高校檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：隨著全國(guó)高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)的提高和高校教學(xué)質(zhì)量報(bào)告的編制，越來(lái)越多的人重視高校檔案管理，對(duì)高校質(zhì)量提出了更高的要求。高校檔案管理是一系列收集、整理、保存、提供和利用整個(gè)學(xué)校寶貴檔案材料的管理活動(dòng)，涉及系統(tǒng)的制定、機(jī)構(gòu)的管理以及對(duì)于人員的管理。本文以牡丹江師范學(xué)院為例，進(jìn)行了相關(guān)背景的闡述，并對(duì)其進(jìn)行深入研究，了解高校檔案管理現(xiàn)狀，從中找出檔案管理中存在的問(wèn)題，提出與之對(duì)應(yīng)的對(duì)策，以促進(jìn)其更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;牡丹江師范學(xué)院

近年來(lái)，我國(guó)高等教育的快速發(fā)展令人欣慰。政府對(duì)教育的重視程度不斷提升，近幾年隨著高?；A(chǔ)建設(shè)規(guī)模的提升，其整體辦學(xué)條件在不斷進(jìn)行優(yōu)化，這也使其對(duì)檔案管理的整體要求不斷提升。在本世紀(jì)初我國(guó)高等教育體制改革后，高校教育體制不斷完善，部分高校在此前提下進(jìn)行了兼并，這也使得高校檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜。由于檔案管理的性質(zhì)使其在高校管理的過(guò)程中非常容易被忽略，在這樣的情況之下加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，通過(guò)這樣的方式促進(jìn)高校中對(duì)于檔案管理的優(yōu)化與實(shí)施能夠更好的進(jìn)行檔案作用的發(fā)揮，進(jìn)行檔案管理的規(guī)范化實(shí)施可以說(shuō)是刻不容緩。高校檔案館是收集和管理大學(xué)教學(xué)和科研成果，傳播檔案信息，為教學(xué)和科研提供原始證據(jù)以及保持歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)。檔案管理是高校管理的重要部分，是大學(xué)建設(shè)和發(fā)展中不可或缺的基礎(chǔ)性工作。隨著我國(guó)高等教育的普及和快速發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，辦學(xué)條件日益改善，科研實(shí)力逐年提高，因此也生成了越來(lái)越多的文件。其中，有許多科研項(xiàng)目和學(xué)術(shù)論文具有很高的學(xué)術(shù)研究和技術(shù)開(kāi)發(fā)價(jià)值。做好高校檔案管理工作，讓其可以更好地為學(xué)校的科研工作的發(fā)展提供助力，對(duì)促進(jìn)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具備十分重要的作用?；谶@樣的因素需要對(duì)高校檔案管理問(wèn)題與相關(guān)對(duì)策進(jìn)行較為深入的分析。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀——以牡丹江師范學(xué)院為例

1.高校檔案保存情況

通過(guò)了解發(fā)現(xiàn)牡丹江師范學(xué)院實(shí)現(xiàn)了倉(cāng)庫(kù)收集、檢索管理以及整理分類(lèi)與綜合辦公幾個(gè)板塊的管理，從整體角度來(lái)說(shuō)其現(xiàn)代化的辦公設(shè)備較為全面，并且進(jìn)行了防火與防盜系統(tǒng)的配備，安保人員需要對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)控，非檔案管理人員不得隨意的進(jìn)行檔案館的進(jìn)入，在進(jìn)入檔案館的時(shí)候需要進(jìn)行相關(guān)事宜的登記，并對(duì)其入館目的、時(shí)間以及出館時(shí)間進(jìn)行登記、查證。在牡丹江師范學(xué)院的基礎(chǔ)設(shè)施檔案保存方面，除特殊載體外，大部分檔案藍(lán)圖都存放在檔案箱中。對(duì)于底圖檔案其整體來(lái)說(shuō)儲(chǔ)存條件要比藍(lán)圖好一些，是用專(zhuān)用的牛皮紙袋進(jìn)行存放，之后放在專(zhuān)用的底圖柜之中，整體來(lái)說(shuō)存儲(chǔ)環(huán)境更好。目前來(lái)說(shuō)牡丹江師范學(xué)院已經(jīng)對(duì)檔案館進(jìn)行了一定的優(yōu)化，對(duì)所需歸檔的檔案基本都能做到裝訂、組卷、裝盒和歸檔問(wèn)題，同時(shí)也做到了防蟲(chóng)、防潮、防火與隔熱，使牡丹江師范學(xué)院的檔案管理倉(cāng)庫(kù)保存條件較為合理。

2.高校檔案的現(xiàn)代化管理情況

檔案管理人員需要對(duì)檔案分類(lèi)整理歸檔、有序進(jìn)行存放以方便后期翻閱查看和追蹤。在牡丹江師范學(xué)院中保存的檔案類(lèi)別有行政、黨群、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)務(wù)、聲像、實(shí)物、人事等12大類(lèi)檔案，內(nèi)容涵蓋廣泛，種類(lèi)繁多，而且要求存檔時(shí)間較長(zhǎng)，以至于在后期翻閱或查找起來(lái)比較困難，這時(shí)就需要借助科學(xué)的、現(xiàn)代的管理模式進(jìn)行分類(lèi)匯總和存檔。在牡丹江師范學(xué)院中雖然采用了信息化歸檔形式，但是信息化使用不完全，沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行深入的信息化培訓(xùn)和講解，使其對(duì)信息化檔案管理的了解比較膚淺，其功能的使用受到限制，不能很好的為檔案存檔及查閱提供技術(shù)性的支持，同時(shí)也缺乏解決問(wèn)題的能力。信息化系統(tǒng)使用中更新或升級(jí)不及時(shí)，不能跟上現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的步伐，給后期的存檔翻閱帶來(lái)了不便。

3.高校檔案管理人員情況

據(jù)了解牡丹江師范學(xué)院檔案人員的學(xué)歷基本都為研究生畢業(yè)，學(xué)歷水平與以前相比有了明顯提高，這也說(shuō)明牡丹江師范學(xué)院檔案管理人員的整體素質(zhì)有了一定的提升，檔案管理工作對(duì)于員工的要求也在不斷的加強(qiáng)。在目前來(lái)說(shuō)其需要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，并且其對(duì)檔案管理人員的要求較高，不僅僅需要具備高超的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還需要具備良好的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)在這一基礎(chǔ)上，需要保障檔案管理的完整性與有效性。牡丹江師范學(xué)院檔案管理人員從學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)水平上基本符合要求，但是沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)流程和缺乏必要的培訓(xùn)提升渠道，沒(méi)有持續(xù)的知識(shí)輸入，就難免會(huì)與時(shí)代脫節(jié)，不能給學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)建設(shè)性意見(jiàn)。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理模式需要加強(qiáng)

科技不斷發(fā)展使得高校相關(guān)設(shè)施與環(huán)境不斷完善，牡丹江師范學(xué)院也是如此，其目前來(lái)說(shuō)已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到相關(guān)檔案的管理方面，并且進(jìn)行了現(xiàn)代化軟件與管理設(shè)備的使用，逐步形成了文件管理的信息化。但是面對(duì)龐大的存儲(chǔ)庫(kù)和各種需要?dú)w檔的資料，如果沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，在后期工作中分工不明確或者流程繁瑣不標(biāo)準(zhǔn)，難免會(huì)出現(xiàn)一團(tuán)亂或者檔案管理人員經(jīng)常加班的情況，只有制定一套精細(xì)化的管理流程，嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，在面對(duì)如此龐大的工作量時(shí)，相關(guān)工作人員才能有條不紊地進(jìn)行整理歸檔翻閱查看。同時(shí)還應(yīng)該建立精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的交接流程，因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)針對(duì)的是整個(gè)學(xué)校的存儲(chǔ)，自然會(huì)有來(lái)自各個(gè)部門(mén)的資料都匯集在這里，如果缺乏必要的交接和流程指導(dǎo)，也會(huì)給工作帶來(lái)不必要的麻煩。比如，存檔人員拿過(guò)來(lái)資料，恰巧碰到檔案管理人員比較忙碌或者沒(méi)在座位上，不能口頭進(jìn)行交接，也會(huì)給后期存檔帶來(lái)麻煩。信息化時(shí)代的到來(lái)讓我們的生活更加方便，牡丹江師范學(xué)院可以充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，充分利用信息化軟件的擴(kuò)展功能，實(shí)現(xiàn)信息的同步化、可視化，如存儲(chǔ)資料的狀態(tài)、年限等等在信息化系統(tǒng)中明示出來(lái)，以方便大家在后期查找時(shí)一目了然。高校檔案管理工作是一個(gè)較為系統(tǒng)的工程，其在進(jìn)行工作的過(guò)程中必然會(huì)涉及到很多的信息，其包含黨政信息、教學(xué)信息以及基礎(chǔ)建設(shè)信息等方面，需要牡丹江學(xué)院的檔案管理人員不斷與時(shí)俱進(jìn)。

2.檔案管理制度不健全

想要進(jìn)行檔案管理體系的良好開(kāi)展需要進(jìn)行檔案管理制度的制定，近幾年我國(guó)進(jìn)行了多個(gè)檔案管理法規(guī)的頒布，如《檔案法》《普通高校檔案管理工作辦法》等，這些法律法規(guī)的出臺(tái)能夠?qū)Ω咝n案管理進(jìn)行一定的優(yōu)化。引導(dǎo)并規(guī)范檔案管理行為，從而對(duì)學(xué)校檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，但是就目前來(lái)說(shuō)牡丹江師范學(xué)院檔案管理制度依然存在很多的不完善，其各個(gè)管理部門(mén)之間無(wú)法進(jìn)行良好的溝通，檔案管理之間存在脫節(jié)。指導(dǎo)制度和監(jiān)督制度有保障，檔案收集資料不全;各高校未記錄每學(xué)期的教研、招生、畢業(yè)等工作會(huì)議;牡丹江師范學(xué)院目前來(lái)說(shuō)沒(méi)有對(duì)學(xué)籍進(jìn)行較為良好的管理，不同部門(mén)對(duì)于學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄存在一定的不一致，無(wú)法及時(shí)對(duì)學(xué)生的相關(guān)信息進(jìn)行跟蹤，缺乏良好的檔案管理制度。同時(shí)，其部分檔案管理工作存在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，甚至存在隨意亂抽檔案資料、借閱不歸還、缺乏必要的檔案保護(hù)制度和措施等不良現(xiàn)象。

3.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)待提高

檔案管理是一項(xiàng)具備較強(qiáng)政策性的工作，也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求很高的工作，檔案工作者需要具備良好的道德素質(zhì)，并且需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能勝任檔案管理工作。由于牡丹江師范學(xué)院不重視檔案管理工作，因此沒(méi)有配備更多的專(zhuān)業(yè)人才，沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案專(zhuān)業(yè)，目前高校檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不高。目前，高校檔案管理團(tuán)隊(duì)普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，這也使得教育水平與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿足新時(shí)期進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的需要。目前很少有專(zhuān)業(yè)人員能夠進(jìn)行檔案內(nèi)容的熟悉，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入的研究與開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致高校檔案館由于缺乏生命力、效率和服務(wù)而發(fā)展緩慢。由于人員素質(zhì)不高，使得檔案工作無(wú)法充分發(fā)揮作用，造成檔案資源和工作時(shí)間的極大浪費(fèi)。高校檔案管理人員的職稱(chēng)大多數(shù)為初級(jí)和中級(jí)，檔案專(zhuān)業(yè)人員的高級(jí)職稱(chēng)很少，這限制了高校檔案管理水平的提高。在高?？焖侔l(fā)展、信息技術(shù)不斷更新的今天，高校檔案管理人員不僅要掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，同時(shí)也需要全面了解檔案管理和信息技術(shù)。目前來(lái)說(shuō)牡丹江師范學(xué)院人才配置情況不符合高校進(jìn)行檔案管理的需要。同時(shí)，現(xiàn)有的檔案管理人員大多年齡較高，所以其整體對(duì)于先進(jìn)知識(shí)的接受程度相對(duì)較低傳統(tǒng)的觀念無(wú)法跟上時(shí)代的需要，部分檔案管理工作人員穩(wěn)定性不足，存在較高的人員流動(dòng)問(wèn)題?？紤]到很多工作人員在檔案管理部門(mén)申請(qǐng)職稱(chēng)或升職的機(jī)會(huì)較少，在崗的檔案管理人員基本上隨時(shí)準(zhǔn)備換崗，工作上不能安心。

三、提高高校檔案管理的對(duì)策

1.管理技術(shù)手段優(yōu)化

隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，高校逐漸認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理的重要性，在這樣的前提下，高校需要對(duì)檔案管理進(jìn)行深入的重視，在這一過(guò)程中需要進(jìn)行檔案管理要求的明確，并積極地進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)手段的引入，從而進(jìn)行檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化，并進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率的有效提升，使其能夠最大程度的進(jìn)行檔案管理。與此同時(shí)，需要進(jìn)行檔案資源的充分利用，從而適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)等技術(shù)運(yùn)用到對(duì)于文件的信息開(kāi)發(fā)與管理方面，從而更好的提升文件網(wǎng)絡(luò)覆蓋率。高效率的文件信息管理需要進(jìn)行文件管理與服務(wù)功能的充分發(fā)揮，從而實(shí)現(xiàn)文件的綜合管理。學(xué)校需要充分進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，從而將信息存儲(chǔ)方式的改變，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提升交流與溝通能力，保障檔案信息的真實(shí)性與有效性，使其能夠方便用戶(hù)的使用與查詢(xún)。

2.完善檔案管理制度

（1）完善檔案管理職能

檔案管理工作需要具備全面性、安全性與規(guī)范性。同時(shí)，還需要適應(yīng)高校和社會(huì)發(fā)展的需求，注重檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。高校檔案管理工作如今已經(jīng)不僅僅是進(jìn)行資料的收集與管理，需要遵循高校檔案管理的整體發(fā)展方向，對(duì)高校檔案進(jìn)行整體的研究，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析。進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)是其中的重中之重，同時(shí)需要進(jìn)行其管理職能的完善，將辦理重點(diǎn)從存儲(chǔ)逐漸向開(kāi)發(fā)重組與創(chuàng)新進(jìn)行發(fā)展，使現(xiàn)有檔案信息的潛力得到充分利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本轉(zhuǎn)變。

（2）加強(qiáng)檔案服務(wù)職能

高校的檔案管理是為大學(xué)與社會(huì)所進(jìn)行的服務(wù)，是進(jìn)行檔案管理的最終目標(biāo)，在這樣的情況下要進(jìn)行文件服務(wù)功能的優(yōu)化，將文件服務(wù)放在工作的首位。讓其能夠更好地進(jìn)行檔案管理的發(fā)展。集中在為高等學(xué)校的教育科研和社會(huì)服務(wù)上，以擴(kuò)大高校檔案管理的發(fā)展空間。

（3）建立檔案教育職能

檔案教育是進(jìn)行檔案服務(wù)的良好體現(xiàn)，但是其與檔案服務(wù)存在一定的差異，檔案教育是進(jìn)行檔案管理的外部支持，檔案管理組織的教育職能體現(xiàn)在對(duì)于輿論宣傳的提升與對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)的提升方面，檔案教育能夠使用多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，促進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展，從而展示檔案信息資源的發(fā)展成果，并向教師和學(xué)生們介紹檔案管理的重要性。從高校圖書(shū)館開(kāi)設(shè)文獻(xiàn)檢索課的實(shí)踐中汲取教訓(xùn)，提升檔案知識(shí)與進(jìn)行檔案利用方式的傳授，同時(shí)需要進(jìn)行大學(xué)生檔案遺失的提升，對(duì)學(xué)生檔案利用方式進(jìn)行優(yōu)化，這樣必然大大提高大學(xué)檔案管理的效率。

3.加強(qiáng)管理人才培訓(xùn)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人力資源逐漸成為生產(chǎn)力的第一要素。為了提升高校檔案管理水平并實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與先進(jìn)化的管理需要具備高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，這些都對(duì)檔案管理工作者提出了高質(zhì)量的需求，檔案管理不僅僅是一項(xiàng)政治工作，更加是進(jìn)行國(guó)家真實(shí)面貌的事業(yè)。檔案管理工作者必須具有高政治素質(zhì)、高職業(yè)道德、熱愛(ài)檔案。具有敬業(yè)精神，遵守職業(yè)道德為基礎(chǔ)，使用扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)技能對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，檔案管理工作者需要具備敏銳的洞察力，并需要進(jìn)行信息的開(kāi)發(fā)，具備一定的創(chuàng)新精神，所以對(duì)檔案管理人員的優(yōu)化需要從年齡、學(xué)歷與專(zhuān)業(yè)等方面，建立一個(gè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這也是檔案管理水平進(jìn)行提升的重要保障。檔案工作者的素質(zhì)培訓(xùn)是有效提升高校檔案管理水平的有效保障，在這樣的前提下需要將其列入到高校的人才管理計(jì)劃中去，從具體角度來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)行其整體培訓(xùn)制度的優(yōu)化，也是進(jìn)行檔案管理的一部分，檔案管理制度化是檔案管理工作者的保障，需要建立良好的培訓(xùn)機(jī)制，從而保障培訓(xùn)質(zhì)量。檔案管理部門(mén)要建立相應(yīng)的考核機(jī)制，以激發(fā)檔案工作者參加培訓(xùn)的積極性，主動(dòng)性和有效性。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該成立一個(gè)工作小組，互相幫助，互相學(xué)習(xí)，互相彌補(bǔ)，使其能夠在實(shí)踐中了解問(wèn)題，解決問(wèn)題，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。

四、結(jié)論

高校的基本建設(shè)離不開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施檔案，其能夠反映出高校的整體建設(shè)歷程，能為高校建設(shè)提供良好的根據(jù)，檔案管理是高校中的基礎(chǔ)工作之一，高校發(fā)展的過(guò)程中需要其發(fā)揮良好的作用。當(dāng)前高校管理與檔案管理所面臨的問(wèn)題是如何建立高校檔案管理體系，使其能夠在新平臺(tái)上發(fā)揮良好作用，更好地為高校檔案管理進(jìn)行工作。高校中進(jìn)行檔案管理工作還需要結(jié)合實(shí)際，對(duì)其存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行良好的分析。以促進(jìn)其更好的進(jìn)行發(fā)展。

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（作者單位：牡丹江師范學(xué)院檔案館）

基金項(xiàng)目：黑龍江省高等院校檔案學(xué)會(huì)一般課題，課題名稱(chēng)“在校園文化建設(shè)中高校檔案文化服務(wù)可及性研究”項(xiàng)目編號(hào)：HGDK2020-16

作者簡(jiǎn)介：叢迪陽(yáng)（1990-），女，漢族，黑龍江人，研究生，中級(jí)館員，研究方向：檔案管理。