公辦高等學(xué)校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)現(xiàn)狀與改革創(chuàng)新

楊信

摘 要 目前公辦高等學(xué)校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)存在一些問題，學(xué)校應(yīng)該不斷深化改革創(chuàng)新，破除一切不合時宜的弊端，不斷完善優(yōu)化內(nèi)部管理模式、治理結(jié)構(gòu)，將教學(xué)秘書隊伍的改革建設(shè)納入學(xué)校改革建設(shè)的重要日程中來，將教學(xué)秘書隊伍打造成為一支充滿活力、組織嚴(yán)密、機(jī)制靈活、積極向上的高素質(zhì)教學(xué)管理隊伍，全面提升教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作質(zhì)量，進(jìn)而提升學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量以及教學(xué)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 教學(xué)秘書 隊伍建設(shè) 現(xiàn)狀 改革與創(chuàng)新

中圖分類號：G451.8? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.11.010

The Current Situation and Innovation of Teaching Secretary Team Construction in Public Universities

YANG Xin

（School of Applied Mathematics， Jilin University of Finance and Economics， Changchun， Jilin 130117）

Abstract At present， there are some problems in the construction of the teaching secretary team in public colleges and universities. The university should continue to deepen reform and innovation， get rid of all the inappropriate drawbacks， constantly improve and optimize the internal management mode and governance structure， bring the reform and construction of the teaching secretary team into the important agenda of the reform and construction of the University， and build the teaching secretary team into a dynamic and innovative team. The high-quality teaching management team with strict organization， flexible mechanism and positive progress can comprehensively improve the teaching management quality of the teaching secretary， and then improve the teaching management quality and teaching quality of the school.

Keywords teaching secretary; team building; current situation; reform and innovation

1 教學(xué)秘書隊伍是高校教學(xué)管理工作中的重要力量

1.1 教學(xué)秘書隊伍是高校不可或缺的基層教學(xué)管理隊伍

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展擴(kuò)大，如今沒有超過萬名學(xué)生的高等學(xué)校已經(jīng)是少數(shù)，幾乎每所高校都已經(jīng)有了幾十個專業(yè)及相應(yīng)的教學(xué)分院（系），這樣就使得各個高校都有了一支由教學(xué)秘書人員構(gòu)成的教學(xué)管理專業(yè)團(tuán)隊。

教學(xué)秘書是所在教學(xué)分院（系）的教學(xué)活動組織、安排者，又是所在教學(xué)分院（系）日常教學(xué)管理中的具體執(zhí)行、實(shí)施者，同時也是學(xué)校教務(wù)部門與各個院系等教學(xué)單位之間、教師與教師之間、教師與學(xué)生之間教學(xué)工作的橋梁。任何一所高校、任何一個高校內(nèi)的所屬教學(xué)單位都一定配備教學(xué)秘書，有些時候時可能其他工作崗位、甚至領(lǐng)導(dǎo)崗位暫時會有所空缺，但是教學(xué)秘書崗位不可一日無人。因?yàn)橐坏┤笔Я私虒W(xué)秘書，學(xué)校的教學(xué)管理工作鏈就等于出現(xiàn)了斷點(diǎn)，這樣相應(yīng)的鏈下教學(xué)工作可能就會出現(xiàn)混亂，由此可以看出教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中的重要性以及整個教學(xué)秘書隊伍在高校教學(xué)運(yùn)行中的不可或缺。

1.2教學(xué)秘書隊伍是一支業(yè)務(wù)性強(qiáng)的教學(xué)管理隊伍

教學(xué)秘書其主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本部門教學(xué)工作的組織、實(shí)施、監(jiān)督、檢查、服務(wù)等，具體包括日常教學(xué)事務(wù)管理、各類考試事務(wù)管理，以及完成上級布置、領(lǐng)導(dǎo)安排、老師同學(xué)遇到的臨時事務(wù)等工作。教學(xué)秘書的崗位工作職責(zé)通常包括：依照學(xué)校的人才培養(yǎng)（計劃）方案，安排落實(shí)每個學(xué)期各個年級、專業(yè)的教學(xué)任務(wù)，安排上課課程表，還有日常教學(xué)活動中的臨時停課、調(diào)課、串課等事務(wù)辦理;以及期末、期中考試、補(bǔ)考、緩考、重修等考務(wù)安排;教學(xué)文件的整理歸檔，包括相關(guān)課程的教學(xué)大綱、每個學(xué)期的排課課程表、教師接受的任課任務(wù)書、任課課程教學(xué)進(jìn)度表、學(xué)生的期中、期末考試試卷、學(xué)生考試成績單（表）、畢業(yè)（設(shè)計）論文等文件資料;及時上傳下達(dá)各類有關(guān)教學(xué)的通知、信息;每學(xué)期的教材征訂;教師工作量統(tǒng)計等等。

《教育大辭典》中對教學(xué)秘書的界定是：“高等學(xué)校設(shè)立的協(xié)助分管教學(xué)工作的系主任或副系主任進(jìn)行系一級教學(xué)管理工作的人員。根據(jù)分管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)的要求，協(xié)助基層教學(xué)單位擬訂和修訂各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱;協(xié)助進(jìn)行日常的教學(xué)管理工作;為提高和改革教學(xué)工作進(jìn)行有關(guān)的調(diào)查研究等?！盵1]

綜上可見教學(xué)秘書工作有著與其他崗位工作明顯不同的自身專業(yè)特征，教學(xué)秘書隊伍是一支有著自身專業(yè)特征的、業(yè)務(wù)性強(qiáng)的教學(xué)管理團(tuán)隊。

2 公辦高等學(xué)校教學(xué)秘書隊伍的現(xiàn)狀

2.1 教學(xué)秘書隊伍在公辦高等學(xué)校是一支不受重視的隊伍

盡管教學(xué)秘書崗位是一個工作重要、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、不可或缺的基層教學(xué)管理崗位，而且教學(xué)秘書的人員比較多，在任何一所高校都形成了一支人數(shù)可觀的基層教學(xué)管理隊伍，但是教學(xué)秘書崗位卻是一個在公辦高校普遍不受重視的管理崗位，[2] 教學(xué)秘書隊伍也是一支不受重視的基層教學(xué)管理隊伍，這是一個非常矛盾、在公辦高校又是一個比較普遍的的現(xiàn)象。分析這種現(xiàn)象的產(chǎn)生原因，主要還是對基層教學(xué)管理工作的不重視，目前高校的許多人、甚至是領(lǐng)導(dǎo)還仍然認(rèn)為，教學(xué)秘書的工作都是些平平常常的日常業(yè)務(wù)工作，只要沒有出現(xiàn)明顯過錯就是屬于正常了。這種對基層教學(xué)管理工作要求不高的態(tài)度、觀念，直接導(dǎo)致了學(xué)校對教學(xué)秘書隊伍的不重視，甚至還常伴有輕視。

2.2 缺少對教學(xué)秘書隊伍的有規(guī)劃建設(shè)培養(yǎng)

目前高校普遍缺少對教學(xué)秘書隊伍的有規(guī)劃建設(shè)與培養(yǎng)。筆者對吉林省內(nèi)、外12所公辦本科、專高校就《教學(xué)秘書隊伍建設(shè)規(guī)劃》或類似建設(shè)方案的事宜進(jìn)行了調(diào)研，只有兩所高校有建立《教學(xué)秘書隊伍建設(shè)規(guī)劃》的意見或者想法，但是還沒有形成正式的學(xué)校文件，其他高校都沒有教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)培養(yǎng)規(guī)劃或者類似的方案。教學(xué)秘書們基本上是處于一種無明確清晰組織、無建設(shè)培養(yǎng)規(guī)劃、無歸屬感的松散群體狀態(tài)。

現(xiàn)在每所公辦高校都會有許多國內(nèi)外進(jìn)修培訓(xùn)、訪問交流等學(xué)習(xí)的事項(xiàng)、安排，但是這些事情往往不會輪到教學(xué)秘書頭上。隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)秘書也需要吸收、接納新的教育思想、教學(xué)管理理念，也需要不斷提高自身綜合實(shí)力和提升管理工作質(zhì)量。如果教學(xué)秘書長期得不到學(xué)習(xí)、提高，不但工作難以有創(chuàng)新，可能還會在教學(xué)管理工作上出現(xiàn)滯后，甚至是漏洞。這不僅會影響教學(xué)秘書個人業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使得整個教學(xué)秘書隊伍的質(zhì)量難有發(fā)展提升，同時也會對學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量帶來直接的消極影響。

2.3 教學(xué)秘書對未來發(fā)展自信心不足

長期以來，教學(xué)秘書隊伍一直處于這樣一個說起來很重要、干起來任務(wù)多、卻又得不到應(yīng)有重視的尷尬境地，甚至是經(jīng)常成了被忽略的對象，就使得教學(xué)秘書們自己也是處于一種迷茫的狀態(tài)中。

例如在職務(wù)晉升等方面，盡管教學(xué)秘書們和學(xué)校其他崗位的同志們一樣也有著渴望進(jìn)步的強(qiáng)烈愿望，但是實(shí)際上幾乎是只能望門興嘆，在有些公辦本科高校做了十幾年的資深教學(xué)秘書還只是個科員。[3]教學(xué)秘書的這種在職務(wù)上缺少進(jìn)步出路的實(shí)際情況，對教學(xué)秘書的工作熱情和積極性都有著一定程度的消極影響，相應(yīng)而帶來的就是教學(xué)秘書隊伍的人員不穩(wěn)定。相比較有著清晰職業(yè)發(fā)展方向、又有明確政策文件精神支持的學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍，[4]教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展進(jìn)步未來不知路在何方。長此以往，教學(xué)秘書們主觀上向往進(jìn)步的愿望難以實(shí)現(xiàn)，就使得教學(xué)秘書們在高校校內(nèi)的許多方面表現(xiàn)出自信心不足，其內(nèi)心世界也自然受到嚴(yán)重挫傷。

2.4 教學(xué)秘書的職業(yè)倦怠

教學(xué)秘書的崗位工作除了上述的工作重要、不可或缺、業(yè)務(wù)性強(qiáng)，還有一個特征就是教學(xué)秘書的崗位工作責(zé)任重大。因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作都是與學(xué)校的教學(xué)、教學(xué)秩序、教學(xué)管理、教學(xué)學(xué)規(guī)章制度等等方面的事情直接相關(guān)，涉及的是校內(nèi)眾多教師、學(xué)生，教學(xué)秘書一旦在某個事情、某個環(huán)節(jié)沒有安排處理好，很有可能引起教學(xué)事故，甚至造成重大工作損失。

凡是教學(xué)的事情教師和同學(xué)們都會去找教學(xué)秘書，這也是高校比較普遍的一個現(xiàn)象，這也使得教學(xué)秘書要時刻面對教師與學(xué)生各類事務(wù)的處理;有些時候教學(xué)秘書除了要完成學(xué)校、部門布置的本職常規(guī)性業(yè)務(wù)工作外，還要不得不兼做一些額外的行政事務(wù)性工作，使得本來就是事務(wù)細(xì)、工作量大的本職崗位工作變得更加繁雜凌亂，往往使得身兼多職的教學(xué)秘書處于長期超負(fù)荷的工作狀態(tài)。

這樣多年長期從事一個責(zé)任大、任務(wù)繁重、工作壓力大、又是一個不知盡頭在哪里的工作，很容易造成個人的職業(yè)倦怠。[5]基本表現(xiàn)就是，精神振奮不起來，身心上感到疲憊，隨之而來的就是工作上缺少激情和創(chuàng)新，工作的成績和效率都會降低。公辦高等學(xué)校教學(xué)秘書隊伍中的職業(yè)倦怠現(xiàn)象相對于本校其他崗位隊伍表現(xiàn)得尤為明顯和多見，長此以往下去，會使這種職業(yè)倦怠現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，這既會對教學(xué)管理工作質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響，同時也會對教學(xué)秘書的身心發(fā)展產(chǎn)生消極作用。

3 改革創(chuàng)新高等學(xué)校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)

3.1 實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書隊伍的有規(guī)劃建設(shè)培養(yǎng)

學(xué)校應(yīng)該建立《教學(xué)秘書隊伍建設(shè)規(guī)劃》或類似的方案，將教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)納入學(xué)校教師隊伍建設(shè)、[6]實(shí)驗(yàn)員隊伍建設(shè)、[7][8]輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)等系列建設(shè)程序上來。對待教學(xué)秘書隊伍如同對待校內(nèi)其他隊伍一樣精心培養(yǎng)，使得教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)實(shí)現(xiàn)正規(guī)化，程序化，專業(yè)化，教學(xué)秘書能夠有規(guī)律地接受學(xué)習(xí)、培養(yǎng)和提高，并且不斷接收到最新的教育管理理念、教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，這樣可以不斷提升教學(xué)秘書個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力，同時自然也會使得學(xué)校教學(xué)秘書隊伍不斷提高整體質(zhì)量，會使得教學(xué)秘書隊伍能夠成為一支有組織、有規(guī)劃、有培養(yǎng)和有發(fā)展前景的朝氣蓬勃的教學(xué)管理隊伍。從而在全校上下形成一種重視和尊重教學(xué)秘書隊伍以及教學(xué)秘書工作的氛圍，也就會使得教學(xué)秘書深深熱愛自身的工作崗位并且為之感到自豪。

3.2 教學(xué)秘書試行任期制

隨著高等教育的大眾化，幾乎每所高等院校的教師數(shù)量和在校學(xué)生數(shù)量都有了大幅度的增加，各個教學(xué)分院（系）的教學(xué)管理工作相應(yīng)的也變得工作量倍增和繁重，但是教學(xué)秘書的人員配置卻基本保持不變，具體工作任務(wù)和工作壓力都是越來越大。尤其是目前教學(xué)秘書崗位的任職時間還是一種無定期任職，由于教學(xué)秘書沒有其他職業(yè)出路，所以教學(xué)秘書的任職時間都會很長，如果不是教學(xué)秘書個人想辦法調(diào)轉(zhuǎn)，可能就會是終身職務(wù)。

如果為教學(xué)秘書制定一個任職周期制，任期內(nèi)有嚴(yán)格的量化考核，對教學(xué)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)、能力等全方位的綜合考核，考核結(jié)果作為教學(xué)秘書評優(yōu)、獎懲、晉升、轉(zhuǎn)崗的重要依據(jù)，對能夠多個任職周期都一直工作在教學(xué)秘書崗位上的同志給予相應(yīng)的政策支持，穩(wěn)定教學(xué)秘書安心本職崗位工作，這些都必將會調(diào)動教學(xué)秘書對本職崗位的工作熱情，同時也會對教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)起到積極向上的作用。

3.3 重視教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展

在學(xué)校內(nèi)部的崗位、職務(wù)晉升調(diào)整時，應(yīng)該不要忽視教學(xué)秘書隊伍的人員存在，特別是對特別優(yōu)秀的教學(xué)秘書，應(yīng)當(dāng)關(guān)注他們的進(jìn)步與成長。經(jīng)過嚴(yán)格考核、考察，在行政職務(wù)晉升時，應(yīng)當(dāng)考慮到讓那些懂管理、行政工作能力又強(qiáng)的教學(xué)秘書走向更搞一個層次的管理崗位。對那些在自己學(xué)術(shù)領(lǐng)域有一定研究、已經(jīng)取得相當(dāng)科研成果，又具備較強(qiáng)教課能力的教學(xué)秘書，在教師崗位需要人的時候，應(yīng)該考慮讓這些人轉(zhuǎn)崗進(jìn)入教師隊伍，這樣既解決了某些教師崗位的人員短缺，又給教學(xué)秘書帶來了很好的未來發(fā)展空間。這些舉措，就是為了人盡其才、為了教學(xué)秘書有好的未來職業(yè)出路，對教學(xué)秘書的整體隊伍建設(shè)也必然會有著積極意義。

3.4 活化教學(xué)秘書的人員構(gòu)成機(jī)制

教學(xué)秘書隊伍應(yīng)該是一個充滿異?；盍Φ挠袡C(jī)整體，教學(xué)秘書崗位人員相對穩(wěn)定，教學(xué)秘書人員可以進(jìn)入、也可以調(diào)出，這些都有相應(yīng)明確的政策和制度機(jī)制來維持管控。在教學(xué)秘書的人員構(gòu)成上，可以考慮教學(xué)秘書的專兼職并存。例如，新進(jìn)入學(xué)校的青年教師，可以是教師身份不變，先專職做教學(xué)秘書;各個分院的教師及教學(xué)輔助人員原則上都要有在教學(xué)秘書崗位上工作過一定時間段的經(jīng)歷。這樣可以使得教師及教學(xué)輔助人員都能夠了解懂得教學(xué)管理的基本程序與原則，也可以鍛煉培養(yǎng)教師、教輔人員的教學(xué)管理能力，有利于他們更有序參加到教學(xué)活動中，也為以后從事?lián)谓虒W(xué)管理的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)打下一定的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

面對高等教育機(jī)制體制變革的深刻挑戰(zhàn)，高等學(xué)校更加需要不斷深化內(nèi)部改革，破除一切不合時宜的各種弊端，不斷完善優(yōu)化內(nèi)部管理模式、治理結(jié)構(gòu)，應(yīng)該將教學(xué)秘書隊伍的改革建設(shè)納入學(xué)校改革建設(shè)的重要日程中來，就像重視建設(shè)學(xué)校其他隊伍一樣重視建設(shè)教學(xué)秘書隊伍，徹底改變教學(xué)秘書隊伍目前這種無清晰組織、無建設(shè)規(guī)劃、無歸屬感的松散群體狀態(tài)，將教學(xué)秘書隊伍打造成為一支充滿活力、組織嚴(yán)密、機(jī)制靈活、積極向上的高素質(zhì)教學(xué)管理隊伍，全面提升教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作質(zhì)量，進(jìn)而提升學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量以及教學(xué)質(zhì)量。

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