淺談檔案信息化管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策

摘要：信息化是該時(shí)代的特征，與此相關(guān)的檔案管理的信息化，已是科學(xué)管理的重要手段，較傳統(tǒng)管理具有巨大的發(fā)展?jié)撃芎蛢?yōu)勢(shì)，但在實(shí)施檔案信息化管理的過(guò)程中，存在著一些突出問(wèn)題，有針對(duì)性的對(duì)其加以研究和解決，發(fā)揮其有效的功能，以更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，有著極其重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；問(wèn)題及對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）021-0000-02

“檔案這一載體是惟一民族的和傳統(tǒng)的”。[1]檔案管理就是將大量的分散零亂、本孤質(zhì)雜等狀況的歷史資料集，通過(guò)干預(yù)將其轉(zhuǎn)化為集中系統(tǒng)、廣泛、專指優(yōu)質(zhì)、方便人使用的便捷資料，它對(duì)于紀(jì)錄歷史，造福人民、服務(wù)社會(huì)，繼承過(guò)去傳承文明有著極重要的意義。隨著信息化的普及，檔案管理也開(kāi)始由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由簡(jiǎn)單手工管理到復(fù)雜計(jì)算機(jī)信息化管理、由封閉系統(tǒng)到開(kāi)放系統(tǒng)而發(fā)展。

一、檔案管理及其信息化的內(nèi)涵及特點(diǎn)

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。為了提高檔案管理技術(shù)水平，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)平臺(tái)，對(duì)于檔案管理面臨大量分散零亂、本孤質(zhì)雜等復(fù)雜的歷史材料，綜合各因素，使其系統(tǒng)化、信息化，并建立檔案管理與服務(wù)的基本系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)，即檔案信息管理化。檔案信息化管理是應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展而產(chǎn)生的，它是社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)有力的支撐，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的繼承和發(fā)展，具有自身的特點(diǎn)和有勢(shì)。檔案管理信息化具有四個(gè)突出特點(diǎn)。第一，提高了檔案資源和信息的利用效能。第二，能實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索，并保證其精確度。第三，多媒體應(yīng)用性。將以往的檔案信息記錄的單一性，轉(zhuǎn)化為一體內(nèi)容的復(fù)合性多媒體計(jì)算機(jī)將圖、文、音、視頻等不同媒體的信息，轉(zhuǎn)化在同一文件上，達(dá)到完美的效果。第四，具有速度快、系統(tǒng)性強(qiáng)、效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。[2]上述檔案信息化的一些特性，決定了在其管理中會(huì)遇到一些突出問(wèn)題，必須對(duì)其認(rèn)真研究，總結(jié)規(guī)律加以應(yīng)對(duì)。

二、目前檔案信息化管理存在的主要問(wèn)題

當(dāng)前，檔案信息化管理存在的問(wèn)題較多，但主要問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：

（一）觀念落后重視不夠。在過(guò)去，主要是以手工為主進(jìn)行整理存檔，即傳統(tǒng)的檔案管理。在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，雖然檔案管理也有一些改變，但由于傳統(tǒng)檔案管理理念有其固有的慣性，較難改變。要徹底轉(zhuǎn)變業(yè)已固化的傳統(tǒng)理念，確實(shí)需要下一番功夫。當(dāng)下，傳統(tǒng)檔案管理思想上的固化主要表現(xiàn)為“重保管而輕利用，為保管而保管”的狀況；“靠、等、要”，“不講求經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益”，“安于現(xiàn)狀”等陳舊思想和落后觀念依舊；“你查我調(diào)”，“閉架借閱”的落后方式較普遍存在。另外由于認(rèn)識(shí)上的不足，造成對(duì)信息化管理工作的重視程度不夠，因而信息化建設(shè)較嚴(yán)重滯后。許多單位存在“檔案信息化管理只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)”的認(rèn)識(shí)。因此，在信息社會(huì)迅猛發(fā)展，各種信息發(fā)展日新月異的情況下，檔案管理者要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性和必要性，認(rèn)識(shí)檔案信息化管理對(duì)于提高管理功率效，減少其工作強(qiáng)度的重要性。為了更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求，使得檔案管理能夠應(yīng)對(duì)新問(wèn)題、適應(yīng)新情況，必須改變舊的思想觀念，樹立開(kāi)放觀念和創(chuàng)新意識(shí)。不斷在實(shí)踐中推動(dòng)檔案信息化管理向全面化，科學(xué)化方向發(fā)展。

（二）現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理的信息化使檔案的保密性、安全性受到挑戰(zhàn)。現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)的普及信息化的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)領(lǐng)域的互聯(lián)互通，它在給人們帶來(lái)極大方便的同時(shí)，也會(huì)給信息安全等帶來(lái)極大地挑戰(zhàn)。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)上的不完善，以及現(xiàn)實(shí)生活中不法分子的存在，因而，包括檔案信息化管理領(lǐng)域在內(nèi)的保密性與安全性，已經(jīng)受到極大挑戰(zhàn)。由于技術(shù)上的不完善，不能有效的對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的管控，檔案信息化管理面臨著黑客的惡意攻擊，電腦病毒的侵害，信息的竊取，因此檔案安全、保密性也受到極大挑戰(zhàn)。另外，由于檔案管理部門自身的原因，造成不必要的損失。比如，由于檔案管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案安全保密的重要性，缺乏安全保密意識(shí)，隨意發(fā)表一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)檢測(cè)與審查的信息，結(jié)果遭到黑客的侵?jǐn)_，病毒的侵襲，造成本部門保密檔案的泄露既損害。所以作為檔案管理者，一定要具備足夠的防范意識(shí)，加強(qiáng)科學(xué)性操作，確保信息安全。

（三）檔案信息化管理任務(wù)繁重。量大、分散、零亂、本孤、質(zhì)雜是各行業(yè)檔案管理部門一個(gè)共同面對(duì)的問(wèn)題。隨時(shí)間推移，案卷數(shù)量劇增，龐雜的內(nèi)容也在不斷積聚，案卷時(shí)間跨度越長(zhǎng)，任務(wù)則越重。為了克服以上突出問(wèn)題，就要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將其進(jìn)行有效的信息化技術(shù)整理。然而，要對(duì)現(xiàn)存文書，資料等進(jìn)行規(guī)范的數(shù)字化技術(shù)處理，任務(wù)的繁重可想而知。同時(shí)，由于受傳統(tǒng)檔案管理的影響，在推進(jìn)檔案信息化管理中，收效甚微，因此，要深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，惟其難，方要進(jìn)行改革。唯有攻堅(jiān)克難，才能使以后的檔案管理步入正常的軌道，走向科學(xué)化、便捷化。

（四）缺少除舊布新的資金，檔案信息化管理步履維艱。隨著數(shù)字化信息化的不斷發(fā)展，檔案管理的科學(xué)化及服務(wù)的便捷化，信息的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化，信息獲得的瞬即化，已成為檔案管理發(fā)展的方向。為適應(yīng)時(shí)代的要求，檔案管理要除舊布新，就要求對(duì)設(shè)備不斷更新和技術(shù)的提高。因此，需要投入大量的財(cái)力、人力、物力。但由于資金來(lái)源單一，單靠政府有限的撥款，不能滿足技術(shù)設(shè)備等不斷更新的要求，資金短缺，也成為檔案信息化管理拓展的一個(gè)顯著的約因素。面對(duì)以上不利因素，需積極找對(duì)策、促進(jìn)發(fā)展，是檔案信息化管理的當(dāng)務(wù)之急。

三、檔案信息化管理中應(yīng)采取的對(duì)策

要克服不利因素，加快檔案信息化管理的發(fā)展，必須采取有針對(duì)性的措施：

（一）面向開(kāi)放的市場(chǎng)，更新思想觀念

要打破舊有的“管理、服務(wù)”兩張皮等習(xí)慣做法，樹立開(kāi)放服務(wù)意識(shí)和不斷開(kāi)拓、創(chuàng)新的思想，使得檔案管理回歸其本質(zhì)的規(guī)定性——提供優(yōu)質(zhì)便捷檔案信息，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。另外，改變經(jīng)營(yíng)思路，變被動(dòng)為主動(dòng)，多方聯(lián)系拓寬服務(wù)渠道，面向社會(huì)，改善服務(wù)方式和功能，要有超前意識(shí)，服務(wù)于潛在的信息需求者，具備頂層設(shè)計(jì)的本領(lǐng)，積極作為，打破時(shí)空限制，為社會(huì)提供快捷，便利的信息服務(wù)，為擴(kuò)大服務(wù)信息，不斷尋求出路，加強(qiáng)館際交流，互通有無(wú)，向社會(huì)及同行推銷宣傳自己獨(dú)有的館藏內(nèi)容。

（二）特色經(jīng)營(yíng)，有償服務(wù)

信息數(shù)字化、全球信息化的時(shí)代，信息就是價(jià)值。隨著信息技術(shù)的不斷普及，以及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，信息在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中，日益凸顯出其獨(dú)有的價(jià)值。特色經(jīng)營(yíng)，不斷提供優(yōu)質(zhì)、快捷的有獨(dú)特價(jià)值的信息服務(wù)，已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的迫切需求。為了繁榮和發(fā)展檔案事業(yè)，不斷提高檔案信息的利用質(zhì)量和水平，把檔案信息資源蘊(yùn)含的隱性生產(chǎn)力，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行的顯性生產(chǎn)力，使檔案管理朝著良性循環(huán)方向發(fā)展。以適當(dāng)付費(fèi)的方式，發(fā)展特色服務(wù)，以便籌措資金，改善經(jīng)營(yíng)狀況，提高職工福利，以便調(diào)動(dòng)工作者的積極性創(chuàng)造性，并不斷吸引相關(guān)的優(yōu)秀人才，服務(wù)于檔案管理，這種良性經(jīng)營(yíng)模式，不僅能夠了解社會(huì)的信息需求方向，也加大了信息反饋力度。這種有償特色服務(wù)的方式，可以不斷增強(qiáng)自身的“造血”功能，以壯大自己。

（三）嚴(yán)格監(jiān)制嚴(yán)防隱患

海量的公開(kāi)信息的共享、快捷瞬即的服務(wù)，是檔案管理應(yīng)具備的特性。然而，共享和安全是一把雙刃劍，在惡意病毒流行和網(wǎng)絡(luò)黑客猖獗的背景下，如何解決這對(duì)矛盾，是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。為此，有必要建立系統(tǒng)有效的監(jiān)管體系。在電子檔案的管理過(guò)程中，嚴(yán)格安全措施，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)信息的監(jiān)管，堅(jiān)決杜絕隱患。為此，要做到以下幾點(diǎn)：第一，建立責(zé)任倒查制度。從電子文件的制作，到硬件管理都要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。做到有權(quán)就有責(zé)，權(quán)責(zé)分明，失職必究責(zé)。對(duì)所管事項(xiàng)終生負(fù)責(zé)。第二，嚴(yán)格硬件管理。硬件管理是信息暢通、安全、有效的重要保障。為了有效的提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息服務(wù)，要不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)設(shè)備和電子文件的保管的環(huán)境和設(shè)備，加強(qiáng)存儲(chǔ)介質(zhì)管理，預(yù)防不測(cè)的發(fā)生。同時(shí)采取有力、有效措施，嚴(yán)防病毒的侵襲和黑客的攻擊。另外為確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)在傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程中的穩(wěn)定性和安全有效性，要不斷對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施加以更新。

（四）依法管理規(guī)范運(yùn)行

無(wú)規(guī)矩不成方圓。檔案信息化管理要想規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)高效的運(yùn)行必須有嚴(yán)格的法制保障。檔案信息化作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，在其發(fā)展完善的過(guò)程中，新問(wèn)題、新矛盾將會(huì)不斷出現(xiàn)，為了有效的應(yīng)對(duì)來(lái)自社會(huì)領(lǐng)域一些預(yù)想不到的困難和挑戰(zhàn)，制定相關(guān)的法律規(guī)則。

（五）加強(qiáng)檔案信息化管理的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)綜合素質(zhì)和管理能力要求很高的工作，沒(méi)有一支職業(yè)道德好，專業(yè)能力強(qiáng)、知識(shí)水平高，政治、經(jīng)濟(jì)、法律、社會(huì)、人文等綜合知識(shí)水平過(guò)硬的人才隊(duì)伍，則很難應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作，因此，建立一支多層次的復(fù)合型的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。以應(yīng)對(duì)時(shí)代和實(shí)際的挑戰(zhàn)勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江對(duì)外經(jīng)貿(mào)，2010（5）：105

作者簡(jiǎn)介：朱慧偉（1967-），女，漢族，安徽阜陽(yáng)人，阜陽(yáng)市水資源管理處，館員，研究方向：檔案管理。