高校二級管理體制下教學秘書角色再定位及發(fā)展對策研究

徐萌

◆摘? 要：在推行學校二級管理體制的新背景下，教學秘書是教學管理的重要基礎，是教學管理活動良好開展的重要保障，是師生之間交流的紐帶。近些年，隨著高校教學改革不斷深化，教學秘書的工作強度和工作壓力加大，對教學秘書角色再定位，從而更加有力的保障教學秩序、提高教學質(zhì)量，對教學秘書的職業(yè)發(fā)展具有積極的意義。文章從教學秘書的具體崗位定位角度出發(fā)，對目前高校教學秘書角色存在的問題進行了探討，并提出了有針對性的發(fā)展策略，以提高高校管理質(zhì)量。

◆關鍵詞：高校;教學秘書;角色定位;發(fā)展對策

一、高校二級管理體制下高校教學秘書工作現(xiàn)狀及存在的問題

在高校的教學工作當中，教學秘書是一個不可或缺的角色，教學秘書的服務和管理水平直接關系到高校的教學質(zhì)量，因此，教學秘書的現(xiàn)狀應當引起高度的重視及討論。

（一）工作任務繁重，教學秘書管理崗位得不到重視

在高校兩級管理體制下，部分高校教學秘書的工作職責分工不明確，其實際服務和管理模式不能滿足教學需求。教學秘書的工作既瑣碎又復雜，日常的教學管理、課程安排、教學計劃的制定和實施、學生成績管理、教學檔案、教學質(zhì)量評估、教學監(jiān)督等工作都需要教學秘書來完成。教學秘書“內(nèi)部”負責協(xié)調(diào)各學科之間的關系，需要與學院領導、教學主任、教師和學生進行溝通;“對外”也接受學校教務處和各機關處室的任務。隨著工作強度和工作壓力的增加，教學秘書很少對自己的工作進行思考、學習、梳理和總結(jié)。

（二）教學秘書考核機制不夠健全

高校教學秘書的主要工作是教學管理服務，其工作內(nèi)容比較廣泛。在一定程度上，難以進行定量分析，不能及時、客觀、公正地評價教學秘書工作的結(jié)果。教學秘書的教學管理和服務質(zhì)量與他們的實際工資沒有直接的聯(lián)系。高校往往簡單地把工作中的失職行為作為考核標準，缺乏健全完善的考核規(guī)章制度。在這種情況下，教學秘書即使有出色的工作表現(xiàn)也不能調(diào)動其積極性，甚至造成嚴重的工作倦怠，影響了他們的工作效率和個人職業(yè)發(fā)展。

（三）培訓機會少，發(fā)展空間有限

教學秘書是高校最基層的教學管理者，由于工作內(nèi)容比較繁雜，加上沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，很容易處于無規(guī)劃的狀態(tài)，成為高?！叭鮿萑后w”。教學秘書很難走出日常辦公領域，幾乎沒有機會去參加講座或者進修培訓，這在一定程度上導致教學秘書的服務管理理念很難跟隨時代發(fā)展，這不僅影響教學秘書本人的成長，也影響教學秘書隊伍水平的提高，進而直接影響教學管理的水平和質(zhì)量。

（四）缺乏科研和創(chuàng)新能力，參與教學管理研究課題的機會少

高校教學秘書的工作內(nèi)容瑣碎而復雜。日常的咨詢和大量的日常工作使教學秘書沒有足夠的時間和精力進行創(chuàng)新和科學研究。教學管理科研項目申報困難，科研項目數(shù)量極少，使得教學秘書缺乏參與科研的機會。即使有機會，由于日常工作內(nèi)容繁重，科研課題的創(chuàng)新性也相對較低。教學秘書一般只進行學術論文研究，不能從根本上提高教學秘書的科研創(chuàng)新能力。

二、高校二級管理體制下教學秘書參與教學管理崗位的角色再定位

高校教學秘書不僅是學校教務管理的執(zhí)行者，又是二級學院教學活動的專職管理人員，所以教學秘書必須要樹立恰當?shù)慕巧庾R，才能更好地開展工作。

（一）教學管理者

在二級管理體制下，教學秘書是系管理團隊的一員，主要從事教學管理和教育事務的實施。教學秘書負責高校各項教學任務的實施，是部門管理中的基層管理人員。教學秘書在基層教學管理中的職責主要包括兩個方面：一是協(xié)助領導進行教學管理，包括教學計劃、教學質(zhì)量、教學協(xié)調(diào)、教學監(jiān)督等;另一方面是處理與教學活動有關的教學事務，包括教務處、科研處、人事部等部門下達的工作任務，教學秘書要進行接收、整理、傳遞、收集、匯總、反饋一系列工作。

（二）關系協(xié)調(diào)者

教學秘書的工作性質(zhì)和內(nèi)容決定了其關系協(xié)調(diào)者的角色地位。首先，教學秘書負責教務處和其他部門分配的工作任務，還需要及時了解教學管理的規(guī)章制度，并將教學管理的理念和制度傳達給教師和學生，最后將部門的教學管理情況、問題、意見和建議及時反饋給教務部門;其次，教學秘書是教師與學生之間的橋梁和紐帶，幫助教師順利完成教學任務，耐心聽取學生的意見和建議，并將內(nèi)容反饋給教育管理部門;最后，在工作中，教學秘書充分發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)作用，出現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)，切實保障學校正常教學秩序。

（三）師生服務者

教學秘書是為師生服務的基層工作者。在教學管理的實際過程中，教學秘書應認真履行為教學工作服務、為師生服務的職責，致力于教學管理工作。從教學秘書服務的對象來看，教學秘書對內(nèi)應服務于部門領導、專業(yè)師生，對外應服務于教務處、科研處、人事部、財務部等部門。從教學管理服務的角度來看，教學秘書應積極配合部門負責人開展各項教學工作，統(tǒng)籌安排各項工作;配合老師完成課堂教學，總結(jié)整理與老師密切相關的科研成果;學生方面，還要幫助學生完成課程安排、學籍異動、考試、評教工作、畢業(yè)管理等。

三、高校二級管理體制下高校教學秘書的發(fā)展對策

如何保障教學質(zhì)量，使教學管理工作高效有序地進行，是作為一名高校教學秘書值得思考和探究的。筆者結(jié)合自身實際工作內(nèi)容，提出以下幾點對策。

（一）建設高素質(zhì)教學秘書隊伍，提升整體專業(yè)素養(yǎng)

在高校教學中，首先要改變原有的觀念，充分認識到教學秘書在教學管理中的重要地位，激發(fā)教學秘書人員的主動性和積極性。首先，高校應注重教學秘書的選拔，確保招聘的教學秘書具有一定的工作經(jīng)驗或管理知識。他們應該在就職前接受培訓，以便將來有效地開展工作;其次，高校要依照學生人數(shù)、根據(jù)不同的工作內(nèi)容，合理配置教學秘書;再次，高校教學秘書應明確自己的工作職責，要有提高自身能力的意識，注重工作與其他教學秘書之間的相互配合和討論，共同提高業(yè)務水平;高校領導應加強對教學秘書的管理，樹立濃厚的服務意識。

（二）完善考核制度，制定合理的評價體系

高校應加強和完善對教學秘書的考核制度，嚴格按照具體要求對教學秘書的工作成果進行考核。首先，在對教學秘書進行評價時，應構(gòu)建相應的科學的評價體系，以保證評價的全面性和有效性;其次，加強對教學秘書工作的監(jiān)督，要求各高校教學秘書按時完成自己的任務，對工作懈怠的教學秘書予以批評教育;再次，可以采取積極鼓勵的方式來緩解教學秘書的工作倦怠感，不要以是否失職為考核標準，要以實際工作情況為主要依據(jù)。

（三）建立健全獎勵機制，激發(fā)工作積極性

為了提高教學秘書在管理服務中的積極性，有必要建立明確的獎懲機制和科學的評價體系。一是高校所建立的激勵制度內(nèi)容要全面，要賞罰分明。教學秘書的綜合評價過程中，教學秘書的實際表現(xiàn)不僅應體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的形式，還要將實際考核的成果與教學秘書崗位晉升聯(lián)系在一起，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人給予適當?shù)某姓J和獎勵，對于不合格的教學秘書，也應采取相應的懲罰措施;二是幫助教學秘書制定合理的職業(yè)規(guī)劃，拓展其職業(yè)發(fā)展空間，規(guī)范教學秘書的職責，在條件同等的人員中選出優(yōu)秀人員進行獎勵，比如待遇的提升、晉升渠道的拓展、職稱評定的機會等，調(diào)動教學秘書工作積極性和工作單位的歸屬感。

（四）提供培訓和進修機會

高校領導要認識到教學秘書工作的重要性，為教學秘書創(chuàng)造更多的機會，建立起完善的培訓制度，加大對教學秘書的培養(yǎng)，采取業(yè)務進修、參加講座、專職培訓等多種方法，將教學秘書工作人員專業(yè)技能培養(yǎng)工作落實到實踐工作中，為教學秘書崗位人員提供更多的進修學習機會，提升理論水平及管理水平，為提高教學質(zhì)量打下堅實的基礎。在培訓的過程中，教學秘書能夠在不斷的學習中了解如何與其他的教職員工進行溝通，從而提升其教學管理水平。此外，可以讓經(jīng)驗豐富的教學秘書帶缺乏經(jīng)驗的教學秘書進行工作，可以促進教學秘書之間的溝通交流，從而為新從事該工作的人員分享經(jīng)驗，通過學習取長補短，提升業(yè)務能力，促進教學管理水平不斷提升。

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