城建檔案服務(wù)方式和方法的創(chuàng)新思考

何向

摘? 要：將創(chuàng)新思維充分地運(yùn)用于實(shí)踐中，通過對服務(wù)方式和方法的不斷創(chuàng)新，對利用者的需求進(jìn)行準(zhǔn)確把握，才能將城建檔案在城市和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用充分發(fā)揮出來，使城建部門在市場競爭中保持優(yōu)勢地位。

關(guān)鍵詞：城建檔案;檔案服務(wù);檔案編研;創(chuàng)新方法;檔案編研

Abstract： Fully use innovative thinking in practice， through continuous innovation of service methods and methods， and accurate grasp of the needs of users， can the role of urban construction archives in urban and economic construction be brought into full play， so that the urban construction department can be in the market invincible in competition.

Keywords： Urban construction archives; Archives service; Archives editing and research; Innovative methods; Archive editing

城建檔案是城市管理、建設(shè)及規(guī)劃等相關(guān)的科研活動中形成的各種具有保存價值的原始記錄，對城市的管理和發(fā)展意義重大。如何與中國城市建設(shè)呈現(xiàn)出的迅猛發(fā)展態(tài)勢相適應(yīng)，將城建檔案的作用充分發(fā)揮出來，已經(jīng)成為新時期城建檔案管理人員亟待解決的問題。[1]本文從創(chuàng)新城建檔案服務(wù)方式方法方面，提出了加快建設(shè)數(shù)字化城建檔案、提升城建檔案編制質(zhì)量、建立共享機(jī)制等策略，以及對城建檔案的社會化功能方面，進(jìn)行了探索。

1 轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，對新的服務(wù)空間進(jìn)行拓展

社會進(jìn)步的源泉就是創(chuàng)新，對于城建檔案工作，只有不斷創(chuàng)新，才能與市場需求及社會發(fā)展需要相適應(yīng)。作為信息資源組成部分的城建檔案，在開展各項(xiàng)服務(wù)性活動的同時，應(yīng)以市場需求為導(dǎo)向，進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)，緊密結(jié)合信息資源的服務(wù)利用與開發(fā)，瞄準(zhǔn)市場，積極主動展開內(nèi)容豐富、形式多樣的信息服務(wù)。[2]從根本上轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，明確用戶需求，加大改革力度，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作，進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案工作的吸引力。

認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，對建設(shè)工程竣工檔案的質(zhì)量進(jìn)行有效控制。[3]城建檔案工作者應(yīng)充分意識到城建檔案規(guī)范和科學(xué)管理的重要性。立足于工作實(shí)際和社會需求，從服務(wù)管理、機(jī)制、功能和專業(yè)技術(shù)、資源等方面，將城建檔案社會化服務(wù)的大舞臺搭建起來，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

2 改進(jìn)服務(wù)方式，對新的服務(wù)需求給予滿足

保障檔案質(zhì)量，是城建檔案社會化服務(wù)的宗旨。應(yīng)從不同載體的服務(wù)需求出發(fā)，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式。

2.1 開展主動式服務(wù)。積極主動對服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行拓展，贏取服務(wù)信譽(yù)。城建檔案管理人員應(yīng)將搞好服務(wù)作為己任，對進(jìn)館檔案的接收、在建工程中的檔案接收，都應(yīng)提供滿意、高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。[4]為了保障服務(wù)對象滿意和竣工檔案驗(yàn)收合格，應(yīng)在具體的工作中，實(shí)施“一人一項(xiàng)一表”業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)責(zé)任量化考核制。

2.2 超前式服務(wù)。城建檔案搜集和歸檔工作相對漫長，從初始化做起，并進(jìn)行跟蹤服務(wù)，在制作聲像檔案、編制施工技術(shù)材料和補(bǔ)繪竣工圖方面，需要城建檔案館簽訂責(zé)任書時了解和掌握。在簽訂委托協(xié)議書時，應(yīng)對施工單位及檔案館雙方履行的責(zé)任予以明確。通過檔案人員的及時介入，增強(qiáng)服務(wù)的主動性和預(yù)見性，做好跟蹤和服務(wù)工作。[5]

2.3 開放式服務(wù)。知識爆炸的時代，進(jìn)一步拓展了城建檔案的開放式服務(wù)。為提高服務(wù)水平，應(yīng)充分利用各種現(xiàn)代化科技手段，對社會跨館際查詢檔案信息的需求給予滿足。

3 更新服務(wù)方法，對信息資源進(jìn)行有效利用

3.1 加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)。現(xiàn)代化技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，使城建檔案信息資源有效和科學(xué)利用成為現(xiàn)實(shí)。創(chuàng)新城建檔案館服務(wù)工作的重要載體，即對服務(wù)方法的創(chuàng)新。而二十一世紀(jì)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)即數(shù)字化建設(shè)。[6]目前，國內(nèi)許多圖書館開始實(shí)踐和規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)：一是有重點(diǎn)、有計(jì)劃地將現(xiàn)有館藏進(jìn)行數(shù)字化掃描和刻錄等處理;二是對電子文件大力整理和搜集，并開始增加各種電子檔案的入藏比例。城建檔案館為方便查檔者對電子化檔案文獻(xiàn)的即時查詢，應(yīng)與時勢相順應(yīng)，對電子閱覽室著手籌建，并對各類設(shè)施進(jìn)行購置，完善條件，為查檔者提供多角度和多視覺的檢索空間。加快信息網(wǎng)和檔案局域網(wǎng)的建設(shè)工程，有效連接Internet和政府網(wǎng)以及城建檔案館網(wǎng)，利用聯(lián)機(jī)系統(tǒng)的電子郵件和網(wǎng)上服務(wù)等手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息傳遞方式。[7]利用多媒體技術(shù)，對電子檔案環(huán)境予以改善，吸引更多查檔者，進(jìn)行館藏信息資源的利用和開發(fā)。同時，還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)宣傳、培訓(xùn)以及咨詢工作，幫助查檔者對網(wǎng)絡(luò)信息知識熟悉和掌握，能夠?qū)Σ樵兙W(wǎng)絡(luò)信息的技能駕輕就熟。在實(shí)踐的過程中，更好地使用各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

3.2 提升城建檔案編研質(zhì)量。為了更好地服務(wù)于社會，需要科學(xué)加工、有機(jī)組合城建檔案的信息，所以檔案的編研工作至關(guān)重要。目前城建檔案館還沒有充分重視編研質(zhì)量，僅能提供一些以資料匯編為主的淺層次服務(wù)。對于檔案的深加工上，不管是質(zhì)量還是數(shù)量，提升空間都非常的顯著。[8]檔案工作者在對歷史檔案研究之余，還應(yīng)為今天的城市建設(shè)提供科學(xué)合理的建議和參考，準(zhǔn)確提煉和研究城市管理與建設(shè)的規(guī)律，進(jìn)行總結(jié)概括，為城市管理者提供有價值的參考，這是檔案人員應(yīng)盡的職責(zé)。

3.3 優(yōu)化館藏機(jī)構(gòu)，建立“大共享”機(jī)制。為了最大限度地發(fā)揮城市檔案的利用價值，必須充分實(shí)現(xiàn)信息的共享。而“大共享”就是有機(jī)結(jié)合“橫向共享”和“縱向共享”?！翱v向共享”就是對信息化手段充分利用，共享相互關(guān)聯(lián)的檔案以及各級政府所屬的城建檔案信息，使館際間的合作進(jìn)一步加強(qiáng)。[9]利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的調(diào)用和檢索，打破城建檔案服務(wù)的級別限制，真正實(shí)現(xiàn)“為我所用”的共享機(jī)制，對科學(xué)研究和經(jīng)濟(jì)建設(shè)給予最大程度的支持。“橫向共享”就是共享和整合城市規(guī)劃建設(shè)管理整個系統(tǒng)的檔案，因?yàn)槟壳耙呀?jīng)明確劃分了各個行政職能，城建系統(tǒng)與多個部門的工作密切相關(guān)。如果割裂檔案信息資源，不僅不利于使用者的查閱，同時還會遺失各類重要的檔案，或者形成“死檔”。[10]因此城建檔案部門應(yīng)積極主動地協(xié)商和配合城市管理、建設(shè)和規(guī)劃等相關(guān)部門的工作，以為城市發(fā)展和建設(shè)做貢獻(xiàn)為立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，能夠完整、及時征集城市建設(shè)中的各類珍貴檔案資料。提升城建檔案的社會服務(wù)功能，為厚實(shí)館藏夯實(shí)基礎(chǔ)。同時，應(yīng)完善規(guī)章、規(guī)范，保障各項(xiàng)制度的健全，確保各種規(guī)范性和長效性的城建檔案信息共享。

城建檔案館服務(wù)工作的創(chuàng)新，是一個實(shí)踐的過程，也是一個不斷探索的過程，需要檔案工作者勇于開拓，大膽去闖，使城建檔案服務(wù)工作的方式和方法不斷創(chuàng)新，真正做到與時俱進(jìn)，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：張家港市城建檔案館 來稿日期：2020-12-20）