高等院校管理中借助信息技術(shù)提高檔案管理效率的途徑

高淑琴

[摘要]檔案管理是高等院校行政管理中重要組成部分。隨著信息技術(shù)在高校各方面工作中的廣泛應(yīng)用，越來越多的教職工看到了信息技術(shù)為其工作帶來的便利性，將相關(guān)技術(shù)作為得力助手，這促使信息技術(shù)同樣在檔案管理工作中得到了應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理模式的應(yīng)用發(fā)展。通過信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，改變了過去傳統(tǒng)手工操作的管理方式，有效提高了這項(xiàng)管理工作的效率，由此可見實(shí)施檔案信息化管理手段的重要性和必要性。

[關(guān)鍵詞]高等院校；信息技術(shù)；檔案管理；提高途徑

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）08-0077-02

高等院校檔案記載著高校在各方面發(fā)展的信息，為院校教育教學(xué)、科學(xué)研究等工作領(lǐng)域的發(fā)展提供了重要的信息支持，加強(qiáng)檔案管理工作能夠?qū)Ω咝８鞣矫婀ぷ鞯挠行蜷_展起到重要的作用，由此可見做好檔案管理工作的重要性。在以往的高等院校檔案管理工作中管理模式多是以傳統(tǒng)手工操作方式為主，而現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案管理方式被信息化管理方式所取代，信息技術(shù)在高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要作用，為高?？沙掷m(xù)發(fā)展提供了重要的信息支持。

一、推進(jìn)高等院校檔案信息化管理的客觀基礎(chǔ)

（一）社會(huì)發(fā)展基礎(chǔ)

高等院校檔案信息化管理是信息化市場發(fā)展的結(jié)果，也是高?；A(chǔ)設(shè)施及管理體系與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展的要求，在不斷發(fā)展進(jìn)步中辦公室事務(wù)處理越加呈現(xiàn)出自動(dòng)化的特點(diǎn)，并加快了發(fā)展進(jìn)程，這是對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展應(yīng)用的重要反映[1]。在這樣的背景下高等院校檔案管理工作應(yīng)該跟得上時(shí)代發(fā)展步伐，要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工操作方式進(jìn)行變革，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，提升檔案管理效率和水平，進(jìn)而推進(jìn)高等院校的可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案管理基礎(chǔ)

高等院校在開展檔案管理工作中信息化建設(shè)管理是檔案管理和現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的重要體現(xiàn)，是智能化檔案管理體系的重要組成部分，是取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工操作管理方式的重要體現(xiàn)。高校在完成信息化檔案建設(shè)之后可利用管理系統(tǒng)來開展檔案管理工作，這使得管理人員的角色發(fā)生了改變，檔案的搜集整理、統(tǒng)計(jì)存儲(chǔ)周期被縮短，這對(duì)改革創(chuàng)新檔案管理工作具有促進(jìn)作用。

（三）檔案服務(wù)基礎(chǔ)

高等院校檔案信息化管理對(duì)信息服務(wù)這項(xiàng)職能具有強(qiáng)化作用，是將基礎(chǔ)公共信息提供給信息化社會(huì)的需要，高校要將真實(shí)數(shù)據(jù)用于各領(lǐng)域研究工作當(dāng)中，使檔案信息共享性得以實(shí)現(xiàn)，為信息化發(fā)展提供重要的支撐。在高等院校自身發(fā)展層面上來看信息化建設(shè)能夠使檔案信息更加真實(shí)，更具實(shí)效性，使對(duì)信息的收集更加及時(shí)，為發(fā)展戰(zhàn)略與管理決策的制定實(shí)施奠定了信息基礎(chǔ)。與此同時(shí)通過現(xiàn)代管理手段能夠?qū)n案信息利用率提高上來，這對(duì)信息服務(wù)范圍具有拓展作用[2]。

二、借助信息技術(shù)提高高等院校檔案管理效率的重要意義

高等院校檔案信息是對(duì)教育教學(xué)、科學(xué)研究活動(dòng)及教職人員、學(xué)生情況的重要反映，是對(duì)學(xué)科領(lǐng)域最前沿動(dòng)態(tài)的反映，不管是對(duì)高校自身，還是對(duì)師生發(fā)展都起到了重要作用。在國家檔案體系中高校檔案是重要的組成部分，對(duì)于國家經(jīng)濟(jì)和文化等方面的建設(shè)都具有必不可少的作用。新時(shí)代背景下高校自身得到了快速的發(fā)展，規(guī)模迅速擴(kuò)大，這促進(jìn)了檔案數(shù)量的增加，但這也使得檔案信息工作量和管理難度都在加大。

在收集和整理、保存檔案過程中需要很多人員的參與，也會(huì)使用到很多物質(zhì)資源，造成工作效率較低下，而且信息很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，使其信息質(zhì)量受到影響，另外在后期管理中還會(huì)投入很多資源，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。信息技術(shù)在高等院校檔案管理工作實(shí)踐中的應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理信息化方式的實(shí)現(xiàn)，這對(duì)以上問題和不足的地方具有緩解作用，對(duì)檔案管理任務(wù)量和工作難度也具有降低作用，能夠?qū)⒐芾硇屎唾|(zhì)量提高上來，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤的信息。檔案信息化管理還能夠使高校各方資源得到優(yōu)化配置，有利于改變檔案載體形式，在這樣的變化影響下傳統(tǒng)檔案管理在環(huán)境上發(fā)生了變革，檔案存儲(chǔ)空間大為縮小，也使得對(duì)檔案信息的查詢檢索速度越來越快，為開發(fā)利用其信息提供了很大的方便，管理系統(tǒng)的應(yīng)用使各工作環(huán)節(jié)更高效，使管理效率和質(zhì)量的提升更加明顯。

三、借助信息技術(shù)提高高等院校檔案管理效率的途徑

（一）提高檔案信息化管理意識(shí)

在現(xiàn)代科技的快速發(fā)展和大力支持之下政府部門、事業(yè)單位相繼實(shí)現(xiàn)了檔案工作的自動(dòng)化管理，在信息技術(shù)支撐下現(xiàn)代檔案管理工作無論從思想層面上，還是從管理方式層面上對(duì)過去檔案管理來說都是一種沖擊，這是一種變革創(chuàng)新的體現(xiàn)。在此背景下高等院校檔案管理工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在高校相關(guān)管理工作中的應(yīng)用意義，認(rèn)識(shí)到管理效率提升的作用，從而對(duì)這項(xiàng)管理工作進(jìn)行完善。高等院校檔案管理包括很多工作內(nèi)容，這項(xiàng)管理工作的水平對(duì)高校發(fā)展具有深刻的影響。在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)能夠?qū)┈嵉男畔?nèi)容進(jìn)行有效的處理，在使管理質(zhì)量得以保證的前提下避免了更多的人力和物力、財(cái)力的投入，對(duì)此高校要讓這項(xiàng)信息化管理工作成為學(xué)?？傮w發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的重要內(nèi)容，引導(dǎo)各部門職工樹立檔案管理工作意識(shí)，借助多樣化的宣傳方式提高管理人員的工作意識(shí)，開展多種活動(dòng)讓更多的員工認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理工作的重要性；學(xué)校要為決策層主動(dòng)提供檔案信息，對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)進(jìn)行深化，并將這項(xiàng)管理工作納入個(gè)人績效考核體系之中[3]。

（二）完善信息化設(shè)施設(shè)備

加強(qiáng)信息化管理需要對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，要對(duì)檔案庫房保存環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，從而為資料保存與信息設(shè)施設(shè)備的管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。要根據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)來改造現(xiàn)有的庫房設(shè)備，合理把控庫房的溫濕度，以免破壞到信息化設(shè)備；也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)機(jī)房等設(shè)施建設(shè)進(jìn)行完善，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，相關(guān)人員應(yīng)該采取措施解決布線混亂等問題，如整合優(yōu)化布線系統(tǒng)，在硬件配置上加大投入，對(duì)消防設(shè)施進(jìn)行完善。

（三）加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫在高等院校信息化建設(shè)管理中占有重要位置，一直影響著檔案管理工作質(zhì)量。在新時(shí)期對(duì)于建設(shè)相關(guān)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫需要以國際標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，調(diào)動(dòng)一切力量開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，對(duì)信息數(shù)據(jù)和多媒體數(shù)據(jù)庫進(jìn)行打造，豐富存儲(chǔ)資源，從而為檔案信息化管理提供支持。

（四）對(duì)信息安全保障體系進(jìn)行完善

在開展高等院校檔案信息化管理工作中一個(gè)關(guān)鍵問題是要對(duì)安全保障體系進(jìn)行打造，從實(shí)際發(fā)展角度來看檔案信息所具有的特征比較特殊，主要表現(xiàn)為有些信息可以公開，有些不允許公開，針對(duì)這個(gè)情況要區(qū)別對(duì)待不同的信息。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理中要考慮到網(wǎng)絡(luò)會(huì)遭到哪些不利因素的威脅，為了有效管理檔案信息需要對(duì)安全的環(huán)境進(jìn)行營造，將安全保障系統(tǒng)引入進(jìn)來，并采取有效的應(yīng)對(duì)措施。

（五）對(duì)相關(guān)工作崗位人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化

管理人員的素質(zhì)對(duì)高等院校檔案管理工作具有直接影響。為加強(qiáng)檔案信息化管理、提升管理效果，需要打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍。首先，可對(duì)人才進(jìn)行直接培養(yǎng)，充分發(fā)揮在師資力量和科研水平上的優(yōu)勢，利用這個(gè)優(yōu)勢加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科建設(shè)，對(duì)檔案管理專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)；其次，注重管理人員綜合素質(zhì)的提升，借助繼續(xù)教育和講座、培訓(xùn)這些形式向管理人員傳授檔案管理相關(guān)知識(shí)，對(duì)其管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善；最后，要對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)表現(xiàn)進(jìn)行考核，確?？己私Y(jié)果與工資待遇兩者能夠緊密結(jié)合，從而激發(fā)管理人員參與檔案信息化管理工作的積極性。

四、結(jié)語

從上面的內(nèi)容能夠看出，信息技術(shù)在高等院校檔案管理工作中發(fā)揮了重要作用。這讓更多的人看到了高校及其他單位機(jī)構(gòu)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也讓各高校看到了在推進(jìn)檔案信息化管理發(fā)展上所要承擔(dān)的任務(wù)。因此，加強(qiáng)高等院校檔案信息化管理，提高管理效率和質(zhì)量，需要各高校提高檔案管理部門相關(guān)職工的信息化建設(shè)管理意識(shí)，樹立科學(xué)的工作意識(shí)；完善信息化設(shè)施設(shè)備，對(duì)管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化；對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，對(duì)安全保障體系進(jìn)行打造，對(duì)檔案管理相關(guān)人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，提高專業(yè)人才綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

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