水利工程檔案建設(shè)期間的檔案管理策略探討

任艷春

摘要：在水利工程建設(shè)活動中，檔案建設(shè)是指對工程建設(shè)期間所形成的一些具有歸納保存價值的文件、歷史記錄等進行整理與歸納，這是一項非常重要的建設(shè)任務(wù)，不僅能夠?qū)こ探ㄔO(shè)、生產(chǎn)管理、日常維護等進行指導(dǎo)，而且對項目的今后改建、擴建等發(fā)揮著一定的指導(dǎo)作用。本文著重探討了水利工程檔案建設(shè)期間的檔案管理策略，希望能夠為相關(guān)業(yè)內(nèi)人士提供科學、有效的參考意見。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案建設(shè);檔案管理;策略

引言：

從概念上來看，水利工程檔案建設(shè)是指在工程建設(shè)期間中形成的一些具有歸納、保存等價值的文檔、表格、錄像、光盤、電子文件等。這一項工作與工程建設(shè)的整個過程相融合，不但對工程立項、過程勘察、策略整理、施工建設(shè)、竣工驗收等帶來直接的影響，而且還是工程后期正常運行、追究事故責任、排除安全隱患的一個重要憑據(jù)。由此來看，水利工程檔案建設(shè)工作具有一定的重要性及必要性。

不過，從現(xiàn)實角度來看，一些水利工程建設(shè)單位并不重視檔案建設(shè)工作，在水利工程檔案資料的前期整理開始，就存在相關(guān)人員配置緊缺、檔案建設(shè)制度不完善等問題，造成檔案管理工作存在滯后性、無序性和盲目性，這必然會導(dǎo)致一些重要、關(guān)鍵的資料被丟失或受損等，這會對檔案管理的完整性、有效性、精準性等造成一定的破壞，也會對工程的竣工驗收、項目維護、工程擴建等任務(wù)造成一定的阻礙。

一、影響水利工程檔案建設(shè)質(zhì)量的因素探究

（一）參建單位多，各單位檔案管理水平高低不一

在水利工程特別是重點水利項目中，涉及到的參建部門比較多，通常包括：工程法人部門、設(shè)計部門、監(jiān)理部門、施工部門等。針對一些點多線上面廣的項目來說，通常需要分段、分期施工建設(shè)，所以在不同環(huán)節(jié)中，標的設(shè)計、監(jiān)理、施工部門是比較多。工程法人部門為了對項目進行高效管理，需要針對不同的任務(wù)及工期設(shè)置不同的法人分支部門，導(dǎo)致參建部門數(shù)量繁多。各個部門對文檔數(shù)據(jù)、資料管理等方面的標準不統(tǒng)一，尤其是一些施工部門在項目檔案管理方面不夠重視，檔案管理體系不完善，并未創(chuàng)建完善、成熟的管理條例，再加上檔案管理人員頻繁調(diào)動等，造成一些資料疏于管理，這必然會使工程檔案穩(wěn)健管理工作遠遠落后于工程建設(shè)的進度，乃至發(fā)生工程竣工之后需要重新補齊檔案的問題，這必然會對檔案工作的有效開展造成一定的限制。

（二）建設(shè)時間長，文件覆蓋內(nèi)容廣泛

在水利工程進行立項開始，則需要進行可行性研究、勘察設(shè)計、施工調(diào)試等，在整個環(huán)節(jié)中，所耗用的時間比較長，建設(shè)期間會形成大量的檔案資料，其具有內(nèi)容復(fù)雜、類型繁多等特點。例如：項目準備環(huán)節(jié)文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工驗收文件、施工圖、竣工圖等。由于其數(shù)量繁多、內(nèi)容復(fù)雜，并且需要不定期地變更與調(diào)整，若沒有第一時間進行歸納、整理，往往會造成檔案資料的錯放、丟失、受損等，帶來一些不能彌補的負面影響[1]。

（三）缺乏重視意識，檔案管理人員專業(yè)能力亟待提升

雖然各級政府在工程檔案管理工作中明確了一些相應(yīng)的規(guī)定及政策，不過一直以來，在水利工程建設(shè)中，依舊存在“重建設(shè)、輕管理”的現(xiàn)象，這對于檔案文件的規(guī)范化管理造成不利的影響。基于此，個別領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作中存在走形式的問題，對相關(guān)人員的配置標準低下，把關(guān)松懈，檔案管理人員大部分是剛畢業(yè)的學生或其它部門的兼職人員，導(dǎo)致專業(yè)不對口、經(jīng)驗缺乏等，這無法保障檔案管理工作質(zhì)量，甚至會帶來一些負面影響。并且，因為歷史及現(xiàn)實等因素的限制，檔案管理通常被認定是一項不含技術(shù)的簡單工作，雖然個別單位比較重視，且引入了一些優(yōu)秀的專業(yè)人才，不過因為高級崗位設(shè)置量少，導(dǎo)致員工的工作成就感缺乏，不能挽留優(yōu)秀人才，從而出現(xiàn)人才高流失的現(xiàn)象。

（四）投入緊缺，水利工程檔案管理硬件設(shè)施不完善

檔案管理工作的形成與工程立項有著直接的相關(guān)性，大部分項目之前并未正式的辦公地點，缺少專用的庫房等。為了便于施工建設(shè)及現(xiàn)場管理，水利工程施工建設(shè)需要確保指揮部設(shè)立在距離施工現(xiàn)場不遠之處，這里的環(huán)境相對惡劣，相關(guān)的配套設(shè)施缺乏，尤其是一些與辦公用房相關(guān)的檔案庫房建設(shè)存在很大的漏洞及短板，無法滿足隔熱、防火、防潮、防蟲等方面的要求。在宏觀環(huán)境的影響下，檔案設(shè)備也會出現(xiàn)不符合規(guī)范要求的情況。再加上存放周期的延長，導(dǎo)致大部分紙質(zhì)版文件被摧毀、損壞等，而且一些電子文件由于保存不及時等出現(xiàn)不能識別等問題。

二、增強水利工程檔案管理質(zhì)量的具體策略

（一）創(chuàng)建完善的水利工程檔案管理制度且有效落實

按照我國《檔案法》《水利工程建設(shè)項目檔案管理條例》等方面的規(guī)定，在實施工程檔案管理過程中，必須要結(jié)合具體建設(shè)要求，制定科學、合理的水利工程檔案管理制度、標準、條例，且全面落實及執(zhí)行[2]。并且，還需要成立檔案管理工作小組，明確其具體的工作職責，例如：工程檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)移、保存、利用、驗收、識別等，同時還需要對工程檔案工程實施統(tǒng)一的監(jiān)管、審查等，且指導(dǎo)相關(guān)參建部門能夠規(guī)范、高效、專業(yè)地參與檔案管理工作。并結(jié)合統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級管理的原因，確保水利工程檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)橫縱向的無縫對接，并設(shè)置統(tǒng)一的對接標準，以便于不斷地優(yōu)化檔案管理機制。

（二）全面加強水利工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

①由于現(xiàn)代水利項目的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理標準、管理設(shè)備、管理技術(shù)等方面也實現(xiàn)不斷變革及升級，尤其是檔案管理智能化、電子化的發(fā)展，需要檔案管理人員必須要掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，并加強相關(guān)知識的更新與升級。所以，需要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，利用一些專業(yè)培訓活動，幫助檔案人員掌握先進的檔案管理制度與方法，尤其是在水利工程檔案管理政策不斷更新及完善的背景下，一定要掌握新規(guī)定、新標準、新要求、新技術(shù)，并且持續(xù)增強檔案管理人員運用計算機等現(xiàn)代化辦公用品的能力?；谂嘤柆F(xiàn)有檔案人員的前提下，還需要加強高素質(zhì)優(yōu)秀人才的選拔與引入，并創(chuàng)設(shè)能夠挽留優(yōu)秀人才的管理制度，確保企業(yè)能夠引進、挽留一些高素質(zhì)的優(yōu)秀人才。

②水利工程檔案管理工作需要面對很多參建部門，所以在與這些部門及單位進行交涉及聯(lián)系的過程中，一定要注意設(shè)置統(tǒng)一的檔案管理制度，只有這樣，才能夠確保水利工程檔案材料的全面收集、高效傳遞、精準利用、科學存檔等，對此，水利工程檔案管理人員一定要具備較強的協(xié)調(diào)能力、溝通能力等，以便于能夠與相關(guān)參建單位及領(lǐng)導(dǎo)能夠有效地溝通與互動，為促進水利工程檔案管理工作的有效推進做鋪墊。

（三）全面完善水利工程檔案的硬件設(shè)施機制

水利項目檔案管理工作的形成與項目立項有著直接的相關(guān)性，大部分項目之前并未創(chuàng)設(shè)固定的辦公室。那么在水利工程檔案建設(shè)中，存放檔案的場所是非常重要的，庫房建設(shè)一定要嚴格遵循《檔案館建設(shè)標準》的相關(guān)要求，盡可能地符合檔案庫房的建設(shè)標準，且配置一系列完善的防護設(shè)備，例如：滅火器、有害生物防治機制、防靜電、避雷設(shè)備等。特別是裝置檔案文件的一些設(shè)備等必須要滿足規(guī)范標準，不但要具備隔熱、防潮等性能，而且還需要一定的抗擠壓、抗沖擊等性質(zhì)。檔案室內(nèi)需要定期清理、殺蟲且定期檢查，確保紙質(zhì)檔案保持的完整性、電子檔案的可讀性等。持續(xù)強化水利工程檔案的硬件設(shè)施，并對其不斷優(yōu)化，這對于加強檔案安全管理具有一定的實踐作用。

（四）落實水利工程檔案文件異地異質(zhì)備份條例

從概念上來看，檔案異地異質(zhì)備份是指把原有的檔案資料利用一些專業(yè)的計算將其復(fù)原到其它載體或介質(zhì)上，由此能夠?qū)崿F(xiàn)多份檔案存儲的目的，確保能夠?qū)⑵浜驮紮n案穩(wěn)健在各個地點通過 不同方式進行保管與儲存?，F(xiàn)今，西方國家的一些企業(yè)已經(jīng)將一些核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過異地異質(zhì)保存的方式進行管理，由此能夠大大地降低一些意外事故所造成的風險。我國一些檔案館也逐漸創(chuàng)建了核心文件的異地異質(zhì)備份機制[4]。不過對于一些水利工程的檔案穩(wěn)健而言，在實施異地異質(zhì)備份制度方面并未在國內(nèi)廣泛普及。一般而言，水利工程特別是重點水利工程具備較強的保密性要求，再加上之前大部分部門在檔案管理工作中的投入有限，在全方位考慮的基礎(chǔ)上，需要把一些關(guān)鍵的檔案文件定期備份到不同的介質(zhì)上，同時需要將電子文件由專人對其進行異地存儲與管理，由此能夠避免一些意外事故、自然災(zāi)害等對檔案資料帶來的破壞及威脅。

三、結(jié)束語

隨著現(xiàn)代水利事業(yè)的不斷發(fā)展，在水利工程檔案建設(shè)方面也實現(xiàn)了跨越式的變革與升級。在此背景下，檔案管理工作的任務(wù)量必然會不斷提升，例如：檔案收集、傳遞管理、歸納利用等工作量非常大，檔案存放的場地面積也在持續(xù)擴大，而且檔案管理人員的數(shù)量也需要不斷增加等?；诖耍こ虣n案管理工作的重要地位也在持續(xù)提升，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視及關(guān)注，且嚴格落實相關(guān)規(guī)章制度方面的要求，積極促進水利工程檔案建設(shè)的現(xiàn)代化、規(guī)范化、高標準管理等，為促進水利事業(yè)的全面改革等提供支撐。

參考文獻

[1]李曉剛. 施工單位水利工程檔案管理的強化策略研究[J]. 工程技術(shù)（文摘版）， 2016（12）：00152-00152.

[2]胡艷波. 探析水利工程檔案的管理現(xiàn)狀和應(yīng)對策略[J]. 區(qū)域治理， 2019， 000（006）：133.

[3]侯燕飛， 劉貴生， 江巖篪. 水利工程檔案管理工作中的不足及相關(guān)改進策略[J]. 城市建設(shè)理論研究：電子版， 2014， 000（031）：286-287.

（安徽省茨淮新河工程管理局?安徽?蚌埠?233010）