信息化轉(zhuǎn)型背景下機(jī)關(guān)檔案分類研究

孟祥喜

摘? 要：《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》作為新形勢下機(jī)關(guān)檔案工作必須遵守的部門規(guī)章，其一級類目分類邏輯不統(tǒng)一的問題，不但反映了機(jī)關(guān)檔案分類工作的現(xiàn)狀，而且導(dǎo)致部分檔案內(nèi)容割裂，檔案人員工作量增加。究其原因，既存在為方便電子檔案管理及資源共享而顧此失彼的主觀因素，又體現(xiàn)了客觀上機(jī)關(guān)檔案管理中長期存在的分類庸俗化特點(diǎn)。就此提出統(tǒng)一一級類目的分類邏輯，小處著手，優(yōu)化檢索的解決思路。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;檔案分類;實(shí)體分類;分類標(biāo)準(zhǔn);檔案信息化

Abstract： The administrative Archives management regulation not only reflects the current situation of 'Archives classification in government'， but also leads to the problem that the Archives scattered and archivists' workload increased. The reason is not only the subjective factor of paying attention to one thing and losing the other for the convenience of electronic Archives management and resource sharing， but also the long-standing flooding of classification in Archives management. This paper puts forward the solution of unifying the classification logic of the first level category， starting from some category of Archives and optimizing the retrieval.

Keywords： Government agencies archives; Classification of archives; Classification of archives entities; Classification criteria;Archives Information

1 存在的問題

檔案的分類，就是根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)和互相之間的聯(lián)系劃分成一定的類別，形成一個(gè)具有并列（橫向）關(guān)系和從屬（縱向）關(guān)系的不同等級層次系統(tǒng)，并列（同位）各類之間只能平行，從屬關(guān)系上位類必須包含它所屬的下位類。[1][2]

簡言之，就是同級類目主要按形式邏輯分類，上下級按種屬關(guān)系分類。而國家檔案局頒布《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第三十三條指出：機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會(huì)計(jì)（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物檔案（SW）設(shè)置一級門類代碼……。[3]這一分類要求看似明確而全面，體現(xiàn)了當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案分類的共同遵循，但存在分類邏輯不統(tǒng)一的問題，給機(jī)關(guān)檔案部門的檔案整理、規(guī)章制定等工作帶來不利影響。

根據(jù)國家檔案局對《規(guī)定》的解讀可知，一級類目劃分上采用了通用類、專業(yè)類、音像類、數(shù)字類、實(shí)物類等五種分類邏輯。[4]其中通用類、專業(yè)類主要涉及文書、科技、人事、會(huì)計(jì)、專業(yè)檔案五類，本質(zhì)上是按工作內(nèi)容或職能進(jìn)行分類，邏輯關(guān)系一致。但其后的照片、錄音、錄像類檔案，根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1-2000）中的定義，稱為音像檔案，是按表現(xiàn)形式進(jìn)行的分類。再之后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體均為電子檔案，是按信息的數(shù)-模類型做的劃分。最后加上依據(jù)檔案載體形態(tài)分出的實(shí)物類，《規(guī)定》中的一級類目分類方案實(shí)際上存在四種分類邏輯——職能（內(nèi)容）、表現(xiàn)形式、信號類型以及載體形態(tài)，顯見與全宗內(nèi)同級各類內(nèi)容應(yīng)相互排斥的分類要求相悖，必然造成同一份文件在類別選擇上的不唯一性。

比如電子形式的文書、科技等前五類檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、社交媒體類檔案均可作為數(shù)字類文件;科技活動(dòng)、行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的照片等音像檔案既可歸入科技檔案和文書檔案中，又可歸入照片、音頻、視頻檔案中。

如果按照職能或內(nèi)容分類，則一級類目中音像類、數(shù)字類、實(shí)物類檔案均可包含于通用類、專業(yè)類檔案中。導(dǎo)致不管從哪個(gè)角度進(jìn)行分類，邏輯關(guān)系都無法統(tǒng)一，甚至與相關(guān)法規(guī)抵觸。

比如某會(huì)議文件包含紙質(zhì)材料和照片、視頻。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）第七條第二款“永久保管的文書檔案主要包括本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料”以及第八條第二款“定期保管的文書檔案主要包括本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料”可知，會(huì)議文件應(yīng)作為文書檔案保管。[5]

但如果某會(huì)議文件只有照片和視頻，沒有紙質(zhì)文件，那么按照《規(guī)定》給出的分類方案只能歸入照片和視頻類目下，與《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求產(chǎn)生客觀背離。同樣道理，公務(wù)電子郵件中的照片，既可放入公務(wù)電子郵件類，又可放入照片類，類目選擇上再次出現(xiàn)不唯一性。

同《規(guī)定》一級類目同時(shí)按五種邏輯進(jìn)行分類相比，有些行業(yè)則有意識規(guī)避這一問題，甚至明確提出不將照片、錄音、錄像等作為一級類目中的一個(gè)門類。

如《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（DA/T 10-1994）第五條第一款中指出了高校聲像載體檔案歸檔要求，雖然該標(biāo)準(zhǔn)已廢止，但教育部2008年印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）在分類上依然未將聲像檔案、電子郵件等作為檔案門類。

其他如《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》第九條、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）、《人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（DA/T 36-2007）在分類上也是類似思路，強(qiáng)調(diào)按照內(nèi)容、職能等劃一級類目。

可見，同其他行業(yè)主要依據(jù)職能、工作內(nèi)容進(jìn)行劃分的邏輯相比，《規(guī)定》中的分類方案未注意此點(diǎn)。筆者認(rèn)為出現(xiàn)這一問題主要源于主客觀兩方面因素。

2 問題原因

主觀上為了方便電子檔案管理及資源共享而顧此失彼。國家檔案局在《規(guī)定》解讀中給出這一門類設(shè)置的原因：“目前，機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)存在3個(gè)突出問題：一是門類不清……二是文書為主，難及其余……三是整理要求繁復(fù)多樣……在這三個(gè)問題中，首當(dāng)其沖的就是門類問題?！盵6] [7]可看出目前的分類方案是在匯總國內(nèi)機(jī)關(guān)檔案室常用分類方法基礎(chǔ)上匯總優(yōu)化而來，通過窮舉機(jī)關(guān)檔案種類，明確每一類檔案的名稱、代碼的方式，達(dá)到全國機(jī)關(guān)檔案室門類一致、明確，命名方式統(tǒng)一，層級結(jié)構(gòu)簡單，方便后續(xù)資源共享的目的。

這一分類方法的缺點(diǎn)很明顯，不顧及全宗內(nèi)分類規(guī)律的羅列式分類反而增加了類目設(shè)置的隨意性，為后續(xù)檔案實(shí)體分類帶來混亂。類目過多同時(shí)也意味著需要在不同類目間建立的聯(lián)系增多，增加了數(shù)據(jù)遷移、換庫過程中出錯(cuò)的概率。

對照片等特殊載體類檔案進(jìn)行分類，采取出現(xiàn)一類增加一類的方法，會(huì)導(dǎo)致門類不斷增加。這種思路雖在分類邏輯上與文書、科技等門類有沖突，但并未對檔案實(shí)體的整理、查閱帶來太大影響。在理論研究和業(yè)務(wù)實(shí)踐中也可印證這一結(jié)論。

理論上，現(xiàn)有的研究中還沒有發(fā)現(xiàn)對檔案一級類目分類是否存在問題進(jìn)行探討的文章。業(yè)務(wù)實(shí)踐上，《規(guī)定》中的分類方案是經(jīng)廣泛求證和征求意見基礎(chǔ)上頒布的，具有代表性。從這兩個(gè)角度來看，如果每出現(xiàn)或淘汰一種存儲(chǔ)電子檔案的載體或業(yè)務(wù)平臺，就需增加或減少一個(gè)門類，則分類的穩(wěn)定性將無從保證。

雖然檔案分類廣義上可以使用檔案的任何一種特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)，如從載體、來源、密級、時(shí)間等。[8]但應(yīng)注意分類的實(shí)際意義，在不同的情況下采用不同的主要分類標(biāo)準(zhǔn)。[9]

對機(jī)關(guān)檔案的分類屬于全宗內(nèi)文件的分類，要求按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有整理基礎(chǔ)，使分類能夠較好地反映歷史面貌。[10]

現(xiàn)代檔案分類總是以檔案內(nèi)容作為主要分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案內(nèi)容主要指內(nèi)容的職能特性，這是檔案本身所特有的、最主要的、有決定性的、為其他屬性所依附的屬性，根據(jù)職能特性確定的類，具有永久的、科學(xué)的和實(shí)用的意義。[11]而機(jī)關(guān)目前這種分類慣性能夠延續(xù)至今，可能與機(jī)關(guān)檔案工作的兩個(gè)特點(diǎn)有關(guān)：

一是檔案人員儲(chǔ)備不足且流動(dòng)性大，影響了理論積淀和發(fā)展。[12][13][14][15]而《規(guī)定》第八條“不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門”的規(guī)定，更是導(dǎo)致多數(shù)單位不單設(shè)檔案部門，檔案工作由綜合、行政等部門代管。[16]以民航系統(tǒng)為例，除民航局機(jī)關(guān)設(shè)有檔案管理部門外，下屬管理局、監(jiān)管局近50家單位均無專門的檔案部門，尤其是監(jiān)管局，不但負(fù)責(zé)檔案工作的人員變動(dòng)頻繁，而且還存在全權(quán)交由檔案服務(wù)公司的人員管理的現(xiàn)象。

二是優(yōu)化當(dāng)前分類方案緊迫性不明顯。檔案行業(yè)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的工作原則。注重的是以上率下，工作整齊劃一，這一模式對推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化效果很好，但也會(huì)造成下級檔案人員對上級單位的規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、要求以積極貫徹執(zhí)行為主，其次才是研判所執(zhí)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性的問題。

因此，面對《規(guī)定》提出的分類方案，由于不會(huì)對檔案工作造成巨大影響，理性的選擇是先貫徹執(zhí)行，再根據(jù)執(zhí)行效果進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)調(diào)整依舊會(huì)帶來很多問題時(shí)，才會(huì)適時(shí)向上反饋，并根據(jù)反饋意見開展下一步工作，變革緊迫性不足。

檔案業(yè)務(wù)外包已成為目前檔案行業(yè)的一大發(fā)展趨勢。因此，《規(guī)定》中分類方案所帶來的工作量增加可通過外包業(yè)務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)嫁，并不會(huì)對在職檔案人員造成太大困擾。退一步說，即使某機(jī)關(guān)檔案部門預(yù)算緊張，無法通過業(yè)務(wù)外包轉(zhuǎn)移這項(xiàng)工作，檔案人員也可通過優(yōu)先整理文書、會(huì)計(jì)等利用率較高的檔案，延緩其他利用率不高的門類檔案整理進(jìn)行應(yīng)對。

3 不利影響

3.1 割裂內(nèi)容，混亂分類。如前所述，由于不同的類目之間存在重疊，一套由多種載體構(gòu)成的會(huì)議文件雖然可以按照文書類、音頻類、視頻類分別整理保存，并通過備注互見號進(jìn)行關(guān)聯(lián)。但不同載體在分開存放的同時(shí)，還要分別進(jìn)行編目，導(dǎo)致同一事由文件被割裂。而且，這一問題不但在紙質(zhì)檔案占主流的情況下存在，即使未來電子檔案作為主要館藏，紙質(zhì)檔案屈指可數(shù)的情境下也依舊會(huì)存在。

從2020年6月份國家檔案局發(fā)布的《公務(wù)電子郵件檔案管理規(guī)范》（征求意見稿）[17]便可看出端倪，該標(biāo)準(zhǔn)除類目設(shè)置上建議設(shè)置公務(wù)電子郵件類外，在整理要求上與文書檔案并無二致。

可以假設(shè)，如果未來公務(wù)電子郵件作為公務(wù)處理的主要工具，其郵件中的照片、音視頻等內(nèi)容在歸類上同文書檔案存在同樣問題。以多媒體融合為主要特征的社交媒體類檔案亦如此。最后還有實(shí)物類檔案，這一類目的存在，進(jìn)一步增加了分類的混亂。原因在于實(shí)物檔案很難定義或者無從定義，通常我們將獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、字畫、印章等作為實(shí)物，但紙張、磁帶、光盤又何嘗不是實(shí)物，因此，在《檔案工作基本術(shù)語》中甚至沒有實(shí)物檔案這一概念，而《規(guī)定》卻將其也作為一個(gè)門類，甚是不妥。

可以說所有檔案都是依托一定的載體存在的，也就意味著所有的檔案都可以作為實(shí)物檔案，如此則實(shí)物類檔案也就失去了存在的意義。

3.2 增加檔案人員工作量。由于一級類目分類邏輯不統(tǒng)一，同一事項(xiàng)在不同載體、不同平臺上產(chǎn)生的文件按照檔案管理要求，需分別進(jìn)行組件、分類、排序、編號、編目、裝盒等操作，檔案整理工作成本等量疊加，耗時(shí)費(fèi)力。尤其是一些以宣傳為主的單位如報(bào)社開展一次活動(dòng)不但會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)文件、照片、視頻文件，還會(huì)在網(wǎng)站、抖音、快手、微博、微信公眾號等社交媒體上產(chǎn)生大量的網(wǎng)頁文件和社交媒體文件。

檔案人員按照《規(guī)定》中的分類方案，一次活動(dòng)產(chǎn)生的檔案須分別放入文書、照片、錄像、社交媒體、網(wǎng)頁信息等類目，如果因?yàn)榛顒?dòng)舉辦的成果突出，受到相關(guān)部門表彰，收到了獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等獎(jiǎng)品，還需要將其放入實(shí)物檔案中。

這種情況下，一件事情產(chǎn)生文件要分別放入六個(gè)門類進(jìn)行整理，需耗費(fèi)大量時(shí)間、精力。雖然這一問題可通過檔案業(yè)務(wù)外包來解決，但既不利于檔案人員業(yè)務(wù)技能的提升，也存在業(yè)務(wù)工作受制于第三方公司的隱患。

3.3 誤導(dǎo)相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)的分類整理方法制定。正是由于《規(guī)定》中提出的反映當(dāng)前機(jī)關(guān)分類現(xiàn)狀的分類方案，使得相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)在制定時(shí)或多或少受其影響，如目前已頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《歸檔文件整理規(guī)則》《數(shù)碼照片歸檔管理規(guī)范》均與《規(guī)定》的分類理念一致，處于征求意見階段的《公務(wù)電子郵件檔案管理規(guī)范》也是如此。

可以想見，未來制定網(wǎng)頁檔案、社交媒體檔案管理規(guī)范時(shí)在分類上陳陳相因便不足為奇。而基于載體類、數(shù)字類等對檔案的分類及對應(yīng)的整理方法，與文書、科技類檔案的整理方式并無本質(zhì)區(qū)別，外加內(nèi)容和職能的一致性，完全可以合并整理。因此，有必要及早動(dòng)手改變這一現(xiàn)狀。

4 改進(jìn)措施

4.1 精簡類目，優(yōu)化檢索。首先，通過頂層設(shè)計(jì)統(tǒng)一一級類目的分類邏輯。一級類目應(yīng)當(dāng)穩(wěn)定、適度，穩(wěn)定意味著不宜經(jīng)常改變，不可過多過少。要做到這一點(diǎn)需謹(jǐn)守檔案工作三大基本原則，即來源原則、全宗理論和保持檔案有機(jī)聯(lián)系等。

機(jī)關(guān)檔案人員應(yīng)以每一份檔案能夠反映業(yè)務(wù)內(nèi)容的完整性為重心開展分類工作。其他載體、時(shí)間、信息形態(tài)等均應(yīng)作為輔助分類手段存在，不可幾種方式并重。

基于我國檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，由頂層檔案行政管理部門以指導(dǎo)意見、實(shí)施指南以及相關(guān)規(guī)范修訂等形式引導(dǎo)改變機(jī)關(guān)檔案分類的現(xiàn)狀最為有效，但應(yīng)注重原則性和靈活性并重，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)一級類目邏輯的統(tǒng)一性，至于在這一原則下各單位如何增減類目則不作過細(xì)要求。[18]

其次，其他規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)嚴(yán)守一級類目分類邏輯統(tǒng)一這一紅線，如上文提到的《公務(wù)電子郵件檔案管理規(guī)范》（征求意見稿）應(yīng)突出按內(nèi)容或職能分類的理念，而非因文件生成平臺不同便將其作為一類檔案并給出分類整理方案。尤其對在當(dāng)前檔案分類語境下永遠(yuǎn)也無法給出準(zhǔn)確定義的實(shí)物檔案，應(yīng)在《規(guī)定》的分類方案中予以刪除。

最后，善加引導(dǎo)，優(yōu)化檢索。如前所述，機(jī)關(guān)檔案宜重點(diǎn)按照職能或內(nèi)容進(jìn)行類目劃分，尤其在計(jì)算機(jī)檢索愈加便利的情況下，刪減音像、數(shù)字、實(shí)物等類目，增加通用、科技、專業(yè)類檔案目錄的條目信息，理論上符合邏輯一致性的要求，實(shí)踐上能夠更加便捷、高效地開展檔案整理工作。

首先，將照片、音頻、視頻、公務(wù)電子郵件、社交媒體、實(shí)物等類別的檔案，按照內(nèi)容或職能并入文書、科技、專業(yè)類目中。如新冠肺炎疫情期間，機(jī)關(guān)多以在線視頻形式召開會(huì)議，其視頻可歸入文書檔案類。

其次，優(yōu)化檢索工具。以文書檔案為例，可在參考《歸檔文件整理規(guī)則》給出的目錄樣式基礎(chǔ)上，增加“檔案形態(tài)”字段，其值為“紙質(zhì)、膠片、音頻、視頻、社交媒體、公務(wù)電子郵件、實(shí)物”等，通過這一方式實(shí)現(xiàn)內(nèi)容與載體的融合。

同時(shí)，將音像、實(shí)物、電子類檔案著錄中一些與文書檔案不一致的要求加以協(xié)調(diào)。比如音像檔案需著錄拍攝或錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物、時(shí)間、背景、攝影者等信息，而文書檔案目錄中沒有這些著錄項(xiàng)，針對這一差異可在文書檔案編目規(guī)定中給出具體要求，如“責(zé)任者”字段在著錄照片時(shí)應(yīng)錄入攝影人。

“題名”字段應(yīng)填寫照片拍攝內(nèi)容的地點(diǎn)、人物、事件及相關(guān)背景信息。“日期”字段填寫拍攝或錄影日期?！绊摂?shù)”字段填寫照片張數(shù)、視頻件數(shù)?！皞渥ⅰ弊侄慰商顚懜鳈n案類型的存放位置等信息。

此舉可輕易實(shí)現(xiàn)一件事情、一個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案內(nèi)容連貫，檔號前后接續(xù)，不必再編制互見號，分別在各類載體目錄中查找，最終實(shí)現(xiàn)音像、實(shí)物、數(shù)字、社交媒體類檔案信息與通用、專業(yè)、科技類檔案信息的融合管理。

近日國家檔案局發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）中所舉“歸檔信息包結(jié)構(gòu)”樣例，也體現(xiàn)了這一操作理念。

4.2 小處著手，優(yōu)化分類。機(jī)關(guān)檔案室可在保持現(xiàn)有檔案整理方案不大變的基礎(chǔ)上，從按照職能或內(nèi)容劃分的類目中選擇產(chǎn)生檔案不多的門類加以嘗試，如多數(shù)機(jī)關(guān)設(shè)有專題類檔案，一般情況下此類檔案每年產(chǎn)生的數(shù)量不多，且不同專題之間具有一定獨(dú)立性。變更編目、整理方法僅會(huì)對其中某個(gè)專題的檔案產(chǎn)生影響。

因此，可從具有類似特點(diǎn)的檔案著手，發(fā)現(xiàn)問題、積累經(jīng)驗(yàn)，再逐步延伸到文書類或?qū)I(yè)類檔案的整理編目。如此，則能逐步實(shí)現(xiàn)各類檔案以職能或內(nèi)容為主要分類方法，不再因載體不同而分別編號、編目，耗時(shí)費(fèi)力且破壞事件文件的完整性，給后續(xù)檢索利用帶來困難。

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（作者單位：中國民用航空局檔案館 來稿日期：2021-01-05）