淺談人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

王婷

摘? 要：企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工的政治面貌、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、崗位調(diào)動(dòng)等多方面信息的綜合記錄與反映，作為企業(yè)人才考察的重要依據(jù)，企業(yè)人事檔案是其人力資源管理的重要組成部分?；诖?，以下對(duì)淺談人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;發(fā)展趨勢(shì);分析

引言

人事檔案是記載與工作人員相關(guān)的資料，如社會(huì)表現(xiàn)、實(shí)踐表現(xiàn)、品德、學(xué)歷等內(nèi)容的，反映出員工個(gè)體在德智體美等方面的整體信息。企業(yè)開展人事檔案管理工作，有助于企業(yè)更好地進(jìn)行人才甄選，對(duì)員工社會(huì)保障繳納、薪資待遇確定以及崗位晉升等工作的開展也發(fā)揮著重要的作用，從而關(guān)系企業(yè)的健康、穩(wěn)定及持續(xù)性發(fā)展。

1企業(yè)人事檔案管理的重要性

企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對(duì)人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對(duì)于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長(zhǎng)，通常采取的辦法就是通過(guò)查閱人事檔案，對(duì)人事檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過(guò)對(duì)員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來(lái)作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。

2人事檔案管理的發(fā)展措施

2.1提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升是一個(gè)建設(shè)的過(guò)程，企業(yè)人事檔案管理工作人才的出現(xiàn)有利于營(yíng)造敬業(yè)奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)共享、求實(shí)創(chuàng)新的工作氛圍，只有良好的企業(yè)環(huán)境文化氛圍才是提升檔案管理人員的基礎(chǔ)。因此，一方面，可以通過(guò)樹立榜樣、發(fā)行內(nèi)刊、領(lǐng)導(dǎo)人致辭以及典型事跡專欄等方式，向員工傳遞公正、公平、公開的文化理念，提高員工對(duì)企業(yè)人事檔案管理的重視，引導(dǎo)員工從多角度領(lǐng)悟企業(yè)管理目標(biāo)，積極投身企業(yè)人事檔案管理工作。另一方面，通過(guò)設(shè)置榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等措施，增強(qiáng)檔案管理人員的榮譽(yù)感，激發(fā)其提高自身職業(yè)素養(yǎng)的動(dòng)力。

2.2積極開展宣傳，建立干部主動(dòng)配合工作機(jī)制

干部人事檔案管理工作的最具基礎(chǔ)性、最為重要的工作是資料收集工作，這項(xiàng)工作做不好，其他后續(xù)工作將無(wú)法進(jìn)行。但這一環(huán)節(jié)離不開干部本人的大力配合，因此，應(yīng)積極宣傳干部人事檔案管理工作對(duì)干部個(gè)人發(fā)展、黨的建設(shè)、國(guó)家建設(shè)的重要性，讓各級(jí)干部充分重視該項(xiàng)工作，實(shí)事求是、扎扎實(shí)實(shí)地配合專業(yè)人員的工作，形成干部主動(dòng)配合的工作機(jī)制。此外，隨著干部人事檔案相關(guān)材料越來(lái)越多，收集整理的難度也在逐漸加大。這就要求管理人員對(duì)不合格的文件材料及時(shí)返回本人修改，對(duì)程序缺乏完備的材料退回原檔案歸檔部門重新處理，從而切實(shí)提高檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

2.3人事檔案信息的安全防護(hù)

管理人事檔案信息資源，需要特別關(guān)注其數(shù)據(jù)安全。如果個(gè)人檔案信息被犯罪分子竊取，后果將不堪設(shè)想。因此，企業(yè)除了管理人事檔案以外，還需要特別關(guān)注人事檔案的安全問(wèn)題。企業(yè)有自己的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，不僅能防止黑客侵入企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，還能提醒企業(yè)工作人員，避免因操作失誤而導(dǎo)致的不良后果，從而影響企業(yè)運(yùn)作。企業(yè)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)安全體系，極大地保護(hù)了醫(yī)務(wù)人員的信息安全和隱私，對(duì)招聘企業(yè)專業(yè)人才、增強(qiáng)自身實(shí)力具有積極作用。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，企業(yè)開發(fā)了更加科學(xué)、全面的人事檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案利用率，培養(yǎng)了高技能檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化。同時(shí)，需要更加注重安全，教育全體員工通過(guò)全面的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次價(jià)值。

2.4建立專業(yè)管理人員隊(duì)伍，強(qiáng)化制度建設(shè)和工作流程

做好干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵在于要有一支專門從事管理工作的人員隊(duì)伍。專業(yè)管理隊(duì)伍能夠提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，通過(guò)強(qiáng)化意識(shí)、技能培訓(xùn)、政策研究等工作，打造一支肯干、能干的專業(yè)人才隊(duì)伍;要切實(shí)堅(jiān)守檔案管理人員的政治性、保密性等紀(jì)律要求，打造一支有組織、有紀(jì)律的專業(yè)人才隊(duì)伍;提升干部人事檔案作為各級(jí)組織干部選拔、任命的重要參考價(jià)值，打造一支專業(yè)、善思的專業(yè)人才隊(duì)伍。能夠使工作流程更加規(guī)范，制度建設(shè)逐步健全，使干部人事檔案管理工作更加有章可循、有規(guī)可依。

2.5利用網(wǎng)絡(luò)電子化管理提高檔案管理效率

社會(huì)在發(fā)展，科技在進(jìn)步，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，許多電子信息技術(shù)都被很好的應(yīng)用于工作中，給人們的工作帶來(lái)了極大的便利。為了適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，企業(yè)的人事檔案管理工作也需要有所改變，企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來(lái)管理人事檔案資料。工作人員可以將紙質(zhì)資料全部電子化，并對(duì)文檔設(shè)置密碼，企業(yè)員工想要查閱瀏覽檔案信息時(shí)，需要向檔案管理人員提出申請(qǐng)并登記，以獲取瀏覽文檔的權(quán)限。通過(guò)這種電子化檔案管理方式，檔案管理人員在方便自己整理與保存的同時(shí)也極大程度保證了檔案信息的安全度。并且企業(yè)其他同事在查閱檔案時(shí)更加方便快捷，大大減少了尋找所需資料的時(shí)間，也為企業(yè)節(jié)省了很多不必要的時(shí)間成本和人力成本。

2.6加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的制度建設(shè)

首先，需要落實(shí)資料收集工作。對(duì)于員工檔案資料，需要根據(jù)規(guī)章制度做好全面歸納和收集，尤其是對(duì)于人員的變動(dòng)、表現(xiàn)等要充分加以了解。其次，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的鑒定工作。在這一環(huán)節(jié)開展的過(guò)程中，要求相關(guān)的工作人員能夠檢查其真實(shí)性，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面的發(fā)展。最后，目前在人事檔案保管的過(guò)程當(dāng)中，所采取的保管方法不能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，尤其是對(duì)于人事檔案資料信息要進(jìn)行后續(xù)的處理，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展潮流，不能夠適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。由于其具有不易流動(dòng)、年限有限、保管成本較高，如果檔案數(shù)量過(guò)多的情況下，也不好進(jìn)行查詢，還特別容易腐爛和丟失，所以應(yīng)該盡量實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。

結(jié)束語(yǔ)

做好企業(yè)干部人事檔案的管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要全社會(huì)長(zhǎng)期不懈的努力。作為黨和國(guó)家教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，優(yōu)秀的干部人事檔案能夠有效維護(hù)干部的合法權(quán)益。因此，營(yíng)造規(guī)范、有序、專業(yè)、高效的干部人事檔案管理工作氛圍，充分調(diào)動(dòng)一線檔案工作人員工作的積極性和主動(dòng)性，夯實(shí)檔案管理的主體責(zé)任，功在當(dāng)代、利在千秋。

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