基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制研究

葉皓

摘 要：基于ERP系統(tǒng)，對企業(yè)內(nèi)部控制進行探討研究。從ERP系統(tǒng)的概念及應(yīng)用意義、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的常見問題這兩方面入手，基于ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制提出具體的策略，即得出企業(yè)需做好業(yè)務(wù)流程的科學(xué)整合、注重企業(yè)風(fēng)險防范意識的不斷強化、合理完善企業(yè)管理制度與監(jiān)督機制、加大ERP系統(tǒng)安全維護的力度、實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理優(yōu)化，以及建立科學(xué)的內(nèi)部控制評價體系。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);企業(yè)管理;內(nèi)部控制

中圖分類號：F272? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）16-0096-03

引言

在市場競爭越發(fā)激烈的大背景下，企業(yè)若想獲得健康、良好的發(fā)展，內(nèi)部控制管理制度的創(chuàng)新與完善就必須放在首要位置，這是增強企業(yè)各項支出與收入有序性的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，也是強化內(nèi)部運行效率的重要保障，對企業(yè)綜合管理水平的提升而言意義重大。而ERP系統(tǒng)作為新時期下應(yīng)運而生的先進技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部控制中能起到的作用也絕對不容小覷。只有真正實現(xiàn)其與內(nèi)部控制的融合，才能在實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)、成本及資源全面管理的同時，為企業(yè)綜合競爭力的提高提供巨大推動力。

一、ERP系統(tǒng)的概念及應(yīng)用意義

建立ERP最關(guān)鍵的基礎(chǔ)就是信息技術(shù)，在主要管理思想為系統(tǒng)化的情況下，此技術(shù)能在經(jīng)營管理與決策中為企業(yè)各階層人員提供準(zhǔn)確、有力的參考與輔助?，F(xiàn)如今，很多現(xiàn)代企業(yè)均已明確ERP系統(tǒng)與先進管理理念結(jié)合的重要性，在創(chuàng)建一種符合企業(yè)運行要求的模式后，使其對資源調(diào)配的需求得到真正滿足，進一步在信息飛速發(fā)展的時代中，為自身生存與持續(xù)發(fā)展奠定牢固的基礎(chǔ)。

而ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中實施的重要意義，則大致可總結(jié)為以下三點。

1.ERP系統(tǒng)能彌補完善企業(yè)以往在內(nèi)部控制中的不足。對于傳統(tǒng)的企業(yè)管理而言，受到信息技術(shù)尚未普及的影響，內(nèi)控工作的改良總是會遇到難以跨越的“瓶頸”。以企業(yè)內(nèi)部舞弊與管理薄弱點為例，以往管理部門只能通過財務(wù)報告審計來發(fā)現(xiàn)，但通常此時企業(yè)已經(jīng)失去問題處理的最佳時機。而在ERP系統(tǒng)落實于內(nèi)部控制后，上述問題發(fā)現(xiàn)與處理的及時性及有效性都有所提升，進而將企業(yè)所遭受的損失降至最低[1]。

2.ERP系統(tǒng)能將內(nèi)部控制成本合理、有效地降低。在傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)控管理中，為避免出現(xiàn)員工與管理人員為一己私利而偷工減料、濫用職權(quán)的現(xiàn)象，往往會設(shè)置復(fù)雜且煩瑣的審核與控制程序，并在內(nèi)部形成各部門相互牽制的局面。這種方法雖然效果比較顯著，但也使企業(yè)浪費了很多不必要的人力成本，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟效益被大幅削減。此時ERP系統(tǒng)的應(yīng)用落實就非常必要，在管理流程化這一特征的影響下，其在控制作用與成本消耗至少成正比的情況下才會展開控制，否則方式就是無效的，進一步實現(xiàn)對管理成本的嚴(yán)格控制。

3.ERP系統(tǒng)能根據(jù)企業(yè)具體情況，幫助企業(yè)展開對內(nèi)部控制機制的科學(xué)重構(gòu)。目前，我國很多地區(qū)的政府部門，對信息技術(shù)應(yīng)用落實的重視都是很高的，如國家經(jīng)貿(mào)委、科學(xué)技術(shù)部及信息產(chǎn)業(yè)部等部門，都為企業(yè)信息化發(fā)展起到了不可忽視的推動作用。這種情況下，ERP系統(tǒng)即成為很多企業(yè)在資源計劃制訂與實施過程中的首選，以實現(xiàn)對內(nèi)部全部資源的高效集合、計劃與控制，進一步達(dá)成企業(yè)利益最大化的目的。但與此同時，也有部分企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)后，并未達(dá)到預(yù)期的良好效果。此時企業(yè)就必須積極分析原因，并結(jié)合實際情況重構(gòu)ERP條件下的企業(yè)內(nèi)部控制機制[2]。

二、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的常見問題

1.ERP系統(tǒng)設(shè)備控制水平不足。ERP系統(tǒng)運行中最不可或缺的重要條件就是設(shè)備，所以若是企業(yè)在實踐中對設(shè)備系統(tǒng)的控制水平不足，則ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的效果也會相應(yīng)降低。一般情況下，影響ERP系統(tǒng)設(shè)備性能的因素主要有自然因素與人為因素這兩種，其中自然災(zāi)害雖然出現(xiàn)的概率比較低，但通常也具有極強的不可控性，而后者作為最常見的設(shè)備風(fēng)險，如果無法得到足夠的重視與管理，則企業(yè)也很難在事故出現(xiàn)的第一時間做出應(yīng)急反應(yīng)，從而增加設(shè)備損壞的概率。另外，因為ERP系統(tǒng)必須以計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)為依托，所以計算機一旦被病毒侵襲，則ERP系統(tǒng)也會受到一定的風(fēng)險威脅，嚴(yán)重降低企業(yè)內(nèi)部控制的效率與水平[3]。

2.企業(yè)管理能力有待提高?，F(xiàn)如今，很多基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，都在朝扁平化的方向發(fā)展轉(zhuǎn)變，這是企業(yè)健康穩(wěn)定重要的維護手段，但同時企業(yè)也必須明確意識到，ERP系統(tǒng)下的控制并非單純指權(quán)力，其會對企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)及傳統(tǒng)管理風(fēng)格提出新的要求。就我國很多企業(yè)目前的情況來看，員工責(zé)任分離無效依然是ERP系統(tǒng)實施中的重點問題，從而導(dǎo)致一些員工能完全不受約束地在企業(yè)各數(shù)據(jù)系統(tǒng)中隨意進出，甚至對某些數(shù)據(jù)進行二次修改與刪除。因此，及時展開管理創(chuàng)新與管理能力提升非常必要，這也是ERP系統(tǒng)能高效應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)控的關(guān)鍵所在。

3.信息傳遞過程不夠安全。企業(yè)不僅可通過ERP系統(tǒng)來建立網(wǎng)上采購和財務(wù)系統(tǒng)間的無障礙溝通，也可將企業(yè)運營發(fā)展所需的各類信息向ERP系統(tǒng)內(nèi)部導(dǎo)入，從而真正實現(xiàn)企業(yè)管理的一體化發(fā)展，這也是企業(yè)信息傳遞的主要過程。但信息傳遞中也是存在很多風(fēng)險的，例如工作人員數(shù)據(jù)輸入錯誤等，都會對ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的整體效果受到影響，同時錯誤檢查與重新輸入也會浪費一定的時間與人力，從而大幅降低工作效率。

三、基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制策略

1.做好業(yè)務(wù)流程的科學(xué)整合。從其他角度上來看，企業(yè)也可將ERP實施視作信息建設(shè)過程中，由各方人員構(gòu)成的特定項目組，且其主要任務(wù)就是將客戶需求作為根據(jù)，為企業(yè)提供有針對性的、個性化的、專業(yè)的服務(wù)。此外，ERP系統(tǒng)還能幫助企業(yè)制定符合管理要求的完整的、高質(zhì)量的解決方案，在為用戶完成管理軟件提供指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，為節(jié)約成本、增強效率提供更大幫助[4]。在ERP系統(tǒng)的輔助下，企業(yè)不僅能高效處理包括會計信息、利潤核算及客戶代碼等多種基礎(chǔ)信息，也能科學(xué)整合與優(yōu)化具體的業(yè)務(wù)流程，在真正實現(xiàn)資源共享后為企業(yè)管理者對相關(guān)信息的獲取提供極大便利，在進一步完善內(nèi)控管理體系的同時，實現(xiàn)企業(yè)利潤的增值。例如，企業(yè)可在ERP環(huán)境中建立內(nèi)部財務(wù)共享信息中心，作為一類先進的會計信息管理模式，這是匯總企業(yè)會計數(shù)據(jù)的有力途徑，也是財務(wù)信息資源分配合理的關(guān)鍵保證，在促進會計管理向智能化發(fā)展的基礎(chǔ)上，發(fā)揮其在內(nèi)部控制中的更大作用。實際上，目前仍有部分企業(yè)的管理會計，由于缺乏信息化系統(tǒng)的參與，導(dǎo)致對經(jīng)濟信息的收集、整理、判斷的效率及質(zhì)量較低。所以，此時通過ERP研發(fā)并落實財務(wù)共享服務(wù)非常重要，根據(jù)信息化決策體系有效增強管理會計在企業(yè)經(jīng)營決策方面的合理性與科學(xué)性，進一步從根本上實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)時間的優(yōu)化與節(jié)省[5]。

2.注重企業(yè)風(fēng)險防范意識的不斷強化。若想基于ERP系統(tǒng)做好企業(yè)內(nèi)部控制工作，企業(yè)各階層員工風(fēng)險防范意識的增強就必須提上日程，具體來講，企業(yè)應(yīng)充分考慮ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部存在的風(fēng)險，在建立健全、完善的風(fēng)險防范預(yù)警機制后，盡可能提高ERP系統(tǒng)運行的效率與穩(wěn)定性。與此同時，企業(yè)也可以通過培訓(xùn)或舉辦活動，來增強企業(yè)員工的風(fēng)險防范意識，如邀請相應(yīng)領(lǐng)域的專家、學(xué)者，為員工展開有針對性的詳細(xì)講解。經(jīng)實踐證明，如此不僅能幫助員工對內(nèi)部控制風(fēng)險，形成全面的、正確的認(rèn)知，也能使其針對風(fēng)險類型制定科學(xué)有效的防范措施。定期風(fēng)險自查也非常關(guān)鍵，這樣企業(yè)才能及時抵御風(fēng)險并做出處理，推動企業(yè)健康的可持續(xù)發(fā)展。

3.合理完善企業(yè)管理制度與監(jiān)督機制。如果確保企業(yè)監(jiān)管制度的完善性，則內(nèi)部各部門之間、員工之間的權(quán)責(zé)也能得到合理劃分，進而從根本上杜絕徇私舞弊的現(xiàn)象出現(xiàn)，將經(jīng)濟不必要損失的問題從根本上規(guī)避。特別是在ERP系統(tǒng)深入落實于內(nèi)部控制之后，管理制度與監(jiān)督機制健全更是迫在眉睫，只有真正明確劃分各部門間的權(quán)責(zé)關(guān)系，才能使其以積極、認(rèn)真的狀態(tài)投入到工作中。站在企業(yè)管理層的角度上來看，將企業(yè)具體情況與發(fā)展需求作為根據(jù)，以ERP系統(tǒng)為依托對管理人員權(quán)限展開合理修改也十分關(guān)鍵[6]。具體來講，技術(shù)人員需設(shè)置權(quán)限與實時數(shù)據(jù)監(jiān)控，杜絕無關(guān)人員隨意接觸核心數(shù)據(jù)，從而在最大程度上確保企業(yè)核心數(shù)據(jù)的安全性。與此同時，若想在ERP系統(tǒng)下全面發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制的作用，則企業(yè)對審計管理的重視程度也要相應(yīng)提升。

4.加大ERP系統(tǒng)安全維護的力度。ERP系統(tǒng)的安全穩(wěn)定的運行，必須要將互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)作為基礎(chǔ)。因此，如何避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境出現(xiàn)漏洞也是企業(yè)必須注重的問題，此時企業(yè)積極融合網(wǎng)絡(luò)安全維護和ERP系統(tǒng)就顯得十分關(guān)鍵。首先，企業(yè)可利用網(wǎng)絡(luò)管理軟件來實現(xiàn)內(nèi)部環(huán)境監(jiān)控，并通過其過濾信息的功能，抵御系統(tǒng)可能會遭受的各種網(wǎng)絡(luò)攻擊;其次，在融合計算機與ERP系統(tǒng)后，權(quán)限管理權(quán)責(zé)的劃分也要得到重視，不僅不能出現(xiàn)越權(quán)管理的行為，任何不明軟件也決不能隨意安裝;最后，企業(yè)應(yīng)定期展開ERP系統(tǒng)的應(yīng)用與操作培訓(xùn)，為員工提供豐富技能、提升水平的平臺，從而在增強其操作水平的基礎(chǔ)上，降低不必要的操作風(fēng)險[7]。

5.實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理優(yōu)化。ERP系統(tǒng)在企業(yè)資源優(yōu)化管理方面的作用更加明顯，例如其可將實際生產(chǎn)需求作為根據(jù)，進行對訂單生產(chǎn)的合理安排，一方面采取統(tǒng)一編碼來整理產(chǎn)品，全面、實時地對存貨與發(fā)貨信息進行監(jiān)控，另一方面也要明確企業(yè)產(chǎn)品的數(shù)量、金額及存放地，乃至產(chǎn)品未來一段時間供求量的變化，從而促進內(nèi)部資源利用率的真正提升。另外，ERP系統(tǒng)還具備實時管控企業(yè)內(nèi)部人力資源的功能，在促進人力資源管理向作業(yè)性與行政性轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)上，確保企業(yè)能對人力資源管理的重要性形成正確認(rèn)知，進一步實現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的真正創(chuàng)新。其次，傳統(tǒng)決策模式的創(chuàng)新完善也應(yīng)提上日程。樹立適應(yīng)新時代的人力資源管理觀念，為員工提供個性化的服務(wù)，以從根本上激發(fā)其工作積極性。最后，企業(yè)應(yīng)著重健全人力資源分析，也就是從員工年齡結(jié)構(gòu)、工齡結(jié)構(gòu)及工作業(yè)績等各方面開始展開分析工作，同時人員流動情況的分析也是絕對不能忽略的，這是以系統(tǒng)化為基點構(gòu)成內(nèi)部資源完善管理體系的有力舉措[8～9]。

6.建立科學(xué)的內(nèi)部控制評價體系。ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)若想將內(nèi)部控制風(fēng)險在最大程度上降低，除需增強內(nèi)控工作的科學(xué)性與合理性之外，內(nèi)部控制評價體系的完善構(gòu)建也應(yīng)提上日程，從而為后續(xù)工作的順利開展奠定牢固基石。此外，企業(yè)管理人員還應(yīng)注重觀察內(nèi)部控制評價體系的應(yīng)用效果，并展開相應(yīng)的評價和分析，在對風(fēng)險防范對策進行不斷調(diào)整后，確保企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險防范狀態(tài)整體的良好性，進一步更好地發(fā)揮ERP系統(tǒng)在企業(yè)維護中的效果。

結(jié)語

綜上所述，隨著企業(yè)向現(xiàn)代化、智能化的快速轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的管理方式已然無法滿足其發(fā)展需求，ERP系統(tǒng)的深入落實必然會成為企業(yè)內(nèi)控未來最主要的發(fā)展趨勢。實踐證明，ERP不僅能為企業(yè)提供積極的理論指引，也有助于內(nèi)部控制管理質(zhì)量的綜合提高，進一步為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供更高程度的保障。尤其是在新時代、新形勢的影響下，企業(yè)面臨的競爭壓力還會越來越大，此時通過ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的有機融合，強化管理的效率與水平非常必要，從而在促進企業(yè)內(nèi)部良性發(fā)展的基礎(chǔ)上，利用有限資產(chǎn)實現(xiàn)外部價值的最大化。

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