房屋等設(shè)施設(shè)備報(bào)修，需指定專人通過網(wǎng)絡(luò)跟蹤、限時解決，總務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門可隨時跟蹤保存每臺設(shè)備的維保信息，自動識別確定維修責(zé)任主體。一方面大幅提升學(xué)校后勤智能化服務(wù)水平，提高師生滿意度，促進(jìn)校園穩(wěn)定和諧。另一方面有利于堵塞漏洞，提高資金使用效能和透明度，管理部門可通過歷年維修紀(jì)錄了解和掌握房屋、不同產(chǎn)品型號設(shè)備的產(chǎn)品性能和維保狀況，為今后的資產(chǎn)配置提供參考依據(jù)。

5、學(xué)生管理

財(cái)務(wù)部門學(xué)費(fèi)系統(tǒng)應(yīng)通過共享服務(wù)平臺與資助中心、畢業(yè)離校等系統(tǒng)對接。如獎學(xué)金的發(fā)放，其中學(xué)生成績評定來自于教務(wù)部門，零欠費(fèi)班級獎勵的發(fā)放，繳費(fèi)信息來自于財(cái)務(wù)部門。助學(xué)貸款到賬可快速繳費(fèi)出票推送共享平臺，方便各部門及輔導(dǎo)員隨時調(diào)取、掌握每位學(xué)生的繳費(fèi)、獎助及欠費(fèi)情況。對于部分已辦理助學(xué)貸款的學(xué)生，當(dāng)面臨催繳欠費(fèi)及核對零欠費(fèi)班級時只需從自助系統(tǒng)取值即可完成，改變過去各部門提交有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料時來回奔走，效率低下等狀況。勤工儉學(xué)金由學(xué)生本人網(wǎng)上申請，各院系審批，經(jīng)學(xué)工等部門審核后統(tǒng)一推送財(cái)務(wù)部門打卡發(fā)放，極大程度提高財(cái)務(wù)工作效率。

四、結(jié)束語

隨著信息化建設(shè)工作的不斷深入，高校財(cái)務(wù)信息化成果顯著，除了建立校內(nèi)各部門之間的聯(lián)動機(jī)制，高校與外單位之間的業(yè)務(wù)傳遞與資金結(jié)算聯(lián)系日益緊密。如：財(cái)務(wù)支付系統(tǒng)目前已實(shí)現(xiàn)國庫集中支付在線網(wǎng)審、專項(xiàng)支出送審及通過銀行電子劃轉(zhuǎn)公務(wù)卡等銀校互聯(lián)模式，實(shí)現(xiàn)全程無現(xiàn)金結(jié)算;接受外部審計(jì)時，通過接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動提取傳送;發(fā)放工資薪酬、勞務(wù)時，通過國庫支付系統(tǒng)與稅務(wù)部門的自動報(bào)稅發(fā)放;接受外來發(fā)票時，通過電子票據(jù)系統(tǒng)及發(fā)票查驗(yàn)平臺查驗(yàn)真?zhèn)?對外進(jìn)行財(cái)務(wù)信息公開時，相關(guān)報(bào)表數(shù)據(jù)可按需從平臺自動取數(shù)。通過財(cái)務(wù)信息化內(nèi)外聯(lián)動，不僅簡化了報(bào)銷結(jié)算流程，提高資金支付透明度，推動了結(jié)算業(yè)務(wù)的改革發(fā)展，還加強(qiáng)了高校的懲體系建設(shè)，從源頭上防治腐敗。高校的內(nèi)部控制工作需要形成長效機(jī)制，應(yīng)將其納入紀(jì)檢工作評估要點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和修補(bǔ)各部門各業(yè)務(wù)風(fēng)險防控漏洞，不斷構(gòu)建并完善高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)體系，對高校內(nèi)部控制制度建設(shè)及智慧化校園建設(shè)都有著十分重要的實(shí)踐意義，為高校的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展服務(wù)。

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